Co je správa kategorií? Komplexní průvodce.
Správa kategorií je přístup k pořizování, kdy jsou podobné produkty a služby seskupeny do kategorií – za účelem konsolidace výdajů a maximalizace úspor.
S neustálým kolísáním globálních dodavatelských trhů a rychle se měnícími obchodními požadavky se zadávání veřejných zakázek stalo neuvěřitelně složitým. Společnosti potřebují lepší způsob, jak proaktivně spravovat svou zásobovací základnu a optimalizovat své nákupní výdaje. To je místo, kde řízení kategorií svítí – a proč se stává kritickou osvědčenou praxí pro tolik podniků dnes.
Definice správy kategorií
Správa kategorií je proces pořízení zboží a služeb seskupením do kategorií na základě podobných atributů – jako je typ, hodnota, dodavatel, riziko, lokace nebo oddělení. Tento proces usnadňuje pochopení a kontrolu celkových nákladů na vlastnictví pro každou kategorii a maximalizuje úspory a hodnotu pro každý nákup. Se správou kategorií mohou společnosti také zefektivnit nákupní proces, posílit vztahy s dodavateli, zlepšit analýzu výdajů, zmírnit rizika a další.
„Firmy, které plně optimalizují řízení kategorií, by mohly kromě snížení rizik potenciálně dosáhnout až 114 milionů dolarů úspor a více než 500% návratnosti investic.“ – Budoucí nákup
Vývoj správy kategorií
Správa kategorií byla vyvinuta v 80. letech 20. století a historicky byla manuálním úsilím, s nespojitými a časově náročnými kroky prováděnými v izolovaných tabulkách, dokumentech a prezentacích. Čas strávený manuálním shromažďováním dat – a jejich analýzou a vykazováním – znamenal, že nákupní týmy měly méně času na realizaci strategie a hodnoty.
Rychle do dnešního dne: software pro správu kategorií může zautomatizovat a urychlit mnoho kroků v tomto procesu. Pomáhá manažerům kategorií analyzovat velké množství dat a zefektivnit vývoj, provádění a monitorování strategií kategorií, aby se mohli stát daleko efektivnějšími a strategičtějšími při každodenních úkolech. Moderní řešení nabízejí přehledy o kategoriích, pokyny k procesům, šablony, doporučení využívající umělou inteligenci a další, která manažerům pomáhají plnit a často překračovat cíle správy výdajů.
Správa kategorií vs. strategické nalezení zdroje odběru
Pojmy management kategorií a strategické nalezení zdroje odběru se někdy používají zaměnitelně, ale nejsou totéž. Strategický nákup je nákupní proces zaměřený na výběr správných dodavatelů a vyjednávání nejlepších cen pro splnění krátkodobých organizačních cílů. Primárním cílem strategického zajišťování zdrojů je snížení nákladů. Správa kategorií naopak segmentuje nákupy do kategorií, které manažerům pomohou identifikovat příležitosti k úspoře peněz a zlepšení kvality, výkonnosti a efektivity dodavatelů. Správa kategorií je trvalý proces prováděný dlouhodobě a často zahrnuje strategické nalezení zdroje odběru jako počáteční krok.
Prvních 6 výhod správy kategorií
Částečně díky menšímu počtu propuštěných pracovníků a jednodušším jednáním s dodavateli nabízí nákup vedený kategoriemi řadu různých výhod, které mohou nákupním týmům pomoci provozovat přísnější lodě a identifikovat nové příležitosti:
1. Lepší přehledy. Díky kategorizovaným výdajům a jedinému kontaktnímu místu pro všechny související dodavatele mohou společnosti získat lepší přehled o nákladech, výkonnosti dodavatelů a potenciálních problémech dodavatelského řetězce. Navíc, hluboké znalosti smluv, cen a tržních trendů mohou být využity k lepšímu a ziskovějšímu rozhodování o veřejných zakázkách.
2. Zvýšené úspory. Manažeři mohou vyjednávat o lepších cenách a zlepšovat výkonnost, aby snížili náklady, a to na základě svých odborných znalostí a poznatků, které jim umožní kategorizace. A vzhledem k tomu, že manažeři nakupují dlouhodobě, mohou využít úspor z rozsahu k další úspoře peněz.
3. Snížená riziková expozice. Díky důkladnému porozumění jednotlivým dodavatelům a efektivním dlouhodobějším pracovním vztahům mohou týmy kategorií zaujmout proaktivnější přístup k řízení dodavatelů a snížit riziko, že budou jednat s neznámými dodavateli nebo s prodejci v průběhu noci.
4. Větší efektivita zadávání veřejných zakázek. Díky časově testovaným, digitalizovaným a automatizovaným procesům mohou týmy rychleji reagovat na změny na trhu a uvolnit čas pro činnosti s přidanou hodnotou.
5. Lepší dodržování závazků ESG a SR. Sladění cílů kategorie, transparentnost a monitorování usnadňují podnikům dodržování závazků v oblasti životního prostředí a sociální odpovědnosti.
6. Zvýšené výdaje pod správou. Prostřednictvím inteligentní automatizace může nákup řídit vyšší počet kategorií a v konečném důsledku zvyšovat výdaje pod správou.
Typy kategorií pořízení
Seskupení kategorií se mohou lišit v závislosti na odvětví, výdajové politice a konkrétním trhu. Obecně se každá kategorie pořízení skládá ze skupiny produktů nebo služeb, které mají podobné atributy – jako je typ, dodavatel, hodnota, lokace nebo oddělení. Běžnými kategoriemi jsou například HR, technologie, údržba a cestování.
Je také běžné rozdělit přímé výdaje (položky potřebné pro hlavní obchodní produkty a služby, jako jsou suroviny a dodávky obalů) a nepřímé výdaje (zboží a služby, které podporují každodenní obchodní operace, jako jsou kancelářské potřeby) do svých vlastních kategorií. Seskupení nepřímých výdajů, které jsou často spravovány v silech napříč celým podnikem, může pomoci standardizovat a snížit nepřímé nákupní náklady.
Některé společnosti se obracejí na globální standard, jako je kód UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), který jim pomůže určit jejich kategorie, ale většina vytvoří vlastní interní taxonomii výdajů. Bez ohledu na přesné líčení kategorií zahrnuje úspěšné vedení kategorií použití standardního rámce pro segmentaci zboží a služeb potřebných k provozování podniku.
3 klíčové kroky v procesu správy kategorií
I když se proces může v různých organizacích lišit, správa kategorií obvykle zahrnuje tři kroky:
- Definujte profily kategorií. Nejprve týmy analyzují aktuální výdaje a váží celou řadu faktorů – od rizik a předpisů až po přímou obchodní logiku – k identifikaci kategorií. Výsledkem je konsolidovaná taxonomie kategorií pro nákup, kterou lze použít napříč organizací.
- Strategie členění a plánu. V tomto kroku týmy vyhodnotí své kategorie na základě cen, výkonnosti dodavatelů, prognóz dodávek a potřeb a dalších faktorů – a identifikují příležitosti k optimalizaci výdajů a zvýšení hodnoty. Na základě těchto informací vytvářejí hlavní strategii pro dosažení cílů každé kategorie, rozdělené do konkrétních taktik a fází.
- Provádění strategie a monitorování výsledků. V neposlední řadě je strategie spuštěna a výsledky, dodavatelé, obchodní potřeby a trhy jsou průběžně monitorovány – týmy tak mohou rychle reagovat na změny a optimalizovat strategie kategorií podle potřeby.
Co hledat v softwaru pro správu kategorií
Software pro správu kategorií je navržen tak, aby centralizoval, digitalizoval a zefektivňoval procesy pro všechny strategie kategorií – a poskytoval užitečné přehledy pro jejich zdokonalení a zlepšení. K dosažení tohoto cíle nejlepší řešení obsahují minimálně následující funkce:
Automatizace. Inteligentně automatizované procesy pro vytváření profilů výdajů kategorií a vývoj a provádění strategií.
Podrobné pokyny. Systémová doporučení, řízené procesy a šablony, nástroje a rámce osvědčených postupů.
Monitorování a analýzy v reálném čase. Schopnost monitorovat a analyzovat informace o trhu, kategorie, ceny, výkonnost dodavatelů, výsledky a další v reálném čase.
Provádění strategie. Nástroje pro snadnou konverzi strategií, plánů a iniciativ na projekty nebo události nalezení zdroje odběru.
Integrace. Bezproblémová integrace s řešeními source-to-pay a dalšími řešeními pro správu dodavatelů.
AI. Integrovaná analýza příležitostí založená na umělé inteligenci a doporučení založená na datech o výdajích a dalších faktorech – a také plán integrace s velkými jazykovými modely, jako je ChatGPT, který pomáhá s vytvářením strategií.
Osvědčené postupy pro efektivní strategii správy kategorií
Vypracování vítězné strategie kategorie lze dosáhnout rychleji pomocí následujících osvědčených postupů:
Zřídit specializovaného správce a tým kategorií. Vzhledem k tomu, že velké kategorie a strategické oblasti výdajů vyžadují čas a specializaci, má specializovaný tým složený z zkušených zúčastněných stran z příslušných oddělení pro efektivnější proces. Správce kategorií je zodpovědný za dohled a pochopení trhu, předpisů a cenových trendů pro celou kategorii, stejně jako za vývoj krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých plánů.
Vytvořte konzistentní taxonomii napříč organizací. To je zásadní krok k získání lepších přehledů a přehledu o výdajích. Některé organizace budou používat univerzální standardy, jako je UNSPC, jako vodítko, ale častěji si firmy vytvoří vlastní interní kategorie, které lépe odpovídají jejich jedinečným cílům nebo potřebám odvětví.
Používejte automatizovaná řešení k centralizaci dat výdajů. Díky jednomu místu pro sledování a monitorování dat je snazší najít a nahlásit důležité poznatky – a posílit postupy správy.
Technologie řízení kategorie postroje. Pomocí technologie, jako je umělá inteligence, mohou týmy snadněji zjišťovat vzory, automaticky kategorizovat výdaje, organizovat dodavatele podle kategorií, nastavovat srovnávací testy, vytvářet doporučení, automatizovat úkoly a další.
Udržujte zainteresované strany angažované a ve smyčce. Díky analytickým nástrojům a softwaru pro komunikaci o výhrách a příležitostech je snazší získat podporu zainteresovaných stran a sladit je s cíli organizace.
Vytvářejte dynamické vztahy s dodavateli. Zaměřte se na celkovou hodnotu – spíše než jen na náklady – a otevřeně spolupracujte na vytváření dobrých pracovních vztahů.
Zahrnout data třetí strany. Vyvinout mechanismus pro použití relevantních externích datových bodů od poskytovatelů třetích stran pro doplnění vaší strategie kategorie.
Pokračujte v procesu životního cyklu kategorie. Zlepšit interní a externí analýzu dat shromažďováním zpravodajských informací specifických pro kategorie, zlepšováním strategie a prováděním pravidelných přezkumů.
Udělejte další krok
Seznamte se s řešeními, která vám pomohou získat vyšší hodnotu díky inteligentnější správě kategorií.
Vyhněte se běžným chybám ve správě kategorií
Tento dokument zkoumá tři chyby, které může zadávání veřejných zakázek snadno udělat, pokud jde o správu kategorií – a jak jejich oprava může přinést významné výhody, zejména v nejistých časech.