Co je systém řízení lidských zdrojů (HRMS)?
HRMS pomáhá podnikům řídit a automatizovat jejich základní procesy personalistiky a poskytuje funkce pro správu talentů.
Definice systému řízení lidských zdrojů (HRMS)
HRMS znamená systém řízení lidských zdrojů – často označovaný jako software pro řízení lidského kapitálu (HCM). Společnosti používají HRMS k digitalizaci, automatizaci a centralizaci základních procesů personalistiky, jako je ukládání dat zaměstnanců, správa benefitů, čas a docházka a zúčtování mezd a platů. Kromě toho poskytuje HRMS schopnosti pro správu talentů, jako je nábor, uvedení nováčka, řízení výkonu, plánování cílů, vzdělávání a školení, odměňování a plánování následnictví.
Moderní HRMS pomáhá nahradit tradiční pracovní tabulkové a papírové procesy automatizací opakujících se a časově náročných manuálních procesů. To umožňuje členům personálního týmu omezit lidské chyby a zaměřit se na vyšší hodnotu a nakonec i více odměňující práci.
Historie systémů řízení lidských zdrojů
V 70. letech 20. století větší společnosti digitalizovaly některé ze svých základních procesů, zejména datově těžké a náchylné funkce, jako jsou mzdy a účetnictví, ale tyto rané systémy řízení lidských zdrojů byly omezeny rozsahem. Do 90. let 20. století umožnily výkonnější mainframové výpočty a vzestup internetu podnikům digitalizovat a automatizovat širší škálu základních funkcí personalistiky, jako je správa záznamů, správa benefitů a pracovní postupy náboru zaměstnanců.
V současné době, s růstem inteligentních technologií a cloudového připojení, se procesy personalistiky již neomezují na transakční data. Moderní HRMS může shromažďovat a integrovat data pro úpravu struktur výkaznictví v reálném čase na základě regionálních odchylek v infrastruktuře, zákonech a dodržování předpisů. Tyto systémy také automatizují pracovní postupy a využívají umělou inteligenci (AI) k vytváření inteligentnějších a efektivnějších procesů.
HRMS, HRIS a HCM – smysl pro akronymy
Systémy řízení lidských zdrojů (HRMS), informační systémy lidských zdrojů (HRIS) a řízení lidského kapitálu (HCM) jsou pojmy personalistiky, které se často používají zaměnitelně, ale mají několik klíčových rozdílů.
HRIS je typicky postaven na databázi informací o zaměstnancích a používá se k podpoře základních procesů personalistiky, které jsou ve struktuře lineárnější a kvantitativnější, jako je zpracování mezd nebo správa času a docházky.
Pro srovnání, HRMS je všestrannější systém, který obsahuje všechny struktury správy dat HRIS, ale také zahrnuje kvalitativnější a komplexnější funkce a management talentů. Nejlepší řešení HRMS využívají inteligentní technologie, jako je umělá inteligence, strojové učení a cloudová konektivita, které pomáhají personalizovat a inteligentně automatizovat funkce.
HCM je zastřešující pojem, který se používá k popisu široké škály postupů a softwaru, který organizace používá ke správě svých pracovních sil – od náboru až po odchod do důchodu. Systém HCM je často označován jako systém řízení lidských zdrojů (HRMS) a zahrnuje software HRIS. Díky technologickému pokroku a konektivitě jsou nyní podniky schopny získat jasný komplexní obraz o pracovní síle ze všech úhlů pohledu. To firmám pomohlo realizovat měřitelnou hodnotu upřednostnění zkušeností zaměstnanců a využití přístupu založeného na lidech, aby podpořily administrativní funkce personalistiky, které ji obklopují. Tento holističtější přístup představuje změnu v prioritizaci a řízení procesů personalistiky.
Proč je dnes software HRMS tak důležitý?
Podniky již mnoho let zvažují využití nových technologií a způsobů, jak lépe automatizovat své personální procesy. Když pandemie zasáhla, přinesla s sebou masivní a nebývalé změny pracovní síly. Personální týmy byly nuceny – velmi náhle – začít používat nové technologie k podpoře a řízení nově vzdálených a distribuovaných pracovních sil.
Zpočátku byly mnohé z těchto přechodů problematické, ale nyní, více než rok poté, se personální lídři stali kreativnějšími a přizpůsobivějšími ve svých postupech.Článek SHRM nám říká, že se to nakonec ukázalo jako dobrá věc. S tím, že se celá jejich pracovní síla stala vzdálenou – téměř přes noc – týmy personalistiky se staly „prvními respondéry“ obchodního světa a řada dalších oddělení a vedoucích týmů se ujala vedení. V souvislosti s pandemií si mnoho společností najednou uvědomilo, jaký zlatý důl dat a personálních analýz mají ve svých personálních odděleních – a jak jim tyto informace mohou pomoci informovat o rozhodnutích a strategiích v celém podniku.
Dnes je software HRMS neocenitelný v tom, že pomáhá podnikům organizovat, chápat a zefektivnit tento rychle se měnící svět práce. Řešení HRMS kladou komplexní procesy personalistiky na jedno místo a poskytují podnikům centralizované úložiště dat zaměstnanců, možnosti automatizace a integrovanou umělou inteligenci a pokročilé analytické nástroje. Navíc sofistikované a uživatelsky přívětivé schopnosti správy talentů pomáhají zajistit, aby podniky nabíraly, rozvíjely a udržovaly ty nejlepší talenty ve svých odvětvích.
Kdo používá software HRMS?
Mnohé z níže uvedených oblastí byly tradičně poměrně siloidní – zpětná vazba nebo nové údaje v jednom by se nutně nedostaly do druhé. Moderní HRMS nejen optimalizuje a zlepšuje procesy pro každého z těchto profesionálů, ale také zajišťuje, že data, která shromažďují, a zpětnou vazbu, kterou poskytují, je sdílen – a je schopen informovat širší těleso analýzy lidí.
Personální profesionálové: Pro týmy personalistiky se užitečnost HRMS rozšiřuje od základních úprav a přístupu k datům zaměstnanců – až po poskytování komplexního reportingu založeného na datech a automatizaci sofistikovaných úloh správy talentů.
Náboroví pracovníci: Nástroje HRMS poskytují náborovým pracovníkům centralizovaný portál, z něhož lze zveřejňovat žádosti o obsazení pozice, podporovat a získávat kandidáty a přistupovat k funkcím uvedení nováčka a přizpůsobovat je.
Manažeři: I z mobilních zařízení mohou manažeři pomocí softwaru HRMS dohlížet na strukturu týmu, sledovat čas a nepřítomnosti, schvalovat žádosti o dovolenou a volno a sledovat výkon zaměstnanců, aby zjistili, zda potřebují podporu nebo zpětnou vazbu, aby jim pomohli splnit jejich cíle.
Zaměstnanci: Jediný uživatelsky přívětivý portál umožňuje zaměstnancům upravovat jejich osobní údaje, zobrazovat organizační diagramy, zadávat žádosti o čas a dovolenou, zobrazovat úkoly vzdělávání a dokonce spravovat své osobní kariérní cíle a plány rozvoje.
Kandidáti: Dnešní kandidáti mají vyhrazené portály HRMS, které jim pomáhají vyhledávat a žádat o zaměstnání, sledovat stav žádosti a přijímat digitální nabídky s elektronickými podpisy.
Softwarové komponenty HRMS
Software HRMS může zajistit srozumitelnost a zjednodušení. Spojení dat o pracovních silách na jednom místě nejen usnadňuje podnikání, ale také poskytuje přehledy a analýzy z nesourodých zdrojů a oddělení za účelem poskytování stále přesnějších a přijatelnějších doporučení a zpráv.
Zde jsou různé prvky řešení HRMS:
HRIS: Základní personalistika a zúčtování mezd a platů
Samoobslužné služby pro zaměstnance: Nástroje HRIS pomáhají zaměstnancům i vedoucím týmů odstranit problémy se staršími a papírovými administrativními úlohami personalistiky. Samoobslužné funkce podporující mobilní zařízení pomáhají zvyšovat produktivitu a transparentnost pracovních sil v nesčetných oblastech, jako je správa dat zaměstnanců, výkaznictví a analýzy, čas a docházka a zúčtování mezd a platů.
Správa výhod: S nárůstem hybridních modelů pracovišť se podniky více než kdy jindy snaží udržet krok s mnoha požadavky na výhody v celých Spojených státech. Automatizovaná správa benefitů může vykopat personální týmy z této oblasti papírování a osvobodit je, aby jim poskytly znalostní rady a poradenství, které si zaměstnanci cení v těchto klíčových oblastech svého života. Samoobslužné portály pro zaměstnance podporující mobilní zařízení dále umožňují pracovníkům sledovat výhody pro sebe a své rodiny.
Řízení času: Únik mezd je výsledkem nepřesných postupů zaměstnanců a manažerůpři udržování času a může stát podniky až 2,5 % jejich celkových mzdových nákladů. I když někdy záměrně, často je to způsobeno chybami ze zastaralých systémů a nepřesnými manuálními postupy. Ale naštěstí je to jedna z oblastí, kterým lze předcházet, a lze jej výrazně zmírnit pomocí inteligentních softwarových řešení HR. Nástroje HRMS jsou vysoce přizpůsobitelné a lze je synchronizovat se svátky, přírůstky a dalšími obchodními pravidly. Automatické výpočty času a platu jsou integrovány se mzdovými funkcemi a zaměstnanci mají samoobslužný přístup, který jim pomůže získat plný přehled o jejich časosběr
Správa talentů
Nábor a zaškolení zaměstnanců: Řešení HRMS mohou zaměstnavatelům pomoci optimalizovat proces náboru, aby se ujistili, že mohou najít a přilákat špičkové talenty. To zahrnuje lepší podporu globálního zajišťování talentů a řízení vztahu kandidátů. Podporuje také komplexnější sledování uchazečů a zjednodušené procesy na podporu plánování následnictví. A pro nová najmutí mohou nástroje uvedení nováčka HRMS poskytnout portál pro nové zaměstnance – včetně bezpapírových a automatizovaných pracovních postupů nového najmutí a poutavějšího a personalizovanějšího procesu školení a uvedení nováčka.
Řízení výkonnosti a odměňování: Řízení výkonnosti může být náročné a vyžaduje, aby podniky vyvážily kvalitativní i kvantitativní údaje a zároveň zůstaly objektivní. Nástroje HRMS mohou pomoci řídit cíle a hodnocení zaměstnanců a poskytovat nepřetržité řízení výkonu spolu s plánováním řízených akcí. Řízení odměňování může být také složitý návrh vyžadující posouzení více faktorů uvnitř i vně podniku. Software HRMS může efektivně pomoci při plánování a návrhu odměňování.
Vzdělávání a profesní rozvoj: Růst a kariérní rozvoj jsou klíčovými prvky zkušeností zaměstnanců. Nástroje HRMS využívají inteligentní technologie k poskytování personalizovanějších a poutavějších zkušeností s učením – propojením lidí, informací a expertů napříč podnikem i mimo něj. Zaměstnancům to pomáhá lépe strukturovat jejich cíle v oblasti plánování času a kariéry. Povinné školení v oblasti vzdělávání a dodržování předpisů lze snadno naplánovat a dlouhodobější cíle, jako je rozvoj vedení a plánování následnictví, mohou být začleněny do jejich kalendářů způsobem, který nejlépe vyhovuje jejich jedinečným potřebám a závazkům.
Řízení výkonnosti prodeje: Jak vám může sdělit každý obchodní lídr, jejich prodejní týmy jsou nejlepší, když jsou tam prodávají a pečují o obchodní příležitosti. HRMS pomáhá podnikům zefektivnit a centrálně spravovatotázky související s prodejem , jako jsouprovize, teritoria a kvóty , a dokonce i výkonnost agentů .
Analytika a plánování pracovních sil: Analýzy založené na datech jsou klíčové pro sladění personalistiky s celkovou firemní strategií. Díky metrice a klíčovým ukazatelům, reportingu, prediktivnímu modelování pracovních sil a analytickým nástrojům založeným na umělé inteligenci mohou vedoucí pracovníci personalistiky lépe podporovat strategické a provozní plánování i rozpočtování a řízení výkonu
Řízení zkušeností zaměstnanců: Se zvýšeným zaměřením na zkušenostizaměstnanců musí podniky hledat inovativní způsoby, jak lépe porozumět tomu, proč zaměstnanci cítí způsob, jakým pracují se svými zkušenostmi v práci, počínaje kandidátem až do dne, kdy odejdou, a vším, co mezi tím. Hlas zaměstnanců (VoE) technologií a nástrojů pro shromažďování těchto informací zahrnuje hodnocení 360stupňové zpětné vazby, průzkumy, analýzu chování a sentimentu a další. Pomocí těchto analýz mohou organizace personalizovat zkušenosti každého zaměstnance v průběhu jejich životního cyklu a zvýšit zapojení a produktivitu.
Systémy HRM a další kroky k digitální transformaci v personalistice
Digitální transformace v personalistice a jakákoli významná provozní změna vždy narazí na nějaké počáteční zvraty a setrvačnost – stejně jako vznikne určité nevyhnutelné riziko. Nejlepší způsob, jak se připravit na provozní změnu, je začít sdílet a komunikovat o cílech a cílech projektu. Pokud existují otevřené komunikační linky mezi vedoucími týmů, vedoucími pracovníky a HR specialisty, můžete začít bourat stěny. Efektivní strategie řízení změn a plánování mohou pomoci lépe připravit vaše týmy na včasné zajištění nákupu.
Níže uvedený seznam vyzdvihuje některé důležité položky kontrolního seznamu, když se pustíte do digitální transformace HR.
Integrita dat: Před zahájením procesu migrace dat se ujistěte, že máte správné zdroje a zvyšujete kvalifikaci nebo rekvalifikujete své IT talenty, abyste zajistili, že můžete tento úkol splnit a minimalizovat lidské chyby.
Náklady a úsilí: Kvantifikujte požadavky projektu ve všech dotčených oblastech podniku, včetně implementace a integrace. Identifikujte realistické rozpočty a časové plány, které pomohou zajistit úspěch nasazení.
Současné a budoucí potřeby: Od začátku úzce spolupracujte s vedoucími oddělení a týmů, abyste se ujistili, že rozumíte jejich konkrétním cílům, požadavkům a výzvám. Zajistěte, aby vaše HRMS mohly škálovat tak, aby splňovaly vyvíjející se potřeby všech zainteresovaných stran.
Shoda s předpisy: Definujte zákonné požadavky, požadavky na zaměstnanost a další zákonné požadavky a potvrďte, že váš nový systém tyto potřeby podporuje ve všech regionech.
Připravenost při spuštění: Uveďte svůj tým HR včas a pomozte vám s rozvojem plánů školení a cílů. Nastavte měsíční milníky, abyste zajistili, že všichni vaši správci, manažeři a zaměstnanci budou řádně vyškoleni a připraveni plně využít hodnotu nového systému HRM.