Co je systém sledování uchazečů (ATS)?
ATS je softwarová aplikace pro personalistiku (HR), která pomáhá organizacím digitálně řídit náborové a náborové úlohy.
Přehled systému sledování uchazečů
Systém pro sledování uchazečů (ATS) je softwarová aplikace pro personalistiku (HR), která pomáhá organizacím digitálně řídit náborové a náborové úlohy. Slouží jako centrální databáze pro informace o profesi a uchazečích, kde jsou spravovány žádosti o obsazení pozice, zveřejnění a žádosti a uchazeči jsou kontrolováni a vybíráni.
ATS podporuje provádění běžných úkolů, jako je vytváření popisů pracovních míst, zveřejňování pracovních míst na kariérních portálech a portálech práce, skenování životopisů, plánování pohovorů, shromažďování zpětné vazby, provádění kontrol pozadí a generování písemných nabídek s elektronickými podpisy.
Systém také řídí zkušenosti pro uchazeče o zaměstnání. Patří sem vyhledávání pracovních míst, online podávání žádostí, kontrola stavu žádosti a generování oznámení uchazečům.
Co dělá systém pro sledování uchazečů?
ATS funguje jako databáze pro uchazeče o zaměstnání, automatizuje a řídí pracovní postupy spojené s náborovým procesem. Umožňuje náborovým manažerům a náborovým pracovníkům snížit objem obdržených životopisů, aby mohli svůj čas zaměřit na nejkvalifikovanější uchazeče.
Díky možnosti naprogramovat obchodní pravidla do ATS mohou společnosti zajistit, že dodržují osvědčené náborové postupy a zároveň zabezpečují, že uchazeči o osobní údaje odešlou.
Kdo používá systém sledování uchazečů?
Společnosti všech velikostí a odvětví používají systémy pro sledování uchazečů k organizaci, vyhledávání a komunikaci s uchazeči o zaměstnání a řízení jejich procesu podávání žádostí o zaměstnání. Zatímco dříve byla doména větších společností Fortune 500 kvůli souvisejícím nákladům a požadavkům na infrastrukturu, dnes mohou menší organizace využít úspory nákladů na nabídku softwaru jako služby (SaaS) v cloudu.
Proč je ATS důležitý?
ATS urychluje náborový proces. Přechodem od offline a papírových procesů k automatizovanému digitálnímu procesu se zjednodušují náborové a náborové úkoly, čímž se uvolňuje čas a zajišťují se spravedlivé a nejlepší postupy náboru.
Zde je několik příkladů, jak může systém pro sledování uchazečů prospět organizaci:
Více uchazečů: ATS usnadňuje uchazečům o zaměstnání vyhledávat pracovní místa a přihlašovat se on-line, čímž zvyšuje celkový počet žádostí.
Rychlé náborové cykly: Náboroví pracovníci mohou rychle prohledat celý kanál uchazečů, vybrat zájemce a investovat svůj čas do práce s vyšší hodnotou, jako jsou screeningové pohovory, reference a nabídky.
Větší spolupráce se zainteresovanými stranami: Během pohovoru najímají manažeři kontrolu a poskytují zpětnou vazbu o kandidátech v rámci ATS. Obchodní pravidla lze konfigurovat tak, aby automatizovala postup kandidátů prostřednictvím fází screeningu a náboru.
Vývoj sledovacích systémů žadatelů
Před internetem byly pracovní příležitosti inzerovány v utajovaných novinách a průmyslových publikacích. Tento proces byl založen na papírové podobě, což bylo časově náročné a obtížně zvládnutelné. Uchazeči o zaměstnání nemohli snadno určit stav žádosti. Náboroví pracovníci a manažeři náboru – vzhledem k velkému počtu tištěných žádostí – nebyli schopni identifikovat nejkvalifikovanější uchazeče.
S digitálními a on-line technologiemi se ucházení o zaměstnání stalo mnohem snazší. Globální pracovní internetové stránky propagovaly pracovní příležitosti pro lidi po celém světě. Náhlý nábor se stal objemovým obchodem.
První sledovací systémy pro žadatele byly vyvinuty koncem 90. let a byly umístěny v prostorách. Systémy se zaměřily na zpracování a uchovávání velkého počtu obdržených životopisů a současně zajistily dodržování a konzistentnost postupů náboru. Náboroví pracovníci a manažeři náboru také pocítili dopad tak velkého objemu aplikací a brzy se tyto systémy vyvinuly tak, aby podporovaly předběžné prověřování, skenování životopisů, analýzu, automatizovaná oznámení a analýzy.
Dnes jsou sledovací systémy žadatelů nasazovány převážně v cloudu a nabízeny jako softwarové řešení jako služba, neboli SaaS. Cloudová ATS eliminuje vysoké náklady na implementaci a neefektivní procesy, čímž snižuje závislost na IT.
Technologie ATS se vyvinula tak, aby podporovala moderní náborové požadavky, které mohou zahrnovat:
Virtuální nábor: Podpora vzdáleného pracoviště a náborového úsilí, jako jsou kariérní portály, komunikace s kandidáty, nabídky a rozhovory.
Hromadný nábor: Přitahovat, kontrolovat a najímat velké objemy uchazečů rychle pro konkrétní odvětví, jako je zdravotnictví, obchod s potravinami, elektronický obchod a technologie.
Velké objemy žadatelů: Obrazovka pro velké objemy žadatelů o konkrétní otvory.
Interní nábor: Identifikujte zaměstnance k podpoře interního postupu.
Různorodost a začlenění: Zajistit soulad s náborovými iniciativami společnosti a nezaujatými náborovými postupy.
RZD podporuje náborový proces od zveřejnění otevření pozice až po předložení písemné nabídky. Vzhledem k tomu, že náborové údaje jsou osobní údaje, systémy pro sledování uchazečů také pomáhají společnostem dodržovat právní předpisy o ochraně osobních údajů, jako je GDPR.
Případy použití pro RZD
Náboroví pracovníci jsou nejaktivnějšími uživateli ATS. Používají systém denně ke správě žádostí o obsazení pozice, publikování, kontrole uchazečů a řízení postupu kandidátů ve fázích náboru a náboru.
Manažeři náboru používají ATS k účasti na náborovém procesu. Systém jim poskytuje přímý přístup k aktivním žádostem o obsazení pozice za účelem kontroly popisů profese, uchazečů a životopisů a zobrazení stavu každého kandidáta. Informace jsou generovány z ATS za účelem přípravy a vedení rozhovorů, stejně jako ukládání kvantitativní a kvalitativní zpětné vazby po pohovoru.
Uchazeči o zaměstnání využívají ATS k vyhledávání a podávání žádostí o zaměstnání, kontrole stavu žádosti a přijímání pracovních nabídek.
Následná zpráva pro nové odpovídající pracovní pozice v moderním ATS.
Co hledat při zvažování ATS
Systémy pro sledování uchazečů jsou nabízeny jako samostatná řešení nebo mohou být zahrnuty jako součást end-to-end náborové softwarové platformy, která zahrnuje funkce pro řízení vztahů s kandidáty (CRM).
CRM software se často používá souběžně s ATS. Na rozdíl od ATS se však tyto systémy používají k přilákání talentů a vytváření vztahů s uchazeči, kteří přešli na status kandidáta. Systémy řízení vztahů kandidátů se zaměřují na zapojení kandidátů a vytvářejí celkově pozitivní náborové zkušenosti.
Některé organizace preferují jednoduchost samostatné aplikace ATS pro správu dat kandidátů. Tato možnost však představuje určitá omezení. I když jsou tyto systémy dostatečné pro zpracování aktivních kandidátů, neposkytují schopnosti potřebné pro zapojení a výchovu pasivních talentů.
Náborový software, který zahrnuje funkce ATS a CRM, poskytuje maximální flexibilitu a efektivitu v rámci celé cesty mezi aplikátory a kandidáty. Kombinované výhody zahrnují:
Přístup k webovým stránkám s pokročilou kariérou
Cílové stránky na míru
E-mailové marketingové kampaně
Větší talentové fondy
Větší zájem a angažovanost kandidátů z užšího výběru
Rychlejší náborové cykly
Větší spolupráce s interními zúčastněnými stranami
Komplexní náborové řešení snižuje náklady a eliminuje složitost paralelní správy více systémů.
Mezi další úvahy patří:
Škálovatelnost: Náborové potřeby organizace budou kolísat, takže software musí být agilní a škálovatelný.
Integrace: Stanovte předem, jak se bude technologie integrovat s dalším náborovým softwarem, stejně jako s celkovou technologickou infrastrukturou lidských zdrojů. Tyto integrace podpoří eliminaci manuálních datových procesů a schopnost kombinovat náborová data s údaji o zaměstnancích.
Požadavky uživatelů: Zvažte všechny uživatele – uchazeče, náborové pracovníky, náborové manažery – a zajistěte, aby ATS byla schopna poskytovat efektivní a pozitivní zkušenosti pro každého.
Jaké jsou funkce komplexní náborové platformy, která zahrnuje ATS a CRM?
Zde je přehled kombinovaných funkcí a funkcí, které můžete využít díky komplexnímu náborovému řešení:
Účtování pozice
Vytvořte popisy profese, které zdůrazňují preferované kompetence.
Identifikace předpojatosti pohlaví a mzdových kritérií pomocí automatizovaných kontrol.
Vytvořte web se značkou zaměstnavatele pro uchazeče o zaměstnání.
Vytvářejte a spravujte zveřejnění na kariérních webech a portálech práce.
Použít konfigurovatelné aplikace na žádost (mobilní žádost, rychlá žádost, vícestupňový).
Kontrola uchazečů
Hledání externích a interních aplikací pomocí jediné databáze.
Nakonfigurujte otázky screeningu před aplikací pro každé oznámení poptávky.
Automatizovat ukládání a analýzu dat životopisu, včetně analýzy.
Přijímat automatizovaná oznámení a výstrahy personalizované pro každou roli.
Poskytnutí zabezpečeného přístupu agenturám třetích stran.
Vytvářejte reporty a analýzy v reálném čase v celém procesu náboru pracovníků.
Pohovor s kandidáty
Naplánujte pohovory a sledujte postup.
Shromažďujte zpětnou vazbu a automaticky konsolidujte hodnocení kandidátů.
Poskytuje zabezpečený přístup k portálu kandidátů pro aktuální informace a stav.
Nábor a uvedení nováčka
Přístup ke značkovým šablonám a formulářům s předvyplněnými údaji.
Vytvářejte a prezentujte písemné nabídky s možností elektronického podpisu pro rychlejší obrat.
Automatizujte proces uvedení nováčka.
Kdy by měla organizace implementovat ATS?
Implementaci ATS by měly zvážit organizace, které rychle rostou a mají ambiciózní náborové cíle, které korelují s celkovou obchodní strategií. Mezi další požadavky by mohlo patřit cílení na specializovaný soubor dovedností nebo role, které jsou ve vysoké poptávce, podpora hromadného náborového úsilí nebo řešení významných nedostatků v personalistice, kde by centralizovaný datový model a automatizované pracovní postupy ušetřily čas a peníze. Těmito nedostatky by mohly být:
Nábor je sledován v tabulce.
Stejné zveřejnění pozice musí být odesláno manuálně pro více portálů práce.
Čas je věnován přezkumu velkého objemu irelevantních aplikací.
Zpětná vazba a rozhodnutí náborového týmu je obtížné získat.
Interní zdroje nejsou k dispozici pro vytvoření, údržbu nebo zlepšení stávajícího kariérního portálu.
Měření hodnoty náboru je obtížné a nekonzistentní.
Kdy bych měl upgradovat ATS?
Mnoho organizací se rozhodlo přejít ze stávajícího ATS na komplexní softwarovou platformu pro nábor pracovníků, včetně možností zapojení kandidátů v CRM.
Zastaralá RZD může mít za následek následující personální neefektivnost:
Stejná žádost o zaměstnání je obsloužena pro každé otevření jobu.
V procesu náboru dochází k velké míře odevzdání.
Kandidátské vyživování a angažovanost je obtížné a neefektivní.
Přítomnost nevědomé předpojatosti není známa.
Specifické náborové strategie, jako je hromadný nábor, interní postup a virtuální nábor, jsou obtížné, ne-li nemožné.
Systémy pro sledování uchazečů, zejména při integraci do komplexních náborových řešení, poskytují moderní a bezpečnou platformu pro personalistiku, která přitahuje, identifikuje, zapojuje a najímá ty nejlepší kandidáty. ATS eliminuje časově náročné manuální procesy, takže náborové úsilí lze dokonale synchronizovat s předpokládaným růstem společnosti.