Co je HRIS?
HRIS znamená informační systém lidských zdrojů. Společnosti používají HRIS ke správě a automatizaci základních procesů personalistiky, jako jsou mzdy, sledování času a správa zaměstnaneckých výhod.
Přehled informačního systému personalistiky
Systémy HRIS – neboli informační systémy lidských zdrojů – byly jedním z prvních komerčních softwarových řešení, které bylo vyvinuto v 80. letech 20. století. Proč? HR byl tehdy – a dodnes zůstává – jedním z nejvíce administrativních oddělení v každé organizaci. Personál lidských zdrojů je zatížen nejen obrovským množstvím papírování a vedení záznamů, ale je také správcem některých nejcennějších a nejzranitelnějších informací o jejich pracovní síle a žadatelích.
Technologie se od té doby jistě hodně vyvíjely. Moderní řešení HRIS mohou automatizovat pracovní postupy, integrovat zpětnou vazbu a upravit struktury výkaznictví – v reálném čase – na základě změn obchodních pravidel nebo shody s předpisy. A díky tomu, že poskytují spotřebitelské uživatelské prostředí a flexibilní funkce, jsou moderní systémy HRIS stejně efektivní a uživatelsky přívětivé, jako jsou výkonné a agilní.
Nejlepší software HRIS je dodáván v cloudu, který poskytuje ještě širší škálu výhod, včetně většího počtu úložišť dat, silnějšího zabezpečení a hladší integrace s doplňkovými aplikacemi, jako jsou mzdové, sledování uchazečů a další systémy HR.
Definice informačního systému lidských zdrojů (HRIS)
HRIS znamená informační systém personalistiky, softwarové řešení, které pomáhá firmám řídit a automatizovat základní procesy personalistiky a podporovat správu benefitů, čas a docházku, mzdové a další pracovní postupy, stejně jako ukládání údajů o zaměstnancích, jako jsou osobní, demografické a informace o odměňování.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM je široký pojem, který zahrnuje postupy, zásady, procesy a software, které organizace používá ke správě svých pracovních sil, od náboru až po odchod do důchodu. Sada HCM je často označována jako systém řízení lidských zdrojů (HRMS) a zahrnuje software HRIS.
Informační systém lidských zdrojů (Human Resource Information System, HRIS) používá databázi zaměstnanců k podpoře základních procesů personalistiky, které mají lineárnější a kvantitativnější povahu, jako je zpracování mezd nebo správa času a docházky. Pro srovnání, HRMS odkazuje na zastřešující softwarové řešení, které obsahuje HRIS, ale také zahrnuje kvalitativnější a komplexnější funkce zapojené do správy talentů.
Například HRIS může pomoci automatizovat a zefektivnit procesy, jako je časování zaměstnanců, a když jsou tato data integrována do systému HRMS – časová data lze analyzovat, aby se zvýšila produktivita a plánování – a zase – dokonce aby se pomohlo efektivněji automatizovat úkoly v rámci systému HRIS.
Vědět, které z těchto softwarových řešení je pro vás nejlepší, není ve skutečnosti tak matoucí, jak to může znít. Jednoduše jde o to, abyste se podívali, kde je vaše společnost nyní a kde byste chtěli být v delším časovém horizontu. A pak zvolit řešení personalistiky, která vám mohou sloužit dnes a škálovat s vámi zítra.
HCM je široký pojem, který zahrnuje postupy, zásady, procesy a software, které organizace používá ke správě svých pracovních sil, od náboru až po odchod do důchodu. Sada HCM je často označována jako systém řízení lidských zdrojů (HRMS) a zahrnuje software HRIS.
Co dělají personální informační systémy?
Nejlepší cloudová řešení HRIS podporují celou řadu procesů a interakcí personalistiky. Tato technologie poskytuje inteligentní automatizaci pracovních postupů v celém podniku, včetně:
Správa benefitů
Automatizovaná správa výhod
Samoobslužné funkce pro zaměstnance, které jim umožní přístup k výhodám, jejich úpravy a dozvědět se o nich
Čas a docházka
Přesná správa nepřítomností zaměstnanců
Zvyšte efektivitu správy pomocí časových profilů k určení svátků zaměstnanců, plánů pracovní doby a příplatků.
Automatické výpočty času a platu podle profilu zaměstnance
Díky digitalizaci časových a docházkových procesů mohou organizace automatizovat a zjednodušit globální sledování času zaměstnanců a splnit předpisy pro dodržování předpisů.
Integrovaná lokalizace
Přizpůsobit se obchodním praktikám a zákonům specifickým pro danou zemi s automatickými právními a regulačními změnami
Komplexní inventář globalizačních a lokalizačních požadavků pro jednotlivé země
Samoobsluha zaměstnanců
Samoobslužné funkce, které zvyšují produktivitu pracovních sil
Integrovaná data HR na jediné platformě
Sledovatelné klíčové informace o personalistice založené na požadavcích specifických pro stát
Poskytněte zaměstnancům personalizovanou profilovou stránku, kde mohou spravovat a zobrazovat výhody, žádat o volno atd.
Organizační struktury
Analytické funkce pro přehledy všech zaměstnanců v reálném čase
Identifikace kritických pozic a rychlé úpravy pracovních sil za účelem řešení nedostatků
Vizualizace organizačních struktur
Pomocí nástrojů modelování a integrovaných analytických nástrojů mohou manažeři vizualizovat organizační struktury a zlepšit tak nábor, následnictví, vzdělávání a plánování pracovních sil.
Výhody cloudového systému HRIS
Kromě základních funkcí moderního HRIS jsou cloudové systémy snadněji integrovány s vašimi stávajícími systémy. Jsou škálovatelné a lze je snadněji rozšířit o nové inovace a bezpečnostní funkce.
Níže je uvedeno několik společných výhod integrovaného cloudového systému HRIS:
Zrychlí a zpřesní správce HR. Při řešení obživy lidí není žádná rezerva na chyby. Díky možnosti automatizace a zefektivnění administrativních úloh může software HRIS osvobodit personální týmy od zpoždění a nepřesností způsobených ručními a papírovými systémy.
Zlepšuje zkušenosti zaměstnanců. Zaměstnavatelé někdy zapomínají, jak důležité je pro jejich týmy, aby si byly vědomy stavu svých dávek, plateb a volna. Nástroje HRIS umožňují zaměstnancům přímý přístup ke svým osobním údajům, vytváření reportů a vydávání požadavků – to vše bez nepříjemností a času potřebného k průchodu personálním oddělením.
Zvyšuje efektivitu. Řešení HRIS nabízejí širokou škálu samoobslužných nástrojů, které výrazně minimalizují potřebu e-mailových a papírových formulářů a schvalovacích procesů. Plány, pracovní postupy, požadavky na pracovní volno a další – lze automatizovat a spravovat v reálném čase a průběžně.
Podporuje úsilí v oblastidodržování předpisů. S nárůstem práce na dálku a kulturním posunem směrem k větší citlivosti a soudním sporům musí mít podniky jistotu, že jsou na správné straně globálních právních předpisů v oblasti práce a zaměstnanosti. Cloudový HRIS pomáhá zajistit, aby všechny personální činnosti spadaly do hranic souladu s předpisy, a pomáhá podporovat jejich pracovní síly.
Udržuje věci v bezpečí. V HR souborech jsou jedny z nejcitlivějších a nejcennějších dat ve vaší společnosti – včetně lékařských a finančních záznamů a detailů zaměstnanců. V minulosti, kdy byla tato data uložena na noteboocích nebo nezabezpečených databázích, existovalo stále přítomné riziko kompromisu. Dnešní integrované systémy HRIS mají zabudované pokročilé bezpečnostní protokoly, které pomáhají minimalizovat rizika kybernetické bezpečnosti.
Jak cloudová integrace HRIS podporuje základní procesy personalistiky
Zatímco systémy HRIS pomáhají centralizovat a zefektivnit procesy personalistiky a administraci, existuje mnoho dalších základních funkcí, které probíhají současně, jako je nábor, školení a plánování. A nemusíte být personalistou, abyste viděli, jak užitečné může být sjednocení a centralizace všech těchto základních funkcí. Když však organizace pracují se staršími systémy a odpojují softwarové aplikace personalistiky, jsou nuceny používat manuální procesy k hledání nástrojů a informací napříč organizačními silami.
Nejlepší cloudové systémy HRIS umožňují nejen integraci s vaším základním ERP, ale jsou pro něj vytvořeny. Například cloudový ERP systém řídí širokou škálu každodenních obchodních činností a je vytvořen tak, aby integroval mnoho různých podnikových procesů. Sjednocením mezipodnikových dat poskytují ERP jediný zdroj pravdy a zajišťují spolehlivou integritu dat. Takže když jsou vaše základní procesy personalistiky a HRIS integrovány s rychlostí a analytickou kapacitou moderního ERP napájeného umělou inteligencí – získáte to nejlepší z obou světů.
Příklady HRIS v akci
Ještě před několika lety to byly většinou největší organizace, které využívaly řešení HRIS. S rostoucí popularitou integrovaných cloudových systémů je však stále více možné, aby menší a rostoucí organizace využívaly výhod a efektivity systému HRIS.
Zde je několik příkladů společností, kterým se podařilo zefektivnit procesy personalistiky pomocí řešení SAP SuccessFactors.
Growmark slouží již více než 20 let zemědělským podnikům ve Spojených státech a Kanadě – s různorodou a široce vyplacenou pracovní silou. Využívají řešení SAP SuccessFactors k integraci a automatizaci procesů napříč celým životním cyklem zaměstnanců. Díky tomu může GROWMARK řídit efektivní procesy personalistiky a přilákat a podporovat talenty, které potřebuje, aby pomohla svým zákazníkům uspět.
Kmart Group revolučně nakupovala v Austrálii, Novém Zélandu a Asii tím, že nabízela rozsáhlé výběry produktů za zvýhodněné ceny. Když společnost potřebovala přepracovat svůj systém personalistiky, obrátila se na řešení SAP SuccessFactors, aby transformovala zkušenosti zaměstnanců a inovovala budoucnost práce ve více než 500 prodejnách Kmart, Target a Catch.
Prozkoumejte software HRIS ještě dnes
Moderní podniky hledají jednotné, globální, základní řešení personalistiky – takové, které nabízí uživatelskou zkušenost a podporuje analýzu a automatizaci dat v reálném čase. Vzhledem k tomu, že se pracovní síly stávají více distribuovanými, software HRIS se musí globalizovat spolu s nimi tím, že zajistí hlubokou lokalizaci a shodu v různých zemích. A jak se obchodní modely mění a vyvíjejí, společnosti vyžadují agilitu a jednoduchost poskytovanou širokou škálou skutečně relevantních a výkonných předsestav, které jim pomáhají spolehlivě a rychle implementovat nové procesy a aplikace.