Výhody sledování času zaměstnance
Cloudový software pro sledování času zaměstnanců umožňuje přesné sledování a správu pracovní doby zaměstnanců, zvyšuje produktivitu, zjednodušuje mzdové procesy a poskytuje cenné informace pro alokaci zdrojů a řízení projektů.
Přehled sledování času zaměstnance
Čas jsou peníze. Mzdové náklady obvykle představují až třetinu tržeb vaší společnosti. Přesné sledování času zaměstnanců je proto jednou z nejdůležitějších podnikových funkcí. A zatímco moderní svět práce je složitější, časově závislé mzdové modely rozhodně nejsou ničím novým. Po tisíce let byli pracovníci odměňováni denní sazbou, přičemž staří Babyloňané dokonce vyvinuli soubor doporučených mezd, kdy tesař dostane tolik zrnek stříbra za den, krejčí dostane tolik atd. Dokonce i tehdy bylo nezbytné být transparentní, pokud jde o čas a mzdy.
S průmyslovou revolucí a nárůstem centralizovaných pracovišť začaly firmy vnímat hodnotu při standardizaci pracovní doby a zajišťování toho, aby pracovníci byli tam, kde měli být celý den. V roce 1880 vynalezl hodinář Willard Bundy první registrační hodiny pro zaměstnance se systémem děrných štítků, který se stále používá. A i když technologie sledování času od Budovy doby značně pokročila, stále zůstává výzvou pro každou společnost. Dnešní cloudový software pro sledování času naštěstí tuto výzvu splňuje – poskytuje přesnost a flexibilitu a analyzuje cenná data o pracovnících za účelem zvýšení ziskovosti.
Co je to sledování času a proč je toto téma nyní populární?
V roce 2022 provedl Gallup rozsáhlý průzkum čítající přes 140 000 zaměstnanců. Kromě mnoha dalších průzkumů na pracovišti ve více zemích, výsledky potvrdily to, co všichni říkali: Vzdálená práce je tady zůstat. Jedna ze statistik společnosti Gallup ve skutečnosti ukázala, že v roce 2019 pracovalo více než 60 % zaměstnanců výhradně na místě. Zatímco do roku 2022 se tento počet snížil na pouhých 19 % – a to i poté, co byla omezení COVID z velké části zrušena.
Pro personální oddělení to znamenalo bleskový posun ke zcela novým způsobům práce. Například: Vzdálení pracovníci jsou často více geograficky rozmístěni. To dodává protokolům správy času obrovskou složitost. Každý stát, provincie nebo země mohou mít odlišné předpisy týkající se pracovního volna, mateřské dovolené, dávek, povolených přesčasů a mnoho dalšího.
Moderní podniky se také ocitají v době rychlých provozních změn a složitějších očekávání zákazníků. Společnosti vědí, že k tomu, aby mohly v této ekonomice konkurovat, potřebují velké objemy dat a podnikové technologie využívající umělou inteligenci. Cloudová řešení pro sledování času se integrují s dalšími základními podnikovými systémy, které vám umožní zaznamenávat, vykazovat, analyzovat a přizpůsobovat všechny činnosti zaměstnanců v oblasti využití času. To vám umožní odhalit příležitosti a rizika předem. Poskytuje vám přehled o tom, jak předvídat měnící se pracovní postupy a odhalit neefektivnost a rizika nedodržování předpisů – v reálném čase.
Jak fungují cloudové systémy pro sledování času?
Nejlepší systémy sledování času jsou flexibilní a uživatelsky přívětivé pro zaměstnavatele i zaměstnance. Mohou být přizpůsobeny tak, aby co nejlépe odpovídaly individuálním pravidlům a parametrům založeným na rolích. Fungují na jednotné platformě a mohou se v cloudu připojit k dalším systémům personalistiky a podnikového softwaru, aby mohly těžit z celé řady relevantních zdrojů dat. Cloudové systémy také reagují na události a akce tak, jak k nim dochází, a poskytují agilitu potřebnou k zajištění minutové přesnosti a relevance.
Zde je několik dalších klíčových charakteristik nejlepších systémů pro sledování času:
Jednotná platforma je centralizovaná a integrovaná. V minulosti byly mzdové náklady často rozděleny napříč regiony nebo odděleními a spravovány ve starších softwarových aplikacích – či dokonce tabulkách. To ztěžovalo analýzu mzdových dat a porovnání mzdových nákladů s produktivitou a hodinami strávenými na různých úkolech. Jednotná a centralizovaná platforma integruje sledování času se softwarem pro zúčtování mezd a platů a dalšími personalistickými a podnikovými systémy, aby poskytovala přesné fiskální informace v reálném čase a přispívala k robustnějším přehledům založeným na datech.
Přizpůsobené rozhraní zlepšuje použitelnost a relevanci. Pokudje sledování času jednou z nejpoužívanějších samoobslužných aplikací, vaše týmy ho potřebují snadno používat – a mít k němu přístup ze zařízení, ať jsou kdekoli. Když jsou systémy sledování času těžkopádné a neintuitivní, mohou se dokonce i ti nejsvědomitější zaměstnanci stát zostřenými nebo prokrastinativními – povzbuzující po této skutečnosti a vstupující do několikadenní hodnoty práce. Cloudové systémy pro sledování času tomu pomáhají zabránit zjednodušeným a uživatelsky přívětivým rozhraním pro zadávání času, které je specifické pro roli a personalizované. Přizpůsobené cloudové systémy pro sledování času mohou zaměstnancům i zaměstnavatelům poskytnout přístup k reportům na vyžádání, výstrahám, plánům a dalším relevantním analýzám.
Integrované analýzy a výkaznictví podporují více scénářů. Je dost těžké, aby se i odborníci na personalistiku udrželi na vrcholu komplikovaného dodržování předpisů a pracovních předpisů. Od zaměstnanců by se rozhodně nemělo čekat, že to zvládnou a vše udrží na rovině. S cloudovými systémy pro sledování času lze nastavit pravidla pro každého zaměstnance (nebo roli) tak, aby například dostával automatizovaná upozornění na příliš mnoho přesčasů nebo přepočítával hodiny kvůli náhlým změnám plánu. Integrované analytické a reportingové nástroje mohou také využít umělou inteligenci a různé datové sady k extrapolaci na reálné a potenciální scénáře na pracovišti – a tím poskytovat užitečné a relevantní informace a odpovídat na různé otázky zaměstnanců nebo manažerů, jak jsou kladeny.
Umožněte provozním lídrům a zúčastněným stranám porozumět finančním dopadům a potenciálním rizikům rozhodnutí v souvislosti s přesčasy, produktivitou a dodržováním předpisů.
Sledování času pro zaměstnance: Rizika špatného získání
Spory se zaměstnanci se v posledních letech vyšplhaly na nebývalou úroveň. V roce 2021 bylyvyplaceny platby za soudní spory na pracovišti třídních akcí v USA, ve Velké Británii a v řadě dalších zemí. Forbes poukazuje na to, že „na základě objemových a statistických čísel zaznamenali pracovníci v roce 2021 největší úspěch při certifikaci platové a hodinové třídy a kolektivních akcí“.
Hlavní funkcí sledování času zaměstnanců je samozřejmě zaznamenávání odpracovaných hodin. Ale jak pro dobré životní podmínky pracovníků, tak i pro řízení podnikových rizik musí být software pro sledování času schopen rozpoznat a hlásit – v reálném čase –, kdy jsou pracovní doby, volno, přestávky nebo jiné související záležitosti zaměstnanců ohroženy nedodržováním předpisů. Aby byly vaše systémy sledování času efektivní, musí být schopny tuto funkci přesně podporovat v každém regionu a zemi, kde vaše společnost působí.
Další riziko přichází ve formě skutečné peněžní ztráty z nepřesného časování. Firmy každoročně přicházejí o miliardy dolarů na krádeže času zaměstnanců – ať už úmyslné nebo neúmyslné. Čelme tomu: je to nepříjemné téma. Nikdo nechce připustit, že jejich zaměstnanci mohou hrát rychle a uvolněně s hodinami. Z tohoto důvodu, když velké organizace utahují opasky a zaměřují se na úsporná opatření, někdy přehlížejí miliony, které mohou ztratit kvůli časové krádeži.
Jak může zlepšit sledování času a docházky vašemu podniku?
Moderní organizace se nacházejí v éře obrovských změn a nebývalé konkurence. Aby se jim dařilo, musí usilovat o komplexní viditelnost celého provozu. Musí zachytit a analyzovat data, rozbít sila a najít způsoby, jak se stát agilnější a odolnější. Vzhledem k tomu, že většina organizací utratí 15 až 30 % svých příjmů na platy, je řízení času klíčovou součástí optimalizace pracovních sil a lepší odpovědnosti.
Cloudová řešení pro sledování času přidávají hodnotu některým z následujících měřitelných způsobů:
Centralizovaný přehled o pracovních procesech nad rámec podniku. Kolik času by mělo být přiměřeně přiděleno určitým úkolům? Jaké jsou naše nejnáročnější a nejméně pracné operace? Jsou naše pracovní postupy na jednom místě produktivnější než jiné? Vytvářením vlastních výkazů a využitím pokročilých analytických nástrojů mohou podniky využívat data sledování času k získání přesnějších odpovědí na tyto otázky – a přehledů o tom, jak v budoucnu optimalizovat.
Zvýšená odpovědnost. Kromě snížení ztrát v důsledku krádeže času může zvýšená odpovědnost zaměstnavatelů i zaměstnanců celkově prospět vašim obchodním operacím. Například ve většině organizací může mnoho pracovníků dělat své práce na dálku, ale vždy tam budou některé, které musí přijít na fyzické stránky. S nárůstem hybridní a vzdálené práce se mnoho organizací potýká s výzvami kvůli této vnímané „nespravedlivé“ nerovnosti. Transparentní a důkladné systémy sledování času mohou pomoci zlepšit morálku tím, že vašim týmům sdělí, že každý je stejně odpovědný za využití času – ať už na místě nebo mimo něj.
Zjednodušte si správu času pro podporu rotačních plánů, evidence času překračující půlnoc, automatického a hromadného schvalování, upozornění, automatických přepočtů a integrovaného výkaznictví.
Odolnost a pružnost. Přední organizace jsou schopny rychle zachytit tržní síly i změny a reagovat na ně. Nový výrobní proces, inovativní obchodní model, probíhající fúze nebo partnerství – všechny tyto iniciativy závisí na přesné analýze a solidním plánování. Sledování času v cloudu poskytuje aktuální přehledy o personálních hodinách podle úloh, regionů a projektů. To dává vedoucím představitelům podniků důvěru, kterou potřebují k rychlým a konkurenceschopným cenovým nabídkám a rozpočtovým rozhodnutím.
·Rychlost a účinnost. Tradičně jsou časové a schvalovací úkoly jedny z časově nejnáročnějších v jakémkoli podnikání. Například: Ve většině organizací musejí být hodiny schváleny, než budou odeslány zpracování mzdy – často nejprve vedoucím týmu a poté vedoucím oddělení. Pokud má jedna osoba z nějakého důvodu zvláštní oprávnění pracovat přesčas navíc, bude třeba tento jednotlivý případ izolovat a vysvětlit – a tak dále, napříč řadou pracovníků a rolí, a to jak vzdáleně, tak na místě. Cloudové systémy sledování času umožňují, aby současně existovala různá pravidla a výjimky založené na rolích – přesto jsou stále viditelné a spravovatelné z centrálního bodu. A když jsou všechny základní případy pokryty a zaúčtovány, vedoucí oddělení mohou automatizovat a autorizovat dávková schvalování – což zkracuje zbytečný čas (a frustraci).
Udržení a spokojenost zaměstnanců. Pokud se zaměstnanci cítí přepracovaní, může to samozřejmě vést k nespokojenosti a vyhoření. Ale pracovat málo nebo nevyužívat dostatečně své schopnosti jsou také hlavními zdroji frustrace pro zaměstnance – nemluvě o promarněné příležitosti pro zaměstnavatele. Cloudový software pro sledování času dokáže centrálně sloučit data a vstupy a poskytnout tak celkový pohled napříč provozními oblastmi – nebo všemi pracovními silami. To umožňuje personálním týmům a manažerům analyzovat konkrétní datové sady a zjistit, kde jsou úzká místa, nesrovnalosti nebo neefektivity. Díky těmto poznatkům mohou organizace zajistit, že přetěžované týmy získají potřebnou podporu a talentovaní zaměstnanci budou identifikováni a povýšeni.
Jste připraveni na cloudová řešení pro sledování času?
Digitální transformace změnila způsob, jakým žijeme a podnikáme. Poskytl organizacím možnost vidět rohy, optimalizovat své zdroje a lépe porozumět datům, která jejich operace generují. I když se řešení pro sledování času zaměstnanců postupem času vyvíjela, zůstala také jednou z nejdůležitějších součástí každé organizace. Proč? Protože odrážejí skutečnost, že lidé – se svými různými dovednostmi a talenty – zůstávají nejcennějším a nejpodstatnějším přínosem, který může mít každá organizace.
Když je čas integrovat cloudová řešení pro sledování času do vaší organizace, nezapomeňte si tento přístup zachovat na prvním místě. Zajistěte, abyste měli na začátku dobrou komunikaci a plány řízení změn. Ujistěte se, že máte k dispozici komplexní plán a plán projektu a nezapomeňte oslavit všechny malé úspěchy na cestě k cílům transformace lidských zdrojů.