Co je software pro automatizaci profesionálních služeb?
Software pro automatizaci profesionálních služeb (PSA) poskytuje jednotný rámec pro efektivnější a předvídatelnější podnikání.
Přehled softwaru PSA
Proč software pro automatizaci profesionálních služeb (PSA) v poslední době generuje tolik bzučení a pozornosti? Možná je to proto, že se firmy poskytující profesionální služby nacházejí ve složitém prostředí a nutí je hledat nové odpovědi a řešení.
Poptávka po specializovaném poradenství a odborných znalostech stoupá. Stejná klientela, která hledá toto know-how, však také chce nákladově efektivní služby, rychlejší obrátky a transparentní fakturaci. A k této složitosti se přidává vyvíjející se pracovní prostředí, kde nejvyšší talenty mohou být dostupné pouze na hybridní nebo vzdálené bázi a tradiční zdroje personálního obsazení se v některých odvětvích zmenšují.
Řada firem se tak ocitla v paradoxní situaci. Jejich služby jsou ve vysoké poptávce, přesto mají potíže s efektivním personálem a optimalizací provozu tak, aby na tomto stále se měnícím trhu prosperovaly. Kromě toho jejich stávající manuální a nesourodé postupy řízení podniku brání jejich schopnosti přizpůsobovat se tradičním obchodním modelům v pohybu.
Cloudový software PSA naštěstí dospěl k řešení těchto problémů. Hladce se integruje s existujícími základními systémy řízení, jako je ERP. Důležitější je, že poskytuje schopnosti, které jsou více než jen vhodné pro firmy poskytující profesionální služby – jsou postaveny s ohledem na své jedinečné potřeby a příležitosti.
Software PSA: Definice
Uživatelé softwaru PSA jsou obvykle specializované firmy poskytující profesionální služby, kde zúčtovatelné služby představují jejich primární zdroj příjmů. Je však prospěšný i organizacím, které v rámci svého provozu bydlí v komplexních servisních odděleních.
Hlavním účelem softwaru PSA je vytvořit jednotný rámec pro efektivnější a předvídatelnější podnikání. Může pomoci při řízení personálního obsazení, financí, výnosů, fakturace, výkonu, fakturace a marketingu, přičemž se hladce integruje s existujícími podnikovými systémy a nabízí přístup na vyžádání k řídicím panelům a funkčním funkcím výkaznictví.
Základní komponenty softwarového systému PSA
Systém PSA kombinuje sadu základních funkcí do jediné integrované sady pro projektové a servisní podniky. Mezi nejběžnější složky PSA patří:
Cloudové ERP
Jádrem PSA je cloudové ERP řešení s integrovanými podnikovými procesy. To pomáhá spravovat a automatizovat klíčové aspekty podniku, včetně správy projektů, alokace zdrojů, sledování času, fakturace a finančního řízení.
Díky využití cloudové technologie cloudové ERP zefektivňuje a optimalizuje provoz firmy poskytující profesionální služby. Umožňuje spolupráci v reálném čase, přístupnost dat a škálovatelnost, což vede k efektivnímu řízení projektů, zdrojů a financí.
Podpora prodeje
Nástroje PSA pomáhají podporovat vaše marketingové strategie a vztahy se zákazníky a prodejem od počátečního dotazu až po dokončení projektů – a průběžné udržení a péči o zákazníky. Když můžete zacílit na správné obchodní příležitosti, měřit zapojení a optimalizovat návrhy, pomůže to podnikům zajistit, aby byly vytvořeny zdroje s nejlepší hodnotou – a plnit očekávání zákazníků ziskově a včas.
Nástroje pro správu zdrojů a talentů
Jak se pásy utahují ve firmách poskytujících profesionální služby, je běžné vidět vysoce specializované (a drahé) konzultanty, kteří se obracejí rukou k administrativní práci, jednoduše z nutnosti. A ani od těch nejlepších plánovačů a stratégů se nedá očekávat, že ručně posoudí všechny pohybující se kousky a týmy, které jdou do každého projektu. Oba tyto scénáře bohužel vedou k neefektivnímu a neprůhlednému využívání zdrojů. Jednou z hlavních komponent softwaru PSA je správa zdrojů. Nejenže najít a rychle nastoupit na správnou osobu se správnými dovednostmi pro každý úkol, ale koordinovat tyto týmy a harmonogramy pro maximální hodnotu. PSA se zabývá dovednostmi, které mají vaše týmy, externími dodavateli, vašimi aktuálními i budoucími projekty, sledováním času a dostupnými harmonogramy a tolerancemi rozpočtu.
Výkonnost a řízení projektu
Všichni kralují. Zákazníci jsou zběsilí a rychle skákají; podniky pociťují stres z inflace a složité problémy s pracovní silou. Jinými slovy: marže pro chyby se stávají minulostí. Kritická místa a překročení již nelze tolerovat, což znamená těsné a efektivní plánování projektů. Komponenty PSA pro řízení projektů typicky zahrnují komplexní sledování úloh a milníků a jejich správu, integraci výdajů v reálném čase, responzivní komunikaci a reporting klientů, sledování zdrojů a prognózování časových nebo rozpočtových rizik. PSA v podstatě poskytuje širokou a komplexní sadu živých reportů a provozních nástrojů, které se zaměřují na celý podnik, projekt a týmy, aby je spojily v rámci jednotného a transparentního plánovacího systému.
Fakturace, fakturace a hlavní finanční řízení
Firmy poskytující profesionální služby mají jedny z nejsložitějších faktur a financí v jakémkoli odvětví. Klienti očekávají odpovědnost za hodiny a čas strávený – a stále více chtějí rozpad sledování času a služeb s odlišnou cenou (například odborné poradenství versus administrativní práce). Pro zachování efektivity, ale ziskové vyžaduje strategii a přesnost. Systémy PSA naštěstí záležejí na finančním řízení, včetně sledování a předpovídání času a hodin strávených – celkem nebo ve specifikovaných výpadcích. Náklady se časově rozlišují podle toho, jak k nim dochází, a fakturace je automatizována v reálném čase. Analytické funkce, jako je realizace výnosů a analýza ziskovosti, jsou zpracovány systémem PSA a finanční záznamy lze přizpůsobit a vytvořit v kteroukoli fázi projektu.
Řídicí panely, výkaznictví a business intelligence
Co nevíš, může ti ublížit. Dnešní firmy musí být schopny se rychle otočit – využít příležitostí a vyhnout se riziku. Rychlé přehledy založené na datech a přizpůsobitelné výkazy v reálném čase znamenají, že vedoucí pracovníci podniku nemusí trávit žádný čas v temnotě. Nástroje PSA integrované s vaším ERP a dalšími podnikovými systémy umožňují uživatelům specifikovat parametry svého výkazu pomocí více datových bodů (hodiny strávené, nezaplacené faktury, specifické interní nebo klientské KPI, plány), aby mohli vytvářet produktivní výkazy a iniciovat přesné prognózy a doporučení.
Sedm klíčových výhod PSA pro společnosti poskytující profesionální služby
Vzhledem k tomu, že dnešní podniky jsou štíhlejší než kdy jindy, vedoucí profesionální služby hledají řešení, která jim pomohou zvýšit využití zdrojů a rychle získat potřebné zaměstnance. Každá výhoda se počítá – zejména pokud vede ke zvýšení agility a ziskovosti.
- Méně administrativních a více fakturovatelných hodin. Ujistěte se, že ti správní lidé dělají správnou práci. Se zvýšenou viditelností můžete snížit plýtvání časem i zdroji. Můžete se také podívat na minulé šablony projektů a znovu je použít, abyste zlepšili efektivitu personálního obsazení a aplikovali minulé poznatky na aktuální projekty.
- Zvýšená produktivita a viditelnost. Získejte přehled o svých obchodních aktivitách v reálném čase na libovolné úrovni – s ohledem na marže, ziskovost a efektivitu od jednoho zapojení až po celou perspektivu napříč firmami. Pokročilé upozornění na problematická místa, plýtvání nebo zpoždění spolu s analýzami založenými na datech, jak je opravit, vede k lepší přehlednosti a ziskovosti.
- Zlepšená schopnost předpovídat. Schopnost přístupu k přizpůsobeným výkazům o financích, sledování času a dalších hlavních činnostech souvisejících s projektem přispívá k jasnosti a zaměření. A digitální řešení využívající umělou inteligenci mohou tyto různorodé datové soubory využít nejen k tomu, aby informovala o včerejšku a dnes, ale mohla předvídat, odkud budou v budoucnu přicházet výzvy a příležitosti.
- Bezproblémové poskytování virtuálních/vzdálených služeb. Poptávka stoupá jak ze strany klientů, tak od stále více pracujících mimo pracoviště. Jednotné řešení PSA zajišťuje integrované, přesné a konzistentní digitální zážitky.
- Zlepšená spokojenost klientů. Díky těsným, transparentním nástrojům pro fakturaci a prognózování, které vám pomohou předvídat potřeby klientů, pomáhají řešení PSA poskytovat uspokojivou zákaznickou zkušenost.
- Snížení úniku příjmů. Sily a neefektivita jsou pro podniky založené na službách neefektivní. Kdo co dělá? Kdo utrácí co? Kolik a kdy fakturujeme? Schopnost odpovědět na tyto otázky v reálném čase může být rozdíl mezi ziskem a ztrátou.
- Rychlejší platební obraty. Díky automatizovanému a křišťálově čistému účtování, fakturaci a následnému sledování mohou firmy snížit počet dní po splatnosti (DSO) a rychleji dostat projekty do černého.
Kdo používá nástroje PSA?
Možná více než v jakémkoli jiném odvětví poskytují firmy poskytující profesionální služby hluboce specializované a přizpůsobené služby a konzultace. V minulosti byl vývoj samostatných automatizačních nástrojů obtížný a časově náročný. Nyní, se schopností přizpůsobit a zefektivnit jednotné cloudové řešení, se softwarová řešení PSA stávají nepostradatelnými v rozšiřující se škále postupů, z nichž některé zahrnují:
Finanční, daňové, auditorské a účetní poradenství Pokud účtujete hodiny, existuje riziko překročení rozpočtu klienta a ztráty jeho podnikání. Pokud máte model účtování s pevnou cenou nebo retainer, je tu opačný problém, kdy věci trvají déle, než se očekávalo, a stávají se tak neziskovými. S těsnějšími maržemi než kdy jindy nemají dnešní firmy žádný prostor pro neefektivitu. Software PSA pro finanční služby pomáhá podnikům sledovat a analyzovat jejich činnosti, čas a výstup – a implementovat plynulejší procesy a efektivnější automatizace. Pomáhá jim upřednostnit jejich nejziskovější služby a zajistit, aby jejich klienti dostávali rychlé služby a služby s přidanou hodnotou.
Manažerské poradenské firmy Stejně jako u téměř každé oblasti profesionálních služeb se obchodní a manažerští konzultanti ocitají v době intenzivní konkurence a rychle se měnících požadavků a postojů. Pro poskytování vysoce specializovaného a efektivního poradenství, které jejich klienti vyžadují – i když jsou stále schopni růst a zůstat ziskové – musí firmy přehodnotit své základní struktury. Řešení PSA pomáhají podnikatelským konzultantům lépe řídit a upřednostňovat jejich čas a služby. Méně zdrojů a zaměstnanců znamená, že plánování zdrojů a sledování času jsou klíčové. A fakturace a správa klientů musí být sledovatelné a transparentní. Software PSA pomáhá automatizovat a koordinovat úkoly správce a uvolňuje poradenské odborníky, aby se mohli soustředit na to, na co jsou nejlepší.
Právnické firmy Ve firmách v USA vzrostl počet zaměstnanců ze 16 % v roce 2019 na 27 % v roce 2021, což je ohromující 61% nárůst, což se líbí firmám ve Velké Británii, Kanadě i mimo ni. Většími nároky na levnější a efektivnější služby se zabývají i firmy. S jednodušším provozem moderní firmy potřebují řešení, která mohou přinést přidanou hodnotu do všech oblastí svého podnikání – jak administrativního, tak právního. Řešení PSA umožňují firmám rozpoznat a analyzovat pracovní a fakturační vzorce – a automatizovat a zjednodušit úlohy. Další funkce PSA mohou pomoci spravovat nabídky, smlouvy a životní cykly klientů.
Softwarové, high-tech a IT služby Jak vám může říct kdokoli v technologickém prostoru, vývoj softwaru a IT služby jsou vysoce závislé na hladké koordinaci týmů i zdrojů. Klienti požadují rychlé obrátky a přesné a spolehlivé výsledky. Řešení PSA pomáhají podporovat sofistikovanou správu projektů od sledování času až po závislosti a logžamy. Očekávání klientů jsou řízena a naplňována nástroji, které nejen hlásí živé a aktuální sprinty, ale předvídají a oznamují, kdy jsou předměty dodání ohroženy.
Stavební a inženýrské firmy V době inflace a rozpočtových škrtů vaši klienti nehledají jen levnější nabídky, ale také zpřísňují svou toleranci k překročení nákladů a času. Firmy musí být schopny zkoumat nové typy projektů a obchodních modelů, a shovívavost, aby zůstaly na vrcholu na stále konkurenčnějším trhu. Stavebním a inženýrským firmám přináší obrovskou hodnotu, aby bylo možné automatizovat a sledovat věci, jako je fakturace, výdaje, mzdy a náklady na materiál. Ale obzvláště užitečnou funkcí PSA v tomto sektoru je schopnost automatizovat podávání nabídek a cenových nabídek. Úzký, zjednodušený a přesný návrh – který zaškrtne políčka a kloní klienta – je silným nástrojem, jak zůstat před konkurencí.
Digitální marketingové a reklamní agentury Dnešní marketingové agentury působí v prostředí rychle se měnících médií, trendů a technologií. A jejich klienti požadují stále složitější kampaně s přidanou hodnotou, které přinášejí rychlé výsledky. Řešení PSA pomáhají marketingovým agenturám lépe řídit a automatizovat životní cykly zákazníků, od prodeje a nákupů až po nabídky, řízení projektů a fakturaci. Při integraci s dalšími nástroji, jako jsou CRM systémy a nástroje marketingové automatizace, získají agentury jednotné centralizované řešení, které jim pomůže optimalizovat jejich výkon, sledovat a analyzovat jejich výstup a zpřístupnit nové příležitosti.
Integrace PSA: cloudové ERP a další
Tradičně jsou firmy poskytující profesionální služby pomalejší než některá odvětví, aby přijaly digitální transformaci. V posledních několika letech je však potřeba efektivity a konkurenceschopnosti taková, že většina moderních firem přijímá cloudové ERP systémy, aby si udržela náskok před balíčkem a rostla a rozšířila se do budoucnosti.
Krása moderních cloudových ERP systémů spočívá v tom, že se mohou vytvořit tak, aby přesně odpovídaly vaší společnosti. Starší ERP systémy byly nastaveny a nakonfigurovány tak, aby odpovídaly vašim provozním potřebám v daném okamžiku. Pokud se však cokoli ve vašem obchodním modelu nebo trhu náhle změnilo, postrádali jste odolnost přizpůsobit své systémy a rychle reagovat. Cloudové ERP systémy naopak podporují model „vše jako služba“ (XaaS). To znamená, že nativně integrovaná PSA a projektová řešení spolupracují s vaším cloudovým ERP systémem – hladce a jednoduše. A když se vaše obchodní modely globálně mění, škálují nebo diverzifikují, budete mít k dispozici nástroje pro správu, které potřebujete – aniž byste museli investovat do samostatných, samostatných systémů pro každou z vašich provozních potřeb.
Software PSA v akci
Níže uvedené příklady ukazují, jak některé z předních světových firem poskytujících profesionální služby využívají SAP S/4HANA Cloud (ERP) k podpoře výhod a odměn.
Agilita: Projektový management a licenční byznys je vnesen do cloudové doby.
McGrathNicol: Produktivita zaměstnanců se zlepšila díky zjednodušeným pracovním postupům, flexibilním a efektivním kontaktním bodům pro koncové uživatele a snadnějšímu přístupu k informacím.
Nejlepší PSA software? Co hledat.
Až budete připraveni přejít na vyhrazené řešení PSA, ujistěte se, že děláte rozhodnutí, která budou podporovat vaše obchodní modely dnes i v budoucnosti. Hledejte cloudová řešení, která:
Integrujte své stávající systémy a pomozte automatizovat úlohy od „nabídky po hotovost“
Jsou předkonfigurovány s relevantními osvědčenými postupy a procesními modely
Poskytnutí přístupu k datům v reálném čase: finance, výnosy, marže, personální obsazení a další
Jsou založeny na cloudu, aby se vyvíjely a škálovaly s vaší firmou a jejími rychle se měnícími potřebami
Poskytnutí čistého a sofistikovaného uživatelského prostředí pro optimalizaci přesnosti a využití mezi vašimi týmy
Objevte řešení PSA
Podpořte svou obchodní transformaci a využívejte výhod po celou dobu.
Nápady, které nenajdeš nikde jinde
Zaregistrujte se pro dávku business intelligence doručenou přímo do vaší schránky.