Tipy pro vyhodnocení ERP softwaru
Jste připraveni upgradovat systém ERP? Díky této 5stupňové metodice pro vyhodnocování ERP softwaru máte na výběr z nejlepších možností pro potřeby vaší organizace.
Přehled
Na výběr jsou doslova stovky ERP systémů s širokou škálou možností, předností, slabostí, použitelností a cenou. I když se výběr systémů může zdát ožehavý, systematický proces porovnávání ERP systémů může vést váš tým k dobrému rozhodnutí v přiměřené době.
Zde popsaná časově prověřená metodika vám může pomoci získat nulovou hodnotu v řešení, které nejlépe odpovídá specifickým potřebám vaší společnosti. Tato metodika může být základní – ale společnosti, které provádějí proces výběru dodavatelů ERP bez těchto logických kroků, často narazí na zpoždění, dodatečné náklady a zbytečné přizpůsobení. Na druhou stranu společnosti, které uplatňují osvědčené postupy erp hodnocení, mají obvykle hladší výběrové procesy a následné implementace. Díky tomu mohou dříve využívat výhod moderního ERP systému a efektivněji konkurovat v digitálním světě.
Pětistupňová metodika pro hodnocení ERP systémů
Jakmile se společnost rozhodne nahradit svůj starší ERP systém, prvním krokem je sestavit projektový tým, který bude řídit proces porovnání, výběru a implementace ERP softwaru. Tým začíná svou činnost vypracováním počátečního plánu – který je v této fázi spíše obecnou strategií.
Proces výběru dodavatelů v ERP lze popsat v těchto pěti krocích:
Diagram ilustrující pět hlavních kroků v procesu hodnocení ERP
1. Definice požadavků ERP
Budete muset informovat potenciální poskytovatele ERP o své organizaci a jejích potřebách, aby mohli správně nakonfigurovat, zabalit a ocenit příslušné řešení. Začněte tím, že identifikujete klíčové online zdroje, jako jsou ukázky produktů a blogy, které vyprávějí příběh vaší společnosti.
Popište svůj podnik a jeho procesy obecným způsobem namísto vytváření dlouhých seznamů specifických požadavků a procesů. Informujte potenciální poskytovatele o velikosti vašeho podniku, objemu činností a transakcí, složitosti různých procesů a všech jedinečných funkcích nebo faktorech. Zaměřte se na procesy a požadavky, které vašemu podniku poskytují konkurenční výhodu. To jsou věci, které budou odlišovat budoucí systémy od sebe navzájem a kde se podrobně podíváte na to, jak dobře může být každý systém nakonfigurován tak, aby podporoval tyto jedinečné procesy a funkce.
Nastíněte, co se vám na současném systému líbí – budete chtít, aby váš nový systém zvládl alespoň také. Zahrňte věci, které váš stávající systém nedělá (nebo nedělá dobře). Upozorněte na jakékoliv vlastní aplikace, funkce nebo úpravy, které je třeba řešit standardní funkčností nebo jednoduchým přizpůsobením (ne modifikací) v novém systému. Jinými slovy, zaměřte se na věci, které jsou jedinečné pro vaše podnikání a předpokládejte, že rutinní věci se postarají samy o sebe. (Tento předpoklad ověříte v demonstracích a závěrečných hodnoceních blíže k rozhodovacímu bodu).
Zaměřte se na věci, které jsou jedinečné pro vaše podnikání a předpokládejte, že rutinní věci se postarají samy o sebe.
Klíčové tipy pro definování požadavků ERP
Nespoléhejte se na kontrolní seznamy požadavků systému ERP . Kontrolní seznamy, stará standardní odvětvová praxe, dělají málo pro odlišení řešení od sebe a ve skutečnosti vám nepomohou udělat dobrý výběr. Většina položek na těchto seznamech jsou funkce a vlastnosti, které každý systém poskytuje do určité míry, a konkurenční poskytovatelé mají možnost kontrolovat "ano" v nejliberálnější interpretaci funkčnosti svého systému.
Získejte ve svém projektovém týmu ty správné lidi. Specifikace požadavků je tvrdá práce. Potřebuje členy týmu, kteří jsou organizaci věnováni, dobře znají firmu a mají čas se na projekt věnovat. Vyhněte se pokušení balit tým s nadšenými, ale nezkušenými lidmi.
Ujistěte se, že vaše RFP obsahuje tyto informace:
Popis vašeho podniku a jeho procesů
Co váš současný systém dělá dobře
Co to nedělá tak dobře, jak byste chtěli
Co ještě chcete, aby nový systém dělal (seřazeno podle důležitosti)
2. ERP RFP
Další krok zahrnuje vystavení pozvánek k reakci vybrané skupině dodavatelů. Počet pozvánek, které byste měli poslat, se bude lišit – ale nezapomeňte, že budete muset provést podrobnou kontrolu pro každou z nich, kterou distribuujete. Zkušenosti ukázaly, že čím menší počet potenciálních poskytovatelů a podrobnější informace jsou poskytnuty, tím lepší odpovědi. Nejlepší je určit tucet (nebo méně) nejlepších kandidátů pro váš krátký seznam.
Zkušenosti ukázaly, že čím menší počet potenciálních poskytovatelů a podrobnější informace jsou poskytnuty, tím lepší odpovědi.
V reakci na to by dodavatelé ERP měli navrhnout systém, který dodá potřebné funkce a funkce, aby splnil požadavky, které jste identifikovali. Návrhy budou také obsahovat informace o svých společnostech, produktech, zkušenostech v podnikání, zdrojích, které se zaváží k vaší implementaci, a další informace, které mají získat vaši důvěru (a tím i vaše podnikání).
Jak tedy určit tucet (nebo méně) kandidátů, na které se vaše výběrové úsilí zaměří? Jak analyzujete seznam od stovek dodavatelů ERP k několika? Začněte s odvětvovými publikacemi, které obsahují „příběhy úspěchu ERP“. (Všimněte si, že tyto publikace pravděpodobně nebudou vyprávět o potížích nebo neúspěších, takže uveďte tyto informace do perspektivy). Použijte své odvětvové kontakty – například asociace a obchodní skupiny – k identifikaci dalších odborníků, kteří mohli mít nedávné zkušenosti s výběrem a implementací ERP.
Existuje také mnoho online adresářů, nástrojů pro výběr a služeb pro výběr systému, které vám pomohou identifikovat software, který má funkce, které potřebujete a/nebo má zkušenosti ve vašem odvětví.
Pro personalizované poradenství můžete uzavřít smlouvu s poradenskou pobočkou vaší účetní firmy nebo najít nezávislý konzultační zdroj ve vaší místní oblasti a / nebo ve vašem odvětví. Ujistěte se, že jsou skutečně nezávislí a nejsou spojeni s jedním nebo více poskytovateli ERP.
Můžete se rozhodnout zahrnout určité dodavatele systému ERP, které jsou zajímavé z jiných důvodů. Možná jeden nebo více vašich větších a důležitějších zákazníků používá ERP systém a doporučil vám používat stejný systém. Nebo možná je vaše společnost součástí většího podniku nebo průmyslové skupiny, která má „standardizovanou“ úroveň na dané platformě ERP. Získat návrh od doporučeného poskytovatele a dát všechny návrhy spravedlivé a nezaujaté hodnocení při rozhodování.
Klíčové tipy pro vaše ERP RFP
Zajistit, aby všechny zúčastněné strany identifikovaly své požadavky. Vaše RFP by měla zahrnovat vstupy od všech zainteresovaných stran – jinak riskujete, že vyberete ERP systém, který bude sloužit pouze některým vašim podnikovým funkcím a bude vyžadovat, aby jiné oblasti investovaly do samostatných systémů. Vyhodnoťte systémy, které fungují pro celý podnik, a použijte plán implementace k tomu, abyste nejprve dodali prioritní moduly.
Věnujte pozornost pořadí požadavků. Často je RFP rozdělena do funkčních oblastí s úseky pro každé oddělení k dokončení. Každá oblast – ať už personalistika nebo provoz – obvykle pro svou podnikovou jednotku provádí skvělé funkce hodnocení práce, ale jejich priority nemusí být v souladu s celkovými podnikovými cíli. Je na vašem týmu pro hodnocení projektů, aby upravil priority z širší perspektivy. Jaké požadavky jsou životně důležité, důležité nebo prostě hezké mít?
Zkontrolujte skutečnou dostupnost funkce. Softwarové společnosti mají skvělé marketingové oddělení; některé prodávají produkty, které nebyly zcela vyvinuty a testovány. Provádějte výzkum funkcí „přicházejících v budoucím vydání“ oproti funkcím, které dnes používají reference. Je naprosto v pořádku zvážit funkce ve vývoji – ale nevkládejte svůj projekt na nadcházející funkce, pokud jsou nezbytné pro úspěšný projekt.
Vyhodnoťte své procesy. Procesy integrované do softwaru ERP v balíčku jsou považovány za „osvědčené postupy“. Zkušení ERP konzultanti a implementátoři vám řeknou, že je téměř vždy lepší změnit postup tak, aby vyhovoval softwaru (rozpoznání aspektu „nejlepší praxe“), než měnit software tak, aby vyhovoval stávajícímu postupu. Toto rozhodnutí je však vaše. Nezapomeňte však, že nové procesy mohou podpořit zlepšení a výhody, které získáte z nového systému. Mějte také na paměti, že veškerý moderní ERP software je přizpůsobitelný, takže máte značnou flexibilitu při změně rozložení obrazovky a toku, postupů, charakteristik a zpracování dat a další – bez úpravy kódu.
Zvažte návratnost investic do ERP. Většina společností vyžaduje analýzu návratnosti investic erp (ROI) jako předpoklad pro autorizaci a financování jakéhokoli významného projektu. Jak z názvu vyplývá, jedná se o souhrn nákladů souvisejících s nákupem a implementací nového systému plus rozdíly v provozních nákladech ve srovnání s rozdíly stávajícího systému. Návratnost investic také zohledňuje výhody kromě přímých úspor nákladů, včetně lepšího výkonu, lepšího zákaznického servisu a produktivity na pracovišti.
3. První posouzení ERP
Vyhodnocení probíhá ve dvou fázích. V této první fázi jsou všechny návrhy vyhodnoceny, aby se zjistilo, jak dobře odpovídají vašemu prostředí a požadavkům, jak je uvedeno v RFP. (Tato fáze nezahrnuje porovnání dodavatelů – tento krok spadá do druhé fáze hodnocení).
Cílem v tomto bodě je odstranit ty, které nesplňují vaše kritéria, a klasifikovat ty, které se zdají být vhodné pro účet. Výsledkem je krátký seznam nejlepších návrhů. Ty a jen ty budou podrobeny podrobnému hodnocení, které povede až ke konečnému výběru.
Pokud máte mnoho odpovědí na kontrolu, detaily budou mít tendenci se rozmazat, takže je těžké si zapamatovat, které odpovědi RFP jsou obzvláště silné (nebo slabé) a ve kterých oblastech. Číselná stupnice hodnocení vám může pomoci udržet vše v pořádku a zdokumentovat váš rozhodovací proces.
Zde je několik dalších tipů, které vám pomohou v tomto kroku dokumentace:
Nastavte formulář nebo tabulku uspořádanou tak, aby posuzovatelé mohli hodnotit každý návrh v souladu s hlavními kritérii, která jste zadali v RFP. Nechte každého posuzovatele přiřadit numerický stupeň (stupnice může být jedna až deset, jedna až pět, jedna až tři nebo jakákoli úroveň granularity, kterou považujete za vhodnou) ke každému kritériu vyhodnocení. Můžete mít tolik nebo jen několik recenzentů, kolik chcete.
Ponechte místo pro poznámky a případné otázky k reakci pro následné kroky. Možná budete chtít v této fázi požádat o objasnění nebo počkat na podrobné vyhodnocení návrhů zařazených do užšího výběru. Každému kritériu přiřaďte váhu na základě toho, jak je funkce nebo proces pro váš podnik kritický.
Vynásobte skóre dané každým posuzovatelem váhou pro každé kritérium a vypočítejte celkové skóre pro každého dodavatele. Nejčastěji jich bude několik, kteří se řadí poblíž vrcholu stupnice, shluk odpovědí o něco dál v žebříčku a několik těch, kteří řez neudělají. Nyní byste měli mít ke konečnému hodnocení svůj krátký seznam finalistů – ideálně tří až pěti kandidátů.
Šance jsou dobré, že budete moci určit nejlepší kandidáty, ale pokud to není tak jasné, vraťte se k jednotlivým hodnocením a prodiskutujte s týmem.
Klíčové tipy pro vaše předběžná posouzení ERP
Zacházejte s každým potenciálním poskytovatelem stejně. Nepřijímejte žádné živé ukázky, speciální osobní schůzky nebo návštěvy na místě, pokud nejste ochotni nabídnout stejný přístup všem prodejcům – je důležité zachovat rovné podmínky. Jednou z běžných technik je pořádání „konference nabízejících“ ve vašem zařízení, která ukáže všem potenciálním poskytovatelům a odpoví na jejich otázky (před všemi).
Nezapomeňte, že návrh je prodejní doklad. Odpovědi budou obsahovat požadované informace a další. Předpokládejme, že každý nárok je pravdivý; většinu, ne-li všechny nároky, můžete ověřit během procesu hodnocení. Ale pochopte, že autoři návrhu budou reagovat na vaše otázky způsobem, který staví jejich produkty do nejpříznivějšího světla.
Hledejte odlehlé hodnoty. Věnujte zvláštní pozornost všem kritériím, kde hodnocení vykazuje širokou variabilitu. Pokud jeden posuzovatel hodnotí návrh pro jedno kritérium velmi vysoko a jiný posuzovatel ho hodnotí velmi nízko, stojí za diskusi. Zeptejte se obou recenzentů konstruktivním, neohrožujícím způsobem, jak zjistit, co si každý myslí. Pravděpodobně si jeden nebo oba všimli něčeho, co ostatní recenzenti postrádali nebo nepovažovali za důležité. V důsledku těchto diskusí můžete chtít upravit hodnocení pro konkrétní kritérium – a to by mohlo změnit celkové pořadí.
Podcast playbooku cloudového ERP
Poslechněte si rady vedoucích pracovníků v odvětví, kteří úspěšně přešli na cloudové ERP.
Podcast playbooku cloudového ERP
Poslechněte si rady vedoucích pracovníků v odvětví, kteří úspěšně přešli na cloudové ERP.
4. Porovnání ERP a podrobné vyhodnocení
Jakmile identifikujete tři až pět finalistů, je čas začít pracovat na ověření jejich tvrzení a validaci referencí.
Jak spustit hodnocení ERP
Spojte se s každým z potenciálních poskytovatelů a dejte jim dobrou zprávu: udělali krátký seznam! (Je v pořádku říct jim, kolik dalších finalistů je, a dokonce jim dát vědět, proti kterým firmám soutěží, pokud vám to vyhovuje).
V některých případech můžete také požádat o upřesnění jejich návrhů.
Promluvte si s (nebo navštivte) stávající uživatele systému, nejlépe ve vašem odvětví (nebo na podobném trhu) a blízko velikosti vaší společnosti.
Zabezpečte reference, pokud je dodavatelé ještě neposkytli. (Prodejci mohou váhat s poskytnutím referencí kvůli obavám o hospodářskou soutěž. Ale měli byste trvat. Ujistit je, že podepíšete a budete dodržovat dohody o mlčenlivosti).
Jak spravovat ukázky ERP systémů
Je také čas pozvat kandidáty zařazené do užšího výběru k provedení podrobných ukázek jejich systémů – ale tyto ukázky musíte ovládat.
Poskytněte každému kandidátovi skript nebo seznam funkcí, které chcete vidět s dostatečným předstihem před naplánovanou ukázkou. Všichni potenciální poskytovatelé by měli získat stejný seznam.
Umožněte jim ukázat všechny speciální funkce, které chtějí zvýraznit až poté, co vám zobrazí funkce a procesy popsané v RFP.
Ujistěte se, že váš skript nebo seznam obsahuje jedinečné požadavky identifikované v prvním kroku. ERP systémy zpracovávají normální procesy stejným způsobem; jsou to výjimky z běžných procesů, které představují výzvu. (Například možnost zadávat objednávky pro artikly, které nejsou v zásobě, požadavek na prodej skupin nebo artiklů v balíčcích, sadách nebo sadách nebo podpora jedinečného procesu párování faktur).
Během ukázky budete chtít zjistit, jak lze software nastavit a přizpůsobit tak, aby podporoval vaše jedinečné procesy a postupy. To znamená, že zůstat otevřený v rozsahu, v jakém byste mohli objevit některé osvědčené postupy v těch standardních funkcích, které by zlepšily provoz a výsledky ve vaší společnosti.
V ideálním případě bude demonstrátor schopen ukázat funkci systému pomocí vlastních dat. To není vždy možné, ale když je, poskytne vám mnohem lepší ukázku, jak by systém fungoval ve vašem prostředí.
Klíčové tipy pro vaše podrobné posouzení ERP
Nenechte se oslnit ukázkami. Profesionálové, kteří předvádějí software, jsou typicky velmi zkušení a mají skvělé osobnosti. Jejich cílem je vyhrát vás a prodat jejich software. Nenechte se rozptýlit osobou nebo prodejní hřiště, bez ohledu na to, jak zábavné. Zaměřte se na to, jak podnikové procesy splňují vaše potřeby.
Využijte referenční návštěvy webu na maximum. Pečlivě si vyberte, koho chcete navštívit. Zavolejte na svého hostitele a ujistěte se, že implementovali software a uvědomili si slibované výhody. Domluvte se na tom, co vám ukážou, a na lidech, se kterými se během návštěvy setkáte. Jakmile jsou na místě, pečlivě posouďte, zda je jejich úspěch replikovatelný ve vašem prostředí. Položte si také tvrdé otázky: „Jaká byla vaše největší překvapení?“ „Kdybyste to museli udělat znovu, co byste dělali jinak?“
Pokračujte v pokládání otázek. Vyzvěte svůj výběrový tým, aby kladl otázky, pokud má pouze objasnit odpovědi. Udělejte to v přehledu RFP i během ukázek; tím se výrazně sníží šance na budoucí překvapení. Nyní je čas objevit odpovědi, které se vám nelíbí – před zahájením jednání. Také mějte na paměti, že v této fázi dostanete své odpovědi zdarma, takže se naučte co nejvíce. Jakmile začnete implementovat produkt, možná budete muset počkat na podporu nebo dokonce zaplatit za odpovědi na vaše otázky.
5. Výběr erp a smlouva
Po dokončení detailních vyhodnocení pravděpodobně zjistíte, že máte dva nebo tři dodavatele, kteří splňují vaše kritéria. Vyberte ten, o kterém se domníváte, že nejlépe vyhovuje vašim současným a budoucím potřebám – ale nezavírejte ostatní. Místo toho jim dejte vědět, že jsou fit, ale ne vaše první volba; to nechává dveře otevřené v případě, že vaše jednání s nejvyšším kandidátem nefungují tak, jak bylo plánováno.
Nyní můžete začít vyjednávat o detailech smlouvy s nejvyšším kandidátem. Většina firem ví, jak tento krok „má fungovat“. Ale stejně jako každý další krok v procesu hodnocení a výběru ERP, zde můžete narazit na některá překvapení.
Moc je na vaší straně při jednáních. Nejlepší je však považovat poskytovatele za partnera pro budoucí úspěch vaší společnosti, nikoli za protivníka při vyjednávání. Usilovat o spravedlivou dohodu, která oběma stranám poskytne pobídky k efektivnímu a efektivnímu fungování systému.
Každý aspekt implementace systému a průběžné podpory by měl být prodiskutován a zdokumentován – s podrobnostmi o ceně, kdo je odpovědný, a v některých případech i potřebný čas. Existuje mnoho aspektů smlouvy, včetně (mimo jiné):
Počáteční nákup, leasing nebo licence na hardware a software
Implementace hardwaru a softwaru (upřesnění toho, co je „implementace“)
Náklady a načasování pilotního projektu konferenční místnosti (před nebo po zaplacení softwaru)
Počáteční a průběžné náklady na odbornou přípravu
Průběžná podpora údržby hardwaru a softwaru (a na jaké úrovni)
Konverze dat a integrace do jiných systémů
Sítě a bezpečnost
Přizpůsobení (iniciální a s budoucími verzemi)
Klíčové tipy pro váš konečný výběr ERP softwaru
Před jednáním neoznamujte svůj konečný výběr. Na konci fáze podrobného hodnocení může tým chtít vyhlásit „vítěze“. Nicméně informování vedoucího kandidáta, že je „vybraný“, není v nejlepším zájmu společnosti. Není neobvyklé, že v procesu vyjednávání dochází k překvapením a možná budete muset znovu navštívit svůj výběr.
Plánujte dlouhodobě. Ve spěchu k zahájení se ujistěte, že jste pečlivě zkontrolovali dlouhodobé náklady, aby vaše odhady byly správné a abyste nezkreslili čísla návratnosti investic do ERP. Někteří poskytovatelé poskytují více bezplatných služeb po delší dobu a někteří mohou svou dlouhodobou podporu outsourcovat firmě, která je placena po jednotlivých podporách. Někteří poskytovatelé mají limit, kolik zvýší roční sazby za údržbu nebo předplatné, a mnozí ne. Jiní prodávají nízké předplatné software jako služba (SaaS) a po několika letech ji výrazně zvýší. Někteří poskytovatelé poskytují každoroční aktualizaci, ale žádnou významnou podporu v procesu aktualizace. Pokládejte otázky a získejte odpovědi písemně, abyste se ujistili, že plně rozumíte svým dlouhodobým nákladům.
Bere vesnici (nebo alespoň tým)
Nejdůležitějším faktorem úspěchu procesu hodnocení ERP systému je projektový tým. Tento tým by měl být založen velmi brzy a měl by být hnací silou při vývoji, distribuci a hodnocení RFP a výběru nového ERP systému.
V našich zkušenostech, kdy se týmy nacházejí uprostřed podrobného vyšetřování a hodnocení, se často berou zkratky. Pokud váš projektový tým postupuje podle těchto pěti kroků a věnuje pozornost získaným zkušenostem, bude schopen najít optimální řešení, které splní požadavky vaší společnosti, nyní i do budoucna.
Prozkoumejte cloudový ERP software
SAP S/4HANA Cloud je moderní ERP systém s integrovanou umělou inteligencí a strojovým učením.