Čas na upgrade ERP? Průvodce nahrazením staršího systému ERP
Seznamte se s tipy a radami, jak zjistit, proč, kdy a jak nahradit starší ERP.
Přehled
Jak vám funguje ERP systém? Je čas na upgrade ERP? Tyto otázky vám pravděpodobně nebyly položeny přímo (pokud jste nehovořili s obchodními zástupci), ale možná jste si položili tuto otázku, pokud ne explicitně. Existuje malá míra pochybností o tom, že váš systém je nějakým způsobem lepší? Možná jste slyšeli některé moderní příběhy úspěchu ERP. Nebo je to možná více zřejmé – možná jsou tu nové věci, které musíte udělat pro své zákazníky, nebo udržet krok s konkurencí, kterou váš původní systém nemůže zvládnout bez velkého času a peněz na upgrady nebo úpravy. Ať tak či onak, je správnou řídící praxí průběžně posuzovat výkonnost systému a určovat oblasti pro zlepšení nebo vznikající problémy, které se mohou v dohledné budoucnosti stát problémy.
Existuje dokonalý ERP systém?
Krátká odpověď je „ne“. A i když v daném okamžiku existoval dokonalý systém pro vaše specifické potřeby, tyto potřeby se neustále mění. Takže je dobré držet krok s věcmi, vědět, jak vaše ERP podporuje vaše aktuální potřeby, a identifikovat trendy, které mohou vést k problémům.
Je módní označovat instalované systémy jako „starší ERP“, což znamená staré technologie a zastaralé systémy. To je nespravedlivé, protože mnoho instalovaných systémů je pravidelně udržováno, neustále modernizováno a plně schopno růst a přizpůsobit se měnícím se potřebám a požadavkům. To znamená, že upgrady ERP jsou volitelné, i když důrazně podporovány dodavateli softwaru. Je důležité mít stále aktuální informace o opravách a vylepšeních poskytovaných vaším poskytovatelem řešení. Pokud narazíte na problémy nebo nepříznivé trendy, první věc, kterou byste měli udělat, je zajistit, aby váš systém měl všechny aktualizace a vydání, a pak zjistit, zda má váš dodavatel k dispozici další doplňky nebo vylepšení, které by mohly řešit případné nedostatky, které jste našli. Určete, co by bylo potřeba k implementaci těchto oprav, pokud jde o peníze a úsilí, a použijte tyto informace k posouzení nákladů na pokračování v současném řešení (viz „Kolik utratíte za ERP?“ níže).
Umožňuje vám váš současný ERP software poruchu?
Celkově si udržujte starý systém ERP aktuální. Ale také bedlivě hlídejte výkon systému. Potřeby a požadavky se změní a musíte si být jisti, že váš systém skutečně podporuje potřeby vaší společnosti a zákazníků.
Výše uvedené vlastní hodnocení může pomoci určit nedostatky a oblasti, které je znepokojují, včetně následujících:
Váš systém není schopen splnit nové požadavky nebo omezit nové iniciativy.
Nepodporuje nové technologie ani požadavky, nebo to dělá jen s obtížemi, vysokými náklady a zpožděními. Dodavatel pomalu začleňuje nové funkce a funkce.
Funkce se obtížně učí a používají a spíše brzdí než podporují účinnost.
Doba odezvy je velmi pomalá. Ukládání a získávání informací je nedostatečné, těžkopádné, nebo jen ne v souladu s dnešními stále se rozšiřujícími potřebami.
Systém je nákladný a obtížně udržovatelný a podporovaný a není odpovídajícím způsobem podporován vaším dodavatelem.
Pokud je váš systém skutečně starším ERP s klesající podporou od dodavatele nebo zmenšující se zásobou technické podpory, znalí programátoři a analytici budou nepochybně dražší a těžší najít, jak se systém stává zastaralějším a nespolehlivějším.
To jsou druhy problémů, které se mohou vyvíjet pomalu a jít dlouho nerozpoznané. Pak se najednou ukáže, že nedostatky systému způsobují vážné obchodní problémy – a něco je třeba udělat.
Kolik utratíte za ERP?
Mnoho společností je překvapeno, když provádějí analýzu a zjišťují, co skutečně stojí udržet svůj stávající ERP systém na svém místě a provozuschopný. To může znít divně, když středně velké společnosti obvykle pozorně sledují výdaje jako součást svých pravidelných povinností v oblasti řízení. Není však vždy snadné oddělit přímé a nepřímé náklady spojené s ERP.
Kromě měsíčních a ročních poplatků dodavatelům softwaru a dodavatelům hardwaru vzniknou průběžné náklady na služby a podporu od různých poskytovatelů služeb (například hardwarové služby, poradenství nebo sítě). Nezapomeňte zahrnout náklady na aktualizaci, pokud jste zjistili (nebo máte podezření), že aktualizace nebo vylepšení mohou být potřebné k vyřešení stávajících nebo očekávaných problémů, jak je uvedeno výše.
Zvažte také přímé náklady interního IT oddělení, včetně platů a benefitů, prostoru, veřejných služeb a dodávek. Zkuste oddělit ty, které přímo podporují váš ERP. Mějte na paměti, že alespoň některé z těchto nákladů zůstanou po upgradu a implementaci nového systému, zejména pokud nahrazujete tradiční systém on-premise jiným systémem on-premise. Nákladová struktura cloudového softwaru jako služby (SaaS) je odlišná, ale stále budete potřebovat nějaký bod pro srovnání, abyste mohli učinit obhajitelné rozhodnutí, zda zůstat se stávajícím systémem, zahájit upgrade ERP nebo usilovat o nahrazení staršího systému.
Výpočet návratnosti investic v ERP
Získejte podrobný návod, jak posoudit náklady a přínosy nového ERP.
Výpočet návratnosti investic v ERP
Získejte podrobný návod, jak posoudit náklady a přínosy nového ERP.
Co by nový systém stál?
Máte obavy z potenciálních nákladů na přechod na nový ERP systém? To je pochopitelné. Nový ERP systém je pravděpodobně jedním z větších výdajů na nevýrobní zařízení, které firma v daném roce vyrobí. Nicméně při pohledu v souvislosti s dostupnými výhodami a v porovnání s částkou, která je v současné době vynaložena na zachování současného systému, většina společností shledává, že náklady jsou zcela přiměřené a odůvodněné. Nezapomeňte myslet na náklady životního cyklu – celkové náklady za období, jako je pět až sedm let.
Při pohledu na náklady na pořízení a implementaci náhradního systému si uvědomte, že náklady na hardwarovou a softwarovou licenci jsou pouze součástí rovnice. Do svého posouzení byste měli zahrnout také následující:
Síťová a periferní zařízení, jako jsou čtečky čárových kódů, vzdálené vstupní stanice, mobilní zařízení a klientský software plus podpora.
Konverze dat a pořizování dat do nového systému, jakož i poskytnutí pro archivaci a přístup k historickým záznamům.
Připravenost na katastrofy, včetně systémů zálohování nebo převzetí služeb při selhání, zdrojů pro obnovu dat, redundantní konektivity a komunikace.
Vzdělávání a školení pro implementační tým ERP a všechny budoucí uživatele. (To je kriticky důležité. Neskákej tady.)
Vývoj nových pracovních postupů a dokumentace.
Pomoc při provádění. Pravděpodobně bude do balíčku od primárního dodavatele systému zahrnuta určitá úroveň pomoci, ale možná budete chtít využít další pomoc od dodavatelů, externích konzultantů, vaší účetní firmy nebo jiných pro některé nebo všechny výše uvedené položky.
Další zátěž pro vaše zaměstnance během implementace ve formě přesčasů, najímání pokušení pomáhat s pravidelnými povinnostmi, aby měli čas pracovat na realizaci, nebo bonusy a další pobídky k udržení motivovaných pracovníků.
Uvědomte si, že nákladová struktura cloudových systémů SaaS je zcela odlišná od tradičního přístupu on-premise, který se kupuje a implementuje. SE SaaS je pro hardware malé nebo žádné počáteční náklady, protože je to v podstatě situace předplatného. Ale SaaS smlouva obvykle zahrnuje také velké náklady na údržbu a podporu, takže vaše průběžné, vnitropodnikové náklady na IT budou výrazně sníženy. Většina společností zjistí, že celkové náklady na SaaS za pět až sedm let budou pravděpodobně nižší než celkové náklady na nákup a podporu interně.
Vzhledem k tomu, že vážíte rozhodnutí zachovat stávající systém nebo se podívat na náhradu, zvažte kompromisy. S novým řešením ERP získáte moderní uživatelské rozhraní, další funkce a zvýšíte svou konkurenční výhodu, zatímco pokud si zachováte svůj starší systém, omezujete svou schopnost zůstat agilní, produktivní a konkurenceschopný. I když nehledáte primárně úspory nákladů, moderní příběhy o úspěchu ERP ukazují, že výhody přechodu na nový systém často stojí méně a převažují nad náklady na implementaci upgradu.
Jak finančně zdůvodníte nový ERP systém?
Při rozhodování o této velikosti většina společností vyžaduje analýzu nákladů a přínosů ve formě výkazu návratnosti investic (ROI). Strana nákladů je snadná – sčítá očekávané náklady, jak je uvedeno výše. Na straně přínosů mohou být přímé úspory nákladů na IT, ale výčet hlavních přínosů vyžaduje, aby si společnost představila, jak systém změní pracoviště a umožní vyšší výkon, vyšší produktivitu a lepší služby zákazníkům.
Zlepšený výkon: Mnoho projektů erp systémů je do značné míry odůvodněno očekávaným zlepšením efektivity (snížení přímých pracovních sil) a úsporami nákladů (včetně, ale nejen snížení zásob), a správně, protože to jsou obrovské přínosy pro návratnost v mnoha úspěšných implementacích ERP. Uvědomte si však, že systém nevytváří tyto výhody pouhou existencí ve vaší společnosti. Systém organizuje, analyzuje a prezentuje data tak, aby manažeři mohli lépe využívat lidi a činit lepší rozhodnutí, což bude znamenat velké výhody. Mějte na paměti, že když máte rozpočet na školení uživatelů a provádění zdokonalených postupů.
Lepší služby zákazníkům: Tyto výhody jsou méně přímé, ale ještě cennější. Lepší obsluhou zákazníků můžete teoreticky zvýšit tržby a zisky, zvýšit podíl na trhu a možná i zvýšit marže, protože dobrý zákaznický servis přináší zákazníkovi přidanou hodnotu, aniž by se přidaly náklady na samotný produkt. V některých případech se zlepšení služeb zákazníkům stane požadavkem na přežití, protože když nový nebo dobrý zákazník očekává funkce, jako je elektronické objednávání nebo rozšířené elektronické výkaznictví, váš ERP systém musí dodat.
Změny na pracovišti: Dnešní systémy jsou navrženy pro použitelnost (uživatelské prostředí nebo uživatelské prostředí je aktuální bzzword) pro rychlý a snadný přístup k informacím. Vzhledem k tomu, že práce a pracovní postup každého uživatele je jedinečný, jsou dnešní systémy vysoce přizpůsobeny tak, aby každému uživateli poskytovaly co nejefektivnější a nejpohodlnější pracovní obrazovky a procesy. Myslete spíše na vyhýbání se nákladům než na snížení nákladů v tomto přínosu. Tato zvýšená efektivita pomůže současným zaměstnancům dělat více a zvládnout vyšší objem obchodů bez nového najmutí. Není vhodné systém ospravedlňovat na základě sníženého počtu zaměstnanců – pravděpodobně k němu nedojde a vyhlídky na ztrátu pracovních míst nemotivují pracovníky k přijetí systému a k jeho úspěchu.
Výběr ERP je jen začátek
Při následujících tipech pro vyhodnocování ERP systémů mějte na paměti, že nahrazení starého systému není jednoduchý nebo rychlý proces – ale stojí za investici, protože může přinést značné výhody, pokud je správně vybrán a implementován.
Jedna otázka, kterou má většina společností na prvním místě svého seznamu v tomto bodě procesu, zní: „Jak dlouho bude trvat výběr a implementace nahrazení starého systému?“ Na tuto otázku neexistuje jediná odpověď – záleží na velikosti a složitosti organizace, ať už jsou oba systémy (staré i nové) založeny na cloudu, na dynamice společnosti a realizačního týmu, na úrovni závazku managementu k projektu a množství spolupráce nebo odporu mezi uživatelskou komunitou … pojmenovat jen několik proměnných. Některé implementace mohou být dokončeny za několik měsíců, jiné trvají rok nebo více. Zkušený implementační partner vám může pomoci vytvořit dosažitelnou časovou osu, když představíte svůj plán projektu v raných fázích plánování implementace.
Nemusíme vám říkat, že výměna páteřní sítě pro správu strategických informací vaší společnosti musí být rušivá. Tomu se nelze zcela vyhnout, ale narušení lze minimalizovat dobře plánovaným a spravovaným implementačním úsilím.
Využijte všech výhod cloudového ERP
Podnikejte odkudkoli díky kompletním modulárním řešením s integrovanou umělou inteligencí a analytickými funkcemi.