Co je to implementace ERP?
Výběr systému plánování podnikových zdrojů (ERP) je pouze začátek. Od předběžných příprav až po pomigraci pomáhá dodržování osvědčených postupů pro implementaci ERP společnostem předcházet nástrahám a odstraňovat náklady a rizika, kterým lze předejít.
Přehled implementace ERP
První věc, kterou je třeba pochopit o implementaci ERP systému, je to, co je ERP: plánování podnikových zdrojů. Nejjednodušším způsobem , jak definovat ERP, je přemýšlet o všech hlavních podnikových procesech potřebných pro provoz společnosti: finance, personalistika, výroba, dodavatelský řetězec, služby, nákup a další. Na své nejzákladnější úrovni je ERP software, který pomáhá efektivně řídit všechny tyto procesy v integrovaném systému - proto je často označován jako systém záznamu pro organizaci.
Bez efektivně implementovaného ERP systému se podniky potýkají s mnoha obsáhlými procesy a staršími systémy, které vedou k prodlouženým cyklům vykazování, které jsou náchylné k chybám, omezenému přístupu k datům v reálném čase a k žádnému spolehlivému jedinému zdroji pravdy. Proto - bez ohledu na velikost společnosti - se vedoucí pracovníci rozhodnou zavést ERP systém: aby jim pomohli získat konkurenční výhodu a optimalizovat jejich provoz a zároveň snížit riziko.
Integrace ERP systému do podnikových procesů a IT prostředí však může být monumentální úlohou. Před zahájením je důležité znát výhody, potenciální úskalí a osvědčené postupy pro implementaci.
Obchodní výhody implementace ERP systému
Implementace ERP systému – zejména cloudového systému – přináší řadu výhod a liší se v jednotlivých podnicích. Firma poskytující profesionální služby má například velmi odlišné důvody pro výběr ERP systému než výrobní společnost.
Tato tři pozitiva implementace ERP se však vztahují pouze na každou organizaci:
Poskytuje užitečné přehledy v reálném čase: Řízení podniku v reálném čase je náročné, když je obtížné získat informace a jednat podle nich. Implementace ERP systému pomáhá vedoucím pracovníkům podniku centralizovat data, průběžně monitorovat finanční pozici společnosti a řídit výkaznictví – a to i v náročném a stále se vyvíjejícím podnikovém prostředí.
Zvyšuje provozní efektivitu: Řízení podniku pomocí odpojených systémů, které spoléhají na manuální zásah, je nejen nákladné a náročné na práci, ale také vede k chybám, zpožděním a nespokojeným zákazníkům. Automatizace manuálních procesů pomocí řešení ERP šetří čas, snižuje úsilí, snižuje náklady a pomáhá zvyšovat ziskovost.
Zjednodušené nasazení, používání a údržba: Udržet krok s technologickým pokrokem se zkomplikuje, když organizace pracuje ve více geografických oblastech, které nejsou plně podporovány, nebo v silech v oboru, která nezůstávají krok se změnami. Díky nasazení cloudového ERP jsou aktualizace škálovatelné, automatické a dostupné všude.
Strategie implementace ERP
Když firmy přemýšlejí o systémových implementacích, často začínají uvažováním o požadovaných funkcích. Ale nové funkce nebo technologie nejsou hlavním problémem; to, co podnik potřebuje pro růst, jsou moderní podnikové procesy, které umožňují agilitu a schopnost reagovat.
Stávající procesy však bývají nepružné, nepružné a neschopné uspokojovat obchodní potřeby. I když jsou zavedeny osvědčené a nákladově efektivní procesy, je třeba je často aktualizovat, aby vyhovovaly vyvíjejícím se potřebám, nebo je třeba je rozšířit o nové funkce, jako je umělá inteligence, mobilní přístup, upozornění a business intelligence. Je důležité udržet tyto procesy v jádru prováděcího plánu. Stojí také za zmínku, že čím složitější bude podnik, tím komplexnější a sofistikovanější bude přístup k implementaci.
Zde jsou čtyři obecné strategie, jak by společnosti všech velikostí mohly přistupovat k projektu implementace ERP:
- Big bang: Implementujte systém nebo proces v celém rozsahu, vše najednou. Tato metoda se často používá při přechodu ze starého systému na nový, kde se vše přepíná současně. Tento přístup sice může vést k okamžitým přínosům a snížit potřebu paralelních operací, ale také s sebou nese značné riziko. Jakékoli problémy, které vzniknou během provádění, mohou mít rozsáhlé dopady a náhlá změna může být pro uživatele a zúčastněné strany ohromující. Přístup založený na velkém třesku se často volí tehdy, když časové omezení nebo povaha projektu činí postupnou implementaci ERP nepraktickou.
- Fázovaný rollout: Postupně implementujte systém nebo proces ve fázích, často napříč různými odděleními, lokalitami nebo skupinami uživatelů. Tato metoda umožňuje pečlivé monitorování a úpravy v každé fázi, čímž snižuje riziko rozsáhlého narušení. Rozšířením implementace organizace řeší problémy tak, jak vznikají, a učí se z každé fáze, než přejdou na další. I když plně implementovat systém trvá déle, tento přístup umožňuje plynulejší přechody a větší přijetí uživateli. To je zvláště užitečné v komplexních projektech, kde plné nasazení ERP nese značné riziko.
- Pilotní implementace: Zavést nový systém, proces nebo produkt v malém měřítku, často v kontrolovaném prostředí nebo s omezenou skupinou uživatelů, před zavedením v plném rozsahu. Primárním cílem pilotního projektu je otestovat funkčnost systému, identifikovat potenciální problémy a shromažďovat zpětnou vazbu od uživatelů. Tento přístup umožňuje úpravy a upřesnění před širším nasazením, čímž se snižuje pravděpodobnost selhání při úplné implementaci. Úspěšný pilotní projekt může budovat důvěru mezi zúčastněnými stranami a sloužit jako důkaz koncepce pro přijetí erp v širším měřítku.
- Hybridní přístup: Kombinujte prvky z několika implementačních strategií, jako je velký třesk, fázovaný rollout a pilotní implementace, abyste přizpůsobili plán specifickým potřebám projektu. Například organizace může používat fázovaný rollout pro základní funkce a současně pilotování nových funkcí ve vybraných oblastech. Tento přístup nabízí flexibilitu, která umožňuje úpravy založené na zpětné vazbě v reálném čase a vyvíjejících se okolnostech. Využitím silných stránek různých strategií hybridní přístup zmírňuje rizika, optimalizuje zdroje a zvyšuje pravděpodobnost úspěšné implementace ERP.
Role projektového týmu ERP
Bez ohledu na strategii je jeden předběžný prvek pro úspěch PROJEKTU ERP možná kritičtější než kterýkoli jiný: samotný tým. Případová studie po případové studii implementace ERP vypráví stejný příběh. Faktorem úspěchu implementace je realizační tým– lidé, kteří projekt formují od samého začátku.
Je to proto, že skvělý ERP software je skvělý, jen pokud je implementován silným týmem. Pokud lidem chybí čas, podpora nebo dovednosti k efektivnímu výkonu práce, nebudou úspěšní – a projekt by mohl trpět zpožděními, dodatečnými náklady a/nebo softwarem, který nevyhovuje potřebám společnosti.
Společnosti, které se setkaly s nezdary nebo selháními, často přidělovaly pracovníky, kteří „měli čas“ pracovat na projektu. Ale projekt ERP vyžaduje nábor lidí, bez nichž „se neobejdete“. Jsou to zaneprázdnění lidé, kteří znají obchodní procesy, dobře pracují s ostatními členy organizace a mají respekt k výkonnému managementu. Tito lidé by měli být věnováni projektu na plný úvazek (40 dostupných hodin), nebo co nejvíce hodin týdně.
Ke klíčovému projektovému týmu by neměl být přidán nikdo, kdo není schopen věnovat alespoň 25 % svého týdenního času (minimálně 10 hodin). Členové týmu, kteří stráví méně než čtvrtinu svého času, sotva budou schopni dohnat projektové aktivity, mnohem méně přidané hodnoty projektu.
Kritická je také výkonná podpora týmu. Při každé velké implementaci ERP je třeba rozhodovat o prioritách a resourcingu kompromisů. Without strong support and commitment, even the most qualified teams can flounder.
Rychlé zavedení moderního ERP systému je jednou z nejvýznamnějších věcí, kterých může společnost dosáhnout, a zásadní je zapojení správných lidí od zahájení projektu.
Kroky pro plánování nového implementačního projektu ERP
Každý PROJEKT ERP nevyhnutelně narazí na nečekané problémy. Dodržování osvědčených postupů pro úspěšnou implementaci ERP však může identifikovat a řešit problémy, jak vznikají, což pomáhá řídit rizika a náklady.
Je důležité naplánovat sekvenci implementace realisticky, vždy s ohledem na dostupnost vedoucího týmu, manažerů a interních odborníků, kteří přispívají k úsilí. Nezapomeňte upřednostnit potřeby zaměřit se na velké výhry a zároveň vytvořit základní softwarovou a technologickou základnu, která se může rozšířit s obchodními potřebami.
Hlavní kroky v plánování implementace ERP
I když jsou podrobný konečný plán a klíčové ukazatele výkonu (KPI) přizpůsobeny specifickým obchodním požadavkům, následující klíčové činnosti jsou běžnými kroky ve všech úspěšných implementacích ERP:
Osvědčené postupy pro plánování nové implementace ERP
1. Vyberte partnera pro software a služby, který vám pomůže s implementací.
Po dokončení procesu výzkumu a hodnocení ERP softwaru je čas vybrat partnera, který pomůže s implementací vybraného systému, protože většina projektových týmů nemá příliš zkušeností s implementací ERP softwaru. Vyhledejte kvalifikovaného konzultanta implementace ERP s důvěrnými znalostmi a zkušenostmi s vybranou aplikací ERP. Potvrďte, že chápou, jak nové erp řešení podporuje současné a vyvíjející se podnikové procesy, včetně dotazování jejich referencí pro ověření jejich odborných znalostí.
Partner by měl mít pracovníky vyškolené ve specifickém odvětví a dostupné na potřebných místech. Pro mezinárodní zákazníky a dodavatele se ujistěte, že partner má nadnárodní obchodní, jazykové a měnové dovednosti potřebné pro zefektivnění implementace. Nakonec zkontrolujte software pro řízení projektů, který firma používá, aby se ujistila, že je kompatibilní se stávajícím interním plánovacím, plánovacím a sledovacím systémem.
2. Podrobně popište všechny úkoly projektu.
Implementační partner ERP pomáhá vytvořit podrobný seznam úloh všeho, co je třeba udělat.
Tento seznam je rozsáhlý – samotné školení zahrnuje například mnoho úkolů:
Školení projektového týmu: Projektový tým ERP se musí seznámit se softwarem, aby se mohl rozhodnout, jak přizpůsobit podnikové procesy.
Školení IT týmu: IT tým musí být poučen o tom, jak optimálně nainstalovat a udržovat ERP systém.
Školení pro podnikové uživatele: Každý koncový uživatel ERP softwaru se musí naučit, jak funguje.
Průběžné školení: Noví uživatelé potřebují školení, protože se připojují ke společnosti, takže musí být zaveden dlouhodobější plán uvedení.
Seznam úloh by měl být rozdělen do fází. Čas by měl být přidělen pilotnímu projektu konferenční místnosti, přizpůsobení aplikace, integraci do jiných aplikací a zdrojů dat, implementaci infrastruktury, očištění dat, přijetí uživateli atd.
3. Výpočet pracovní doby.
Pečlivě odhadněte množství času, které trvá na každý úkol. Zvažte práci zahrnutou v každém úkolu a potom přiřaďte požadovaný počet „pracovních hodin“, i když je to jen rozsah hodin. Sečtěte pracovní dobu pro každou fázi projektu ERP a přiřaďte člena projektového týmu odpovědného za její provedení.
To může být impozantní úkol; proto je důležité zapojit implementačního partnera, který je obeznámen s konkrétním řešením ERP. Tento krok je nezbytný pro přesný výpočet časové osy, pro určení, zda aktuální tým vyžaduje pomoc, a pro omezení natočení rozsahu.
4. Vytvořte realistický harmonogram.
Po uvedení dostupných a požadovaných pracovních hodin do tabulky vytvořte zvládnutelný časový plán. V mnoha případech první průchod odhaluje problém s kapacitou ve srovnání s časovým rámcem implementace, který byl původně představen vedoucím pracovníkům.
Zde je příklad výpočtu, který ilustruje potenciální nesrovnalosti:
Cílový časový rámec zahájení produktivního provozu = 12 měsíců nebo 1 rok
Celkový počet pracovních hodin dostupných v období 12 měsíců = 540/týden nebo 28,080 hodin/rok
Celkový počet pracovních hodin potřebných k implementaci = 42.000 hodin celkem
Požadované hodiny dělené dostupnými hodinami za rok = 1,496 roku
Výsledek? Datum zahájení produktivního provozu již chybí dříve, než projekt vůbec začne. Mezi možná řešení patří:
Omezení rozsahu – i když se tým dohodl, že se jedná o zásadní úkoly
Prodloužení data na realistické
Přidání dalších interních a externích zdrojů (k dispozici je více pracovních hodin)
Rozdělení projektu na fáze
Zde se musí rozhodnout tým vedoucích pracovníků. Je to jen jeden příklad, proč by měli být zapojeni do procesu výběru a implementace ERP softwaru.
5. Realizace pilotního projektu konferenční místnosti.
Po zahájení se před úplným uvedením do provozu provede zkušební běh nebo pilot (v konferenční místnosti). Tento pilot konferenční místnosti zajišťuje, že jsou zavedeny správné obchodní procesy pro aktuální a budoucí potřeby společnosti. Vzhledem k tomu, že jsou navrženy nové procesy, je důležité porozumět škále možností, které jsou k dispozici v systému ERP, a ověřit procesy s projektovým týmem a zúčastněnými stranami z komunity uživatelů.
V této vícetýdenní fázi partner pro implementaci ERP nainstaluje pilotní software, který umožňuje testovat všechny procesy tak, aby fungovaly tak, jak se očekávalo, bez překvapení. Použití osvědčených postupů v tomto okamžiku často šetří čas, zejména pokud konfigurační nástroje mohou provádět úpravy pro upřesnění procesů.
6. Očistěte data.
Zní to jednoduše, ale očištění dat je velmi časově náročná činnost. Nejlepší je začít vyhodnocovat přesnost dat co nejdříve, protože správné dokončení tohoto kroku vyžaduje velké úsilí. Během projektu dochází ke změnám podnikových procesů – proto se připravte na další kroky správy dat během implementace.
7. Mějte o tom všechny informace.
Každý týden by měl člen projektového týmu kontaktovat všechny klíčové zainteresované strany, aby znali pozitiva a „ne tak pozitiva“ průběhu implementačního projektu. Nejhorším scénářem je, když lidé nejsou aktuální a jsou překvapeni. Většina systémů řízení projektů může poskytnout vizuální reprezentaci pokroku projektu ERP.
Podcast pro Cloud ERP Playbook
Poslechněte si rady vedoucích představitelů odvětví, kteří úspěšně přešli na cloudové ERP.
Podcast pro Cloud ERP Playbook
Poslechněte si rady vedoucích představitelů odvětví, kteří úspěšně přešli na cloudové ERP.
Upřednostnit procesy a schopnosti, na kterých záleží nejvíce
Protože ne všechny podniky mají stejné problémy, je nejlepší zkontrolovat všechny relevantní podnikové pracovní postupy a označit, které postupy je třeba řešit jako první.
Zde je seznam oblastí s vysokou hodnotou, které je třeba vzít v úvahu:
Finance a účetnictví: Přesné finanční transakce, kpi a analytické nástroje v reálném čase jsou zásadní pro každý podnik a musí zahrnovat všechna místa a oddělení. Kromě účetnictví musí být integrovány s kalkulací nákladů, sestavováním rozpočtu, prognózováním, projekty, správou investičního majetku, dodržováním předpisů a správou hotovosti.
Řízení dodavatelského řetězce (SCM) a výroba: Napjaté plány, nízké marže a narušení dodavatelského řetězce jsou výzvou pro každý podnik. Jejich správa vyžaduje týmové úsilí – spolupráci s dodavateli, přepravci, dovážejícími/exportními firmami, bankami a dalšími partnery – často na mobilních zařízeních na mnoha místech.
Řízení vztahů se zákazníky (CRM): CRM procesy se obvykle dotýkají každé části podniku. Přímý prodej, distributoři, maloobchodní prodejny, e-commerce a zákaznický a terénní servis musí být schopni sdílet informace o zákaznících se správou objednávek, provozem, nákupem, inženýrstvím, účty odběratelů a expedicí.
Personalistika (HR): Správa různých pracovních sil je náročná a personalistické týmy potřebují okamžitý a bezpečný přístup k systémům personalistiky, které obsahují informace o zaměstnancích pro mzdy, výhody, rozpočtování, plánování a potřeby dodržování předpisů. Kromě toho je nábor, rozvoj a udržení zaměstnanců velkou součástí hodnocení současných a navrhovaných obchodních plánů.
Business intelligence, včetně výstrah a řídicích panelů pro správu: Obchodní tým potřebuje rychlé aktualizace obchodních problémů a také možnost snadného podrobného rozbalení podrobností pro rychlé vyřešení záležitostí – v kanceláři, doma nebo na cestách. Základní prvky jsou integrovaná business intelligence a data, která žijí v jediné databázi.
Nadnárodní jazyky, měny a lokality: S tím, jak se podnik rozšiřuje, zejména do nových regionů nebo zemí, se schopnost důsledně a rychle otevírat a rozšiřovat nové operace stává ještě důležitější. To vyžaduje široké a pokročilé funkce ERP softwaru, stejně jako konzistentní služby od poskytovatele softwaru v každém místě.
Mobilita: Požadavek, aby zaměstnanci měli přístup k informacím, když pracují na dálku, je součástí moderního pracovního modelu. Cloudové ŘEŠENÍ ERP poskytuje přístup k podnikovým systémům kdekoli.
Tipy pro snížení rizik implementace ERP
Všechny projekty implementace softwaru zahrnují prvek rizika, ale následujících pět tipů je cenných pro zlepšení šancí na včasné dokončení projektu ERP:
- Vybírejte software, obchodní procesy a implementační partnery s odvětvovým a lokálním know-how. Vždy si popovídejte s referencemi z podobných podniků/odvětví.
- Neprotahujte zastaralou technologii nad její hranice. Eliminovat staré, zastaralé, samostatné systémy a co nejvíce konsolidovat data do jediné databáze (jediná verze pravdy) s integrovanou business intelligence pro globální přístup a konzistentní výkon.
- Ověřte, zda má vybraný dodavatel ERP možnosti integrace cloudu a odbornost se sítěmi dodavatelů. V digitální ekonomice musí podniky často integrovat systémy napříč obchodními jednotkami i mimo ně se zákazníky a dodavateli.
- Zabraňte vytváření rozsahu projektu. Je běžné objevovat potřeby a příležitosti během implementace ERP, takže je důležité spravovat změněné objednávky, aby nedocházelo ke zpožděním a překračování nákladů.
- Potvrďte, že dodavatel ERP může poskytovat konzistentní odborné znalosti ve všech obchodních místech. Školení, implementace a podpora jsou nutností – a často pocházejí z kombinace místního managementu, distributorů softwaru, poradenských firem a softwarového partnera.
Tipy, jak se vyhnout dodatečným nákladům na implementaci ERP
Nová investice do ERP systému zahrnuje časový závazek společnosti, poradenství v oblasti podnikových procesů a implementace, software a cloudové služby, stejně jako zařízení koncových uživatelů a další hardware, takže je důležité řídit projekt a náklady.
Zde jsou některé klíčové oblasti, které je třeba sledovat:
Zaměřte se na celkové náklady na vlastnictví (TCO). Spravujte celkové náklady a výhody v průběhu času, abyste minimalizovali výdaje a maximalizovali návratnost. Implementace ERP systémů budou mít velký dopad na podnik.
Přizpůsobte se směru podnikání a nevynucujte zbytečné změny procesů. V mnoha případech jsou firmy tlačeny na to, aby změnily způsob, jakým fungují, aby vyhovovaly svému ERP softwaru, a zvýšily tak jak náklady na implementaci, tak provozní náklady.
Zaměřte se na rutinní obchodní procesy, které poskytují společnosti významnou hodnotu. Příkladem takových rutinních procesů je správa objednávek zákazníků, aktualizace cen, přidávání nových produktů a služeb, změna výrobních detailů a zavedení nových zaměstnanců.
Vyhněte se customizacím a využívejte konfigurovatelné uživatelské rozhraní, dashboardy, výstrahy, pracovní postupy, business intelligence a mobilní funkce. Tyto kompetence zjednodušují práci pro všechna oddělení a pomáhají při rychlých a nákladově efektivních úpravách podle potřeby.
Systémové hacky a narušení dat jsou drahé. Při používání internetu používejte v případě potřeby zabezpečené cloudové ERP řešení – potvrďte, že dodavatelé softwaru a služeb podporují řadu možností bezpečného nasazení softwaru.
Měření návratnosti investic implementace ERP
Po implementaci ERP je nevyhnutelná otázka pro každou společnost: „Dostali jsme z této investice to, co jsme očekávali?“
Výpočet návratnosti investic implementace ERP zahrnuje vyhodnocení hmotných i nehmotných přínosů systému oproti celkovým vzniklým nákladům. Proces začíná identifikací kpi, které jsou v souladu se strategickými cíli organizace, jako je zlepšení provozní efektivity, snížení nákladů na zásoby, zvýšení prodeje a lepší rozhodovací schopnosti. Tyto KPI by měly být sledovány před a po implementaci ERP, aby se měřil dopad systému. Pokud například systém ERP zefektivňuje vedení zásob, což vede ke snížení nákladů na realizaci a vyčerpání zásob, mohou být tyto úspory přímo spojeny s výpočtem návratnosti investic.
Je také důležité porovnat úspory nákladů a zlepšení výnosů s celkovými náklady na vlastnictví erp systému. To zahrnuje nejen počáteční investice do softwaru a hardwaru, ale také průběžné náklady, jako je údržba, školení a modernizace systému.
Konečně je důležité si uvědomit, že některé výhody implementace ERP – jako je lepší přesnost dat, lepší shoda a zvýšená spokojenost zákazníků – nemusí být snadno vyčíslitelné, ale stále významně přispívají k celkovému úspěchu podniku. Zahrnutí těchto faktorů do vyváženého scorecard přístupu může poskytnout komplexnější pohled na návratnost investic erp systému a zajistit, aby hodnocení odráželo jak okamžité finanční zisky, tak dlouhodobé strategické výhody.
Kdy je implementace ERP dokončena?
Implementace ERP je po uvedení počáteční implementace do provozu technicky považována za dokončenou, což umožňuje podnikům začít používat nový systém pro každodenní provoz. Je však důležité poznamenat, že i po počátečním uvedení do provozu by podniky měly i nadále rozšiřovat svůj ERP systém o další možnosti, aby vyhověly příležitostem, jako jsou nová místa, linky produktů a služeb a akvizice. Počáteční implementace ERP tedy představuje významný milník, ale proces implementace je opravdu trvalou cestou optimalizace a inovací.
Vyvíjející se technologické prostředí také poskytuje podnikům další možnosti, jak spojit se se zákazníky a dodavateli a předefinovat, jak se podniká v konkrétních odvětvích. Tyto projekty digitální transformace často zahrnují nové technologie, jako je strojové učení a umělá inteligence (AI), jakož i integraci s vybavením a vozidly využívajícími technologii Internetu věcí (IoT) ke zlepšení rychlosti a efektivity.
Další informace o implementaci ERP
Najít správné cloudové ERP
Ať už zavádíte první ERP nebo migrujete z existující místní aplikace do cloudu, SAP má pro vás to pravé cloudové ERP. SAP S/4HANA Cloud je ERP pro každou obchodní potřebu – od důležitých operací až po inovace obchodního modelu řízené umělou inteligencí.