Správa workflow: Průvodce začátečníka k automatizaci workflow a správě obchodních procesů
Tato webová stránka byla pro vás přeložena strojovým překladem. Společnost SAP neposkytuje žádné záruky správnosti nebo úplnosti strojového překladu. Původní anglickou webovou stránku najdete pomocí mapy světa v pravém horním rohu této stránky.
Jako obchodní pojem se řízení workflow skutečně objevilo v 80. letech, hned vedle prvotního zavedení e-mailů, stolních počítačů a digitalizovaných podnikových systémů. Lidé si velmi rychle uvědomili, jak by tyto nové technologie mohly pomoci omezit chyby a zefektivnit opakující se úlohy. Inteligentní, cloudový software a digitalizované systémy pro řízení pracovních postupů dnes podporují své lidské partnery, aby dosáhli stále větší efektivity a agility, zkrátili dobu cyklů a snížili chybovost a lépe dodržovali předpisy.
Co je to pracovní postup?
Workflow lze definovat jako sekvenci propojených činností nebo úloh, které jsou dokončeny pro dosažení určitého výsledku. Strukturovaný workflow vede jednoznačnou cestou, která může být sekvenční nebo paralelní, aby splňovala určité závislosti nebo požadavky. Cesta bude mít často definované varianty, jedinečné pro každý požadovaný obchodní výsledek.
Existují tři typy workflow:
- Plně manuální: Manuální workflow by mohl být například papírový s docketem a ručně psanými poznámkami a podpisy, fyzicky předaný v kanceláři nebo na výrobní ploše.
- Poloautomaticky: V částečně automatizovaném pracovním postupu jsou části procesu automatizované. Zamyslete se nad řetězcem e-mailů, s přiloženými soubory, komentáři v těle e-mailu a změnami přiložených souborů, předávaných vždy, když je to pro zpracovatele aktuální úlohy výhodné.
- Plně digitalizované nebo automatizované: Automatické workflow běží ve vyhrazené podnikové aplikaci strukturovaným a definovaným způsobem podle definovaných obchodních pravidel.
Správa workflow nebo správa obchodních procesů: Jaký je v tom rozdíl?
Workflow je specifičtější, samostatnější řetězec kroků a úloh. Oproti tomu obchodní proces je širší pojem pro kolekci úloh, workflow, činností a směrnic, kde mohou být některé úlohy automatizovány, zatímco jiné činnosti nemusí.
Zamyslete se například nad jednoduchým schvalovacím postupem pro nákup – s jednou nebo více definovanými variantami může obchodní pravidlo stanovit, že objednávka musí schválit druhé oddělení, pokud nákupní hodnota překročí určitou částku. Toto workflow je součástí většího obchodního procesu, jak nakupovat zboží a služby v rámci organizace, a obsahuje směrnice pro výběr dodavatelů, pořízení atd.
Níže jsou uvedeny některé běžné příklady workflow:
- Schválení objednávky
- Autorizace žádosti o dovolenou
- Zpracování platby faktury
- Přijetí zaměstnance
- Požadavek na náhradní díl
- Odeslání faktury zákazníkovi
Podpora vylepšení procesů
Zjednodušte a urychlte transformaci podnikových procesů v dnešní době.
Proč je software pro řízení workflow tak důležitý?
Správa workflow je proces digitalizace diskrétních procesů a správy výsledků. Software pro správu workflow umožňuje tyto workflow vytvářet, spouštět a spravovat. Zde jsou uvedeny některé klíčové výhody a výsledky, které lze očekávat od vyhrazených softwarových řešení:
- Vyšší efektivita: Zvyšte míru automatizace, abyste dosáhli rychlejších a lepších výsledků a zároveň usnadnili situaci všem zúčastněným. Například s plně digitalizovaným pracovním postupem mohou zájmové skupiny podniků snadno přistupovat, kontrolovat a zpracovávat jasně definované digitální úlohy, pracovat odkudkoli – v kanceláři, doma nebo na cestách.
- Zlepšená agilita: Přizpůsobte standardní pracovní postupy tak, aby vyhovovaly měnícím se provozním potřebám, vytvářejte inovace procesů na podporu nových obchodních modelů a opravujte přerušené procesy pro větší odolnost a agilitu.
- Lepší shoda s předpisy: Díky jasným odpovědnostem a revizním záznamům založeným na datech můžete monitorovat a řídit výsledky procesů a lépe zajistit soulad se zásadami a předpisy.
Systémy pro správu workflow a jejich fungování
Systémy správy workflow umožňují uživateli definovat různá workflow pro různé typy jobů nebo procesů. Například ve výrobním nastavení může být dokument návrhu automaticky přesměrován od návrháře k technickému řediteli a nakonec k výrobnímu inženýrovi. V každé fázi workflow je za určitou úlohu odpovědný jeden jednotlivec nebo skupina. Po dokončení úlohy systémy řízení workflow zajistí, aby osoby odpovědné za další úlohu byly informovány a obdržely data, která potřebují k provedení své fáze procesu.
Workflows mohou mít také složitější závislosti. Pokud má být například dokument přeložen do několika jazyků, správce překladu by mohl vybrat jazyky a každý výběr by pak byl aktivován jako formulář pracovního příkazu pro jiného překladatele. Teprve až všichni překladatelé dokončí své příslušné úlohy, aktivuje se následující úloha v procesu. To pomáhá sledovat log-jams a udržet větší týmy v cíli.
Software pro správu workflow, jak je uvedeno zde, vám může pomoci se správou procesů a definováním variant ve vašem procesu.
Příklady systémů řízení workflow v akci
Každý podnik bude mít své jedinečné potřeby. Níže uvádíme několik příkladů, jak lze implementovat moderní systémy řízení workflow:
- Optimalizace stávajících podnikových aplikací: Mnoho podnikových aplikací přichází s vestavěnými nástroji a šablonami workflow pro definování a sestavení obchodních procesů, které ještě nejsou v systému mapovány. Když jsou nutné změny pracovních postupů, správci nemusí začínat od začátku – mohou využít existující funkce systému k vytváření změn. Také nejlepší moderní softwarové nástroje přicházejí s dalšími automatizačními funkcemi, které mají již vestavěnou umělou inteligenci (AI) a nástroje pro automatizaci procesů.
- Použití rozšíření aplikací vedle sebe: Mnoho společností dává přednost zachování „čistého jádra“, což znamená, že preferují spouštění svých softwarových aplikací s co nejmenším počtem úprav. To znamená, že nové workflow a inovace procesů mohou využívat data ze stávajících systémů, ale jsou vytvořeny mimo stávající podnikové aplikace. Tato tzv. „side-by-side“ rozšíření aplikací, na rozdíl od rozšíření aplikací v aplikaci „in-app“, jsou obvykle vytvářena a spouštěna v cloudu.
- Orchestrace procesů napříč odděleními: Systémy správy workflow založené na cloudu jsou také preferovanou volbou pro orchestrace nad rámec oblasti podnikání. Jedná se o podnikové procesy, které zahrnují různé aplikace, systémy a služby. To zahrnuje hybridní prostředí, kde vaše požadavky na automatizaci vyžadují připojení více odpojených workflow spuštěných v různých aplikacích a lokacích. Pracuje také s procesy, kde chcete zpřístupnit určité workflow externím účastníkům procesu, jako jsou partneři a dodavatelé – a potom použít výsledek tohoto workflow k internímu zahájení dalšího kroku.
- Usnadnění úprav pracovních postupů pro odborníky: U procesů oddělení, které obsahují pouze jednoduché formuláře žádostí nebo schvalování, lze některé automatizované podnikové procesy řešit vývojovými platformami s nízkým/nulovým kódem (LCNC). To znamená, že přetažením a zjednodušenými vizuálními funkcemi mohou podnikoví uživatelé rychle vytvářet lehké aplikace workflow přizpůsobené specifickým potřebám jejich týmů.
Technologie pro správu workflow
Technologie workflow umožňují standardizované procesy s jasnou odpovědností a propojují různé úlohy v rámci definované cesty. Inteligentní kombinace s jednou nebo více novými technologiemi automatizace zvyšuje úroveň automatizace v rámci procesního toku, což umožňuje rychlejší a lepší výsledky procesů. Navíc umožňuje inovovat nové procesy a pomáhá vytvářet hodnoty nebo poskytovat lepší zkušenosti. Zde je několik příkladů pokročilých technologií, které se používají v moderním softwaru workflow:
- Velká data: Technologie velkých objemů dat a lepší přehlednost těchto dat zpřístupňují k použití velké množství informací, které lze integrovat a přímo používat v podnikových procesech. Zde je příklad pracovního postupu: zamyslete se nad procesem schvalování kapitálových výdajů (CAPEX), který je částečně automatizovaný – finanční výkazy se posílají mezi zúčastněnými posuzovateli a schvalovateli e-mailem před přijetím investičního rozhodnutí. Na základě relevantních zdrojů dat může systém workflow automaticky vygenerovat potřebné výkazy a automaticky je zpřístupnit správným lidem na definovaném místě procesu. Navíc na základě definovaných obchodních pravidel nebo využitím funkcí umělé inteligence a strojového učení (viz níže) lze integrovaná data použít k řízení rozhodování, urychlení procesu a odlehčení rozhodujících osob od rutinních úloh nebo posouzení.
- Umělá inteligence: AI technologie, jako je strojové učení, zpracování přirozeného jazyka (NLP), počítačové vidění a robotická automatizace procesů (RPA), mohou pomoci automatizovat procesní kroky, které dříve lidé mohli provádět pouze manuálním nebo poloautomatizovaným způsobem.
- Strojové učení: Strojové učení lze použít tam, kde procesní krok vyžaduje komplexní analýzu dat pro detekci vzorů nebo tvorbu predikcí a doporučení. Zamyslete se nad catererem na sportovních akcích, kde může být objednávka doplňování na nealkoholické nápoje velmi závislá na předpovědi počasí.
- Zpracování přirozeného jazyka (NLP): NLP umožňuje chatbotům nebo digitálním hlasovým asistentům automatizovat určité interakce v rámci procesu nebo plně automatizovat jednoduché workflows. Zamyslete se nad automatickými odpověďmi na rutinní dotazy s vysokým objemem, jako je stav objednávek nebo faktur.
- Počítačové vidění: Počítačové vidění dokáže ze snímků extrahovat komplexní, kontextové informace, které pak mohou být použity k automatizaci nebo informování dalších procesů. Jedním z příkladů jsou provozovatelé rozvodných sítí veřejných sítí, kteří analyzují satelitní snímky pro monitorování povrchových pohybů, aby informovali o svých postupech údržby a automaticky spouštěli servisní posádky v případě událostí, které by mohly ohrozit jejich infrastrukturu. Alternativně může počítačové vidění vytvořit plán prediktivní údržby, kde se automatizovaná vizuální kontrola používá ke spuštění servisních požadavků pouze v případě potřeby a ne podle pevného časového plánu.
- Robotická automatizace procesů (RPA): RPA provádí opakované manuální úlohy v procesních tocích napodobením uživatelských interakcí se systémy. Typickým případem použití je překlenutí rozdílů v integraci kopírováním a vkládáním dat z tabulek nebo jiných dokumentů, jako jsou e-maily dodavatelů, do podnikového systému, což nejen urychluje tuto úlohu, ale také zvyšuje přesnost dat.
Software pro správu workflow zobrazující stav a klíčové metriky v prodejním procesu.
Trendy správy podnikových workflow a automatizace
Hyperautomatizace a inteligentní automatizace
To jsou termíny, které denně slýcháváme stále více. Společnost Gartner ve skutečnosti v nedávném průzkumu poukazuje na to, že více než 85 % vedoucích pracovníků „v příštích 12 měsících zvýší nebo udrží investice do hyperautomatizace své organizace a více než 56 % již má čtyři nebo více souběžných iniciativ v oblasti hyperautomatizace.“
Moderní řešení pro řízení a automatizaci workflow tento trend řeší kombinací mnoha nebo všech výše uvedených technologií do jediného řešení. Tento přístup se nejen vyhýbá výzvám vzniklým zpestřením různých technologií od různých dodavatelů – také výrazně zjednodušuje snahy o automatizaci. Uživatelé mohou přistupovat a využívat všechny funkce, kdykoli je to potřeba, z jednoho projektu, aniž by se museli učit a přecházet mezi různými vývojovými nástroji.
Jedná se o další trend, který mění infrastrukturu managementu workflow. Občanský vývojář je někdo, kdo je silným uživatelem složitých softwarových systémů a je pohodlný s technologiemi, ale má malé nebo žádné programovací nebo kódovací schopnosti. Vizuální nástroje a drag-and-drop předpřipravený obsah činí z nízkoprogramových/bezkódových řešení herní nástroj pro vývojáře občanů. LCNC jim umožňuje vytvářet a přizpůsobovat pracovní postupy a procesy, a to na základě svých rozsáhlých odborných znalostí v oblasti předmětu i přes neschopnost psát kód.
A LCNC přidává obrovskou hodnotu i profesionálním vývojářům. Mohou použít stejnou jednoduchost drag and drop k dokončení standardních úloh mnohem rychleji než kdy předtím. Pomocí profesionálních aplikačních nástrojů LCNC mohou vývojáři vytvářet složitější workflow a automatizaci a zpřístupnit tento uživatelský obsah připravený k použití.
Systémy
správy workflow
Zjistěte více o chytrých řešeních, která vám pomohou zefektivnit pracovní postupy
Časté dotazy ke správě workflow
Proces workflow je definovaná řada nebo sekvence činností definovaná pro dosažení konkrétních výsledků.
Různé softwarové nástroje pro workflow řeší různé požadavky. Plně vybraná řešení správy workflow poskytují vývojářům nástroje pro podporu kódu potřebné k rychlému sestavení aplikací workflow nebo rozšíření existujících workflow mimo podnikové aplikace. Podnikové aplikace přicházejí s vlastním modelovacím prostředím, které vývojářům a správcům IT poskytuje nástroje pro modelování, konfiguraci a správu workflow v rámci aplikace.
Řešení správy workflow i zabudovaná modelovací prostředí stále více přidávají funkce, které umožňují odborníkům na procesy oddělení, kteří nemají technické znalosti, převzít vlastnictví správy workflow. Platformy s nízkým kódem/bez kódu jsou navrženy pro výkonné uživatele z oblasti podnikání, aby mohli vytvářet jednoduché aplikace pro pracovní postupy pro webové a mobilní použití bez nutnosti kódovacích dovedností.
Většina organizací nasazuje více automatizačních technologií pro podporu různých procesů a různých požadavků. Paketované odvětvové a odvětvové aplikace poskytují osvědčené postupy, které zajišťují efektivní a spolehlivý provoz hlavních procesů s vysokým objemem, které se nacházejí ve většině organizací. Řešení pro správu workflow a další pokročilé technologie automatizace, jako je robotická automatizace procesů nebo funkce strojového učení, pomáhají organizacím odstranit specifické rozdíly v automatizaci nebo vytvářet procesy, které jim pomáhají diferencovat se na trhu.
Platformy s nízkým či žádným kódem pomáhají občanským vývojářům i profesionálním vývojářům rychle řešit jednoduché požadavky na automatizaci.
Strategický přístup k automatizaci procesů vyžaduje schopnost hladce kombinovat více automatizačních technologií, aby se předešlo problémům, jako je kompatibilita a integrace, vytvořené pomocí různých možností automatizace od různých dodavatelů.
Projekty zlepšení procesů často řeší problémy, jako jsou přerušené nebo zastaralé procesy, automatizace manuální nebo polomanuální práce, snížení zbytečných procesních kroků nebo snížení prodlev, kterým lze předejít. Optimalizační cíle zahrnují vyšší efektivitu, produktivitu, kvalitu a dodržování předpisů a/nebo snížení nákladů, plýtvání, přepracování a dobu cyklu. Tyto projekty se většinou snaží řešit konkrétní provozní problémy a zaměřit se na rychlou návratnost.
Projekty transformace procesů se snaží inovovat, aby přinesly novou hodnotu. Měnící se obchodní modely nebo vznik nových technologií jsou časté výzvy, které s sebou nesou transformační projekty. Cílem transformace je často automatizace komplexních procesů nebo bezproblémová zákaznická zkušenost napříč všemi kontaktními body. Tyto projekty se většinou snaží řešit kritické procesy s vysokou hodnotou nebo objemem nebo podnikové funkce orientované na zákazníka.
Newsletter SAP Insights
Přihlásit se k odběru dnes
Získejte důležité informace přihlášením k odběru našeho newsletteru.