Перейти к контенту
Деловое совещание по проверке эффективности управления рабочими процессами

Управление рабочими процессами: руководство по автоматизации рабочих процессов и управлению бизнес-процессами для начинающих

Автоматизация процессов началась с простых рабочих процессов в 1980-х годах, когда организации искали пути повышения эффективности. Сегодня программные приложения для бизнеса поддерживают стандарты и лучшие практики в области рабочих процессов и помогают компаниям автоматизировать ключевые функции. Однако все чаще компаниям требуется дополнительное расширение и оптимизация рабочих процессов, чтобы повысить эффективность, стимулировать трансформационные изменения и увеличить гибкость. Для этого может потребоваться оптимизация рабочих процессов внутри бизнес-приложения и/или улучшение рабочих процессов в различных системах. К счастью, новые технологии включают в себя возможности автоматизации и помогают компаниям справиться с этой задачей.

Основные понятия: что такое рабочий процесс?

Проще всего определить рабочий процесс как последовательность взаимосвязанных действий или задач, выполняемых для достижения определенного результата. Структурированный рабочий процесс следует по определенному пути, который может быть последовательным или параллельным в соответствии с конкретными зависимостями или требованиями. Часто такой путь может иметь определенные вариации.

 

Существует три типа рабочих процессов:

  1. Полностью ручной. Ручной рабочий процесс, например, может быть основан на бумажном документобороте и выполняться при помощи списков дел с рукописными примечаниями и подписями, которые физически передаются в офисе или в цеху.
  2. Полуавтоматический. В частично автоматизированном рабочем процессе автоматизированы его отдельные составляющие. Представьте себе, например, цепочку электронных писем с вложенными файлами, комментариями в теле сообщения и изменениями во вложенных файлах, передаваемых в удобное для исполнителя текущей задачи время.
  3. Полностью оцифрованный или автоматизированный. Автоматизированные рабочие процессы выполняются в специализированном бизнес-приложении структурированным и определенным образом в соответствии с определенными бизнес-правилами.

 

В чем разница между рабочим процессом и бизнес-процессом?

Рабочий процесс — это более конкретная, отдельная задача. Бизнес-процесс, напротив, является более широким термином для обозначения совокупности задач, рабочих процессов, действий и рекомендаций, где некоторые из задач могут быть автоматизированы, а другие действия — нет.

 

Рассмотрим, например, простой рабочий процесс утверждения закупки с одним или несколькими определенными вариантами. Бизнес-правило может предусматривать, что заказ на покупку должен быть утвержден вторым отделом, если стоимость закупки превышает определенное пороговое значение. Этот рабочий процесс является частью более крупного бизнес-процесса по закупке товаров и услуг в организации и может включать рекомендации по выбору поставщика или список подходящих поставщиков, порядок выдачи запроса предложений (RFP) для выбора поставщика услуг и так далее.

 

Вот некоторые типичные примеры рабочих процессов:

  • Утверждение запросов заказов на покупку
  • Утверждение запроса на отпуск
  • Обработка платежа по счету
  • Прием сотрудника на работу
  • Запрос на замену детали
  • Отправка счета клиенту

Что такое управление рабочими процессами и почему это важно?

Управление рабочими процессами — это процедура перевода отдельных процессов в цифровую форму и управления получаемыми результатами. Программные решения для управления рабочими процессами позволяют создавать рабочие процессы, выполнять и управлять ими.

 

Некоторые ключевые преимущества и результаты, которых можно ожидать от управления рабочими процессами:

  • Повышение эффективности. Наращивайте уровень автоматизации для достижения более быстрых и качественных результатов при одновременном упрощении работы для всех участников процесса. Например, с помощью инструментов управления рабочими процессами заинтересованные стороны в компании могут легко получить доступ, просмотреть и выполнить четко определенные цифровые задачи, работая в любом месте — в офисе, дома или в дороге.
  • Повышение гибкости. Адаптируйте стандартные процессы к меняющимся операционным потребностям, внедряйте инновации в процессы для поддержки новых бизнес-моделей, исправляйте сбойные процессы для повышения устойчивости и гибкости бизнеса.
  • Более строгое соблюдение нормативных требований. Четкое распределение обязанностей и аудиторский контроль на основе данных позволяют отслеживать результаты и управлять ими, а также обеспечивать более полное соблюдение политик и нормативных требований.

Программные решения для управления рабочими процессами, как показано здесь, позволяют управлять процессами и определять вариации в них.

Готовые средства автоматизации бизнес-процессов в сравнении с пользовательскими рабочими процессами

Бизнес-приложения поддерживают стандартные рабочие процессы, следуя лучшим практикам для бизнес-процессов. Например, системы планирования ресурсов предприятия (ERP) специально разработаны для выполнения в каждой компании базовых процессов, таких как финансы, производство, цепочка поставок, услуги, закупки и другие. Современные пакетные ERP-решения не только предоставляют широкие возможности управления рабочими процессами, но и включают в себя инновационные технологии (о которых речь пойдет ниже) для автоматизации бизнес-процессов и сохранения конкурентоспособности за счет повышения эффективности и внедрения инноваций в процессы. Аналогичным образом, отраслевые решения и приложения для отдельных направлений, такие как программное приложение для управления человеческим капиталом (HCM) для отдела кадров, поддерживают передовые бизнес-процессы, характерные для определенной отрасли или отдела.

 

Однако часто возникают требования к автоматизации, которые не могут быть выполнены при помощи стандартных потоков операций и процессов, доступных в пакетных бизнес-приложениях. Уникальные бизнес-требования — те, которые помогают вам выделиться на фоне конкурентов и предлагать клиентам уникальные услуги или продукты — могут потребовать радикального переосмысления вашего бизнес-процесса или создания нового. Изменение рыночных условий может потребовать адаптации стандартных процессов к новым требованиям, не охваченным существующими процессами, или активации других вариантов имеющихся процессов. А ручная или полуавтоматизированная работа, которая предшествует или сопутствует операциям в ваших корпоративных приложениях, может открыть возможность для повышения производительности и эффективности за счет дополнительной автоматизации.

Удовлетворение потребностей в автоматизации бизнеса

Существует несколько различных способов решения задач автоматизации. Вот несколько распространенных сценариев:

  1. Минимальные изменения в бизнес-приложениях. Многие корпоративные приложения поставляются со встроенными инструментами и шаблонами рабочих процессов для определения и создания бизнес-процессов, еще не отраженных в системе. Когда необходимо внести изменения в рабочие процессы, администраторам не нужно начинать с нуля — они могут воспользоваться для внесения изменений существующими функциями системы. Кроме того, современные программные инструменты все чаще поставляются с дополнительными функциями автоматизации, которые используют уже встроенные возможности искусственного интеллекта (ИИ) или роботизированной автоматизации процессов (РАП).
  2. Параллельные расширения приложений. Многие компании предпочитают сохранять «чистое ядро», то есть запускать свои программные приложения с минимально возможным числом модификаций. Это означает, что любые новые рабочие процессы и внедренные в процессы инновации могут использовать данные из существующих систем, но сами они организуются вне существующих бизнес-приложений. Эти так называемые «параллельные» расширения приложений, в отличие от расширений «в приложении», обычно создаются и работают в облаке. Системы управления рабочими процессами сочетают рабочие процессы и бизнес-правила, позволяя разработчикам переводить процессы в цифровую форму с помощью рабочих процессов и логики принятия решений. Эти специальные инструменты управления рабочими процессами позволяют гибко адаптировать потоки процессов и создавать вариации в рамках установленных ограничений на базе подхода low-code. Информационные панели мониторинга процессов и централизованный почтовый ящик для всех рабочих процессов во всех приложениях позволяют бизнес-пользователям отслеживать результаты выполнения процессов и проактивно управлять ими.
  3. Координация процессов между отделами. Облачные системы управления рабочими процессами также являются приоритетным вариантом для обеспечения координации между всеми направлениями бизнеса. Эти бизнес-процессы охватывают различные приложения, системы и сервисы. Представьте себе гибридные ландшафты, в которых ваши требования к автоматизации требуют соединения нескольких несвязанных рабочих процессов, выполняемых в различных приложениях. Или рассмотрим бизнес-процессы, в которых вы хотите сделать определенный рабочий процесс доступным для внешних участников процесса, таких как партнеры и поставщики, а затем использовать результаты этого рабочего процесса для инициирования следующего шага внутри компании.
  4. Упрощенные процессы отдельных подразделений. Если процессы отдельного подразделения включают только простые рабочие процессы запроса или утверждения, формы, некоторую степень роботизированной автоматизации процессов или управление инцидентами, их можно реализовать с помощью платформ разработки на базе подхода low-code/no-code. Функции перетаскивания позволяют бизнес-пользователям, не обладающим навыками программирования, создавать облегченные приложения для рабочих процессов, адаптированные к их конкретным потребностям.

С чего начать автоматизацию рабочего процесса

 

 

Эти несколько простых советов помогут вам расширить возможности автоматизации рабочих процессов.

  1. Начните с задач, которые имеют четко определенные шаги и часто повторяются.
    Ситуативные или разовые операции и задачи — не лучшие кандидаты для настройки рабочих процессов или бизнес-процессов. Но если задачи повторяются, имеют формализованные шаги, последовательности и правила, то можно рассчитывать на то, что рабочий процесс или бизнес-процесс каждый раз будет выполняться правильно — с участием нужных людей, в нужном порядке, с учетом нужной информации и в установленные сроки. Спланированный и смоделированный рабочий процесс или бизнес-процесс — это первый шаг к повышению эффективности работы за счет сокращения избыточных задач и действий.
  2. Повышение уровня автоматизации.
    Повышение уровня автоматизации рабочего процесса или бизнес-процесса — это следующий шаг к оптимизации его эффективности и улучшению результатов. Простейший уровень автоматизации рабочего процесса заключается в том, что после выполнения задачи система запрограммирована для автоматического перехода к следующей задаче — и так далее до завершения. Представьте себе сотрудника, отправляющего заявку на покупку: менеджер, ответственный за ее утверждение, автоматически получает уведомление для рассмотрения, а нажатие кнопки «Утвердить» автоматически инициирует покупку в системе закупок.
  3. Автоматизация выполнения.
    Следующим шагом является автоматическое выполнение системой одной или нескольких задач без участия человека. Именно здесь цифровая трансформация и распространение новых технологий автоматизации в последние годы открыли возможности для повышения уровня автоматизации в потоке процессов.

У организаций очень разные требования и цели автоматизации рабочих процессов и бизнес-процессов. Некоторые просто хотят расширить или адаптировать существующие рабочие процессы в соответствии с изменяющимися требованиями. Для многих компаний целью является повышение уровня автоматизации или применение стратегического подхода с комплексной автоматизацией критически важных процессов для сохранения конкурентоспособности. А лидеры рынка используют преимущества цифровизации и новые технологии, применяя передовые возможности автоматизации для трансформации бизнеса и определения новых стратегий.

Этапы автоматизации бизнес-процессов.

Этапы автоматизации процессов

Роль передовых технологий в управлении рабочими процессами

Вот несколько примеров передовых технологий, используемых в современных программных решениях для управления рабочими процессами:

  • Большие данные. Технологии больших данных и повышенная обзорность этих данных делают доступными для использования огромные объемы информации, которую можно интегрировать и непосредственно использовать в бизнес-процессах. Рассмотрим пример рабочего процесса. Представьте себе полуавтоматический процесс утверждения капитальных затрат (CAPEX). Финансовые отчеты пересылаются по электронной почте туда и обратно между всеми участвующими в процессе рецензентами и сотрудниками, имеющими полномочия на утверждение, до принятия решения по поводу инвестиций. Опираясь на соответствующие источники данных, система управления рабочим процессом может автоматически создавать необходимые отчеты и делать их доступными для нужных сотрудников на определенном этапе процесса. Более того, на основе определенных бизнес-правил либо в результате применения возможностей искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (см. ниже) интегрированные данные могут использоваться для принятия решений, ускоряя процесс и освобождая принимающих решения лиц от рутинных задач или оценок.
  • Искусственный интеллект. Технологии ИИ, такие как машинное обучение, обработка текстов на естественном языке (NLP), компьютерное зрение или роботизированная автоматизация процессов (РАП), позволяют автоматизировать этапы процесса, которые ранее могли выполняться только в ручном или полуавтоматическом режиме.
  • Машинное обучение. Машинное обучение может применяться в случаях, когда на определенном этапе процесса требуется сложный анализ данных для выявления закономерностей или составления прогнозов и рекомендаций. Например, оно может пригодиться поставщику питания на спортивных состязаниях, где заказ на пополнение запасов прохладительных напитков может сильно зависеть от прогноза погоды.
  • Обработка текстов на естественном языке (NLP). NLP дает чатботам или цифровым голосовым ассистентам возможность автоматически осуществлять определенные взаимодействия в рамках процесса или полностью автоматизировать простые рабочие процессы. Например, это могут быть автоматические ответы на частые рутинные запросы, такие как статус заказов на покупку или счетов.
  • Компьютерное зрение. Приложения компьютерного зрения могут извлекать из изображений сложную контекстуальную информацию, которая затем может быть использована для автоматизации или информирования других процессов. В качестве примера можно привести операторов коммунальных электросетей, которые анализируют спутниковые изображения для мониторинга движения поверхности, чтобы передавать эту информацию своим процессам технического обслуживания и автоматически вызывать сервисные бригады в случае возникновения событий, которые ставят под угрозу их инфраструктуру. Кроме того, компьютерное зрение позволяет создать график диагностического технического обслуживания, при этом автоматический визуальный контроль используется для активации заявок на обслуживание только в случае необходимости, а не по фиксированному расписанию.
  • Роботизированная автоматизация процессов (РАП). РАП выполняет повторяющиеся ручные задачи в рамках технологических процессов, имитируя взаимодействие пользователей с системами. Типичным сценарием использования является устранение пробелов в интеграции путем копирования и вставки данных из электронных таблиц или других документов, таких как электронные сообщения от поставщиков, в бизнес-систему, что не только ускоряет выполнение этой задачи, но и повышает точность данных.

Технологии управления рабочими процессами позволяют создавать стандартизированные процессы с четкими обязанностями и связывают различные задачи на протяжении определенного пути. Разумное сочетание с одной или несколькими новыми технологиями автоматизации повышает уровень автоматизации в рамках технологического процесса, позволяя быстрее получать более качественные результаты. Более того, это позволяет внедрять инновационные новые процессы, помогая создавать ценность или предоставлять лучший опыт.

Решение для управления потоками рабочими процессами отображает статус и ключевые показатели процесса продаж.

Использование данных для повышения результативности процессов

Полностью цифровые потоки операций и процессы обеспечивают высокое качество операций, основанных на точных данных. Контролируя и отслеживая эффективность процессов в соответствии с поставленными целями, организации могут управлять результатами выполнения процессов и повышать качество опыта. Информационные панели дают бизнес-пользователям четкое представление об общей эффективности текущих процессов по KPI, этапам или фазам. Предупреждения указывают на задачи, требующие немедленной и специальной (или «нестандартной») обработки. Бизнес-правила или функции машинного обучения рекомендуют лучшие последующие действия для оптимального исправления ситуации. Использование данных процесса позволяет улучшить время отклика, повысить точность и эффективность операций, а также обеспечить соблюдение соглашений об уровне обслуживания, политик и нормативных требований.

Оптимизация процессов

Реализуйте стратегическую трансформацию процессов с помощью интеллектуального анализа бизнес-процессов.

Расширенные инструменты анализа процессов позволяют применять стратегический, основанный на данных подход к проектам по оптимизации и преобразованию бизнес-процессов. Анализ процессов на основе данных обеспечивает обзор текущего состояния выполняемых в бизнес-системах процессов, включая, например, все варианты, отклонения, ручные операции, переделки, продолжительность цикла и проблемы с нормативным соответствием. Организации могут значительно ускорить реализацию своих проектов и повысить рентабельность инвестиций за счет следующих действий:

  • Сравнение похожих процессов в разных подразделениях, организациях и странах, а также с отраслевыми эталонами, для определения лучших практик и стандартизации потоков процессов на их основе (золотой шаблон)
  • Поиск и оценка имеющихся неэффективных процессов, которые необходимо оптимизировать в рамках проекта
  • Выявление расхождений между предполагаемым ходом процесса и стандартной функциональностью, присутствующей в целевой системе

Обеспечение прозрачности текущего состояния процессов не только помогает выявлять возможности для автоматизации, улучшения и трансформации, но и позволяет организациям выполнять следующие задачи:

  • Определение приоритетов, структурирование и оптимизация проектов процессов
  • Оценка требований к процессам и максимально подходящей технологии автоматизации
  • Предотвращение распространенной ошибки, заключающейся в автоматизации неэффективных и плохо спроектированных процессов
  • Проверка улучшений и определение рентабельности инвестиций путем сравнения эффективности процессов до и после реализации проекта

Основные выводы о стратегии автоматизации рабочих процессов процессов и бизнес-процессов

В цифровую эпоху любая стратегия автоматизации рабочих процессов процессов и бизнес-процессов должна обеспечивать баланс между тремя направлениями:

  1. Обеспечение эффективности и надежности операций. Используйте пакетные корпоративные приложения для создания надежного фреймворка, обеспечивающего внедрение лучших практик для базовых процессов и экономию за счет масштаба.
  2. Повышение гибкости и скорости реагирования. Расширяйте спектр возможностей автоматизации для быстрого удовлетворения новых бизнес-требований, не охваченных в настоящее время базовыми процессами, и обеспечивайте конкурентное преимущество за счет внедрения важных инноваций в процессы.
  3. Управление затратами и снижение сложности. Избегайте проблем, порождаемых использованием разрозненных решений от разных поставщиков, и готовьтесь к сближению технологий автоматизации.

Небольшие проекты, в которых используются одна-две технологии автоматизации, дают возможность быстро получить результат. Однако поддержка нескольких процессов с различными требованиями к автоматизации может быстро привести к повышению сложности. Использование разрозненных технологий автоматизации от разных поставщиков порождает проблемы с совместимостью и интеграцией, которые замедляют реализацию проектов и увеличивают затраты. Именно поэтому стратегический подход к автоматизации процессов требует возможности развертывания нескольких технологий автоматизации для поддержки различных задач и разных требований в рамках комплексного процесса.

 

Использование технологической платформы, поддерживающей несколько технологий автоматизации процессов и обеспечивающей безупречную интеграцию между ними и вашими бизнес-приложениями, позволяет избежать проблем с совместимостью и интеграцией, которые замедляют реализацию проектов и увеличивают затраты.

 

Наконец, встроенные боты РАП и готовые пакеты контента для автоматизации процессов представляют собой еще один подход к решению общих бизнес-задач; они разработаны специально для работы с пакетными корпоративными приложениями, ускоряют окупаемость инвестиций и позволяют повысить отдачу от имеющихся приложений.

Автоматизация рабочих процессов

Ознакомьтесь с инструментами автоматизации рабочих процессов и начните работу с SAP Workflow Management.

Часто задаваемые вопросы об управлении рабочими процессами

Рабочий процесс представляет собой определенную последовательность действий, предназначенную для достижения конкретных результатов.

Различные программные средства управления рабочими процессами отвечают разным требованиям. Полнофункциональные решения для управления рабочими процессами предоставляют разработчикам инструменты класса pro-code, необходимые для быстрого создания приложений для рабочих процессов или расширения существующих рабочих процессов вне бизнес-приложений. Корпоративные приложения поставляются с собственной средой моделирования, которая предоставляет разработчикам и ИТ-администраторам инструменты для моделирования, настройки и администрирования рабочих процессов в приложении.

 

Как решения для управления рабочими процессами, так и встроенные среды моделирования все чаще имеют возможности, позволяющие экспертам по процессам из бизнес-подразделений, не обладающим техническими знаниями, взять на себя управление рабочими процессами. Платформы low code и no code предназначены для ключевых пользователей бизнес-подразделений и позволяют создавать простые приложения рабочих процессов для интернета и мобильных устройств, не требуя навыков программирования.

Большинство организаций применяют несколько технологий автоматизации для поддержки различных процессов и разных требований. Пакетные приложения для различных отраслей и направлений бизнеса предоставляют рабочие процессы на основе лучших практик, обеспечивая эффективное и надежное функционирование базовых процессов с большим объемом работы, которые встречаются в большинстве организаций. Решения для управления рабочими процессами и другие передовые технологии автоматизации, такие как роботизированная автоматизация процессов или возможности машинного обучения, помогают организациям устранять конкретные пробелы в автоматизации или создавать процессы, позволяющие выделиться на фоне массы предложений на рынке.

 

Платформа low-code/no-code помогает разработчикам-любителям и профессионалам быстро решать простые задачи автоматизации.

 

Стратегический подход к автоматизации процессов требует возможности беспрепятственно сочетать несколько технологий автоматизации, чтобы избежать проблем, связанных с совместимостью и интеграцией, возникающих при использовании различных возможностей автоматизации от разных поставщиков.

Проекты по оптимизации процессов часто ориентированы на решение таких проблем, как неработающие или устаревшие процессы, автоматизация ручных или полуавтоматических операций, сокращение ненужных этапов процесса или уменьшение задержек, которых можно избежать. Цели оптимизации включают повышение эффективности, производительности, качества и соответствия требованиям; кроме того, ими могут быть сокращение затрат, отходов, переделки и продолжительности циклов. Эти проекты в основном направлены на решение конкретных операционных задач и стремятся к быстрому получению результатов.

 

Проекты трансформации процессов ориентированы на внедрение инноваций для создания дополнительной ценности. Изменение бизнес-моделей или появление новых технологий часто приводят к необходимости проектов трансформации. Целью трансформации обычно является комплексная автоматизация процессов или безупречное обслуживание клиентов во всех точках взаимодействия. Эти проекты в основном направлены на оптимизацию критически важных процессов с высокой ценностью или значительными объемом либо на преобразование отделов, работающих с клиентами.

Новостная рассылка SAP Insights

Подпишитесь сегодня

Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе самых важных новостей.

Другие материалы

Наверх