Что такое перечень работ?

Значение перечня работ в бизнесе

Перечень работ — это юридически обязывающее бизнес-соглашение между двумя сторонами, которое позволяет работодателям нанимать внешних работников со специализированными навыками для выполнения определенных задач. В нем описываются объем, сроки, затраты и KPI проекта. Он также может охватывать другие аспекты проекта, такие как доступ к ресурсам и согласование групп, и часто представляет собой ключевую часть запроса предложения (RFP) между клиентами и поставщиками.

Существует три основных типа перечней работ:

1. Дизайн или подробный перечень работ
   Тип перечня работ, описывающий все задачи, процессы и предписания, которые должны выполняться для завершения проекта или разработки продукта или услуги. Поскольку покупатель поставляет все требования к тому, как должна быть выполнена работа, он берет на себя больший риск, если результат будет недостаточным. Эта вариация часто используется в государственном секторе, обрабатывающей промышленности и строительстве.
2. Уровень трудозатрат
   Также называемый перечнем работ "Время и материалы" или "Ставка за единицу", этот вариант перечня работ определяет единицы или затраченное время, а также материалы, необходимые для выполнения проекта. Он часто используется в краткосрочных контрактах и популярен у фрилансеров, консультантов и подрядчиков.
3. Перечень работ на основе производительности
   Широко используемый перечень работ, ориентированный на результаты. В нем определяется цель проекта, ресурсы, которые будут предоставлены, ожидаемое качество и поставляемые результаты. Однако то, как выполняется работа, остается за поставщиком, что делает его выбранным перечнем работ для многих компаний. Риск в перечне работ этого типа, как правило, совместно используется поставщиком и клиентом.

Независимо от выбранного типа перечня работ важно задать конкретные ожидания для каждой стороны. Поскольку многие заинтересованные лица в организации могут консультироваться по перечню работ, включая менеджеров по проектам и контрактам, поставщиков и закупки, четкое определение обязанностей играет ключевую роль в минимизации споров, предотвращении ненужных раундов переговоров и контроле затрат.

Преимущества хорошо продуманного перечня работ

Четко определенный перечень работ помогает минимизировать риск, предотвратить увеличение объема и согласовать стейкхолдеров с самого начала проекта. Возможно, еще важнее то, что хороший ДОУ повышает уверенность в том, что проект будет выполнен в срок и в рамках бюджета.

Вот некоторые другие преимущества перечня работ для компаний, устанавливающих отношения с внешними поставщиками услуг и временными работниками:

• Прозрачность и эффективность проектов. Благодаря четкому объему работ, поставляемым результатам и графику члены команды точно знают, что и когда ожидается, помогая всем оставаться в курсе событий и работать более эффективно. Это тратит меньше времени и денег, пытаясь определить дальнейшие шаги, и кто их возьмет.
• Минимизация рисков. При наличии адекватного планирования и опыта, учитывающего трудовые, налоговые и законодательные требования, ДОУ помогает защитить от обязательств и судебных исков, поскольку все тщательно прорабатывается заранее.
• Гибкость бюджета. Перечни работ часто оплачиваются из бюджетов проектов, а не из заработной платы, что позволяет осуществлять проекты, требующие специализированных услуг, не оказывая влияния на существующую заработную плату или ограничения численности персонала.
• Улучшение рабочих отношений. При четких ожиданиях стейкхолдеры могут сосредоточиться на командной работе для достижения целей, поставленных в перечне работ.
• Предотвращение ползучести области действия. Благодаря тщательно определенному плану действий, охватывающему все элементы проекта, перечень работ упрощает предотвращение быстрого изменения охвата проекта после его выполнения.
• Прозрачность проектов, передаваемых на аутсорсинг. Благодаря централизованному управлению перечнем работ руководители могут отслеживать ход выполнения работ и составлять отчеты, а также вносить изменения в перечень работ в соответствии с результатами, полученными от всех соответствующих сторон.

Контрольный список перечня работ: ключевые компоненты перечня работ

Эффективный ДОУ определяет, как будет выглядеть успех, используя четкий язык, метрики и определения отраслевой терминологии. Хотя перечни работ различаются, они обычно включают некоторые основные элементы.

Поэтому, если вы не знаете, как написать перечень работ, сначала определите:

• Цель проекта, включая исходные данные и ожидаемые результаты
• Объем работ, подлежащих выполнению, включая все услуги и задачи, которые должны быть выполнены до того, как проект будет считаться завершенным
• Требования к работе, включая необходимые инструменты, навыки и другие ресурсы, которые будут их предоставлять, а также доступ к объектам и системам
• Ожидаемые сроки и поставляемые результаты для каждой фазы рабочего проекта
• Критерии приемки, описывающие условия, которые должны быть выполнены для приемки проекта, продукта или услуги
• Стандарты на основе производительности, которые должны быть соблюдены на этом пути
• Условия оплаты, гарантирующие, что все платежи, связанные с результатами, оплачиваются по завершении задачи, и согласовывают периодические платежи в соответствии с графиком

Четыре способа, которыми VMS поддерживает взаимодействие с перечнем работ

Система управления поставщиками (VMS) может помочь вам успешно управлять взаимодействиями с перечнями работ четырьмя основными способами:

Агрегация поставщиков

Как правило, компании используют множество внешних поставщиков талантов, но зачастую управление ими не осуществляется на систематической основе. Также нередки случаи, когда талант, удержанный в перечне работ, неправильно классифицируется. Это приводит к дублированию работы, схожим работникам, выполняющим похожие работы по разным ставкам оплаты, и, в конечном счете, к повышению затрат и рисков. VMS может объединять всех поставщиков в единую структуру, обеспечивая квалификацию, проверку и согласование поставщиков услуг с бизнес-целями. Он помогает создавать контракты и управлять ими, обеспечивать прозрачность платежей и постоянную поддержку решений по соответствию, обеспечивая правильную классификацию работников по проектам.

Управление ресурсами

Передовой подход к перечню работ включает эффективное управление ресурсами, поддерживаемое VMS. Выбор подходящего консультанта по технологиям и системы VMS может помочь с комплексной адаптацией (включая проверку опыта и классификацию), управлять доступом ко всем необходимым системам и объектам, а также структурированным и соответствующим требованиям увольнением.

Отслеживание проекта и управление этапами

В документах по перечню работ описываются объем проекта, ожидаемые результаты, этапы и сроки. Программное обеспечение VMS поддерживает отслеживание проекта, а также измерение и утверждение всех этапов и поставляемых результатов. Оно также может упростить выставление счетов и управление затратами по договорам, а также обеспечить получение внешними работниками точных платежей за работу, выполненную на протяжении всего проекта.

отчетность и аналитика.

Эти инструменты VMS являются доказательством ключевых этапов проекта перечня работ, выполнения задач и успехов, а также обеспечивают прозрачность управления расходами и активами, что позволяет отслеживать все и контролировать бюджет.

Советы по управлению перечнями работ и процессами

Эффективное управление перечнем работ помогает принимать решения о покупке и обеспечивает отслеживание и отчетность по ключевым подробным данным проекта, таким как увеличение объема, изменения после заключения договора и поправки. Чтобы создать надежный перечень работ и затем использовать правильные технологии для его организации, следуйте приведенным ниже рекомендациям перечня работ.

Создание четких перечней работ для минимизации рисков

Хорошее управление начинается с тщательно составленного перечня работ. Важно, чтобы все стороны были согласованы, чтобы обязанности были определены, и что предоставляемая информация является точной и конкретной, включая такие факторы, как число ожидаемых изменений.

Использовать VMS и связанные инструменты

Технологические решения, такие как программное обеспечение VMS, предназначенное для централизованного хранения и отслеживания перечней работ, упрощают управление поставщиками и связанными с ними услугами, а также обеспечивают уверенное движение вперед. Решение VMS также помогает с адаптацией/увольнением поставщиков, поддерживает отчетность и аналитику, обеспечивает оплату на основе выполненной работы и обеспечивает соблюдение местного трудового законодательства. Это еще более важно для глобальных организаций, имеющих множество проектов в разных регионах, на разных языках и в разных валютах.

Интеграция с системами HR и поставщиками

При комбинировании с использованием правильного программного обеспечения эта интеграция повышает прозрачность и создает основу для расширенных возможностей анализа и отчетности. Она также позволяет автоматизировать и отслеживать процессы, повышающие соответствие перечню работ, что является важным фактором для многих организаций при управлении потоками операций закупки услуг.

Перечень работ и закупка услуг

Закупка услуг — это процесс найма и управления поставщиками услуг из таких социальных компаний, как юридические фирмы, маркетинговые агентства и консультанты. Соглашения по перечню работ помогают определять и управлять ожидаемыми соглашениями об уровне сервиса для этих договоров с сервисными провайдерами.

Существует множество перечней работ, управление которыми осуществляется в рамках закупок услуг в компании, что делает для многих движущихся деталей то, что современные технологии могут помочь в координации. Система управления версиями, как правило, используется для управления закупкой услуг и всеми вытекающими из нее перечнями работ.

Связанные термины и определения

С перечнями работ тесно связаны следующие термины:

Запрос предложения (RFP)

RFP является первым шагом в процессе выбора поставщика и представляет собой документ, который информирует потенциальных поставщиков о бизнес-потребностях и собирает информацию о квалификации и ценах участников.

Рамочное соглашение об оказании услуг (MSA)

Общий бизнес-договор, в котором подробно описаны условия и обязанности участвующих сторон.

Соглашение об уровне сервиса (SLA)

Соглашение между поставщиком услуг и клиентом или клиентом, в котором указан ожидаемый уровень обслуживания. Она включает показатели для измерения этих услуг и то, что произойдет, если не удастся достичь согласованных уровней.

Повышение прозрачности и создания перечня работ

Узнайте, как отслеживать все сервисные операции, затраты и производительность в одном месте.

Смотреть деморолик

Часто задаваемые вопросы