Что такое управление основными данными (MDM)?

Обзор управления основными данными

Управление основными данными — это дисциплина, процессы и набор технологий, используемых для создания и ведения единого достоверного представления о наиболее важных бизнес-данных организации, таких как клиенты, поставщики, продукты, материалы и активы, во всех системах.

В организациях, использующих множество приложений, включая системы ERP, HCM и CRM, одни и те же основные данные часто создаются и обновляются в нескольких местах. Управление основными данными помогает избежать дубликатов, противоречий и устаревших записей путем стандартизации данных и их согласования между системами, чтобы можно было использовать точные и непротиворечивые основные данные для принятия более взвешенных решений, повышения эффективности бизнес-операций и надежного ИИ.

Что такое основные данные?

Значение основных данных относится к основным бизнес-данным, которые описывают ключевые сущности, на которые опирается организация, например клиенты, поставщики, продукты, материалы и активы. Эти данные используются совместно в нескольких системах и бизнес-процессах, а изменения относительно редко по сравнению с другими типами данных.

Полезно отличать основные данные от двух других общих типов данных:

• Транзакционные данные регистрируют бизнес-события и операции, такие как заказы клиентов, счета-фактуры, отгрузки или платежи. Транзакционные данные постоянно изменяются и часто ссылаются на основные данные (например, заказ клиента, связанный с определенным клиентом и продуктом).
• Ссылочные данные состоят из стандартизированных значений, используемых для классификации или категоризации данных, таких как коды стран, валюты, единицы измерения или коды отраслей. Ссылочные данные обеспечивают непротиворечивость, но не представляют базовые бизнес-сущности.

Поскольку основные данные многократно используются во всех системах и процессах, даже небольшие противоречия, такие как дублирование записей клиентов или несоответствие сведений о продукте, могут быстро привести к неэффективности операций, ошибкам в отчетах и неэффективному принятию решений. Поэтому непротиворечивое управление основными данными так важно.

Примеры доменов основных данных

Основные данные обычно организованы в домены на основе типа описываемой основной бизнес-сущности. Хотя домены различаются в зависимости от отрасли, распространенными примерами являются следующие:

• Основные данные клиента
  Включает информацию, используемую для идентификации клиентов и управления ими, такую как имена, контактные данные, иерархии счетов, информация о фактурировании и условия оплаты. Основные данные клиентов поддерживают продажи, маркетинг, обслуживание клиентов и процессы нормативного соответствия.
• Основные данные продукта
  Описывает продукты или услуги с помощью таких атрибутов, как идентификаторы продуктов, категории, спецификации, расчет цены и статус жизненного цикла. Основные данные продукта используются в процессах логистической цепочки, производства, сбыта и разработки продуктов.
• Основные данные поставщика
  Содержит данные о поставщиках и деловых партнерах, включая имена поставщиков, контракты, сертификации, условия оплаты и атрибуты эффективности. Точные основные данные поставщиков важны для закупок, выбора поставщиков, управления рисками и анализа расходов.
• Основные данные материала Описываютатрибуты физических товаров, такие как сырье, полуфабрикаты и готовые изделия, включая номер материала, единицу измерения, вес и измерения. Непротиворечивые основные данные материала необходимы для точной заготовки, планирования производства и выполнения логистической цепочки.
• Основные данные основных средств
  Описывает основные средства и нематериальные активы, такие как оборудование, производственные объекты, транспортные средства или интеллектуальная собственность. Основные данные основных средств, как правило, включают такие атрибуты, как тип основного средства, владение, подробные данные амортизации и требования к ТОРО.

Поскольку эти домены совместно используются в нескольких системах и процессах, последовательное управление ими имеет решающее значение для обеспечения точной и надежной информации в масштабе всей организации.

Почему управление основными данными так важно

Управление основными данными важно, поскольку многие критические бизнес-процессы зависят от совместно используемых данных, которые создаются и ведутся в нескольких системах. Без последовательного способа управления этими данными организации часто сталкиваются с дубликатами, конфликтующими данными и ограниченной прозрачностью основных бизнес-сущностей.

Если основные данные фрагментированы или противоречивы, возникают общие проблемы, в том числе:

• Низкий уровень принятия решений, вызванный неточными или неполными данными, используемыми в отчетности, аналитике и планировании
• Неэффективные операции, связанные с выверкой вручную, доработкой и задержками по всем процессам
• Непоследовательное взаимодействие с клиентами и поставщиками, когда разные системы отражают разные версии одних и тех же записей
• Нормативно-правовое соответствие и подверженность рискам в результате ограниченного контроля над конфиденциальными или регулируемыми данными
• Повышение затрат и сложности при интеграции новых систем, поддержке слияний и поглощений, а также масштабировании операций
• Неточные выводы ИИ, когда модели и алгоритмы выполняются по противоречивым, неполным или дублированным основным данным

Благодаря единому надежному представлению основных бизнес-данных управление основными данными помогает организациям повысить качество данных, согласовать информацию между системами и обеспечить доступность надежных данных в любом месте, где это необходимо.

Эти преимущества управления основными данными обеспечивают более эффективные процессы, более точную аналитику и большую уверенность в принятии решений на основе данных.

В результате организации, внедряющие управление основными данными, могут с легкостью достичь следующих результатов:

• Повышение точности и непротиворечивости данных во всех системах
• Более эффективные комплексные бизнес-процессы
• Повышение надежности аналитики, отчетности и результатов ИИ
• Более эффективное управление, соблюдение нормативных требований и контроль рисков
• Снижение затрат на интеграцию и ускорение масштабируемости

Что делает управление основными данными на самом деле

На практике управление основными данными ориентировано на повышение качества, непротиворечивости и удобства использования основных бизнес-данных во всех системах. Вместо замены исходных приложений MDM работает вместе с ними, чтобы обеспечить точность, согласованность и надежность совместно используемых данных.

На высоком уровне управление основными данными ориентировано на следующее:

• Дедублирование данных путем идентификации и устранения нескольких записей, которые относятся к одному и тому же клиенту, продукту, поставщику или другой сущности в разных системах.
• Стандартизация данных за счет применения непротиворечивых форматов, определений и бизнес-правил для сравнения и использования данных в организации.
• Сопоставление и объединение записей для объединения связанных данных из нескольких источников в единый полный ракурс, часто называемый золотой записью.
• Проверка и утверждение изменений с помощью определенных процессов проверки для обеспечения точности и подотчетности данных.
• Применение политик управления данными во время каждой операции создания, обновления и удаления — обеспечение упреждающего применения правил качества данных, владения и управления до поступления плохих данных в систему.
• Публикация достоверных основных данных обратно в операционные и аналитические системы, чтобы все группы работали на основе одной и той же непротиворечивой информации.

Постоянно выполняя эти действия, управление основными данными помогает организациям вести надежные основные данные даже при изменении систем, процессов и бизнес-требований.

Типы управления основными данными

Существует четыре типа MDM, которые обычно используются организациями в зависимости от способа хранения, управления и совместного использования основных данных в разных системах. Каждый подход предлагает свой баланс контроля, интеграции и гибкости.

• Реестр MDM
  Ведение централизованного индекса записей основных данных без изменения исходных систем. Он связывает и идентифицирует связанные записи во всех системах, оставляя исходные данные на месте.
• Консолидация MDM
  Собирает основные данные из нескольких исходных систем и консолидирует их в центральный репозитарий для отчетности, аналитики и последующего использования, в то время как операционные системы продолжают управлять собственными данными.
• Сосуществование MDM
  Синхронизирует основные данные между исходными системами и центральным хабом. Изменения могут вноситься в любом местоположении и выверяться для согласования систем.
• Централизованное MDM
  Создает основные данные и управляет ими в единой центральной системе, которая становится системой записи. Все последующие приложения потребляют основные данные из этого авторитетного источника.

Как работает управление основными данными

При управлении основными данными применяется структурированный подход к обеспечению точности, непротиворечивости и актуальности основных бизнес-данных по мере их изменения с течением времени. Этот жизненный цикл MDM отражает, как организации постоянно управляют основными данными, а не рассматривают их как разовый объем работ.

В то время как реализации различаются, большинство организаций используют общую архитектуру MDM, которая помогает собирать, проверять и совместно использовать основные данные в разных системах. В рамках этой структуры процесс MDM обычно включает следующие шаги:

• Сбор
  Сбор основных данных из релевантных исходных систем, таких как ERP, CRM, логистическая цепочка и финансовые приложения.
• Стандартизация
  Применение непротиворечивых форматов, определений и бизнес-правил для структурирования и интерпретации данных в организации.
• Сопоставление и объединение
  Определите записи, которые относятся к одной реальной сущности, и объедините их в одну полную основную запись.
• Утверждение
  Проверка и валидация изменений с помощью определенных потоков операций для обеспечения точности, подотчетности и соблюдения политик данных.
• Опубликовать
  Распределить доверенные основные данные в операционную и аналитическую системы, чтобы все группы работали на основе одной и той же информации.
• Мониторинг
  Непрерывное отслеживание качества и использования данных для выявления проблем, управления изменениями и поддержания непротиворечивости с течением времени.

Поскольку бизнес-данные постоянно изменяются, управление основными данными является непрерывным процессом, а не однократной инициативой.

Управление данными и управление основными данными

Управление основными данными и управление основными данными тесно связаны. Фактически, управление данными является основной функцией в рамках MDM, специально применяемой к основным данным.

Управление данными определяет правила, политики и обязанности по созданию, ведению и использованию данных. Она устанавливает стандарты, присваивает владение и обеспечивает соответствие данных бизнес-требованиям и нормативным требованиям.

С другой стороны, управление основными данными — это операционная дисциплина, применяющая эти правила специально к основным данным. В нем используются процессы и инструменты для создания, обновления, проверки и распределения основных данных по системам.

Хотя управление данными может широко применяться ко всем типам данных — хранилищам, озерам данных, транзакционным данным — MDM применяет его специально и непрерывно к основным данным, что делает управление неотъемлемой частью работы MDM, а не отдельной дисциплиной, работающей вместе с ними.

Общие проблемы управления основными данными (и способы их решения)

Для организаций, впервые использующих MDM, общий вопрос прост и честен: «Сложно ли управление основными данными?» Истина заключается в том, что, хотя MDM обеспечивает значительные преимущества, внедрение и поддержка могут быть затруднены без правильного подхода. К общим проблемам управления основными данными относятся:

• Нечеткое владение и подотчетность
  Если ответственность за основные данные не определена четко, проблемы не решаются, а качество данных снижается. Четкое определение ролей для владения данными и управления ими помогает обеспечить отчетность по точности данных и изменениям.
• Противоречивые данные в исходных системах
  Основные данные часто создаются и ведутся в нескольких приложениях с использованием различных форматов и правил. Стандартизация определений и применение непротиворечивых правил проверки во всех системах помогают сократить число конфликтов и дублирования.
• Низкая адаптация пользователей
  Если процессы основных данных трудно выполнять или замедлять ежедневную работу, пользователи могут обойти их. Разработка простых потоков операций и внедрение процессов MDM в существующие бизнес-приложения стимулируют освоение.
• Управление постоянными изменениями
  Бизнес-структуры, продукты, поставщики и нормативные требования постоянно развиваются, делая основные данные движущей целью. Рассматривая MDM как текущую программу — с непрерывным мониторингом и улучшением — помогает организациям адаптироваться к изменениям с течением времени.

Прогнозирование этих проблем и их упреждающее решение позволяет организациям повысить эффективность и долгосрочный успех своих инициатив по управлению основными данными.

Оценка успешности управления основными данными

Измерение успешности управления основными данными помогает организациям понять, улучшаются ли их данные и где требуется дополнительный фокус. Эффективные программы MDM, как правило, отслеживают небольшой набор четких и действенных метрик.

К общим показателям управления основными данными и KPI относятся:

• Дубликат записи
  Измеряет, как часто один и тот же клиент, продукт или поставщик встречается в разных системах несколько раз. Снижение доли дублирующихся указывает на повышение непротиворечивости данных.
• Полнота данных
  Отслеживание заполнения обязательных полей, таких как контактные данные клиента или атрибуты продукта. Более высокая полнота поддерживает более надежные процессы и аналитику.
• Точность данных
  Оценка правильности и актуальности значений основных данных на основе определенных правил проверки или аудита.
• Время решения проблемы
  Измеряет скорость выявления, анализа и устранения проблем с качеством данных. Более быстрое решение проблем отражает более эффективные процессы и ответственность.
• Число выровненных систем
  Указывает, насколько надежными являются основные данные для всех приложений. Более согласованные системы предполагают более надежную адаптацию и интеграцию MDM.

Отслеживая эти показатели с течением времени, организации могут выявлять пробелы, демонстрировать прогресс и постоянно повышать качество и надежность основных данных.

Передовые практики управления основными данными

Успешная стратегия MDM сочетает в себе четкое владение, последовательные процессы и постоянный контроль, чтобы основные данные оставались точными и достоверными с течением времени. В то время как внедрения различаются, организации могут создавать и поддерживать эффективные программы управления основными данными с помощью следующих передовых практик:

• Определить четкое владение и подотчетность
  Назначьте ответственность за домены основных данных и ключевые атрибуты для быстрого и непротиворечивого решения проблем.
• Установка общих стандартов данных
  Согласование общих определений, форматов и бизнес-правил для обеспечения одинаковой интерпретации основных данных в системах и группах.
• Интегрируйте управление в повседневные процессы
  Встраивайте шаги утверждения, проверки и управления изменениями в существующие потоки операций, чтобы обеспечить качество данных без ненужных трений.
• Начните с доменов с высоким влиянием
  Сосредоточьтесь на доменах основных данных, которые наиболее напрямую влияют на критические бизнес-процессы, отчетность или требования соответствия.
• Рассматривайте MDM как текущую программу
  Постоянно отслеживайте качество данных и уточняйте процессы по мере изменения бизнес-потребностей, систем и нормативных требований.

Следуя этим практикам, организации могут улучшить адаптацию, поддерживать качество данных в нужном масштабе и обеспечивать надежность основных данных по мере развития бизнеса.

Часто задаваемые вопросы об управлении основными данными