В условиях постоянных колебаний на мировых рынках поставок и стремительно меняющихся потребностей бизнеса закупки стали невероятно сложными. Компаниям нужен более эффективный способ проактивного управления базой поставок и оптимизации расходов на закупки. Именно в этом и светит управление категориями, и почему это становится важнейшей лучшей практикой для многих компаний сегодня.

Определение управления категориями

Управление категориями — это процесс заготовки товаров и услуг путем их группирования в категории на основе схожих признаков, таких как тип, стоимость, поставщик, риск, местоположение или отдел. Этот процесс упрощает понимание и контроль общей стоимости владения для каждой категории, а также максимизирует экономию и стоимость каждой покупки. Благодаря управлению категориями компании также могут оптимизировать процесс закупок, укрепить отношения с поставщиками, улучшить анализ расходов, снизить риски и многое другое.

Эволюция управления категориями

Управление категориями было разработано в 1980-х годах и исторически было ручным делом, с разрозненными и трудоемкими шагами, выполняемыми в изолированных электронных таблицах, документах и презентациях. Время, затраченное на сбор данных вручную и анализ и составление отчетов по ним, означало, что отделы закупок тратили меньше времени на реализацию стратегии и ценности.

Быстрый переход к сегодняшнему дню: программное обеспечение для управления категориями может автоматизировать и ускорить многие шаги этого процесса. Он помогает менеджерам по категориям анализировать большие объемы данных и оптимизировать разработку, выполнение и мониторинг стратегий категорий, чтобы они могли стать гораздо более эффективными и стратегическими в своих повседневных задачах. Современные решения предлагают аналитику по категориям, рекомендации по процессам, шаблоны, рекомендации на базе ИИ и многое другое, чтобы помочь менеджерам достигать, а часто и превосходить цели управления расходами.

Управление категориями и стратегический выбор источника поставки

Термины "управление категориями" и "стратегический выбор источника поставки" иногда используются взаимозаменяемо, но это не одно и то же. Стратегический выбор поставщиков — это процесс закупок, ориентированный на выбор подходящих поставщиков и согласование лучших цен для достижения краткосрочных целей организации. Основной целью стратегического выбора источника поставки является снижение затрат. С другой стороны, управление категориями сегментирует закупки на категории, чтобы помочь менеджерам определить возможности экономии средств и повысить качество, эффективность и эффективность поставщиков. Управление категориями — это непрерывный процесс, выполняемый в долгосрочной перспективе и часто включающий стратегический выбор источника поставки на раннем этапе.

Топ-6 преимуществ управления категориями

Отчасти благодаря сокращению избыточности и упрощению переговоров с поставщиками закупки на основе категорий обеспечивают множество уникальных преимуществ, которые могут помочь закупочным отделам в более жестком управлении судном и выявить новые возможности:

1. Улучшенная аналитика. Благодаря категоризированным расходам и единому контактному лицу для всех связанных с ними поставщиков компании могут получить более полное представление о затратах, эффективности поставщиков и потенциальных проблемах логистической цепочки. Кроме того, глубокое знакомство с контрактами, ценами и рыночными тенденциями может быть использовано для принятия более эффективных и прибыльных решений о закупках.
2. Увеличение экономии. Благодаря своим знаниям и знаниям по категориям, полученным в результате категоризации, менеджеры могут договариваться о более выгодных ценах и повышать производительность для сокращения затрат. И поскольку менеджеры покупают в долгосрочной перспективе, они могут воспользоваться экономией масштаба, чтобы еще больше сэкономить деньги.
3. Снижение подверженности рискам. Благодаря глубокому пониманию каждого поставщика и эффективным долгосрочным трудовым отношениям группы категории могут более проактивно управлять поставщиками и снижать риск взаимодействия с неизвестными или поночными поставщиками.
4. Повышение эффективности закупок. Благодаря тестируемым временем, цифровым и автоматизированным процессам команды могут быстрее реагировать на изменения рынка и освобождать время для операций, приносящих прибыль.
5. Более строгое соблюдение обязательств ESG и SR. Согласование целей категорий, прозрачность и мониторинг упрощают для компаний соблюдение обязательств в области экологической и социальной ответственности.
6. Увеличение управляемых расходов. Интеллектуальная автоматизация позволяет отделу закупок управлять большим числом категорий и в конечном итоге увеличивать объем управляемых расходов.

Виды категорий заготовки

Группировки категорий могут различаться в зависимости от отрасли, политики расходов и конкретного рынка. Как правило, каждая категория заготовки состоит из группы продуктов или услуг со схожими характеристиками, такими как тип, поставщик, стоимость, местоположение или отдел. К общим категориям относятся, например, HR, технологии, ТОРО и командировки.

Также часто прямые и косвенные затраты разделяются на собственные категории. Прямые затраты относятся к позициям, необходимым для основных бизнес-продуктов и услуг, таких как сырье и упаковочные материалы. Напротив, косвенные затраты предназначены для товаров и услуг, поддерживающих повседневные бизнес-операции, такие как канцелярские товары. Группирование косвенных затрат, управление которыми часто осуществляется разрозненно в масштабе всей компании, позволяет стандартизировать и снизить косвенные затраты на закупки.

Некоторые компании обращаются к глобальному стандарту, такому как United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), для получения рекомендаций по определению своих категорий, но большинство из них создаст собственную внутреннюю таксономию затрат. Независимо от точного состава категорий, успешное управление категориями подразумевает применение стандартной структуры для сегментации товаров и услуг, необходимых для ведения бизнеса.

3 ключевых шага в процессе управления категориями

Хотя процесс может варьироваться в зависимости от организации, управление категориями, как правило, включает три шага:

1. Определите профили категорий. Для начала команды анализируют текущие расходы и взвешивают ряд факторов — от рисков и нормативных требований до прямой бизнес-логики — для определения категорий. Результатом является консолидированная таксономия категорий для закупок, которая может использоваться в организации.
2. Определение и планирование стратегии. На этом этапе команды оценивают свои категории на основе ценообразования, эффективности поставщиков, прогнозов спроса и предложения, а также других факторов, а также выявляют возможности для оптимизации расходов и повышения ценности. На основе этой информации они создают основную стратегию для достижения целей каждой категории с разбивкой по конкретным тактикам и фазам.
3. Реализация стратегии и мониторинг результатов. Наконец, запускается стратегия, и результаты, поставщики, бизнес-потребности и рынки постоянно контролируются, поэтому группы могут быстро реагировать на изменения и оптимизировать стратегии категории по мере необходимости.

Что искать в программном обеспечении для управления категориями

Программное обеспечение для управления категориями предназначено для централизации, цифровизации и оптимизации процессов для всех стратегий категорий, а также для предоставления ценной информации, позволяющей отвлекать и улучшить их. Для этого лучшие решения содержат как минимум следующие возможности:

• Автоматизация. Интеллектуальная автоматизация процессов создания профилей затрат по категории, а также разработки и реализации стратегий.
• Пошаговое руководство. Системные рекомендации, управляемые процессы и шаблоны передовых практик, инструменты и структуры.
• Мониторинг и аналитика в реальном времени. Возможность отслеживать и анализировать рыночную аналитику, категории, цены, эффективность поставщиков, результаты и многое другое в реальном времени.
• Реализация стратегии. Инструменты для простого преобразования стратегий, планов и инициатив в проекты или события закупок.
• Интеграция. Полная интеграция с процессом «от выбора поставщика до оплаты» и другими решениями для управления поставщиками.
• ИИ. Встроенный анализ возможностей на базе ИИ и рекомендации на основе данных о затратах и других факторов, а также план интеграции с большими языковыми моделями, такими как ChatGPT, для помощи в создании стратегии.

Передовые практики эффективной стратегии управления категориями

Разработка выигрышной стратегии категории может быть выполнена быстрее с помощью следующих передовых практик:

• Создайте специального менеджера по категории и группу. Поскольку крупные категории и стратегические области затрат требуют времени и специализации, создание специальной группы, состоящей из компетентных заинтересованных лиц из соответствующих отделов, обеспечивает более эффективный процесс. Менеджер по категории отвечает за контроль и понимание рынка, нормативных требований и ценовых трендов для всей категории, а также за разработку краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов.
• Создайте непротиворечивую таксономию в организации. Это важный шаг для получения более полной информации и прозрачности расходов. Некоторые организации будут использовать универсальные стандарты, такие как UNSPC в качестве руководства, но чаще компании создают собственные внутренние категории, которые лучше согласуются с их уникальными целями или отраслевыми потребностями.
• Используйте автоматизированные решения для централизации данных о расходах. Единое место для отслеживания и мониторинга данных упрощает поиск важных аналитических данных и создание отчетов, а также расширение практики управления.
• Использование технологии управления категориями. Такие технологии, как искусственный интеллект в закупках, упрощают определение закономерностей, автоматическую классификацию расходов, организацию поставщиков по категориям, определение эталонов, составление рекомендаций, автоматизацию задач и многое другое.
• Поддерживайте вовлеченность заинтересованных лиц в цикл взаимодействия. Аналитические инструменты и программное обеспечение для информирования о преимуществах и возможностях упрощают получение заинтересованной стороной поддержки и согласование с целями организации.
• Формирование динамических отношений с поставщиками. Сосредоточьтесь на общей ценности, а не только на затратах, и сотрудничайте открыто, чтобы создать хорошие рабочие отношения.
• Включение сторонних данных. Разработайте механизм использования релевантных внешних точек данных от сторонних провайдеров в дополнение к стратегии категории.
• Непрерывно выполняйте процесс жизненного цикла категории. Оптимизация анализа внутренних и внешних данных за счет сбора специфичной для категории информации, расширения стратегии и проведения периодических проверок.