Автоматизация работы с кредиторской задолженностью: что это такое и как это работает

Нарастающий интерес к автоматизации бухгалтерии кредиторов (AP) довольно точно отражает общее настроение среди сегодняшних бизнес-лидеров: несмотря на то, что есть много новых возможностей, конкуренция никогда не была более яростной, и просто нет больше возможности для трудных процедур или неэффективных операций. Благодаря потрясающим возможностям современных технологий на основе ИИ и более активному акценту на простоте и стратегии автоматизация процессов воплотилась в свои собственные, и компании быстро реализуют свои возможности, чтобы вывести их из-под веса бумажной документации и подверженных ошибкам ручных задач учета.

В своем последнем опросе Институт финансовых операций и лидерства (IFOL) обнаружил, что 56% команд AP тратят более 10 часов в неделю на обработку счетов вручную. И, как всем известно, такой ввод данных может привести к ошибкам, которые стоят денег и времени. На самом деле, если вы что-то похожее на респондентов из отчета IFOL, вы соглашаетесь с тем, что «ошибки в данных, исключения и расхождения» ранжируются рядом с самыми основными проблемами бухгалтерского учета. К счастью, это те проблемы, с которыми легко может справиться автоматизация бухгалтерии кредиторов.

Что такое автоматизация AP?

Автоматизация кредиторской задолженности использует мощные технологии на основе ИИ, позволяющие оптимизировать и оптимизировать процессы кредиторской задолженности от начала до конца. Он начинается с электронных счетов-фактур, которые могут быть получены через портал, непосредственно от поставщика, или преобразованы из бумажных в цифровые форматы. Этот процесс позволяет быстро проверять основные данные и эффективно сопоставлять счета-фактуры с документами заготовки, такими как заказы на поставку и поступления материала, что приводит к быстрому утверждению и своевременным платежам.

Этот процесс сокращает потребность в ручном вмешательстве, что снижает риск ошибок и повышает общую эффективность. Лучшие решения для автоматизации работы с кредиторской задолженностью поддерживают обработку данных в реальном времени и уверенное принятие решений, что критически важно для поддержания денежного потока и финансового состояния организации. А когда вы быстрее и точнее обрабатываете транзакции, это не только упрощает ваши операции, но и укрепляет отношения с поставщиками.

Недостатки бумажной бухгалтерии кредиторов

Ручные и бумажные процессы управления кредиторской задолженностью позволяют снизить операционную эффективность вашей организации. Они сдерживают доступность информации о статусе счетов-фактур и платежей как для вас, так и для ваших поставщиков. Они расходуют ресурсы из-за обработки вручную, ввода данных и выверки. А когда ваши команды гоняются за бумагами и направляют звонки о статусе оплаты, они не выполняют более стратегические и срочные задачи. Это может привести к тому, что поставщики будут испытывать стресс и недовольство, что напрямую повлияет на ваш бизнес, от возможности ведения переговоров до использования скидок за досрочную оплату.

Преимущества автоматизации бухгалтерии кредиторов

Скорость. Точность. Эффективность. Это первые вещи, которые люди ассоциируют с автоматизацией процессов. Однако если интегрированные бизнес-решения сочетаются с современными передовыми практиками в области кредиторской задолженности, результат выходит за рамки ландшафта AP и помогает обеспечить более тесное сотрудничество и прозрачность для всех ваших команд и заинтересованных лиц. Вот лишь некоторые из ключевых преимуществ, которые вы можете реализовать при автоматизации всего процесса от выставления счета до оплаты:

• Повышение эффективности. Благодаря ощутимой оптимизации процесса выставления счетов и платежей автоматизация бухгалтерии кредиторов сокращает время, необходимое для утверждения, и повышает общую производительность.
• Сокращение затрат. Автоматизация значительно сокращает затраты на обработку счетов-фактур за счет минимизации ручного ввода и связанных с ними затрат на оплату труда, а также сокращения расходов, связанных с хранением и обработкой документов.
• Улучшенное управление денежными потоками. Автоматизация процессов кредиторской задолженности ускоряет циклы платежей, предоставляет скидки за досрочную оплату и анализ балансов по запросу, что позволяет увеличить оборотный капитал и оптимизировать движение денежных средств.
• Улучшение отношений с поставщиками. Помимо обеспечения более своевременных платежей, автоматизация кредиторской задолженности открывает путь к гарантированно предсказуемым процессам и надежным каналам связи, создавая более выгодные отношения с поставщиками и повышая их удовлетворенность.
• Соблюдение глобальных нормативных требований. Централизация обновленных данных о соблюдении нормативных требований по всему миру позволяет значительно снизить риски и ускорить принятие решений при появлении новых глобальных возможностей.
• Повышенная точность: Большинство ошибок непреднамеренные… но не все из них. Интегрированные инструменты автоматизации бухгалтерии кредиторов позволяют заранее предотвращать случайные ошибки и выявлять мошеннические ошибки.
• Управление счетами и счетами за услуги без заказа на закупку. Потенциал ИИ и машинного обучения означает, что современные системы автоматизации работы с кредиторской задолженностью могут объединять и обрабатывать различные разрозненные наборы данных без пропуска.

Что такое автоматизация процессов управления кредиторской задолженностью?

Автоматизация процессов управления кредиторской задолженностью — это метод минимизации вмешательства человека и устранения подверженных ошибкам задач из процесса кредиторской задолженности или торговой кредиторской задолженности. Для этого используется программное обеспечение для управления кредиторской задолженностью, интегрированное с онлайн-бизнес-сетью, которая соединяет торговых партнеров в цифровой форме.

Как работает автоматизация процессов управления кредиторской задолженностью?

Ранние инструменты автоматизации процессов были больше похожи на роботов сборочного конвейера, чем все остальное. Они делали одно снова и снова и плохо реагировали на какие-либо отклонения или сложности. Искусственный интеллект и облачно-ориентированный мозг в современных решениях для управления кредиторской задолженностью отличаются сложностью на завтрак. Они учатся и обрабатывают различные типы данных с легкостью, предоставляя настраиваемые потоки операций и отчеты по запросу. Ниже приведены некоторые из основных игроков в современных лучших системах автоматизации AP:

• Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО): благодаря этим технологиям системы автоматизации AP со временем улучшаются за счет обучения на основе исторических данных. Это позволяет быстро инициировать даже самые сложные рабочие процессы, повышая точность и скорость работы.
• Оптическое распознавание символов (OCR): OCR преобразует изображения типизированного, рукописного или печатного текста в машинный текст, как правило, из сканированного документа. Применение ИИ заметно повысило точность и гибкость своих возможностей.
• Роботизированная автоматизация процессов (РАП): вместо физических роботов РАП использует программных роботов (ботов) для автоматизации повторяющихся ручных задач. Как и все остальное, эти боты за последние несколько лет значительно развились и теперь могут справляться с более сложными и непредсказуемыми задачами.
• Автоматизация цифрового потока операций. Сюда входит создание автоматизированных путей для утверждения счетов на оплату, по которым счета-фактуры направляются в электронном виде на основе определенных критериев, таких как сумма счета на оплату, поставщик или центр затрат, чтобы нужное лицо могло утвердить нужный счет в нужное время.
• Электронный обмен данными (EDI): EDI позволяет осуществлять компьютерный обмен бизнес-документами в стандартном электронном формате между деловыми партнерами. Это помогает повысить точность и скорость, а также обеспечивает более строгий контроль конфиденциальности и безопасности.

Какие задачи бухгалтерии кредиторов можно автоматизировать?

Каждая компания будет иметь собственные уникальные протоколы и рабочие процессы. В списке ниже просто перечислены некоторые задачи, которые наиболее часто автоматизированы:

• Ввод данных и сбор счетов-фактур: Как правило, технология OCR в сочетании с ИИ используется для быстрого и точного сбора данных счетов-фактур, а также любых других бумажных документов, которые необходимо перевести в цифровую форму.
• Сопоставление и проверка счетов-фактур. Автоматизированные системы сопоставляют счета-фактуры с соответствующими заказами на закупку и квитанциями, проверяя точность перед дальнейшей обработкой. Это обеспечивает выполнение платежей только для проверенных сделок, что расширяет возможности финансового контроля.
• Маршрутизация утверждения и потоки операций. Для процессов утверждения счетов-фактур устанавливаются предварительно определенные правила, гарантирующие, что нужные документы поступают нужным людям (с нужным уровнем безопасности).
• Планирование и выполнение платежей. Автоматизированные системы планируют платежи на основе сроков оплаты и стратегий движения денежных средств компании. Затем они выполняют платежи, управляют электронными переводами средств, оптимизируют финансовые ресурсы и соблюдают региональные правила.

Как автоматизировать кредиторскую задолженность

Не сбои систем препятствуют проектам цифровой трансформации — это плохое планирование и слабая коммуникация. Эти проверенные стратегии помогут вам создать и выполнить успешный проект автоматизации бухгалтерии кредиторов:

• Оценка текущих процессов управления кредиторской задолженностью и выявление расхождений. Начните с тщательной проверки существующих процессов управления кредиторской задолженностью для выявления неэффективных процессов и областей, которые могут получить преимущества от автоматизации. Эта оценка поможет определить конкретные потребности и определить этап разработки адаптированного решения для автоматизации.
• Выберите подходящее программное обеспечение для автоматизации работы с кредиторской задолженностью: выберите программное обеспечение, соответствующее специфическим потребностям вашей организации. Учитывайте такие факторы, как совместимость с существующими системами, простота использования, масштабируемость и возможность при необходимости поддерживать глобальные операции.
• Настройка цифровой фиксации счетов-фактур (OCR и электронное выставление счетов): внедрение таких технологий, как распознавание символов и выставление электронных счетов-фактур, для перехода от бумажных документов к цифровым форматам — фундаментальный процесс сокращения объема ручного ввода данных и повышения точности.
• Настройка автоматизированных потоков операций и иерархий утверждения: определение четких правил и потоков операций для обработки и утверждения счетов. Они должны быть разработаны для оптимизации процессов, сокращения задержек и обеспечения соответствия политикам компании.
• Сформируйте надежную стратегию коммуникации, обратной связи и обучения: лучшая интеграция программного обеспечения происходит, когда руководителям требуется время на изучение проблемных мест и пожеланий всех основных команд. Расскажите о целях компании сверху вниз и о том, как выбрать новые решения. Реорганизуйте роли и обязанности, чтобы автоматизация не отнимала рабочие места, а освобождала ваши команды от развития более стратегических и востребованных навыков.

Как выбрать ПО для автоматизации работы с кредиторской задолженностью

Поскольку вы сталкиваетесь с беспрецедентной конкуренцией и непредсказуемыми рыночными силами, вам необходимо использовать все возможности, чтобы быть более экономичными и быстрыми, а также получать более полное представление о всех аспектах своей деятельности на основе данных. Технологии, которые всего несколько лет назад были бы «приятными», теперь стали важнейшими. Как никогда важно разработать информированную и долгосрочную стратегию создания портфеля технологий, точно отвечающего вашим уникальным потребностям и позволяющей легко масштабироваться и адаптироваться к меняющемуся бизнес-ландшафту. Ниже приведены лишь некоторые шаги, связанные с оценкой программного обеспечения для автоматизации работы с кредиторской задолженностью:

• Изучите требования к процессам кредиторской задолженности: четко определите требования к автоматизации, включая важные функции, которые будут решать конкретные задачи в рамках текущих процессов.
• Оцените масштабируемость и гибкость. Убедитесь, что программное обеспечение способно адаптироваться к изменениям бизнес-процессов и нормативных требований.
• Обеспечение возможностей интеграции с существующими системами: программное обеспечение должно легко интегрироваться с существующими ERP-системами и финансовыми системами для обеспечения непротиворечивости данных и оптимизации операций всех бизнес-функций.
• Приоритизируйте удобство для пользователя и интуитивно понятные интерфейсы. Выберите программное обеспечение с интуитивно понятным интерфейсом, чтобы минимизировать кривую обучения и максимально повысить уровень освоения среди персонала. Удобство для пользователя является ключом к полному использованию функций программного обеспечения.
• Оценка функций обеспечения безопасности и соблюдения нормативных требований. Важно, чтобы программное обеспечение имело надежные меры безопасности для защиты конфиденциальных финансовых данных и поддерживало соблюдение нормативных требований во всех странах, где работает ваша компания.
• Проверка репутации поставщика и услуг поддержки: анализ репутации поставщика на рынке и качества его поддержки. Надежное обслуживание клиентов необходимо для быстрого разрешения проблем и обеспечения непрерывной производительности системы.

Поделиться этой статьей

Связанный контент

Подробнее