Обзор системы отслеживания кандидатов

Система отслеживания соискателей (applicant tracking system, ATS) — это программное приложение для управления персоналом (HR), которое помогает выстроить цифровые процессы подбора и приема на работу сотрудников. Такая система служит централизованной базой данных о вакансиях и соискателях; в ней происходит управление заявками на подбор персонала, объявлениями и откликами, а также отбор кандидатов.

ATS поддерживает стандартные задачи: создание описаний вакансий, размещение на сайтах и досках объявлений, сканирование резюме, планирование собеседований, сбор отзывов, проверка информации о профессиональной деятельности, составление писем с предложением о работе с электронными подписями.

Кроме того, система управляет и опытом соискателей. Она дает возможность искать вакансии, подавать онлайн-отклики, проверять статусы откликов и создавать уведомления для соискателей.

Как работает система отслеживания соискателей?

ATS выступает в качестве базы данных для соискателей, автоматизируя рабочие процессы, связанные с процессом подбора персонала, и управляет ими. Она позволяет менеджерам по найму и рекрутерам сократить объем получаемых резюме, чтобы они могли сфокусировать свое время на наиболее квалифицированных соискателях.

Благодаря возможности программирования бизнес-правил в ATS компании могут обеспечить соблюдение лучших практик приема на работу и защиту персональных данных, отправляемых кандидатами.

Кто использует системы отслеживания соискателей?

Системы отслеживания соискателей используют компании самых разных размеров из различных отраслей. С помощью этого инструмента они управляют поиском и коммуникацией с соискателями, а также процессом подачи заявок на подбор кандидатов. Раньше из-за сопутствующих затрат и требований к инфраструктуре подобные системы были доступны только крупным компаниям из списка Fortune 500, но сейчас благодаря формату SaaS (программное обеспечение как услуга), который позволяет снизить затраты, небольшие компании могут развернуть такое решение в облаке.

В чем важность ATS?

ATS ускоряет процессы найма. В результате перехода от офлайн-процессов и бумажного документооборота к автоматизированному цифровому процессу достигается оптимизация задач по поиску и найму персонала, что позволяет освободить время кадровых специалистов и обеспечить соблюдение справедливых и эффективных методов найма.

Вот несколько примеров преимуществ, которые предлагает компаниям система отслеживания соискателей:

• Больше претендентов: ATS облегчает соискателям поиск работы и подачу заявки в режиме онлайн, увеличивая общее число заявок.
• Быстрые циклы найма. Менеджеры по подбору персонала могут быстро выполнять поиск по всей цепочке кандидатов, отбирая интересующих их кандидатов и вкладывая свое время в более ценную работу, такую как отбор собеседований, рекомендаций и предложений.
• Более тесное взаимодействие со стейкхолдерами. На этапе собеседования менеджеры по найму анализируют и предоставляют обратную связь по кандидатам в системе ATS. Бизнес-правила можно настроить для автоматизации продвижения кандидатов по этапам скрининга и приема на работу.

Эволюция систем отслеживания соискателей

До появления Интернета вакансии рекламировались в рубричных газетах и отраслевых изданиях. Этот процесс был основан на бумаге, что отнимало много времени и затрудняло управление. Кандидатам на подбор кандидатов не удалось легко определить статус заявки. Агенты по подбору персонала и менеджеры по найму – из-за огромного объема заявлений с печатными копиями – не смогли идентифицировать наиболее квалифицированных кандидатов.

Цифровые и онлайн-технологии значительно упростили подачу заявки на работу. Веб-сайты по вопросам глобальной занятости способствовали расширению возможностей трудоустройства для людей по всему миру. Внезапно набор персонала превратился в объемный бизнес.

Первые системы отслеживания соискателей появились в конце 1990-х годов и работали локально. Главной задачей этих систем были обработка и хранение большого объема полученных резюме, практики найма стали более последовательными и начали лучше регулироваться. Специалисты по подбору персонала и будущие руководители ощутили изменения, вызванные увеличением числа откликов, и вскоре в этих системах появились инструменты для предварительного рассмотрения откликов, сканирования резюме, синтаксического анализа, автоматизированных уведомлений и аналитики.

Сегодня системы отслеживания кандидатов в основном развертываются в облаке и предлагаются по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS) с возможностями ИИ. Облачная система ATS устраняет серьезные затраты на внедрение и неэффективные процессы, снижая зависимость от ИТ.

В процессе эволюции решения ATS начали поддерживать современные требования к подбору персонала, среди которых следующие:

• Потоки операций с поддержкой ИИ: оптимизируйте подбор персонала с помощью сопоставления на основе ИИ, автоматического отбора, планирования собеседований и управления цифровыми предложениями, чтобы ускорить принятие решений и поддержать планирование персонала.
• Виртуальный подбор персонала. Поддержка удаленного рабочего места и подбора персонала, таких как карьерные сайты, общение с кандидатами, предложения и собеседования.
• Массовый подбор персонала. Быстро привлекайте, просматривайте и нанимайте большое количество абитуриентов в определенных отраслях, таких как здравоохранение, продуктовые магазины, электронная коммерция и технологии.
• Высокие объемы заявок на участие в конкурсе: просмотр больших объемов кандидатов на конкретные вакансии.
• Внутренний подбор персонала: идентификация сотрудников для продвижения по службе внутри компании.
• Многообразие и инклюзивность: обеспечьте согласованность с инициативами компании по подбору персонала и беспристрастными методами подбора персонала.

Системы ATS поддерживают процесс найма персонала от объявления об открытии вакансии до составления официального письма с предложением работы. Поскольку данные, касающиеся найма, являются персональными, системы отслеживания соискателей также помогают компаниям соблюдать законы о защите данных, такие как GDPR.

Сценарии использования ATS

Активнее всего ATS используют специалисты по подбору персонала. Они работают с системой каждый день, управляя заявками на подбор кандидатов, открытием вакансий, проверкой соискателей, а также прохождением этапов трудоустройства.

Будущим руководителям ATS позволяет участвовать в процессе подбора сотрудников. Система открывает им прямой доступ к активным заявкам на подбор персонала для просмотра описаний вакансий, соискателей, резюме и статуса каждого соискателя. Кроме того, ATS формирует наборы сведений для подготовки и проведения собеседований и позволяет собирать и хранить количественные и качественные отзывы после собеседования.

Соискатели используют ATS для поиска вакансий, отклика на них, проверки статуса своих откликов и принятия официальных предложений работы.

Что следует учесть при выборе ATS

Системы отслеживания кандидатов предлагаются как автономные решения или могут быть включены как часть комплексной программной платформы набора персонала, которая включает возможности для управления отношениями с кандидатами (CRM).

Программное обеспечение CRM часто используется параллельно с ATS. Но в отличие от ATS, эти системы используются для привлечения талантов и налаживания отношений с соискателями, которые перешли на статус кандидата. Системы управления отношениями с кандидатами ориентированы на вовлечение кандидатов и создание общего положительного опыта подбора персонала.

Некоторые организации предпочитают простоту автономного приложения ATS для управления данными кандидатов. Однако этот вариант имеет некоторые ограничения. Хотя этих систем недостаточно для обработки активных кандидатов, они не предоставляют возможностей, необходимых для привлечения и воспитания пассивных талантов.

Решения для подбора персонала, включающие функции ATS и CRM, обеспечивают максимальную гибкость и эффективность на всех этапах взаимодействия между кандидатами. К совокупным преимуществам относятся:

• Доступ к веб-сайтам с расширенными возможностями карьерного роста
• Адаптированные целевые страницы
• Маркетинговые кампании по электронной почте
• Более крупные кадровые резервы
• Повышение заинтересованности и вовлеченности отобранных кандидатов
• Ускорение циклов найма
• Более тесное взаимодействие с внутренними заинтересованными лицами

Комплексное решение по набору персонала сокращает затраты и устраняет сложность параллельного управления несколькими системами.

Дополнительные рекомендации включают следующее:

• Масштабируемость. Потребности организации в приеме на работу будут колебаться, поэтому программное обеспечение должно быть гибким и масштабируемым.
• Интеграция: заранее определите, как технология будет интегрироваться с другим программным обеспечением для подбора персонала, а также с общей технологической инфраструктурой управления персоналом. Такая интеграция позволит исключить ручные процессы обработки данных и возможность комбинировать данные о наборе персонала с данными сотрудников.
• Требования пользователей: Учитывайте всех пользователей — кандидатов, агентов по подбору персонала, менеджеров по подбору персонала — и убедитесь, что ATS способна обеспечить эффективный и положительный опыт для всех.

Какие возможности предлагает комплексная платформа подбора персонала, включающая ATS и CRM?

Ниже представлен обзор комбинированных возможностей и функций, которые можно использовать в комплексном решении по набору персонала:

Размещение вакансии

• Создание описаний должностей с акцентом на предпочтительные компетенции.
• Выявление гендерной предвзятости и эталонов заработной платы с помощью автоматизированного сканирования.
• Создание веб-сайта под брендом работодателя для соискателей.
• Создавайте объявления на карьерных веб-сайтах и досках объявлений о вакансиях и управляйте ими.
• Использование настраиваемых приложений для каждой заявки (мобильная заявка, быстрая заявка, многоэтапная заявка).

Проверка кандидатов

• Поиск внешних и внутренних приложений с помощью единой базы данных.
• Настройка вопросов предварительного отбора для каждого объявления.
• Автоматизация хранения и анализа данных резюме, включая синтаксический анализ.
• Получение автоматических уведомлений и предупреждений, персонализированных для каждой роли.
• Предоставление безопасного доступа сторонним агентствам.
• Создавайте отчеты и проводите аналитику в реальном времени в рамках всего процесса подбора персонала.

Проведение собеседований с кандидатами

• Планирование собеседований и отслеживание успехов в учебе.
• Получайте отзывы и автоматически консолидируйте оценки кандидатов.
• Обеспечивает безопасный доступ к порталу кандидатов для получения текущей информации и статуса.

Прием на работу и адаптация

• Доступ к фирменным шаблонам и формам с предварительно заполненными данными.
• Создавайте и представляйте письма с предложениями с возможностями электронной подписи для ускорения преобразования.
• Автоматизация процесса подключения.

Как понять, что компании нужна система ATS?

Системы ATS больше всего необходимы быстрорастущим организациям, которые в рамках своей бизнес-стратегии планируют значительно расширить штат. Дополнительные аргументы в пользу развертывания системы могут быть следующими: компании нужны узкие специалисты или специалисты, пользующиеся высоким спросом на рынке труда; планируется массовый наем персонала, и нужно снизить объем трудозатрат; решение существенных проблем в области управления персоналом. Во всех этих случаях централизованная модель данных и автоматизированные потоки операций позволят сэкономить время и деньги. В области управления персоналом могут возникать, например, следующие проблемы:

• Трудозатраты на прием на работу отслеживаются в электронной таблице.
• Одно и то же объявление о вакансиях должно быть вручную подано на несколько досок объявлений о вакансиях.
• Время тратится на проверку большого объема нерелевантных приложений.
• Обратную связь и решения группы по найму трудно получить.
• Внутренние ресурсы недоступны для создания, обслуживания или улучшения существующего карьерного сайта.
• Измерение ценности набора персонала является трудным и непоследовательным.

Когда следует обновить систему ATS?

Многие организации предпочитают перейти с существующей ATS на комплексную программную платформу для подбора персонала, включая возможности привлечения кандидатов в CRM.

Устаревшие ATS могут привести к следующей неэффективности HR:

• Одно и то же заявление о приеме на работу подается на каждую открытую вакансию.
• В процессе приема на работу возникает большая доля случаев возврата.
• Взращивание и вовлеченность кандидатов являются сложными и неэффективными.
• Присутствие неосознанной предвзятости неизвестно.
• Конкретные стратегии найма, такие как массовый прием на работу, внутреннее продвижение по службе и виртуальный подбор персонала, являются сложными, если не невозможными.

Системы отслеживания соискателей, особенно интегрированные с комплексными решениями по подбору персонала, предлагают современную безопасную платформу для привлечения, выявления и приема на работу лучших кандидатов. ATS устраняет трудоемкие ручные процессы, так что все усилия по подбору персонала можно полностью синхронизировать с прогнозируемым ростом компании.