Управление поставщиками стало конкурентным преимуществом

Ушли дни познания поставщиков по именам, заказа из их печатного каталога и решения рыночных тенденций в досуге. Управление поставщиками больше не является тактической функцией бэк-офиса; это стратегическая функция, способствующая трансформации закупок. Для современных лидеров в сфере закупок эффективное управление поставщиками означает раскрытие ценности, снижение рисков и создание устойчивых цепочек поставок для совместной работы.

Рассмотрим основные принципы управления поставщиками в сфере закупок, общие проблемы, передовые практики и способы упрощения и улучшения отношений с поставщиками.

Что такое управление поставщиками?

Управление поставщиками — это структурированный подход к идентификации, адаптации, оценке и сотрудничеству с поставщиками на протяжении всего жизненного цикла деловых отношений. Это гарантирует, что поставщики будут соответствовать ожиданиям в области эффективности, соблюдения нормативных требований и стратегических требований, а отделы закупок смогут управлять рисками, внедрять инновации и повышать ценность.

Следует иметь в виду, что "управление поставщиками" и "управление отношениями с поставщиками (SRM)" часто используются как взаимозаменяемые, но они не означают одно и то же. Управление отношениями с поставщиками — это именно то, как это звучит: управление отношениями с поставщиками. SRM является компонентом более широкого процесса управления поставщиками, который также включает информацию о поставщиках, производительность и управление рисками.

Объяснение процесса управления поставщиками

Жизненный цикл управления поставщиками включает четыре основных компонента:

1. Информация о поставщиках: определение потенциальных поставщиков, оценка их возможностей и соответствия требованиям, сбор и проверка данных поставщиков, настройка систем и обеспечение готовности к транзакциям
2. Эффективность работы поставщиков: постоянная оценка способности поставщиков соответствовать показателям эффективности для обеспечения качества, доставки, затрат и соблюдения нормативных требований
3. Риски поставщиков: упреждающее выявление и оценка потенциальных угроз, которые могут повлиять на способность поставщика надежно поставлять товары или услуги
4. Сотрудничество и развитие поставщиков: привлечение поставщиков к инновациям, устойчивому развитию и стратегическим инициативам

Жизненный цикл управления поставщиками не является линейным — он динамичен и требует постоянного вовлечения, прозрачности и адаптируемости.

Почему управление поставщиками сегодня важно

Лидеры в сфере закупок испытывают растущее давление, требующее повышения ценности, гибкости и устойчивости. Как управление поставщиками влияет на эффективность закупок? В масштабе всей организации можно выделить несколько способов:

• Снижение рисков логистической цепочки за счет упреждающего мониторинга и снижения рисков
• Повышение соответствия нормативным и внутренним стандартам
• Расширение сотрудничества с поставщиками для внедрения инноваций и обеспечения устойчивого развития
• Раскрытие потенциала в процессах выбора поставщиков, заключения контрактов и закупок

В глобальном ландшафте, сформированном под влиянием геополитической неопределенности, экологических, социальных и управленческих задач (ESG), а также цифровой трансформации, управление поставщиками является основой для устойчивых и ориентированных на ценность закупок.

Распространенные проблемы в области управления поставщиками

Несмотря на свою стратегическую важность, многие отделы закупок сталкиваются с постоянными проблемами, включая:

• Фрагментированные данные о поставщиках: разрозненные системы и ручные процессы препятствуют прозрачности
• Неэффективная адаптация: длительность и несогласованность процесса адаптации задерживает окупаемость инвестиций и повышает риск
• Ограниченная прозрачность рисков и производительности: без интегрированных инструментов оценка состояния поставщиков является проблематичной
• Сложность демонстрации ценности поставщиков: отделы закупок не могут количественно оценить и сообщить о вкладе поставщиков в достижение бизнес-результатов

Эти проблемы не позволяют отделам закупок действовать стратегически и оказывать измеримое влияние.

Семь лучших практик для более эффективного управления поставщиками

Для решения этих проблем руководители отделов закупок могут рассмотреть возможность внедрения следующих передовых практик управления поставщиками. Каждый из них дает очевидные преимущества, которые поддерживают операционную эффективность, стратегическое согласование и снижение рисков.

1. Централизация данных о поставщиках

Объединяя профили, сертификации, показатели эффективности и показатели рисков поставщиков в единую платформу, отделы закупок могут устранить разрозненность данных и получить целостное представление о взаимоотношениях с поставщиками. Это позволяет ускорить адаптацию, оптимизировать отслеживание соблюдения нормативных требований и принимать более обоснованные решения о выборе источника поставки.

2. Автоматизация рабочих процессов адаптации

Цифровизация адаптации благодаря автоматизированным проверкам и утверждениям соответствия. Цифровые инструменты адаптации автоматизируют сбор, проверку и утверждение данных, обеспечивая быструю и точную настройку поставщиков. Это сокращает объем работ вручную, минимизирует задержки и обеспечивает соблюдение поставщиками нормативных и внутренних требований с первого дня.

3. Внедрение непрерывного мониторинга рисков

Применяйте аналитику в реальном времени для оценки финансовых, операционных и геополитических рисков. Интегрированные инструменты управления рисками позволяют отделам закупок отслеживать финансовые, операционные и геополитические риски по всей базе поставщиков. Предупреждения и информационные панели помогают выявлять возникающие угрозы и выявлять их во всех подразделениях процесса «от выбора поставщика до оплаты», обеспечивая своевременные мероприятия, обеспечивающие защиту цепочек поставок и репутации бренда.

4. Стратегическое сегментирование поставщиков

Категоризация поставщиков по риску, расходам и стратегической важности. Категоризация поставщиков на основе расходов, рисков, стратегической важности и эффективности позволяет закупочным подразделениям более тесно сотрудничать со стратегическими поставщиками или ужесточать контроль за поставщиками с высоким уровнем риска. Это позволяет обеспечить эффективное распределение ресурсов и максимизировать ценность поставщика.

5. Проактивное сотрудничество

Привлекайте поставщиков к совместному планированию, инновациям и инициативам ESG. Вовлечение поставщиков в совместное планирование, разработку продуктов и инициативы ESG способствуют укреплению доверия и согласованности. Платформы для совместной работы обеспечивают коммуникацию в реальном времени, общие цели и совместные инновации, превращая поставщиков в стратегических партнеров, а не транзакционных поставщиков.

6. Постоянно измеряйте производительность

Используйте KPI и системы показателей для отслеживания поставок, качества и скорости реагирования. С помощью стандартизированных KPI и систем показателей отделы закупок могут отслеживать надежность, качество, оперативность и соответствие требованиям. Данные о производительности информируют о продлении контрактов, программах разработки поставщиков и оценке рисков, обеспечивая соответствие поставщиков ожиданиям.

7. Интеграция управления поставщиками во все процессы закупок

Обеспечьте беспрепятственный поток данных о поставщиках в процессы выбора поставщиков, заключения контрактов и закупок. Когда данные поставщиков интегрируются в потоки операций выбора поставщиков, заключения контрактов, закупок и выставления счетов, отделы закупок могут действовать быстрее, сокращать число ошибок и обеспечивать непротиворечивость. Эта интеграция открывает дополнительные преимущества и поддерживает более широкие инициативы по трансформации закупок.

Передовые практики управления поставщиками могут помочь организациям перейти от реактивного решения проблем к проактивному созданию ценности.

Как технологии упрощают управление поставщиками для современного бизнеса

Технологии меняют правила игры, обеспечивая автоматизацию, аналитику и прозрачность, которые поддерживают цепочки поставок даже в условиях растущих сбоев и неопределенности. Решения для управления поставщиками предлагают:

• Интегрированный пакет решений для закупок, встраивающий управление поставщиками в рабочие процессы «от выбора поставщика до оплаты», устраняющий разрозненность данных, обеспечивая соблюдение нормативных требований и экономию средств
• Централизованный информационный центр, консолидирующий данные о поставщиках из надежных источников, обеспечивающий проактивное управление соблюдением нормативных требований и жизненным циклом
• Инструменты управления закупками с учетом рисков, позволяющие получать аналитическую информацию в реальном времени для выявления и снижения рисков, связанных с поставщиками, обеспечения непрерывности бизнеса и защиты репутации бренда
• Экосистема совместной работы, объединяющая закупщиков и поставщиков на единой платформе, снижающая трения и ускоряющая окупаемость

Цифровизация управления поставщиками помогает отделам закупок повысить прозрачность, гибкость и контроль.

Как управление поставщиками поддерживает трансформацию закупок

Эффективное управление поставщиками ускоряет трансформацию закупок за счет согласования возможностей поставщиков со стратегическими целями, внедрения инноваций и повышения затрат, рисков и результативности. Она переносит закупки из транзакционной функции в ценностную, гибкую и совместную работу, обеспечивая:

• Определение стратегического выбора поставщиков: повышение качества информации о поставщиках приводит к принятию более взвешенных решений о выборе поставщиков и улучшению результатов переговоров
• Улучшение управления контрактами: интегрированные данные о поставщиках повышают нормативное соответствие, планирование продления договоров и снижение рисков
• Улучшение анализа расходов: сегментация поставщиков и эффективность данных повышают прозрачность расходов, обеспечивая оптимизацию и экономию затрат
• Реализация целей ESG и инноваций: крепкие отношения с поставщиками поддерживают инициативы в области устойчивого развития, многообразия и инноваций, согласовывая закупки с корпоративными ценностями

Встраивая управление поставщиками в структуру стратегии закупок, организации могут достичь большей гибкости, устойчивости и создания ценности.

Реальные выигрыши: управление поставщиками в действии

Организации по всему миру и в каждой отрасли видят ощутимые преимущества современного управления поставщиками с помощью SAP:

• Компании Rich Products Corporation (Rich’s) требовалась более полная прозрачность всего процесса закупок, чтобы заранее узнать, что она покупает, и оптимизировать возможности и политики поставщиков в масштабе всей организации. Компания стандартизировала операции «от закупки до оплаты» для сбора, хранения и пополнения данных о поставщиках и транзакциях в одном месте. Трансформация позволила Rich’s потратить более 800 миллионов долларов США через свою систему и сэкономить время благодаря более чем 50 000 бесконтактным счетам.
• Чтобы идти в ногу со своим быстрым ростом, Черчилль Даунс, родина Kentucky Derby, нуждался в более четкой картине затрат на основе фрагментированных данных, разбросанных по нескольким системам. Организация объединила процессы закупок, финансов и управления персоналом в рамках единой облачной ERP-системы, повысив прозрачность расходов на поставщиков и категории. Это позволило сократить базу поставщиков на 40% и оптимизировать данные о расходах и закупках в рамках единой системы.
• Компания L&T Energy Hydrocarbon, поставщик решений для проектирования и разработки углеводородов, должна была улучшить цифровое сотрудничество с поставщиками, включая ускорение процесса выставления счетов и оплаты, а также снижение числа ошибок в процессах. Компания интегрировала функции от заявки до закупки и от покупки до оплаты в единое облачное решение, которое экономит время на переговорах с поставщиком и ускоряет выполнение заказов на поставку. Интегрированное решение помогло компании L&T ежегодно обрабатывать более 30 000 заказов на закупку и управлять 5900 активными поставщиками.
• Smith+Nephew, мировой лидер в области здравоохранения, должен был унифицировать разрозненные системы закупок для повышения прозрачности расходов, соблюдения нормативных требований и адаптации поставщиков. Компания стандартизировала процессы от выбора поставщика до оплаты, обеспечивая управляемую закупку и управление жизненным циклом поставщика. Трансформация увеличила сбор расходов на 400 млн долларов США, сократила время адаптации поставщиков на 50% и повысила удовлетворенность сотрудников на 35%.
• PT Amman Mineral, индонезийская золотодобывающая компания, должна была автоматизировать свои огромные ручные усилия в области закупок и управления логистической цепочкой. Компания автоматизировала процессы для повышения операционной эффективности, повышения прозрачности расходов и упрощения взаимодействия с поставщиками, включая управление сертификатами поставщиков и обеспечение наличия у всех поставщиков активных бизнес-лицензий. Интегрированное решение позволило компании всего за шесть месяцев использовать на 214 000 бумажных листов меньше бумажных листов, управлять 90% своих документов и закупать 95% своих товаров на единой платформе.

Эти примеры управления поставщиками показывают, как организации могут применить новый подход к повышению устойчивости, внедрению инноваций и повышению прибыли.

Сделайте следующий шаг на пути к более рациональным закупкам

В то время как клиенты строят ваш бизнес, поставщики являются основой. Чтобы упростить управление поставщиками и повысить эффективность закупок, выполните следующие пять шагов:

• Оценка текущего состояния: выявление пробелов в данных, процессах и технологиях
• Определение целей: согласование управления поставщиками с более широкими целями закупок и бизнеса
• Выбирайте правильные технологии. Изучите решения для цифровизации и интеграции рабочих процессов поставщиков
• Вовлечение заинтересованных сторон: сотрудничество в сфере закупок, финансов и операций для ускорения адаптации и управления изменениями
• Измерение и оптимизация: отслеживание KPI и постоянное повышение эффективности, вовлеченности и стратегической согласованности поставщиков

Управление поставщиками не обязательно должно быть сложным. Благодаря правильной стратегии и инструментам она становится мощным механизмом трансформации закупок, обеспечивая экономию, устойчивость и инновации в масштабе всего предприятия.

Часто задаваемые вопросы

Подробнее