Почему финансовые отделы должны взять на себя ответственность за модернизацию ERP-системы

Многие финансовые отделы, использующие SAP ERP Central Component (SAP ECC), понимают необходимость модернизации ERP-системы и осознают, что она будет включать в себя нечто большее, чем просто миграцию данных и конфигураций в новую систему. Однако им трудно преобразовать эту срочность в четкий, выполнимый план. Вполне понятно, что существующие клиенты сосредоточены на минимизации операционных рисков при одновременном обеспечении непрерывности критически важных финансовых операций. Завершение основной программы сопровождения SAP ECC в 2027 году также является одним из главных стимулов для модернизации бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры. В то же время финансовые руководители должны подготовить свои команды к изменениям, понимая при этом, как ИИ может поддержать модернизацию их ERP-системы и начать приносить пользу еще до запуска в эксплуатацию.

Финансовый отдел должен определять программу модернизации ERP-системы, поскольку именно эти решения определяют структуру финансовых данных, функционирование процессов и способы обеспечения контроля на уровне всего предприятия. Когда финансовые команды берут на себя ответственность, они обеспечивают измеримые результаты трансформации: более быстрый доступ к точной информации, сокращение ручного труда в основных процессах, повышение готовности к аудиту и улучшение оперативной прозрачности.

В конечном счете, именно модернизация ERP-системы определяет будущую операционную модель финансового отдела. Это создает единую основу, необходимую для автоматизации рутинной работы, усиления соответствия нормативным требованиям и поддержки непрерывных инноваций, позволяя финансовому отделу выступать в качестве движущей силы бизнес-стратегии и обеспечивая масштабируемую трансформацию финансовой сферы.

От чего переходят финансовые отделы — и что будет дальше.

Финансовые отделы постепенно отказываются от сред SAP ECC, которые развивались на протяжении многих лет в соответствии с потребностями бизнеса, но зачастую за счет увеличения сложности. В этом году 38% организаций, использующих SAP, сообщили, что уделяют приоритетное внимание модернизации или устранению пользовательских процессов для упрощения перехода и повышения гибкости при будущих обновлениях.¹

Вложение времени и бюджета в поддержку чрезмерно сложных устаревших систем, а также растущие затраты на техническое обслуживание, создают всё больший разрыв между тем, чего ожидают от них финансовые специалисты, и тем, что могут реально обеспечить устаревшие ERP-системы. Этот разрыв также начинает разделять организации, которые могут действовать на основе информации, полученной в режиме реального времени, и те, которые не могут.

SAP Cloud ERP Private, предоставляемая в рамках проекта RISE с использованием методологии SAP, экспертной поддержки и инструментов на основе искусственного интеллекта, устраняет пробел, предоставляя современную управляемую среду, разработанную для непрерывных инноваций, одновременно снижая общую стоимость владения. В недавнем исследовании Forrester Total Economic ™ одна крупная организация за три года сократила расходы на 7,5 миллионов долларов за счет поэтапного отказа от своего локального центра обработки данных, что подчеркивает существенное финансовое влияние перехода от устаревших ERP-систем к SAP Cloud ERP ^Private² . Помимо снижения затрат, SAP Cloud ERP Private защищает ваши предыдущие инвестиции, объединяя приложения, процессы, данные и системы управления в единую операционную основу, работающую в режиме реального времени. Такой подход, основанный на поддержке, позволяет финансовым командам перейти от разрозненных систем к интегрированным сквозным операциям, которые повышают прозрачность и производительность. Однако преимущества модернизации вашей ERP-платформы начинают проявляться еще до запуска в эксплуатацию. Благодаря новым возможностям трансформации с использованием искусственного интеллекта и агентов, организации потенциально могут сократить общие затраты на миграцию ERP-систем более чем на 35%, обеспечивая при этом более быструю и предсказуемую миграцию.³ Руководители финансовых компаний все чаще обращаются к более быстрым и интеллектуальным технологиям модернизации. В этом году 20% организаций, использующих SAP, применяли автоматизированные инструменты для исправления кода в целях поддержки модернизации и трансформации ERP-систем.⁴

Хотя сам процесс путешествия по своей сути сложен, он не должен казаться непреодолимым. RISE with SAP предлагает поэтапный подход с пошаговыми инструкциями, который упрощает принятие решений, согласовывает действия заинтересованных сторон и помогает поддерживать операционную непрерывность на протяжении всего переходного периода.

Для успешной трансформации предприятия необходимо практическое руководство, которому смогут следовать финансовые руководители, с встроенной поддержкой и интеллектуальными рабочими процессами. Организации, которые модернизируют свою ERP-систему на раннем этапе, лучше подготовлены к внедрению и масштабированию возможностей ИИ контролируемым и надежным способом, получая явное преимущество в скорости реагирования на изменения и использовании полученных данных.

Пошаговая инструкция по модернизации с помощью SAP Cloud ERP Private

Дорожная карта модернизации SAP ERP предлагает структурированный, поэтапный подход к переходу от SAP ECC к облачной ERP-системе, демонстрируя при этом, как методология RISE with SAP, а также управляемый агентами инструментарий и его встроенные возможности обеспечивают руководство и стабильность на каждом этапе. Цель состоит в том, чтобы помочь финансовым командам осуществить трансформацию четко и контролируемо, снизив операционные риски и заложив основу для непрерывного совершенствования, инноваций и долгосрочной ценности для бизнеса после запуска системы.

Независимо от того, разрабатываете ли вы программу модернизации ERP-системы или хотите скорректировать существующую, руководители финансовых отделов могут использовать это пошаговое руководство для:

• Разделите процесс модернизации на четкие, управляемые этапы с определенными результатами.
• Снижайте риски с помощью проверенной методологии и инструментов на основе искусственного интеллекта.
• Ускорьте переход к финансовым операциям на основе искусственного интеллекта.

Шаг 1: Выявление и оценка

Финансовые руководители начинают этот этап с формирования четкого, основанного на фактах понимания текущей ситуации в финансовой сфере и откровенной оценки существующих системных неэффективностей, ручной работы и проблем с данными. Например, им следует указать, где:

• Ручная сверка данных замедляет процесс закрытия сделки.
• В отчетности отсутствует единообразие.
• В процессах обеспечения соответствия нормативным требованиям слишком часто используются обходные пути.

Финансовые отделы принимают активное участие, оценивая процессы от учета до отчетности, от заказа до получения оплаты и от закупки до оплаты, выявляя неэффективность и области операционного риска. Они начинают проверку качества основных данных, открытых транзакций и пробелов в сверке, а также документируют зависимости между финансовым и другими бизнес-функциями. Данная работа выполняется при поддержке RISE с использованием инструментов SAP, таких как SAP Readiness Check, SAP Signavio Process Insights и SAP LeanIX, которые обеспечивают детальную диагностику системы и сравнительный анализ процессов.

Искусственный интеллект и автоматизация начинают приносить пользу уже на этом раннем этапе. Анализ бизнес-процессов выявляет узкие места и вариативность в рабочих процессах, а искусственный интеллект подсказывает аномалии в данных финансовых операций, которые трудно обнаружить вручную. Joule еще больше расширяет эти возможности, позволяя финансовым командам получать доступ к этим аналитическим данным более взаимосвязанным образом, объединяя анализ процессов, системные данные и контекстные пояснения в рамках единого уровня взаимодействия. Результатом этого этапа является четкая отправная точка: определенные риски, количественно оцененные неэффективности и согласованные цели трансформации. Руководители финансовых отделов покидают этот этап, имея общее понимание текущего положения дел и того, что необходимо изменить для ускорения циклов закрытия отчетности, повышения точности отчетов и масштабируемости операций.

Шаг 2: Разработка и согласование

На этом этапе финансовые руководители определяют будущее состояние своей организации. Именно здесь модернизация ERP-системы переходит от анализа к принятию решений, и именно здесь принимаются наиболее важные архитектурные и операционные решения. Принятые здесь решения определяют, будет ли организация воспроизводить существующую сложность или же коренным образом упростит и модернизирует работу финансового отдела.

Ключевым принципом, внедренным на этом этапе, является подход «чистого ядра», который стандартизирует недифференцированные процессы, одновременно обеспечивая контролируемое расширение, позволяя организациям внедрять инновации, включая возможности на основе ИИ, без повторного усложнения.

Финансовые отделы тесно сотрудничают с ИТ-специалистами и представителями бизнеса для перепроектирования процессов с использованием принципов соответствия стандартам. Они определяют структуру плана счетов, модели отчетности и системы управления, одновременно согласовывая рабочие процессы на этапах закрытия отчетного периода, сверки и соблюдения нормативных требований. Эти решения принимаются при поддержке SAP Signavio и структурированных семинаров RISE with SAP, более подробно описанных в руководстве по модернизации ERP-системы.

На этом этапе Joule становится более заметным в качестве единого уровня взаимодействия между приложениями и процессами. Это позволяет финансовым командам изучать различные сценарии проектирования, получать доступ к информации о процессах и понимать последствия принимаемых решений в рамках взаимосвязанного контекста. Вместо просмотра статичных результатов пользователи могут взаимодействовать с данными, моделировать влияние процессов и принимать решения, используя единую точку входа, которая связывает аналитические данные с действиями, тем самым улучшая процесс принятия решений.

В результате получается четко определенная целевая операционная модель. Процессы стандартизированы, внедрено управление, и организация согласовала свои действия в отношении того, как финансовая система будет функционировать в облаке. На этом этапе определяется, будет ли система эффективно масштабироваться и поддерживать непрерывные инновации.

Шаг 3: Подготовка и строительство

На этом этапе преобразования вступают в практическую силу. Системы настраиваются, данные подготавливаются, и создаются интеграции. Именно здесь активно решаются накопившиеся проблемы, связанные со сложностью устаревшей среды, особенно в части данных и пользовательского кода.

Финансовые команды переходят от планирования к исполнению. Они очищают и гармонизируют финансовые данные, закрывают устаревшие транзакции и создают систему управления основными данными. Эта работа имеет решающее значение, поскольку качество данных напрямую влияет на точность отчетности, производительность системы и будущие результаты автоматизации финансовых процессов.

RISE with SAP предоставляет структурированный набор инструментов, включающий в себя панель управления миграцией SAP S/4HANA, SAP Data Services и инструменты для миграции пользовательского кода. Эти возможности стандартизируют задачи модернизации ERP-системы, сокращают ручной труд и повышают согласованность между отделами расчетов с поставщиками и другими основными финансовыми функциями.

Искусственный интеллект играет центральную роль, выявляя несоответствия, проверяя большие массивы данных и определяя аномалии в процессе модернизации. Joule поддерживает этот этап, предоставляя необходимую информацию, связывая связанные задачи и помогая пользователям понимать зависимости между конфигурацией системы, подготовкой данных и интеграцией.

В результате получается настроенная система с чистыми, проверенными данными и структурированными интеграциями. Финансовые команды уверенно двигаются вперед, зная, что их рабочая среда соответствует запланированной операционной модели.

Шаг 4: Тестирование и проверка.

Тестирование гарантирует надежное функционирование финансовых операций в реальных условиях. Для финансовых отделов этот этап является началом проверки финансовой точности, соответствия нормативным требованиям и непрерывности операционной деятельности — а не только технической функциональности.

Пользователи финансового отдела тестируют комплексные сценарии, включая закрытие отчетного периода, консолидацию и составление отчетов. Они проверяют проводки, сверки и результаты, чтобы обеспечить соблюдение нормативных и аудиторских требований и соответствие принципам корпоративного управления.

SAP Cloud ALM обеспечивает структурированное управление тестированием, а автоматизация повышает охват тестирования и сокращает трудозатраты на ручное выполнение. Искусственный интеллект дополнительно повышает эффективность, генерируя тестовые примеры и выявляя несоответствия в результатах.

Компания Joule продолжает приносить пользу на этапе валидации, помогая пользователям интерпретировать результаты, исследовать проблемы и ориентироваться в сложных сценариях тестирования. Вместо ручной проверки больших объемов результатов тестирования финансовые отделы могут анализировать проблемы в контексте, связывать затронутые процессы и быстрее принимать корректирующие меры.

Это значительно сокращает время, затрачиваемое на ручную проверку, и повышает уверенность в результатах. Это также подчеркивает важность чистых данных и стандартизированных процессов, которые необходимы для получения надежных результатов применения ИИ в производстве.

Результатом этого этапа является уверенность в целостности системы. Финансовые руководители знают, что процессы, данные и системы контроля работают должным образом еще до запуска системы в эксплуатацию.

Шаг 5: Развертывание и запуск в эксплуатацию

Запуск проекта знаменует собой переход от этапа внедрения к этапу эксплуатации. Этот этап требует тщательного выполнения для обеспечения непрерывности бизнеса во время миграции на новую систему.

Финансовые отделы управляют процессом перехода, включая окончательную миграцию данных, проверку балансов и мониторинг первоначальных транзакций. Точность и координация имеют решающее значение, поскольку ошибки на этом этапе могут повлиять на отчетность и соблюдение требований. RISE with SAP обеспечивает структурированное развертывание и управляемую SAP инфраструктуру, снижая операционную нагрузку и повышая стабильность.

Искусственный интеллект улучшает этот этап за счет мониторинга в реальном времени и обнаружения аномалий. Joule дополнительно поддерживает эту функцию, объединяя аналитические данные системы, оперативные данные и рабочие процессы решения проблем. Пользователи могут получать доступ к информации, перемещаться по процессам и реагировать на проблемы в единой среде, вместо того чтобы переключаться между инструментами. Это улучшает скорость реагирования, уменьшает путаницу и помогает сохранять контроль в период высокого риска.

В результате мы получили стабильный переход на SAP Cloud ERP Private, обеспечивающий работу финансовых операций в режиме реального времени в интегрированной среде.

Шаг 6: Эксплуатация, оптимизация и расширение.

После запуска системы основное внимание переключается на непрерывное совершенствование и масштабирование ценности. Финансовые команды стабилизируют операционную деятельность, совершенствуют процессы и расширяют автоматизацию рабочих процессов.

На этом этапе организации начинают в полной мере реализовывать концепцию автономного предприятия, где люди определяют направление развития, а искусственный интеллект координирует выполнение различных процессов.

Joule становится основным уровнем взаимодействия и координации финансовых операций. Это позволяет пользователям получать доступ к аналитическим данным, запускать рабочие процессы и координировать действия между приложениями, используя естественный язык. Вместо работы с отдельными системами пользователи функционируют в единой среде, где данные, процессы, помощники и агенты связаны в режиме реального времени.

Искусственный интеллект в качестве помощника и агента теперь работает непосредственно в рамках финансовых рабочих процессов. Помощники объединяют необходимую информацию для конкретных ролей, в то время как агенты выполняют многоэтапные процессы, включая сверку, обнаружение аномалий и мониторинг соответствия требованиям, в соответствии с передовыми методами в области рисков и соответствия требованиям в сфере ИИ.

Например, процессы закрытия финансовой отчетности ускоряются за счет автоматизированных проводок и сверок, а искусственный интеллект выявляет проблемы на ранних стадиях и решает их с помощью управляемых рабочих процессов. Планирование и прогнозирование становятся непрерывными процессами, поддерживаемыми возможностями сценарного планирования.

В результате получается финансовая функция, которая работает быстрее, точнее и гибче. Процессы все чаще автоматизируются, аналитические данные предоставляются непрерывно, и организации могут уверенно реагировать на изменения.

Чем облачная инфраструктура SAP отличается от гибридных решений, сочетающих локальные ERP-системы и IaaS? Оно превосходит их, объединяя инфраструктуру, операционную деятельность и поддержку в единый управляемый сервис SAP, предлагая:

• Единая точка ответственности за ERP-систему.
• Интегрированное управление жизненным циклом, мониторинг и операционная деятельность, согласованные с рабочими нагрузками SAP.
• Встроенные функции отказоустойчивости, безопасности и соответствия нормативным требованиям управляются в рамках предоставляемой услуги.
• Основа для масштабирования инноваций и бизнес-процессов с использованием ИИ без увеличения затрат на управление инфраструктурой.

В результате финансовые отделы могут больше сосредоточиться на оптимизации процессов и достижении бизнес-результатов, поддерживая при этом стабильную, гибкую и постоянно развивающуюся среду ERP.

Как ценность ИИ проявляется еще до завершения модернизации

Для многих финансовых отделов одним из самых распространенных заблуждений относительно модернизации ERP-систем является то, что ценность ИИ начинает проявляться только после запуска системы в эксплуатацию. В действительности, SAP Cloud ERP Private позволяет искусственному интеллекту приносить измеримую пользу на протяжении всего процесса, а не только в его завершении.

Это стало возможным благодаря принципиально иному подходу SAP к искусственному интеллекту. Возможности, основанные на искусственном интеллекте, базируются на глубоких знаниях бизнес-процессов, семантически насыщенных бизнес-данных и встроенных механизмах управления, что позволяет им функционировать непосредственно в рамках бизнес-процессов, а не как разрозненные аналитические инструменты.

Как финансовые команды могут использовать ИИ в процессе модернизации ERP-системы

Финансовым командам следует рассматривать ИИ как встроенную функцию, улучшающую процесс работы, а не как отдельный аналитический слой.

Автономные финансы — это операционная модель финансового сектора, которая воплощает этот подход, позволяя агентам искусственного интеллекта выполнять рутинные процессы от начала до конца, такие как сверка, закрытие отчетности, платежи и контроль соответствия требованиям, освобождая финансовых специалистов для сосредоточения на более ценной работе.

Компания Joule играет центральную роль в обеспечении перехода к автономному финансированию. Joule выступает не в качестве автономного инструмента, а как единый уровень взаимодействия и координации между приложениями SAP. Она объединяет пользователей с данными, процессами, помощниками и агентами в рамках единого контекстного интерфейса, позволяя финансовым командам беспрепятственно переходить от получения информации к принятию решений без переключения между системами.

Одновременно с этим, ИИ-помощники и агенты начинают оказывать поддержку конкретным финансовым операциям непосредственно в рамках рабочих процессов. Эти возможности, встроенные в SAP Cloud ERP Private, автоматизируют рутинные задачи, такие как сверка, выявление аномалий, закрытие финансового периода и мониторинг соответствия нормативным требованиям. Например:

• Процесс закрытия финансовой отчетности ускоряется за счет автоматизированных бухгалтерских проводок, начислений и сверки.
• Процессы управления дебиторской задолженностью позволяют расставлять приоритеты в взыскании долгов, разрешать споры и предоставлять прогнозные данные о движении денежных средств.
• Процессы обработки счетов к оплате позволяют проверять платежи, выявлять риски на ранних стадиях и автоматизировать операции по взаиморасчетам.
• В процессах налогообложения и соблюдения нормативных требований постоянно отслеживаются изменения в законодательстве и автоматизируются корректировки отчетности.

Эти возможности позволяют финансовым отделам сократить ручной труд, повысить точность данных и сосредоточиться на стратегических задачах, таких как принятие решений, обработка исключений и вынесение вердиктов.

Краткий обзор плана модернизации ERP-системы.

Шаг 1: Выявление и оценка
Финансовые руководители начинают свой путь с внедрения ERP-систем, оценивая текущие процессы, качество данных и выявляя риски в финансовых операциях. RISE with SAP предоставляет диагностику системы, анализ процессов и экспертные рекомендации для создания базовой конфигурации на основе фактических данных и снижения неопределенности на ранних этапах, при поддержке структурированного планирования в контрольном списке миграции ERP.

Шаг 2: Разработка и согласование
Далее финансовые команды определяют будущую операционную модель, стандартизируют процессы и устанавливают систему управления. RISE с SAP поддерживает проектирование, соответствующее стандартам, моделирование процессов и четкую интеграцию основных функций для обеспечения масштабируемой трансформации финансовой сферы.

Шаг 3: Подготовка и строительство
Финансовые отделы очищают и гармонизируют данные, упрощают пользовательский код и подготавливают системы к миграции. RISE with SAP предоставляет структурированные инструменты, возможности интеграции и проверку на основе искусственного интеллекта для ускорения выполнения и повышения качества данных.

Шаг 4: Тестирование и проверка.
Финансовый отдел проверяет точность финансовой отчетности, соответствие нормативным требованиям посредством тщательного тестирования. RISE with SAP поддерживает автоматизированное тестирование, управление жизненным циклом и обнаружение аномалий с помощью ИИ для повышения охвата и надежности.

Шаг 5: Развертывание и запуск в эксплуатацию
Финансовый отдел осуществляет переход на новую систему, проверяет остатки средств и обеспечивает непрерывность операционной деятельности. RISE with SAP обеспечивает оркестрацию развертывания, управление облачными операциями и мониторинг в режиме реального времени для снижения рисков при запуске системы.

Шаг 6: Эксплуатация, оптимизация и расширение.
Финансовый отдел стабилизирует операционную деятельность, расширяет автоматизацию финансовых процессов и постоянно совершенствует их. RISE with SAP обеспечивает непрерывные инновации, управление жизненным циклом и встроенные возможности искусственного интеллекта для создания долгосрочной ценности.

Заключение: Модернизация ERP-системы как основа для автономного финансового управления.

Финансовые отделы испытывают все большее давление, требующее более быстрого получения аналитической информации, соблюдения нормативных требований и повышения эффективности работы — и все это при одновременном управлении сложностью и рисками. Многие системы SAP ECC, несмотря на свою стабильность, больше не способны поддерживать эти требования в масштабах, требующих больших ресурсов. Фрагментированные данные, ручные процессы и ограниченная видимость в режиме реального времени затрудняют соответствие ожиданиям бизнеса и новым возможностям, основанным на искусственном интеллекте.

Именно поэтому модернизация ERP-систем должна осуществляться под руководством финансового отдела, поскольку именно его решения определяют структуру финансовых данных, принципы работы процессов и порядок управления ими на уровне всего предприятия. Именно эти основы определяют, сможет ли финансовая сфера масштабировать автоматизацию, улучшить процесс принятия решений и работать с уверенностью.

Руководителям финансового отдела необходим практический план действий для осуществления этой трансформации, в котором будут изложены необходимые шаги на каждом этапе, структура работы и способы снижения операционных рисков за счет дисциплинированного подхода. RISE, используя возможности SAP, Joule и Autonomous Finance, активно поддерживает финансовые команды на протяжении всего процесса модернизации. От анализа процессов и проверки данных до автоматизации тестирования и ускорения выполнения — эти возможности помогают улучшить результаты на каждом этапе.

В результате получается нечто большее, чем просто обновление системы. Это трансформация, которая закладывает операционную основу для современных финансов , где приложения, данные, управление и искусственный интеллект работают вместе в единой среде в режиме реального времени. Эта основа позволяет финансовым командам сократить ручной труд, повысить готовность к соблюдению нормативных требований, ускорить циклы закрытия финансовой отчетности и масштабировать использование ИИ в масштабах всего предприятия.

Часто задаваемые вопросы