Выход за рамки транзакционных методов закупок

Закупки превратились из транзакционных закупок и ведения учета в многогранную дисциплину управления. Сегодня для этого требуются тактические, аналитические и межличностные навыки. Заготовка остается процессом исследования, выбора источника поставки, закупки, получения, проверки и утверждения платежа за все товары и услуги, необходимые для работы компании. От сырья и оборудования до платы за консультационные услуги и таблиц для конференций, эта важная группа участвует в этой работе.

Помимо приоритетов сдерживания затрат, закупки все чаще играют более значительную роль в стратегии организации по управлению выручкой. В то же время эта занятая команда имеет дополнительные возможности и давление глобальной цепочки поставок для навигации, а также ожидания клиентов в отношении скорости и прозрачности. Это побуждает компании искать новые способы оптимизации процессов и защиты данных компании.

Совместное определение закупок и преимущества

Совместная заготовка — это стратегическое согласование и интеграция операций заготовки между внутренними отделами, поставщиками и внешними партнерами. Этот подход позволяет использовать возможности коллективных закупок и помогает компаниям сократить затраты, повысить эффективность, повысить прозрачность и улучшить соблюдение нормативных требований.

Вместо того, чтобы работать в разрозненных хранилищах, участники обмениваются информацией, упрощая выбор поставщиков, заключение контрактов, закупки, управление поставщиками и платежи. В контексте программных систем планирования ресурсов предприятия (ERP) коллаборативные закупки можно интегрировать с помощью цифровых платформ, таких как SAP Business Network. Эти облачные решения служат центром взаимодействия между покупателями и поставщиками в реальном времени, автоматизации транзакций и стимулирования сотрудничества. Это приводит к снижению трений, даже если покупатели, партнеры и поставщики могут выполнять операции с различными программными и аппаратными решениями.

Почему совместная заготовка больше не является обязательной

Специалисты по закупкам сталкиваются с проблемой неопределенности доступности материалов и расходованием дополнительных запасов в связи с ростом затрат. Тем не менее, отделы закупок должны выполнять все свои задачи в соответствии с установленными требованиями и в рамках бюджета. Неожиданно историческая операционная роль теперь напрямую влияет на бизнес-результаты. Чтобы добиться успеха, они ищут новые инструменты и процессы, помогающие внутренним командам делать больше каждый день без перерасхода средств.

Традиционные модели закупок с трудом справляются с глобальными сбоями, изменениями нормативных требований и растущими ожиданиями клиентов. Они характеризуются ручными процессами, устаревшими инструментами и фрагментированными методами коммуникации.

Даже организации, использующие современные облачные ERP-системы, могут столкнуться с проблемой отсутствия прозрачности процессов и сроков работы поставщиков. Результатом является ограниченная возможность эффективного просмотра запасов и статуса заказов или платежей, в том числе.

Чтобы устранить разрыв, отделы закупок по всему миру расширяют свои ERP-решения, чтобы безопасно обмениваться данными с поставщиками, и автоматизируют данные на облачных платформах, предназначенных для совместных закупок и других функций цепочки поставок. Это позволяет решить общие проблемы и дает следующие преимущества:

• Повышение прозрачности за счет предоставления всем сторонам возможности просматривать статус каждой операции.
• Сокращение длительности циклов за счет автоматизации заказов на поставку, счетов-фактур и платежей.
• Улучшение отношений с поставщиками с помощью общих целей и отслеживания эффективности.
• Снижение рисков благодаря проактивному сотрудничеству и планированию на случай непредвиденных ситуаций.

Эти новые возможности позволяют командам переходить от транзакционных к стратегическим операциям, что делает совместные закупки не только полезными, но и существенными.

Ключевые роли, процессы и заинтересованные стороны в сотрудничестве в сфере закупок

Прежде чем выделять бюджет на решение для сотрудничества в сфере закупок, изменять рабочие процессы или привлекать ИТ-специалистов к поддержке, важно оценить, кто в этом нуждается, и определить предлагаемые сроки.

Создание экономического обоснования для сотрудничества в сфере закупок обусловлено несколькими факторами: компания осознает необходимость модернизации, стремление к электронному выставлению счетов для повышения операционной эффективности, налоговое законодательство, требующее выставления электронных счетов-фактур, и долгосрочную экономию, которую можно реинвестировать в другую сферу бизнеса.

Обсуждение и введение, как правило, происходят после того, как основной проект миграции в облако в течение определенного периода времени проходит гладко. При встрече с заинтересованными сторонами полезно изучить и представить положительные ключевые показатели эффективности, чтобы проиллюстрировать ценность последних модернизационных обновлений.

В дополнение к отделу закупок это может включать:

• Финансы , которые отслеживают расходы на закупки, прогнозируют бюджетирование, обеспечивают финансовое соответствие и поддерживают анализ затрат и выгод.
• Юридическое и нормативное соответствие, которое проверяет контракты на наличие любых проблем, связанных с соблюдением нормативных требований и стандартов внутренней политики.
• Управление операциями и логистической цепочкой, которое координирует логистику, запасы, подробные данные поставки и методы заготовки.
• ИТ-аналитики и системные аналитики могут оценить решение, наиболее подходящее для потребностей компании, и контролировать интеграцию данных с поставщиком платформы закупок.

Инструменты для совместной работы в сфере закупок: функции и экосистема

Новейшими инструментами совместной работы в сфере закупок являются облачные архитектуры с поддержкой API, поддерживающие масштабируемость, совместимость и обмен данными в реальном времени. Однако компании, все еще работающие в локальных или гибридных средах, также могут использовать эти современные инструменты с помощью промежуточного ПО и коннекторов.

Хотя платформы закупок относительно новые, возможности, которые они предоставляют, привлекают внимание специалистов по управлению финансами и поставками. Например, SAP Business Network поддерживает более трех миллионов компаний для ведения транзакций и сотрудничества друг с другом. Пользователи наслаждаются экономией времени на автоматизации процессов и ценят, что платформа решает проблемы совместимости и интеграции. Участники настраивают свои бизнес-среды для отправки и получения данных любым другим лицом в сети, независимо от используемой ими ERP-системы. Если поставщиков компании еще нет в сети, приглашения могут быть отправлены, чтобы легко присоединиться — часто бесплатно.

Это явное улучшение по сравнению со старыми процессами, такими как электронный обмен данными (EDI), и отправка электронных таблиц по электронной почте. EDI позволяет поставщикам и покупателям обмениваться заказами на поставку и счетами-фактурами в электронном виде, однако его жесткая архитектура не позволяет автоматизировать точность и проверять соответствие. Они должны выполняться вручную как отправителем, так и получателем, что добавляет время и дает возможность ошибок. Системы ЭОД также не могут проводить анализ данных, содержащихся в документах, или создавать информативные отчеты. Возможности совместной заготовки решают многие из этих проблем.

Дополнительные функции для поиска в решении для сотрудничества в сфере закупок:

• Совместный доступ к документам: активируйте автоматизированные электронные заказы на закупку, счета-фактуры, платежи и подтверждения.
• Обнаружение сети: поиск новых поставщиков, соответствующих определенным критериям или оценкам, публикация потребностей в закупках, получение предложений и многое другое.
• Порталы самообслуживания для поставщиков: позволяют поставщикам управлять профилями, отвечать на запросы цен, преобразовывать заказы на закупку в счета-фактуры и отправлять счета-фактуры, а также отслеживать заказы.
• Информационные панели аналитики: аналитические данные о расходах, эффективности поставщиков и процессах.
• Оркестрация потоков операций: автоматизация утверждений, эскалаций и обработки особых ситуаций.
• Нормативные требования. Сопоставьте заказы на закупку и счета-фактуры, убедитесь, что заказы и счета-фактуры соответствуют параметрам и контрактам покупателей, используйте утвержденных поставщиков по странам и соблюдайте нормативные требования.
• Интеграция с системами ERP: обеспечение непротиворечивости данных и устранение большинства ручных операций ввода в средах ERP.

Платформы для совместных закупок обеспечивают безопасные и бесконтактные транзакции и координацию в реальном времени. Они являются частью более широкой экосистемы, включающей поиск поставщиков, логистику и сети аналитики активов, создавая единую цифровую цепочку поставок.

Распространенные ловушки совместных закупок, которых можно избежать

Несмотря на многочисленные преимущества платформ для совместной работы с закупками, получить одобрение по-прежнему может быть непросто. Обычно это происходит по нескольким причинам: усталость от трансформации, временные рамки, сопротивление поставщиков или отсутствие данных об окупаемости инвестиций. Это понятно с учетом количества задействованных команд, технического планирования и первоначальных инвестиций.

Однако грамотные менеджеры по закупкам могут решать эти проблемы, обучая заинтересованных лиц, используя ощутимые слабые места и положительные результаты. Примеры:

Недостаточная интеграция: разрозненные системы препятствуют потокам данных и их прозрачности.
Решение. Используйте собственную платформу ERP для обеспечения полной интеграции.

Ограниченное участие поставщиков: поставщики могут медленно осваивать цифровые платформы.
Решение. Предлагайте поддержку при адаптации и подчеркивайте взаимные преимущества, такие как ускорение платежей и сокращение числа ошибок. Они могут обнаружить, что многие их поставщики и клиенты уже находятся в сети.

Риски, связанные с безопасностью и соблюдением нормативных требований. Обмен данными между организациями создает уязвимости.
Решение: выберите платформу с надежной безопасностью, аудиторскими журналами и сертификатами соответствия.

Недостаточная прозрачность: для дискретных систем требуются многошаговые процессы закупок вручную.
Решение: возможность совместного создания контрактов, выставления электронных счетов-фактур и отслеживания производительности в общей системе.

Дополнительные расходы: руководство не может быть склонно выделять дополнительный бюджет.
Решение. Запустите пилотную программу и предоставьте проверенную статистику ROI для продажи дополнительных инвестиций.

Если руководство до сих пор не убеждено, сообщения третьих сторон могут успокоить их колебания. Согласно информационному документу IDC «Ценность для бизнеса SAP Business Network для организаций-закупщиков»,¹ клиент может ожидать положительной окупаемости инвестиций в виде:

• Ускорение выхода на рынок.
• Более быстрая доставка продуктов и заказов.
• Ускорение адаптации новых партнеров.
• Более быстрая доставка документов.
• Более широкое использование электронных заказов на поставку
• Сокращение времени цикла утверждения счетов.
• Дополнительные счета обработаны без особой ситуации.

Другие сторонние ресурсы, которые могут быть полезны — это калькулятор ценности^для бизнеса IDC и информационный документ IDC «Ценность для бизнеса SAP Business Network — для сбытовых организаций».³ После подтверждения одобрения настало время составить маршрутную карту, чтобы перейти от установленных процессов к рабочим процессам с экономией времени.

Разработка маршрутной карты сотрудничества для лидеров в сфере закупок

Хотя интеграция решения для сотрудничества в сфере закупок является незначительной задачей по сравнению с облачной миграцией в масштабе компании, для достижения оптимальных результатов рекомендуется создать стратегическую маршрутную карту. Это упражнение позволяет всем сторонам продумать свои потребности, требования и ожидания. Кроме того, необходимо запланировать любые шаги или обучение по управлению изменениями. Затем сотрудники готовы использовать новые инструменты совместной работы в сфере закупок, как только они будут доступны. Предлагаются следующие шаги:

1. Оценка текущей зрелости: оценка существующих процессов закупок, систем и вовлеченности заинтересованных лиц. С чем ваша команда борется больше всего? Какие шаги наиболее подвержены ошибкам или ошибкам коммуникации? Что не хочет менять команда?
2. Определение целей сотрудничества. Согласование с бизнес-приоритетами, такими как экономия затрат, гибкость или устойчивое развитие. Каковы ваши приоритеты? Как будет определен успех? Более быстрое выставление счетов? Меньше ошибок? Более устойчивая цепочка поставок?
3. Выберите подходящую платформу: выберите инструменты, которые интегрируются с вашей ERP-системой и поддерживают ваши потребности в сотрудничестве. Используют ли уже какие-либо поставщики платформу закупок? Если нет, убедитесь, что они могут легко присоединиться, поэтому внедрение с большей вероятностью.
4. Привлечение заинтересованных сторон. Привлекайте сотрудников отделов закупок, финансов, ИТ и поставщиков на ранних этапах процесса, чтобы получить информацию, ответить на вопросы и получить поддержку. Выберите закупочную платформу, которая лучше всего соответствует потребностям всех сотрудников.
5. Пилотный проект и итерация: начните с небольшой группы поставщиков или категорий, оцените результаты и уточните. Например, если ключевой поставщик уже находится в выбранной вами сети, сначала выполните интеграцию с ним. Настройка потоков операций, обучение команды и оценка улучшений за установленный период, например, за три месяца.
6. Масштабирование и оптимизация. Если преимущества и окупаемость инвестиций убедительны, обратитесь к остальным партнерам, поставщикам и покупателям. Расширяйте сотрудничество для уточнения процессов, используя аналитику для постоянного улучшения.

Начните знакомство с сотрудничеством в сфере закупок прямо сейчас

Дни ручных и разрозненных транзакционных процессов закупок постепенно прекращаются с помощью облачных сетей, которые позволяют компаниям торговать с меньшими трудностями. Отделы закупок, использующие эти новые инструменты, упрощают:

• Быстрый поиск новых поставщиков и соблюдение условий контрактов
• Быстрее реагируйте на изменения в цепочке поставок
• Повышение прозрачности всех этапов процесса покупки и продажи
• Соблюдение всех внутренних и внешних нормативных требований и политик

Использование платформы для совместных закупок обеспечивает прозрачность, эффективность и соблюдение нормативных требований в цепочке поставок. Правильное решение готово, когда вы находитесь, и есть множество доступных вариантов поддержки трансформации вашей компании.