Что такое система управления расчетом заработной платы?

Система управления расчетом зарплаты используется для расчета заработной платы сотрудников, отработанных часов, удержаний и удержания налога за период оплаты. Он часто тесно интегрируется с функциями учета рабочего времени в основных системах HR для обеспечения точной оплаты отработанных часов.

Организация может управлять расчетом зарплаты вручную, использовать специализированное решение для управления расчетом зарплаты или передать эту функцию стороннему поставщику. Система управления расчетом зарплаты является основным компонентом управления человеческим капиталом (HCM).

Почему важна система управления расчетом заработной платы?

Система управления расчетом заработной платы может помочь компаниям снизить сложность, эффективно управлять рисками и масштабироваться. Кроме того, расширенное программное обеспечение для расчета зарплаты предоставляет сотрудникам возможность создавать важные отчеты, собирать информацию о тенденциях и интегрировать данные с информационными системами HR (HRIS) и системами управления персоналом (HRMS). С помощью современного решения для управления расчетом зарплаты команды могут повысить точность, сократить объем ручной работы и интегрировать расчет зарплаты с другими основными процессами HR.

Точное управление расчетом зарплаты имеет решающее значение для таких отделов, как управление персоналом (HR). Для управления персоналом и расчетом зарплаты необходим доступ к информации о зарплате, льготах и статусе сотрудников для точного ведения записей компании и обеспечения соответствия налоговым нормам и трудовому законодательству.

Неправильное получение соответствия может обойтись дорого. В 2023 году IRS оценила работодателей США около 8,5 млрд долларов в виде гражданских взысканий за неправильный расчет или отсутствие платежей, а в 2021 году кампания «имя и позор» и судебный процесс привели к миллионам фунтов в штрафах и возмещении расходов для сотен работодателей Великобритании. Даже незначительные ошибки могут привести к общественному смущению, потере доверия и низкому моральному настрою, поэтому компаниям важно правильно управлять расчетом заработной платы.

Какие существуют методы управления расчетом зарплаты?

Компании любого размера должны управлять и поддерживать точный расчет зарплаты для своевременной выплаты сотрудникам и соблюдения нормативных требований. Существуют различные варианты, а также преимущества и недостатки каждого из них. Ниже перечислены три основных метода управления расчетом зарплаты:

1. Управление расчетом зарплаты вручную: этот вид управления расчетом зарплаты включает ручной ввод заработной платы, удержаний и налогов на зарплату в электронную таблицу или простое программное обеспечение для учета и отчетности. Малый бизнес и стартапы могут быть склонны использовать ручное управление расчетом зарплаты для экономии затрат. Однако этот метод является трудоемким и потенциально уязвимым к угрозам безопасности, потере данных и человеческим ошибкам.
2. Программное обеспечение для управления расчетом заработной платы: это специализированное программное обеспечение помогает компаниям организовать и оптимизировать автоматизацию расчета зарплаты. Все чаще организации используют программное обеспечение для автоматизации расчета зарплаты в облаке на основе модели подписки. Такое программное обеспечение поможет организациям избежать дорогостоящих ошибок в расчете заработной платы, быть в курсе обновлений нормативного соответствия, масштабироваться по регионам по мере расширения операций в новых регионах, а также поддерживать упорядоченность и безопасность данных о сотрудниках.
3. Аутсорсинг расчета зарплаты: компании, у которых нет желания или ресурсов для управления расчетом зарплаты собственными силами, могут нанять внешнего поставщика услуг для управления этим процессом. В то время как сторонняя компания может снять часть административной нагрузки, это может быть дорогостоящим и требует отказа от прямого контроля над процессом.

Каковы этапы процесса управления расчетом зарплаты?

В компоненте "Расчет зарплаты" определены шаги, которые организации должны выполнить, чтобы обеспечить надлежащую и эффективную работу системы. В конце концов, один провал может привести к задержке оплаты или штрафу. Многие организации используют программное обеспечение для автоматизации расчета зарплаты, чтобы оптимизировать эти шаги и сократить объем выполняемых вручную операций.

Вот три основных этапа управления расчетом зарплаты:

1. Фаза до расчета зарплаты включает сбор важных данных сотрудников, таких как статус занятости, почасовые и сверхурочные ставки, зарплата, информация об учете времени, любые надбавки, сверхурочная работа или комиссионные, оплачиваемое время отсутствия или отпуска, а также удержания. Организации также должны обеспечить настройку системы расчета заработной платы с учетом последних данных, политик работы и нормативных требований.
2. Фаза расчета включает в себя расчет оплаты брутто и последующее применение удержаний для получения заработной платы сотрудника. Крайне важно получить все необходимые внутренние утверждения, чтобы своевременно разогнать средства и обеспечить своевременное выполнение расчета зарплаты.
3. Этап после расчета заработной платы включает распределение заработной платы между сотрудниками, обеспечение социального страхования и пенсионных взносов, ведение точной финансовой отчетности и подачу необходимых форм и отчетов в государственные учреждения. В зависимости от того, где находится компания, работодателям необходимо будет хранить записи сотрудников за определенное количество лет. Например, IRS заявляет, что предприятия США должны вести учет налогов на заработную плату по крайней мере четыре года. Внутренние группы также должны регулярно проверять внутренние процессы для обеспечения точности и решения любых задач, требующих улучшения.

Каковы функции системы управления расчетом зарплаты?

Современное облачное решение для расчета зарплаты может помочь компаниям с широким спектром функций. В основе лежат четыре основные направления деятельности:

• Расчет заработной платы сотрудников. Автоматизируйте расчеты «от зачета брутто до нетто», применяйте вычеты и обеспечьте соблюдение соответствующих налоговых и трудовых норм.
• Обработка налогов на зарплату: расчет, удержание и перевод налогов в соответствующие государственные органы.
• Соблюдение требований к ведению учета заработной платы: ведение ежеквартальных и годовых налоговых отчетов, готовых к аудиту отчетов о расчете заработной платы и требуемых формуляров на конец года.
• Предоставление справок о заработной плате сотрудников. Предоставьте сотрудникам четкую разбивку их заработков и удержаний в каждом периоде оплаты с доступом к информации за период и год нарастающим итогом с помощью бумажных или электронных справок.

Помимо этих основных функций, современные системы расчета зарплаты также поддерживают более широкий набор интегрированных возможностей, которые помогают организациям более эффективно управлять данными о персонале и улучшать опыт сотрудников:

• Интеграция расчета зарплаты с системами управления персоналом, учета рабочего времени и финансов. Объединяйте данные о расчете заработной платы с информационными системами управления персоналом, отслеживающими учет рабочего времени и посещаемости, а также бухгалтерскими или финансовыми инструментами, чтобы обеспечить согласованность информации о сотрудниках на разных платформах и сократить объем ручного ввода.
• Синхронизация данных времени и присутствия: синхронизация отработанного времени, отпусков, правил сверхурочной работы и другой информации о расписании для обеспечения точности оплаты и сокращения административной работы.
• Управление льготами, вычетами и компонентами комплексной оплаты: обработка комиссионных, премий, надбавок, возмещений, ретроактивных корректировок и других видов переменной оплаты.
• Поддержка глобального соответствия и локализации: применение различных налоговых правил, валют и требований к обязательной отчетности для поддержки операций в нескольких регионах и странах.
• Предоставление отчетов, информационных панелей и контрольных журналов. Предлагайте информационные панели, пользовательские отчеты и подробные контрольные журналы в реальном времени, чтобы помочь отделам кадров и финансов отслеживать затраты на рабочую силу, анализировать тенденции в области персонала и поддерживать прогнозирование и проверку соответствия.
• Активация сервиса самообслуживания для сотрудников. Позволяет сотрудникам получать доступ к справкам об оплате, обновлять личную информацию, проверять вычеты и запрашивать отпуск с помощью интуитивно понятных инструментов самообслуживания.
• Гибкие циклы оплаты и варианты оплаты: управление внеочередными прогонами, корректировками, авансами, окончательными расчетами и несколькими графиками оплаты для поддержки различных потребностей персонала.

Каковы преимущества использования облачной системы управления расчетом зарплаты?

Системы расчета зарплаты обеспечивают повышение эффективности и помогают компаниям экономить время на трудоемких кадровых задачах. Облачное решение для расчета зарплаты и интерфейс доступа в любом месте позволяют специалистам по расчету зарплаты быстро реагировать на изменения. Вот некоторые из основных преимуществ:

• Точные расчеты. Автоматизация расчетов помогает компаниям избежать ошибок при обработке расчета зарплаты, обеспечивая своевременную и точную оплату.
• Помощь в соблюдении нормативных требований: при принятии новых или изменении существующих законов программное обеспечение для управления расчетом заработной платы гораздо лучше поддерживает эти изменения в нормативных требованиях, обеспечивая опережение компаний в критически важных сроках и избегая штрафов. Для компаний, работающих в нескольких регионах и странах, расширенный облачный расчет зарплаты включает возможности глобальной локализации для обеспечения их соответствия требованиям.
• Доступ к налоговым формулярам: сотрудники могут легко получить доступ к своим налоговым формам самостоятельно, что снижает нагрузку на управление персоналом.
• Гибкие варианты оплаты: сотрудники могут выбрать способ оплаты: прямой депозит, чек или другой предоставляемый компанией вариант.
• Подробное ведение записей. Группы могут консолидировать подробные данные расчета зарплаты на основе данных в реальном времени и создавать пользовательские отчеты нажатием кнопки. Использование анализа данных о расчете зарплаты для выявления тенденций и закономерностей помогает руководителям отделов кадров и компаний принимать более взвешенные бизнес-решения.
• Employee Self-Service: сотрудники могут получить доступ к своим ведомостям оплаты с разбивкой выплат и удержаний, что повышает прозрачность.
• Сокращение ошибок в расчете заработной платы. Облачные решения для расчета зарплаты устраняют необходимость в ручном вводе данных и расчетах, а также устраняют вероятность ошибок.
• Автоматические оповещения. Администраторы расчета заработной платы могут активировать оповещения в программном обеспечении, чтобы привлечь внимание к потенциальным проблемам и настроить напоминания о важных датах, сроках и обновлениях соответствия.

Эволюция расчета зарплаты

Долгое время зарплата рассматривалась как функция бэк-офиса — важная, но часто упускаемая из виду. Сегодня это восприятие меняется. Как отмечается в статье в Forbes президента SAP SuccessFactors Дэна Бека (Dan Beck), расчет зарплаты становится стратегическим фактором доверия, прозрачности и трансформации всех кадровых процессов.

"Расчет зарплаты - это не только расчеты, это приверженность вашим людям", - пишет Бек. «Когда она точна, своевременна и прозрачна, она укрепляет доверие, укрепляет вашу культуру и поддерживает вовлеченность сотрудников».

ИИ ускоряет этот сдвиг. Облачные решения для расчета зарплаты для предприятий, от персонализированных ведомостей оплаты до выявления мошенничества и стратегического анализа данных о персонале, помогают организациям выходить за рамки операций, обеспечивая эффективное взаимодействие с сотрудниками. Например, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll использует ИИ в следующих целях:

• Повышайте прозрачность платежей с помощью таких функций, как Explain My Pay, которые упрощают сложные данные расчетных листков.
• Повышение эффективности и сокращение числа ошибок за счет выявления аномалий до того, как они повлияют на выплаты.
• Выявление мошенничества и обеспечение соответствия нормативным требованиям благодаря анализу шаблонов в реальном времени.
• Получите стратегическое представление о вознаграждениях и затратах на персонал для планирования и составления бюджета.

Как выбрать систему управления расчетом заработной платы

Когда речь идет о выборе подходящей системы управления расчетом заработной платы, важно, чтобы лица, принимающие бизнес-решения, оценивали свои потребности и хотели бы перед выбором системы. Определив, что можно потратить и какие функции они должны иметь, они могут ответить на следующие вопросы:

1. Какова репутация и уровень опыта провайдера?
   Ознакомьтесь с веб-сайтами, ознакомьтесь с клиентским опытом и примерами из практики и посмотрите на плюсы и минусы поставщика. Кроме того, подпишитесь на интерактивную демонстрацию или бесплатную пробную версию, чтобы протестировать программное обеспечение, прежде чем взять на себя обязательство.
2. Насколько безопасна система?
   Узнайте, использует ли провайдер шифрование, соответствует ли он предписаниям по защите данных и обеспечивает ли он настраиваемый доступ пользователей. Ознакомьтесь также с процессами резервного копирования и восстановления данных.
3. Поддерживает ли поставщик страны и территории, в которых ведется бизнес?
   Выясните уровень локализации, предоставляемый для местоположений, где компания работает или планирует расширить. Сюда входит поддержка языка, валюты, даты и часового пояса, а также гораздо больше внимания уделяется определенным полям, расчетам и отчетам, которые могут различаться в каждой стране.
4. Помогает ли поставщик компаниям соблюдать меняющиеся нормативные требования?
   Определите, отслеживает ли поставщик законодательные требования, влияющие на расчет зарплаты, и своевременно предоставляет обновления для обеспечения соответствия требованиям. Кроме того, выясните, поддерживает ли провайдер необходимые отчеты, необходимые для подачи в различные агентства, и для каких стран и территорий.
5. Интегрируется ли программное обеспечение с другими системами?
   Найдите провайдера, который предлагает интеграцию с существующими системами, такими как программное обеспечение HCM, для обеспечения непротиворечивости ключевой информации, предотвращения дублирования ввода данных и предотвращения возможных ошибок. Система расчета заработной платы, предоставляющая доступ к API, может позволить организациям настраивать свою платформу и подключаться к другим инструментам, но это также связано с необходимостью поддерживать эти интеграции в курсе всех изменений, внесенных во всех подключенных системах.
6. Каковы возможности отчетности?
   Узнайте, какие типы отчетов может генерировать провайдер, например, анализ пенсионных взносов или обязательств по налогу на зарплату. Также см., существуют ли аналитические функции, помогающие в прогнозировании и принятии решений.
7. Соответствуют ли затраты бюджетам или ожидаемому росту?
   Определите необходимое число мест для лицензирования и общие затраты от начальных до периодических сборов. Узнайте, может ли платформа масштабироваться по мере роста размера и сложности бизнеса. Сопоставьте эти затраты с потенциальными затратами, связанными с неправильным расчетом заработной платы или несоблюдением законодательных требований.

Сценарии использования управления расчетом зарплаты по отраслям

Вот несколько примеров программного обеспечения для расчета зарплаты для предприятий в действии. В этих отраслях показано, как компании внедрили облачное решение для расчета зарплаты и успешно улучшили свои кадровые операции и операции расчета зарплаты.

Недвижимость

После расширения с 450 до 670 сотрудников в течение двух лет, одна из крупнейших групп недвижимости Австралии нуждалась в лучшей поддержке команды и операционной эффективности. Консолидированная HR-платформа с расчетом зарплаты, встроенная в ядро, помогла организации повысить точность, скорость и соблюдение нормативных требований.

Спорт и развлечения

Крупная спортивно-развлекательная компания, занимающаяся вопросами повышения качества опыта сотрудников и принятия решений на рабочем месте. Благодаря единому источнику данных организация автоматизировала процессы управления персоналом, сократила время адаптации, оптимизировала расчет зарплаты и улучшила аналитику по персоналу.

Потребительские товары

Одной из крупнейших продовольственных компаний мира была необходима модернизация процессов для улучшения опыта и культуры сотрудников. Облачная система управления расчетом заработной платы позволила сотрудникам на Ближнем Востоке получать доступ к инструментам самообслуживания и ключевой информации со своих смартфонов.

Модернизация основы расчета зарплаты

Компании любого размера, ориентированные на рост, могут извлечь выгоду из совершенствования процессов расчета заработной платы и укрепления связи между управлением персоналом, финансами и операциями. Используя правильную систему, организации могут соблюдать нормативные требования, адаптироваться к меняющимся нормативным требованиям и лучше поддерживать сотрудников в разных регионах.

Современный подход к расчету зарплаты обеспечивает команды большей гибкости, повышает точность и обеспечивает прозрачность, необходимую для принятия уверенных решений — независимо от того, выходит ли компания на новые рынки или просто стремится снизить сложность административных процессов.

Здесь представлен полезный контрольный список HR и расчета зарплаты, который помогает компаниям обеспечить их готовность к достижению бизнес-целей, решению будущих проблем и удовлетворению потребностей сотрудников. Для более глубокого погружения вы узнаете, как SAP SuccessFactors Employee Central Payroll может помочь упростить процессы расчета заработной платы для персонала во всем мире, соблюдая при этом актуальные, безопасные и эффективные нормативные требования для конкретной страны и региона.

Часто задаваемые вопросы