Что такое система управления расчетом заработной платы?

Система управления расчетом зарплаты используется для расчета заработной платы сотрудников, отработанных часов, удержаний и удержания налога за период оплаты. Он часто тесно интегрируется с системами учета рабочего времени для обеспечения точной оплаты отработанных часов.

Организация может управлять расчетом зарплаты вручную, использовать специализированное программное обеспечение или передавать эту функцию стороннему поставщику. Система управления расчетом зарплаты является основным компонентом управления человеческим капиталом (HCM).

Почему важно управление расчетом зарплаты?

Система управления расчетом заработной платы может помочь компаниям снизить сложность, эффективно управлять рисками и масштабироваться. Кроме того, расширенное программное обеспечение для расчета зарплаты предоставляет сотрудникам возможность создавать важные отчеты, собирать информацию о тенденциях и интегрировать данные с межведомственными системами.

Точное управление расчетом зарплаты имеет решающее значение для таких отделов, как управление персоналом (HR). Для управления персоналом и расчетом зарплаты необходим доступ к информации о зарплате, льготах и статусе сотрудников для точного ведения записей компании и обеспечения соответствия налоговым нормам и трудовому законодательству.

И неправильное соблюдение нормативных требований может обойтись дорого. В 2023 году IRS оценила работодателей США около 8,5 млрд долларов в виде гражданских взысканий за неправильный расчет или отсутствие платежей, а в 2021 году кампания «имя и позор» и судебный процесс привели к миллионам фунтов в штрафах и возмещении расходов для сотен работодателей Великобритании. Даже незначительные ошибки могут привести к общественному смущению, потере доверия и низкому моральному настрою, поэтому компаниям важно правильно управлять расчетом заработной платы.

Какие существуют методы управления расчетом зарплаты?

Компании любого размера должны управлять и поддерживать точный расчет зарплаты для своевременной выплаты сотрудникам и соблюдения нормативных требований. Существуют различные варианты, а также преимущества и недостатки каждого из них. Ниже перечислены три основных метода управления расчетом зарплаты:

1.     Ручное управление расчетом заработной платы

Этот вид управления расчетом зарплаты включает в себя ручной ввод заработной платы, удержаний и налогов на зарплату в электронную таблицу или простое программное обеспечение для учета и отчетности. Малый бизнес и стартапы могут быть склонны использовать ручное управление расчетом зарплаты для экономии затрат. Однако этот метод является трудоемким и потенциально уязвимым к угрозам безопасности, потере данных и человеческим ошибкам.

2.     Программное обеспечение для управления расчетом заработной платы

Специализированное программное обеспечение этого типа находится на компьютере или в облаке и может помочь компании организовать и оптимизировать автоматизацию расчета зарплаты. Программное обеспечение для управления расчетом заработной платы все чаще управляется в облаке, обычно взимается плата и основано на подписке. Это поможет организациям избежать дорогостоящих ошибок в расчете заработной платы, быть в курсе обновлений нормативного соответствия, масштабироваться по регионам по мере того, как операции переходят в новые регионы, а также поддерживать упорядоченность и безопасность данных о сотрудниках.

3.     Расчет зарплаты аутсорсинг

Компании, у которых нет ни желания, ни ресурсов для внутреннего управления расчетом заработной платы, могут нанимать внешнего поставщика услуг для управления этим процессом. В то время как сторонняя компания может снять часть административной нагрузки, это может быть дорогостоящим и требует отказа от прямого контроля над процессом.

Каковы этапы процесса управления расчетом зарплаты?

В компоненте "Расчет зарплаты" определены шаги, которые организации должны выполнить, чтобы обеспечить надлежащую и эффективную работу системы. В конце концов, один провал может привести к задержке оплаты или штрафу. Вот три основных этапа управления расчетом зарплаты:

1. Фаза предварительного расчета зарплаты

Он включает сбор важных данных сотрудников, таких как статус занятости, почасовые ставки и ставки сверхурочной работы, зарплата, информация об отслеживании времени, любые надбавки, сверхурочная работа или комиссионные, оплачиваемое время отсутствия или отпуска, а также удержания. Организации также должны обеспечить настройку системы расчета заработной платы с учетом последних данных, политик работы и нормативных требований.

2. Этап расчетов

Он включает расчет оплаты брутто и последующее применение удержаний для получения заработной платы сотрудника. Крайне важно получить все необходимые внутренние утверждения, чтобы своевременно разогнать средства и обеспечить своевременное выполнение расчета зарплаты.

3. Этап после расчета заработной платы

Она включает распределение заработной платы между сотрудниками, создание взносов на социальное страхование и пенсионное страхование, ведение точной финансовой отчетности, а также подачу необходимых форм и отчетов в государственные органы. В зависимости от того, где находится компания, работодателям необходимо будет хранить записи сотрудников за определенное количество лет. Например, IRS заявляет, что предприятия США должны вести учет налогов на заработную плату по крайней мере четыре года. Внутренние группы также должны регулярно проверять внутренние процессы для обеспечения точности и решения любых задач, требующих улучшения.

Каковы функции системы управления расчетом зарплаты?

Современная система расчета зарплаты позволяет компаниям получить более подробную информацию об управлении расчетом заработной платы:

• Расчет заработной платы сотрудников. Автоматизируйте и рассчитайте выплаты брутто, удержания и чистые выплаты, а также обеспечьте соблюдение налоговых обязательств и трудового законодательства. Налоги и вычеты включают местные, региональные, региональные, федеральные или страновые налоги, суммы выплат по пенсионному или медицинскому страхованию и любые другие удержания из валовой оплаты.
• Обработка налогов на зарплату: расчет и передача вычетов государственным учреждениям.
• Соблюдение требований к ведению учета заработной платы: ведение ежеквартальных и годовых налоговых отчетов и формуляров на конец года для сотрудников и контрактных работников.
• Предоставление сотрудникам справок о заработной плате. Предоставьте сотрудникам разбивку их заработков и удержаний по периодам оплаты и годам нарастающим итогом с помощью бумажных или электронных справок. Некоторые системы расчета заработной платы также позволяют сотрудникам подписаться на рассылку электронных или текстовых сообщений о справках об оплате.

Каковы преимущества использования облачной системы управления расчетом зарплаты?

Системы расчета зарплаты обеспечивают повышение эффективности и помогают компаниям экономить время на трудоемких кадровых задачах. Облачное решение для расчета зарплаты и интерфейс доступа к ним в любом месте позволяют специалистам по расчету зарплаты быстро реагировать на изменения. Кроме того, все чаще признается, что расчет заработной платы является одной из стратегических функций. Как отмечается в Forbes, системы расчета зарплаты на базе ИИ помогают организациям повысить прозрачность, сократить число ошибок и персонализировать опыт сотрудников, превращая расчет зарплаты в фактор доверия и трансформации.

• Точные расчеты. Автоматизация расчетов помогает компаниям избежать ошибок при обработке расчета зарплаты, обеспечивая своевременную и точную оплату.
• Помощь в соблюдении нормативных требований: при принятии новых или изменении существующих законов программное обеспечение для управления расчетом заработной платы гораздо лучше поддерживает эти изменения в нормативных требованиях, обеспечивая опережение компаний в критически важных сроках и избегая штрафов. Для компаний, работающих в нескольких регионах и странах, расширенный облачный расчет зарплаты включает возможности глобальной локализации для обеспечения их соответствия требованиям.
• Доступ к налоговым формулярам: сотрудники могут легко получить доступ к своим налоговым формам самостоятельно, что снижает нагрузку на управление персоналом.
• Гибкие варианты оплаты: сотрудники могут выбрать способ оплаты: прямой депозит, чек или другой предоставляемый компанией вариант.
• Подробное ведение записей. Группы могут консолидировать подробные данные расчета зарплаты на основе данных в реальном времени и создавать пользовательские отчеты нажатием кнопки. Использование анализа данных о расчете зарплаты для выявления тенденций и закономерностей помогает руководителям отделов кадров и компаний принимать более взвешенные бизнес-решения.
• Employee Self-Service: сотрудники могут получить доступ к своим ведомостям оплаты с разбивкой выплат и удержаний, что повышает прозрачность.
• Сокращение ошибок в расчете заработной платы: программный расчет зарплаты исключает необходимость ручного ввода данных и расчетов, а также сопутствующую возможность ошибок.
• Автоматические оповещения. Администраторы расчета заработной платы могут активировать оповещения в программном обеспечении, чтобы привлечь внимание к потенциальным проблемам и настроить напоминания о важных датах, сроках и обновлениях соответствия.

Эволюция расчета зарплаты

Расчет зарплаты долгое время рассматривался как функция бэк-офиса — важнейшая, но часто упускаемая из виду. Сегодня это восприятие меняется. Как отмечается в недавней статье Forbes президента SAP SuccessFactors Дэна Бека (Dan Beck), расчет зарплаты становится стратегическим драйвером доверия, прозрачности и трансформации всех кадровых ресурсов.

"Расчет зарплаты - это не только расчеты, это приверженность вашим людям", - пишет Бек. «Когда она точна, своевременна и прозрачна, она укрепляет доверие, укрепляет вашу культуру и поддерживает вовлеченность сотрудников».

ИИ ускоряет этот сдвиг. Интеллектуальные системы расчета зарплаты помогают организациям выходить за рамки операций, обеспечивая эффективное взаимодействие с сотрудниками: от персонализированных ведомостей об оплате до выявления мошенничества и стратегической аналитики по персоналу. Например, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll использует ИИ в следующих целях:

• Повышайте прозрачность платежей с помощью таких функций, как Explain My Pay, которые упрощают сложные данные расчетных листков.
• Повышение эффективности и сокращение числа ошибок за счет выявления аномалий до того, как они повлияют на выплаты.
• Выявление мошенничества и обеспечение соответствия нормативным требованиям благодаря анализу шаблонов в реальном времени.
• Получите стратегическое представление о вознаграждениях и затратах на персонал для планирования и составления бюджета.

Как выбрать систему управления расчетом заработной платы

Когда речь идет о выборе подходящей системы управления расчетом заработной платы, важно, чтобы лица, принимающие бизнес-решения, оценивали свои потребности и хотели бы перед выбором системы. Определив, что можно потратить и какие функции они должны иметь, они могут ответить на следующие вопросы:

1. Какова репутация и уровень опыта провайдера?

Ознакомьтесь с веб-сайтами, ознакомьтесь с клиентским опытом и примерами из практики и посмотрите на плюсы и минусы поставщика. Кроме того, подпишитесь на интерактивную демонстрацию или бесплатную пробную версию, чтобы протестировать программное обеспечение, прежде чем взять на себя обязательство.

2. Насколько безопасна система?

Узнайте, использует ли провайдер шифрование, соответствует ли он предписаниям по защите данных и обеспечивает ли он настраиваемый доступ пользователей. Ознакомьтесь также с процессами резервного копирования и восстановления данных.

3. Поддерживает ли поставщик страны и территории, в которых ведется бизнес?

Выясните уровень локализации, предоставляемый для местоположений, где компания работает или планирует расширить. Сюда входит поддержка языка, валюты, даты и часового пояса, а также гораздо больше внимания уделяется определенным полям, расчетам и отчетам, которые могут различаться в каждой стране.

4. Помогает ли поставщик компаниям соблюдать меняющиеся нормативные требования?

Определите, отслеживает ли поставщик законодательные требования, влияющие на расчет зарплаты, и своевременно предоставляет обновления для обеспечения соответствия требованиям. Кроме того, выясните, поддерживает ли провайдер необходимые отчеты, необходимые для подачи в различные агентства, и для каких стран и территорий.

5. Интегрируется ли программное обеспечение с другими системами?

Найдите провайдера, который предлагает интеграцию с существующими системами, такими как программное обеспечение HCM, для обеспечения непротиворечивости ключевой информации, предотвращения дублирования ввода данных и предотвращения возможных ошибок. Система расчета заработной платы, предоставляющая доступ к API, может позволить организациям настраивать свою платформу и подключаться к другим инструментам, но это также связано с необходимостью поддерживать эти интеграции в курсе всех изменений, внесенных во всех подключенных системах.

6. Каковы возможности отчетности?

Узнайте, какие типы отчетов может генерировать провайдер, например, анализ пенсионных взносов или обязательств по налогу на зарплату. Также см., существуют ли аналитические функции, помогающие в прогнозировании и принятии решений.

7. Соответствуют ли затраты бюджету или ожидаемому росту?

Определите необходимое число мест для лицензирования и общие затраты от начальных до периодических сборов. Узнайте, может ли платформа масштабироваться по мере роста размера и сложности бизнеса. Сопоставьте эти затраты с потенциальными затратами, связанными с неправильным расчетом заработной платы или несоблюдением законодательных требований.

Сценарии использования управления расчетом зарплаты по отраслям

Вот примеры компаний в трех отраслях, которые внедрили облачные системы и успешно улучшили свои операции управления персоналом и расчета зарплаты.

Недвижимость

После расширения с 450 до 670 сотрудников в течение двух лет, одна из крупнейших групп недвижимости Австралии нуждалась в лучшей поддержке команды и операционной эффективности. Узнайте, как консолидированная HR-платформа с расчетом зарплаты, встроенная в ядро, помогла этой организации обеспечить точность, скорость и соответствие нормативным требованиям. Прочитайте историю GPT Group.

Спорт и развлечения

Крупная компания, занимающаяся спортом и развлечениями, хотела улучшить опыт сотрудников и повысить качество принимаемых решений на рабочем месте. Узнайте, как использование единого источника данных помогло этой организации автоматизировать процессы управления персоналом, сократить время обработки адаптации, оптимизировать операции расчета зарплаты и принимать более обоснованные решения по персоналу. Читать историю Sharks Sports & Entertainment.

Потребительские товары

Одной из крупнейших продовольственных компаний мира требовалась модернизация процессов для улучшения опыта и культуры сотрудников. Узнайте, как облачная система управления расчетом заработной платы помогла этой организации предоставить сотрудникам на Ближнем Востоке доступ к инструментам самообслуживания и другим данным. Прочитайте историю BRF.

Системы управления расчетом заработной платы

Усовершенствованные процессы и улучшенное управление расчетом заработной платы позволяют компаниям любого размера, ориентированным на рост. Здесь представлен полезный контрольный список HR и расчета зарплаты для компаний, позволяющий обеспечить готовность их организации к достижению бизнес-целей, решению будущих проблем и удовлетворению потребностей сотрудников.

Узнайте, как SAP SuccessFactors Employee Central Payroll помогает компаниям упростить процессы расчета заработной платы для своего глобального персонала. Уверенно выполняйте расчет зарплаты, своевременно, надежно и эффективно соблюдая национальные и региональные нормативные требования.