Определение оптимизации запаса

Оптимизация запасов — это методика, обеспечивающая наличие необходимых запасов для удовлетворения спроса, при этом не допуская образования избыточных запасов. Эта методика также формирует определенный буфер запасов на случай непредвиденных ситуаций. В идеальном случае различные методы оптимизации должны поддерживать не только реагирование на риски и возможности, но и прогнозирование рисков и подготовку к ним.

Оптимизация запасов сегодня важна как никогда

Оптимизация запасов остается одним из самых сложных аспектов управления цепочкой поставок, уязвимым для бесчисленных внешних сил — от социальных тенденций и экономических изменений до погодных событий, геополитической динамики и конкурентного давления. Последние годы показали, как быстро сбои в работе цепочки поставок могут повысить эффективность традиционных подходов к планированию, подчеркнув необходимость более гибких, ориентированных на данные и устойчивых стратегий управления запасами.

Кроме того, рост ожиданий в отношении доставки в тот же день и на следующий день существенно изменил подход компаний к управлению запасами. Вместо того, чтобы полагаться на несколько централизованных складов, компании теперь используют сети распределения по нескольким местоположениям, которые требуют большей скорости, точности и прозрачности в реальном времени. В условиях повышенной онлайн-конкуренции и изменения лояльности клиентов организации должны сбалансировать уровни обслуживания с более высокой маржой и неопределенностью.

Компании, применяющие современные подходы к запасам, использующие прогнозирование на основе ИИ, планирование сценариев и интеллектуальную автоматизацию для позиционирования запасов ближе к клиентам, могут снизить затраты на хранение, защитить уровень обслуживания и быстро реагировать на волатильность рынка.

Разница между управлением запасами и оптимизацией запасов

Управление запасами и оптимизация запасов являются частью общей практики и категории контроля запасов.

Под управлением запасами понимается цель определения высоких целевых показателей производительности и эффективности для всех операций с запасами. Современные технологии планирования бизнеса и цепочки поставок поддерживают эти процессы, предоставляя менеджерам логистических цепочек большую прозрачность по всем ссылкам в цепочке. Интернет вещей (IoT) и подключенные к облаку устройства и активы можно автоматизировать для повышения эффективности производства. Производственные, складские и логистические процессы также повышают эффективность благодаря применению таких интеллектуальных технологий, как искусственный интеллект (ИИ), машинное обучение, робототехника и роботизированная автоматизация процессов.

Оптимизация запасов – это подмножество управления запасами, которое относится, в частности, к марже прибыли и минимизации убытков. Перенос излишков запасов приводит к потерям и отходам. Она занимает место, устаревает и часто не продается или должна продаваться по сниженным ценам. С другой стороны, как мы видели во время пандемии, дефицит и неожиданный спрос являются оборотной стороной инвентаризационной монеты, где затраты приходят в виде потери потенциальной прибыли и ущерба бренду. Таким образом, целью оптимизации запасов является наилучший прогноз спроса и максимизация финансовых результатов запасов компании.

Различные типы запасов

С точки зрения потребителя, запасы в основном состоят из готовой продукции. Но для бизнеса запас — это всё, что им нужно хранить на складе, поддерживать и пополнять. Если компания производит суп, то «инвентарь» может быть чем угодно из семян, используемых для выращивания помидоров, вплоть до топлива в грузовиках компании, которые отвозят его в продуктовый магазин. Такой более целостный подход к управлению запасами повышает его сложность.

Обычно выделяют четыре основных типа запасов:

1. Сырье: все запасы, которые в конечном итоге попадают в готовое изделие.
2. Незавершенное производство (НП): как следует из названия, это весь запас, который в настоящее время подготавливается и упаковывается. Это дорогостоящий и рискованный этап, поэтому решения по оптимизации запасов можно применять для поиска наиболее затратных и эффективных по времени процессов.
3. Готовая продукция: наиболее часто воспринимаемое значение того, что такое запас, в его готовом к продаже состоянии.
4. Техническое обслуживание, ремонт и вспомогательные и производственные материалы (MRO): все запасы, необходимые для производства, производства и поставки позиций. Оптимизация запасов применяется к наилучшему избыточному сальдо и дефициту этих непотребительских товаров.

Сложности традиционной оптимизации запасов

С тех пор, как в мире появились склады и цепочки поставок, одной из самых сложных задач для оптимизации запасов является ответ на вопрос: «уже достаточно» или «еще нет»? Прогнозирование спроса традиционно было методикой, опирающейся на данные о прошлых событиях. Какой бы высокой квалификацией ни обладали специалисты по оптимизации запасов и прогнозированию спроса, способности человека к анализу и прогнозу всегда ограничены. Поэтому линейные цепочки поставок, в которых используются устаревшие системы, всегда будут уязвимыми независимо от опыта специалистов. Вот некоторые из самых распространенных проблем:

• Устаревшие системы, которые не могут собирать большие данные и управлять ими. Ручные и неподключенные технологии не могут обрабатывать объемы разрозненных и неструктурированных данных. Именно на основе этих данных — за счет применения таких интеллектуальных технологий, как ИИ, машинное обучение и расширенная аналитика — от прогнозирования рисков до прогнозирования спроса — достигается максимальная точность.
• Быстрые потребности клиентов: с каждым годом растет потребительский спрос на быструю доставку и персонализированную продукцию. Кроме того, жизненные циклы продуктов короче, чем когда-либо. Компаниям дорого наращивать логистические сети и сети цепочек поставок для удовлетворения этих потребностей, поэтому оптимизация запасов требует большей точности.
• Рост конкуренции. Под влиянием концепции «Индустрия 4.0» и интеллектуальных технологий подключенной цепочки поставок компании могут развиваться быстрее, чем когда-либо, и управлять ими из центрального центра. Это привело к беспрецедентному уровню конкуренции и потребительского выбора. Решения по оптимизации запасов все чаще используются для обеспечения конкурентного преимущества.
• Погодные события и стихийные бедствия: с каждым годом мы наблюдаем более изнурительные бури и разрушительные лесные пожары. Очевидно, что нет способа точно предсказать такие события, но с помощью расширенной аналитики и облачных решений менеджеры по запасам могут дать себе шанс бороться в период колебания спроса.

Процессы прогнозирования оптимизации запасов

Существует широкий спектр проблем, связанных с оптимизацией запасов, от бизнеса до бизнеса. Для некоторых сезонных продуктов или продуктов B2B процесс может быть достаточно простым, в то время как крупные розничные торговцы, например, могут иметь сотни или тысячи единиц складского учета, а также высокомеркуриальный рынок и клиентскую базу.

Фундаментальные практики, лежащие в основе оптимизации запасов, не менялись на протяжении десятилетий — даже столетий. Но что изменилось, так это программные решения, которые дополняют эти процессы, и специалисты, которые их выполняют. Но даже самые сложные цифровые системы по-прежнему основаны на многих привычных и традиционных протоколах и формулах оптимизации запасов:

• Анализ ABC позволяет определить наиболее и наименее популярные продукты, а также наиболее и наименее прибыльные. Обычно это достигается за счет анализа прошлых данных продаж. Однако с помощью расширенной аналитики и интеллектуальных технологий теперь можно лучше прогнозировать тенденции и прогнозировать растущие и сокращающиеся потребности в запасах до их возникновения.
• Прогнозирование спроса с помощью прогнозной аналитики помогает прогнозировать потребности клиентов. Он также используется для прогнозирования трендов или рисков. Опять же, когда этот процесс традиционно был более ретроспективным, программное обеспечение для управления запасами теперь позволяет менеджерам по логистическим цепочкам минимизировать риск дефицита и отходов, а также более точно прогнозировать спрос.
• Планирование потребности в материалах — это система, которая обрабатывает планирование, календарное планирование и управление запасами для производства. Старые системы MRP все чаще заменяются интегрированными системами бизнес-планирования и системами ППМ на основе спроса (DDMRP), которые обеспечивают большую точность и устойчивость.
• Формула точки заказа отражает минимальный объем запаса перед повторным заказом. Этот процесс традиционно был сложным, потому что он отличается от продукта к продукту, даже в очень похожих продуктах. Например, белые и черные носки вполне могут иметь другую точку заказа. Технологии оптимизации запасов могут обеспечивать точность и прозрачность даже самых сложных уровней запасов в разных местоположениях — в любом месте и в реальном времени.
• Непрерывное управление запасами особенно актуально для ходовых товаров народного потребления (FMCG), где продукты движутся с молниеносной скоростью. Интеллектуальные технологии позволяют полностью автоматизировать процессы непрерывного управления запасами в омниканальных точках взаимодействия с закупками. Машинное обучение может помочь этим инструментам с течением времени стать более интеллектуальными и точными, даже следя за новостями, тенденциями и метеорологическими отчетами, чтобы получать актуальную информацию и отчеты о состоянии запасов.
• Страховой запас и буферы запаса — это процесс обеспечения реалистичных буферов запаса в случае неожиданного. С самого начала цепочек поставок это было фундаментальной проблемой, поскольку дефицит и потери приводят к потере доходов. Современные программные решения для цепочки поставок обеспечивают скорость, связь и расширенные функции анализа данных для процесса управления запасами. Это позволяет компаниям оптимизировать буферную маржу с впечатляющей точностью.

Системы оптимизации запасов: преимущества и результаты

Исторически даже небольшие улучшения стратегической оптимизации запасов могли быть реализованы за счет снижения затрат и повышения маржи прибыли. Благодаря применению интегрированных бизнес-процессов и программного обеспечения для управления запасами эти преимущества становятся более надежными и измеримыми и со временем улучшаются только по мере освоения и адаптации программного обеспечения.

• Повышенная прозрачность в масштабе всей компании. Повышенная прозрачность, обеспечиваемая решениями для оптимизации запасов, охватывает все: от продаж, маркетинга и бухгалтерского учета до поставщиков сырья и даже глобальных партнеров, активов и расходов. Облачное подключение позволяет всем командам, участвующим в цепочке поставок, работать вместе в реальном времени.
• Повышение качества прогнозирования спроса и возможностей прогнозирования. Интеллектуальные технологии могут обрабатывать сложные данные из источников внутри компании и за его пределами, а также предоставлять точные прогнозы и аналитику. Когда технологии цепочки поставок основаны на искусственном интеллекте и машинном обучении, прогнозная аналитика и прогнозирование спроса становятся более точными и информативными.
• Более сложные результаты оптимизации. Интеллектуальные системы, способные анализировать сложные и разнообразные наборы данных, позволяют менеджерам по запасам видеть не только самые прибыльные продукты, но и такие объекты, как оптимальные местоположения для конкретных SKU и оптимальных комбинаций продуктов в разные времена года.
• Масштабируемость. Компании должны быстро наращивать масштаб по множеству причин, включая успех и общий рост, неожиданные события или сезонность. Интеллектуальное программное обеспечение и современные базы данных обладают неограниченной масштабируемостью и могут наращивать и оптимизировать операции в глобальном масштабе.

Расширение горизонтов благодаря многоуровневой оптимизации управления запасами (MEIO)

Комплексные (особенно глобальные) цепочки поставок получают преимущества от решений MEIO, которые строятся на принципах традиционной оптимизации запасов, но используют современные логистические цепочки и облачные технологии для получения более централизованной картины глобальных операций в реальном времени. Эффективное решение MEIO рекомендует оптимальные уровни запасов для каждой связи или эшелона в логистической цепочке за счет одновременной оптимизации баланса запасов по нескольким местоположениям.

Подход MEIO позволяет производителям анализировать прогнозы спроса с комплексным представлением цепочки поставок. По мере того, как компании справляются с ожиданиями потребителей в отношении быстрой, простой доставки и удобной возврата, решения MEIO помогают им справляться с более географически распределенными и небольшими запасами.

Начало работы с лучшими практиками планирования запасов

Современные технологии и интеллектуальные решения могут принести огромные преимущества всем областям управления цепочкой поставок, но в конечном итоге это практики и люди, ведущие бизнес. Облачное подключение позволяет связываться с командами и партнерами по цепочке поставок по всему миру, чтобы обеспечить прозрачность работы за счет обмена надежными практиками и эффективных стратегий планирования запасов.

1. Используйте надежные методы прогнозирования потребности. Прогнозирование потребности является ключевым фактором в информировании о том, как компании разрабатывают стратегию управления запасами и другие процессы, такие как закупка ресурсов, входящая логистика, производство, финансовое планирование и оценка рисков.

2. Сделайте бюджет запаса приоритетом первого квартала. Каждый бизнес имеет циклы и смены в течение всего года. Установив квартальный бюджет запаса, плановики цепочки поставок могут установить более реалистичные и поставляемые цели и KPI.

3. Внедрение стандартных систем проверки запасов. Системы проверки можно настроить для различных типов запасов и помочь повысить эффективность и оптимизировать рабочие процессы. Нередки случаи, когда сложные организации используют разные системы в рамках своего бизнеса. Основной момент состоит в том, чтобы обеспечить согласованность и реализацию плана. Существует два основных типа систем проверки запасов:

   • Система непрерывной проверки: в этой модели в каждом цикле заказывается одинаковое количество товаров, и менеджеры по запасам должны постоянно отслеживать уровни запасов и пополнять запасы, когда количество товара опускается ниже установленного уровня.
   • Периодическая проверка. В этой модели менеджеры по запасам заказывают продукты одновременно в рамках каждого бизнес-цикла. В конце цикла необходимый запас заказывается на основе уровней качества в этот момент времени. Эта система не использует фиксированные уровни повторного заказа и более эффективна для продуктов с медленным перемещением.

4. Прислушивайтесь к своим клиентам. Многие компании прислушиваются только к кривым колесам и в конечном итоге принимают решения, основанные на самой громкой обратной связи. Лучшие программные решения для управления запасами смогут регулярно собирать и анализировать данные от всех ваших клиентов и покупателей, а также предлагать информацию и рекомендации (в режиме реального времени) о полученных данных. Это помогает оптимизировать запасы, обеспечивая информированность в решениях по управлению запасами и на основе данных.

5. Использование принципов "точно в срок" (JIT) и "по запросу". Сокращение жизненного цикла продуктов и рост потребительского спроса на скорость и персонализацию означают, что оптимизация запасов должна быть быстрой и гибкой. Такие технологии, как 3D-печать и роботизированная автоматизация, позволяют компаниям проводить виртуальные инвентаризации. Цепочка поставок, производство и логистика все чаще используют сети поставщиков и поставщиков по запросу. Благодаря интеллектуальному программному обеспечению менеджеры по запасам могут принимать решения об оптимизации запасов в реальном времени, уверенные, что данные поддерживают их.

Дальнейшие шаги к улучшенному планированию и оптимизации запасов

Как и при любой трансформации бизнеса, очень важно организовать эффективную коммуникацию между отделами оптимизации запасов и управления цепочкой поставок. Сначала устраните разрозненность, разработайте надежные стратегии управления изменениями и взаимодействия и пообщайтесь с руководителями отделов. Сотрудники — это важный источник информации о текущих рисках и возможностях, который можно использовать для определения действенных стратегий планирования и оптимизации запасов. Поставщики программного обеспечения также могут помочь разработать план действий по оптимизации запасов.