Определение управления запасами

Управление запасами — это процесс, используемый предприятиями для контроля за каждым этапом жизненного цикла продукта: от сырья на заводе до готовых изделий на складе и продуктов, упакованных в точке продажи. Ее цели заключаются в преодолении изменчивости цепочки поставок, достижении нужных уровней обслуживания клиентов при наименьших разумных затратах и удержании в наличии только нужного количества запасов.

Что такое запас?

Первым шагом к пониманию управления запасами является определение запасов. Потребители обычно рассматривают запасы как готовые изделия. Но для бизнеса запасы — это все, что нужно пополнять. Если компания делает суп, его запасы могут включать в себя все, от помидоров до упаковочных банок и топлива в грузовиках, которые отвозят суп в продуктовый магазин.

Как правило, существует четыре вида запасов:

1. Сырье и компоненты: все позиции, которые попадают в готовое изделие. В примере с супом это будет каждый ингредиент для каждой части рецепта, включая муку, которая уходит в лапшу, и специи, которые поднимаются с бульона.

2. Незавершенное производство (НП): как следует из названия, это все запасы, которые в настоящее время подготавливаются и упаковываются. Применение оптимизации запасов на этом этапе позволяет вычеркнуть наиболее затратные и временные процессы.

3. Готовые изделия: конечные продукты производственного процесса, готовые к распределению реселлерам или поставке клиентам. Эти позиции полностью собраны, упакованы, маркированы и проверены на соответствие стандартам качества, что делает их готовыми к использованию.

4. Техническое обслуживание, ремонт и производственные материалы (MRO): все вспомогательные материалы, которые необходимы при производстве и поставке позиций, но не включены в состав самого конечного продукта. На заводе-изготовителе это включает в себя такие элементы, как смазочные материалы, инструменты, запасные части или чистящие материалы, используемые для обслуживания машин.

Хотя это наиболее распространенные виды запасов, некоторые компании могут иметь гораздо больше подкатегорий в зависимости от их конкретного вида деятельности.

Почему важно управление запасами?

Проще говоря, цель управления запасами состоит в том, чтобы найти баланс между поставками запасов компании и потребностями покупателей в них. Несмотря на то, что запасы могут быть одним из крупнейших активов компании, это может быть и основное обязательство. Это связано с тем, что запасы стоят деньги, и без надлежащего управления он может стать несбалансированным, привязав денежные ресурсы компании к избыточному запасу или истощая выручку из-за упущенных продаж из-за дефицита запасов.

Эффективное управление запасами позволяет предотвратить многочисленные расходы и потенциальные опасности, связанные с ведением избыточного запаса, например:

• Хранение

• Испорченный товар или кража

• Проблемы, связанные с отходами и устойчивым развитием

• Ускоренная потребность/стоимость

• Налоговые последствия

Эффективное управление запасами также помогает компаниям избежать последствий противоположной проблемы, не имея достаточного количества запасов:

• Блокированные производственные линии

• Отсутствующие периоды производства и поставки

• Потеря лояльности клиентов, репутации и доли рынка

• Снижение прибыли

Но решение о том, что и когда заказывать, не имеет значения, независимо от размера компании. Это связано с тем, что управление запасами — это сложный процесс, включающий в себя элементы финансов, операций, бюджетирования и планирования, цепочки поставок и логистики.

Шаги управления запасами

Уровень сложности, связанной с управлением запасами, сильно варьируется в зависимости от размера и характера бизнеса. Например, небольшая операция, которая производит лишь несколько продуктов или делает продукты, для которых не требуется много компонентов или ингредиентов, будет иметь более оптимизированные процессы и менее сложную логистическую цепочку для управления. С другой стороны, крупная корпорация, выпускающая множество различных или очень сложных продуктов, будет иметь несколько процессов, которые питают друг друга, а также многоуровневую логистическую цепочку.

Однако все процессы управления запасами выполняют несколько базовых шагов:

1. Планирование и заказ: для заказа нужных продуктов, сырья или компонентов в нужное время требуется много данных. Он начинается с понимания потребности в продукте с помощью маркетинговых прогнозов и прогнозов продаж с учетом сезонных изменений и оценки экономических факторов.

2. Поставка: товары доставляются на объект компании. Для производителей это означает получение сырья и подкомпонентов. Для оптовых и розничных продавцов это означает получение готовых изделий, готовых к продаже клиентам.

3. Проверка и хранение: как правило, запасы каталогизируются в системе управления складами для простого отслеживания с использованием складских единиц измерения (SKU) и универсальных кодов продуктов (UPC). Логическая организация области хранения, например расположение местоположений продуктов по схеме и маркировка каждой зоны и полки, упрощает сортировку, поиск и управление продуктами. Организованная система обеспечивает использование старых запасов в первую очередь для предотвращения его порчи или порчи. Расширенные решения для управления складами также позволяют определить доступное пространство и наиболее эффективно его использовать.

4. Продажа: когда дистрибьютор или конечный клиент размещает заказ, начинается процесс выполнения заказа, проверяется доступность запаса, извлекаются продукты с использованием единиц складского учета и подготавливаются товары к поставке. Потоки операций упаковки и отгрузки необходимы для своевременной поставки. Отслеживание процесса отгрузки позволяет обновлять статус заказа, что повышает удовлетворенность клиентов.

5. Отчетность и аудит. Точное ведение учета позволяет отслеживать запасы на каждом этапе, от прибытия до хранения, обработки и доставки. Регулярный аудит, как вручную, так и через автоматизированные системы, такие как сканеры штрихкодов, обеспечивает физический подсчет совпадающих записей, помогая выявлять расхождения.

6. Реорганизация. Компании могут устанавливать точки заказа, чтобы инициировать пополнение запаса, когда он достигает определенных показателей, таких как уровни запасов, оборачиваемость или время цикла. В зависимости от потребности или типа позиции они могут использовать графики периодического пополнения запаса или тактику пополнения запаса с целью корректировки уровней запаса на основе потребности.

Виды управления запасами

Разные компании имеют разные виды продуктов, уровни потребности и сложности логистической цепочки. Не существует единого метода управления запасами, который лучше всего подходит для каждой компании или даже для каждого товара в запасах компании — на самом деле существует более десятка способов подхода к ним, и часто комбинируются несколько методов.

Однако это шесть наиболее распространенных методов управления запасами:

• Сегментация: определение приоритетов для управления запасами на основе ценности и критичности позиций.
  
  Часто используемым типом сегментации является анализ ABC, где:

  • Позиции A обычно представляют собой дорогостоящие позиции с низким количеством, которые вносят наибольший вклад в доход, но требуют строгого контроля и частого мониторинга.
  • Позиции категории "B" имеют умеренную ценность и умеренные потребности в контроле.
  • Позиции C — это позиции с низкой стоимостью и большим количеством, требующие минимального контроля.

• Управление запасами точно в срок: заказывает материалы только тогда, когда они необходимы. Этот метод требует точного прогнозирования спроса и надежных отношений с поставщиками для обеспечения своевременной поставки.

• Страховой запас: резервное количество товаров в наличии для экстренных случаев, сбоев в логистической цепочке или непредвиденных скачков спроса. Если JIT — это подход "точно в срок", то страховой запас является подходом "точно в случае", хотя он и увеличивает затраты на хранение.

• Оптимальное количество заказа на поставку (ОКЗ): рассчитывает наиболее эффективное количество заказа с использованием таких факторов, как изменчивость потребности, время выполнения заказа и затраты на хранение.

• FIFO: продает старые запасы в первую очередь, поскольку себестоимость реализованной продукции точно отражает текущие рыночные цены.

• Последний, первый раз (LIFO): продает товары, произведенные последними, исходя из предположения, что в период роста цен они будут иметь более высокие производственные затраты/себестоимость продаж и помогут снизить налогооблагаемый доход.

8 бизнес-преимуществ управления запасами

Чтобы соответствовать быстро меняющимся потребностям клиентов, компании должны иметь точную картину запасов. Несмотря на то, что внедрение управления запасами требует времени, усилий и финансовых инвестиций в процессы и инфраструктуру, это очень важно для успеха бизнеса.

Рассмотрим восемь бизнес-преимуществ приоритизации управления запасами:

1. Увеличение выручки. Обеспечение доступности нужных продуктов в нужное время и в нужном месте для быстрого удовлетворения клиентского спроса может увеличить продажи и выручку.

2. Сокращение затрат. Минимизация избыточных запасов благодаря точному отслеживанию и прогнозированию спроса снижает затраты на хранение, обработку и устаревание.

3. Повышение качества обслуживания клиентов: наличие нужных продуктов, когда клиенты нуждаются в них, повышает удовлетворенность, лояльность и репутацию бренда.

4. Повышение эффективности и продуктивности. Использование автоматизированных инструментов для отслеживания и управления позволяет значительно повысить эффективность, сократить количество ошибок, выполняемых вручную, а также повысить общую производительность в организации.

5. Свободный денежный поток: анализ уровней запасов улучшает управление денежными потоками, гарантируя, что оперативный капитал не привязан к стагнационным запасам.

6. Точность прогнозов. Применение эффективных методов управления запасами обеспечивает точность прогнозирования спроса, что позволяет компаниям прогнозировать рыночные тенденции и более эффективно планировать уровни запасов.

7. Снижение рисков. Опережение таких проблем, как сезонные колебания, сбои в цепочке поставок и колебания рынка, снижает риски и обеспечивает стабильность операций.

8. Сокращение отходов: сокращение количества устаревших, просроченных или поврежденных продуктов сокращает отходы, повышает эффективность устойчивого развития и общую рентабельность. Стратегии развертывания, такие как FIFO, помогают оптимизировать ротацию запасов.

Что такое система управления запасами?

При столь большом числе факторов управление запасами может стать подавляющим предприятием без помощи технологий. К счастью, системы управления запасами прошли большой путь от их скромного начала, поскольку электронные таблицы вручную отслеживают товары на складах.

Современные решения для управления запасами могут варьироваться от автономных продуктов для малых и средних предприятий до сложных корпоративных платформ по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS), которые интегрируются с системами всех подразделений компании:

• Учет и отчетность

• Продажи

• Отгрузка

• Планирование ресурсов предприятия (ERP)

• Инструменты цифровой цепочки поставок (DSC)

Большинство технологий управления запасами позволяют отслеживать уровни поставок и запасов, местоположения и движения на складах, а также отслеживать поступление, комплектование, упаковку и отгрузку продуктов. Премиум-системы управления запасами могут обеспечить автоматизацию, расчет затрат и планирование сценариев в реальном времени.

Некоторые поставщики даже предлагают настройку в соответствии с конкретными бизнес-требованиями. Например, предприятие пищевой промышленности может включать отслеживание сроков годности и оповещения для обеспечения ротации скоропортящихся товаров и сведения к минимуму объема пищевых отходов. Розничный торговец может интегрировать прогнозирование спроса в реальном времени и автоматизировать точки заказа для управления сезонными продуктами в периоды пиковой и непиковой нагрузки.

Примеры управления запасами в различных отраслях

Управление запасами не является универсальным. В зависимости от нюансов их конкретной отрасли и операций, у компаний будут свои собственные слабые места и передовые практики для их решения.

Вот некоторые сценарии использования управления запасами в разных отраслях:

• Розничная торговля: как розничные продавцы, так и розничные магазины должны управлять широким спектром продуктов и справляться с сезонными колебаниями спроса. Многие крупные розничные компании внедрили сложное управление запасами в электронной коммерции, которое использует аналитику данных в реальном времени для точного прогнозирования спроса. Такие технологии, как маркировка RFID и автоматизированные системы пополнения, помогают управлять уровнями запасов, сокращать дефицит запасов и повышать удовлетворенность клиентов.

• Производство: На заводах должно быть достаточно сырья для удовлетворения производственных потребностей и предотвращения избыточных запасов, связывающих оборотный капитал. Поэтому многие производители используют управление запасами точно в срок.

• Еда и напитки: Рестораны, кафе и розничные продавцы продуктов питания сталкиваются с уникальными проблемами управления запасами из-за скоропортящегося характера их продукции. Многие предприятия используют программное обеспечение для управления запасами, которое отслеживает уровни ингредиентов, сроки годности и калькуляцию рецептур в реальном времени для оптимизации уровней запасов и сокращения испорченных продуктов питания.

• Здравоохранение: больницы, клиники и аптеки используют управление запасами для обеспечения доступности важнейших медикаментов и предметов медицинского назначения. Автоматизированные системы управления запасами помогают медицинским учреждениям отслеживать процент использования, отслеживать даты истечения сроков годности и оптимизировать заказы для предотвращения дефицита.

Выбор системы управления запасами

Не все системы управления запасами обладают одинаковыми возможностями, и не все компании сталкиваются с одними и теми же проблемами с запасами. Именно поэтому перед покупкой решения компаниям важно определить ключевые проблемные места запасов.

Вот некоторые вещи, которые компании должны спросить поставщиков при рассмотрении кандидатов в систему управления запасами:

• Интеграция. Является ли решение полностью интегрированным с существующей инфраструктурой, такой как POS-системы, платформы электронной коммерции, ERP-решения и другие релевантные приложения? Или требуются ресурсоемкие пользовательские интерфейсы?

• Функции и возможности. Предлагает ли решение такие ключевые возможности, как отслеживание запасов, сканирование штрихкодов, автоматические точки заказа, прогнозирование спроса, отслеживание партий и серийных номеров и отчетность?

• Масштабируемость. Может ли решение справиться с текущим размером и сложностью запасов, а также масштабировать его для будущего роста?

• Стоимость: Имеются ли дополнительные затраты, выходящие за рамки цены наклейки, такие как подписка или плата за внедрение, интеграцию или пользовательскую настройку?

• Отзывы и репутация: Есть ли в решении отзывы и отзывы существующих клиентов, подтверждающие успешность внедрения и надежную поддержку клиентов?

• Поддержка и обучение. Поддерживается ли решение гибкой группой поддержки и документацией по обучению/поддержке, которая помогает развертывать и освоять пользователей?

Тенденции в управлении запасами

Управление запасами развивалось далеко не так давно, когда владельцы магазинов изготавливали подсчитанные вручную суммы запасов в пыльные контртопные регистры. Сегодня не только компании управляют запасами в цифровом формате, часто на нескольких географически распределенных объектах, но и, как ожидается, в будущем управление запасами будет еще более экономичным на революционных технологиях.

Вот некоторые текущие тенденции в управлении запасами:

• Автоматизация управления складами и робототехника. Широкое распространение получили технологии «Индустрии 4.0», включая искусственный интеллект (ИИ), алгоритмы машинного обучения и Интернет вещей. Эти технологии обеспечивают расширенное программное обеспечение для управления запасами с повышенной автоматизацией, снижая зависимость от ручного ввода данных, подверженного ошибкам. Склады используют робототехнику для оптимизации процессов управления запасами и выполнения заказов с помощью автоматизированных сортировщиков, беспилотников и роботизированной автоматизации процессов.

• Расширенные возможности искусственного интеллекта. По мере того, как в розничной и производственной отраслях конкуренция продолжает усиливаться, возможности на основе ИИ, такие как оценка спроса, становятся все более распространенными. Платформы управления запасами на базе ИИ анализируют исторические данные о закупках и экономические показатели для упреждающего выявления тенденций спроса и точной настройки стратегий управления запасами.

• Интернет вещей и облачные соединения: интеграция Интернета вещей и облачных устройств, а также переход к облачным системам управления запасами повышают эффективность производственных, производственных, складских и логистических процессов. Эти технологии обеспечивают интерактивные обновления и беспрепятственный доступ к данным запасов с любого беспроводного устройства, чтобы все сотрудники организации имели под рукой самую актуальную информацию.

• Прогнозная аналитика и блокчейн. Сила прогнозной аналитики заключается в изменении управления запасами, прогнозировании потенциальных перебоев в логистической цепочке и прогнозировании будущего спроса. Кроме того, внедрение технологии блокчейна повышает прозрачность цепочки поставок за счет создания неизменной записи всех операций, укрепления доверия и снижения рисков.

• Омниканальное управление запасами. Развитие многоканального управления запасами позволяет компаниям эффективно управлять запасами по нескольким каналам, объединяя удаленные склады с локальными обычными магазинами для создания удобного клиентского опыта. Клиенты могут даже покупать в режиме онлайн и забирать товары в магазине (BOPIS) или быстрее получать поставки с локальных складов.

• Трехмерная печать по запросу. Используя технологию 3D-печати по мере необходимости, собственное производство деталей и продуктов на складе стало жизнеспособным вариантом, сокращая затраты на доставку и продолжительность цикла, обеспечивая при этом персонализацию продукта.

• Управляемый поставщиком запас (VMI)/управляемый поставщиком запас (SMI): применяя совместный подход к управлению запасами, VMI/SMI привлекает поставщиков/поставщиков, активно участвующих в мониторинге и пополнении продуктов, снижая нагрузку на компании и повышая эффективность управления запасами благодаря совместным данным и аналитике.

• Обратная логистика: упреждающая оптимизация процесса возврата существенно влияет на управление запасами за счет сокращения затрат, повышения удовлетворенности клиентов и минимизации воздействия на окружающую среду при меньшем количестве возвратов.

• Интеграция с устойчивым развитием. Современные платформы управления запасами наращивают усилия по обеспечению устойчивого развития, внося улучшения в операционную деятельность, способствующие рециркуляции и сокращению отходов.

Подробнее об управлении запасами

Не просто управляйте своими запасами — оптимизируйте их

Узнайте, как интегрированное бизнес-планирование от SAP помогает управлять целевыми запасами по всей цепочке поставок. Достижение оптимального баланса между инвестициями в запасы, управлением рисками и уровнем обслуживания клиентов.

Узнать больше

Цифровое производство на умных заводах будущего

Производство и технологические инновации идут рука об руку, но достижение такого роста может быть затруднено для производителей средней величины с более ограниченными ресурсами. Прочтите отчет Oxford, чтобы узнать, как технологии и интеграция данных помогают им конкурировать с более крупными конкурентами.

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Что такое запас?

Потребители обычно рассматривают запасы как готовые изделия. Но для бизнеса запасы — это все, что нужно пополнять.

В чем разница между запасами и запасами?

Несмотря на то, что термины "запас" и "запас" часто используются как взаимозаменяемые, эти два слова в управлении запасами имеют несколько разные значения. В то время как запасы являются готовыми к продаже только готовой продукцией, запасы относятся ко всему спектру товаров компании, включая сырье, незавершенное производство и готовые изделия. Запас представляет собой запас, но наоборот не обязательно соответствует действительности.

Что такое управляемый поставщиком запас (VMI) и запас под управлением поставщика (SMI)?

Они одно и то же. Вместо размещения заказов клиентом поставщик отслеживает уровни запасов и принимает решения о пополнении запаса в местоположении клиента на основе согласованных критериев. Такой совместный подход помогает повысить точность запаса, сократить дефицит и повысить эффективность логистической цепочки.

В чем разница между управлением запасами и оптимизацией запаса?

Управление запасами подразумевает установление высоких целевых показателей производительности и эффективности для всех операций с запасами. Оптимизация запасов — это подмножество управления запасами, которое в большей степени относится к марже прибыли и минимизирует убытки. Он включает стратегическое управление и контроль уровней позиций для повышения эффективности, сокращения затрат и удовлетворения потребностей клиентов.

В чем разница между управлением запасами и контролем запасов?

Управление запасами — это более широкий стратегический контроль и оптимизация запасов для удовлетворения потребностей клиентов, минимизации затрат и предотвращения сверхзапаса или дефицита. Контроль запасов обеспечивает точное отслеживание и точность уровней запасов для предотвращения расхождений, потерь и краж.

В чем разница между SKU и UPC?

Складская единица измерения (SKU) — это буквенно-цифровой код, используемый компаниями для отслеживания запасов. Они являются эксклюзивными для каждой компании и помогают управлять конкретными продуктами и определять их в системе запасов. SKU могут включать такую информацию, как размер, цвет и другие варианты продукта.

Универсальный код продукта (UPC) представляет собой стандартизированный 12-значный штрихкод, используемый во всем мире для отслеживания продаж и запасов и идентификации продуктов в точке продаж. Они создаются производителем, чтобы продукт можно было идентифицировать в любом месте мира по его уникальному штрихкоду.

Подробнее