Финансовое закрытие — это процесс, который всегда был связан с выполнением рутинных задач и не отличался безошибочностью, при этом закрыть в срок бухгалтерские книги было очень непросто. Важнейшие бизнес-решения часто балансируют на грани, а полезность финансовых документов и отчетов, на которые опираются эти решения, определяется главным образом их точностью и надежностью.

Сегодня компании среднего бизнеса сталкиваются с острой конкуренцией и должны иметь возможность быстро менять и адаптировать свои бизнес-модели. Эффективные и надежные процессы финансового закрытия помогают обеспечить уверенность и скорость корпоративного планирования и принятия решений, а также помогают инвесторам и акционерам понять, что хорошо, когда они видят это.

Что такое финансовое закрытие?

Финансовое закрытие — это периодический процесс проверки и выверки, который приводит к предоставлению финансовых отчетов и отчетов, необходимых для подробного обзора финансовой ситуации компании. Другими словами, финансовое закрытие — это сумма всех операций финансового менеджмента, выполняемых бухгалтерскими отделами для «закрытия книг» в определенный период времени, например, месяц, квартал или финансовый год. Конечной целью закрытия отчетного периода является предоставление подробных и комплексных отчетов, в том числе:

• Балансовый отчет или отчет о финансовом положении
• Отчет о доходах или отчет о прибылях и убытках
• Отчет о движении денежных средств

В чем разница между финансовым закрытием и закрытием бухгалтерских книг?

Даже люди, знающие разницу между этими двумя терминами, часто используют их несколько взаимозаменяемо. Однако с операционной точки зрения между финансовым закрытием и закрытием книг существует различие, которое становится все более важным по мере того, как компании среднего бизнеса стремятся более эффективно интегрировать свои бухгалтерские процессы в единую облачную систему, такую как программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP).

Приведем определение этих ключевых терминов:

• Финансовое закрытие — это родовое понятие, которое относится ко всем бухгалтерским процессам, связанным с закрытием книг, включая акт фактического закрытия книг. Результатом являются финансовые отчеты и отчеты, которые предоставляют стейкхолдерам и руководителям точный отчет о фискальной ситуации компании. Это происходит регулярно, то есть ежемесячно, ежеквартально, ежегодно или иным образом.
• Закрытие книг является этапом процесса финансового закрытия, когда Главная книга или "книги" выверяются и закрываются за период. После выполнения этого шага создаются финансовые отчеты, отражающие финансовую ситуацию компании за это определенное время.

Основные этапы процесса финансового закрытия

Процесс финансового закрытия состоит из пяти основных этапов: учет, анализ, закрытие, консолидация и отчетность. Когда наступает срок закрытия, баланс всех финансовых отчетов должен быть выверен, чтобы можно было закрыть бухгалтерские книги и начать процесс заново для следующего финансового периода.

Учет, анализ, консолидация

• Создание финансовых операций включает в себя запись активов, пассивов, собственного капитала, выручки и расходов по всей компании за этот конкретный финансовый период.
• Выполнение финансового учета включает дополнительные задачи, такие как анализ и выверка счетов, признание выручки, расчет амортизации и учет разграничений.

Закрыть

• Закрытие подразделения — это точка, в которой вы прекратили запись и выверку операций и готовы к выверке и закрытию книг.
• Корпоративное закрытие происходит после закрытия книг и включает дополнительные шаги, необходимые для финансовой консолидации по секторам и юридическим лицам, включая мэппинг в общий план счетов, некоторый пересчет в общую валюту, межфирменные исключения и расчет инвестиций. По мере роста бизнеса среднего бизнеса им потребуется автоматизировать и интегрировать некоторые из этих операций, а также получить более быстрый доступ к контролю и проверкам достоверности.

Отчет

• Финансовая отчетность является последним шагом процесса закрытия. Поскольку отчетность становится все более сложной и требовательной, финансовые отделы ощущают необходимость создания более быстрых и гибких отчетов. Интерфейсы мобильных устройств и мощные системы управления финансами — идеальный ответ для выполнения персонализированных отчетов в реальном времени в любом месте и в любое время.

ERP-решение для финансового закрытия может отображать мгновенный снимок задач, оставшихся до завершения закрытия книг.

5 основных проблем финансового закрытия

Многие компании среднего бизнеса сталкиваются со все более сложными задачами международного бухгалтерского учета, однако для их решения им приходится полагаться на небольшие группы специалистов. Чтобы решить эти задачи, компаниям крайне важно упорядочить и автоматизировать свои практики бухгалтерского учета.

Вот основные проблемы, с которыми сталкиваются финансовые подразделения:

1. Нехватка структур и учетных SOP: процесс финансового закрытия для руководителей финансовых групп – это «бухгалтерский учет 101». В компаниях среднего бизнеса это часто означает, что пара старших сотрудников, подробно знающих процесс финансового закрытия, не ощущает необходимости внедрения более формальных, детализированных стандартных операционных процедур (SOP). По мере роста сложности бизнеса им нужны надежные SOP, но получить поддержку более строгих операционных процедур может быть сложно, поэтому любые предлагаемые новые финансовые системы или решения должны быть в состоянии быстро продемонстрировать преимущества и простоту использования.
2. Временное давление при закрытии месяца: от высшего руководства до акционеров, важные стратегические решения зависят, даже зависать от истории, которую должны рассказать отчеты о финансовом закрытии. Таким образом, скорость становится мотиватором. Иногда это хорошо, когда это приводит к повышению эффективности и управлению временем. Но слишком часто это приводит к сомнительным ярлыкам или разрозненности, где самым быстрым людям приходится закрывать книги, а не тратить время на распространение и автоматизацию этих задач по всей команде, чтобы лучше понять стандартные процессы финансового закрытия в масштабе всей компании.
3. Неточные и поздние финансовые данные. Все, что нужно, — это неточные или неполные данные из одной области бизнеса, чтобы нарушить процесс финансового закрытия в целом. Каждый отдел создает счета, расходы и заказы на закупку, однако во многих компаниях, особенно в компаниях среднего бизнеса, которые быстро росли, отсутствует процедурная последовательность в отношении финансовой отчетности. Франтийские запросы на вещи в конце месяца приводят к разочарованию и ошибкам. Многие компании сталкиваются с проблемой отсутствия инструментов и решений для поддержки последовательного и непрерывного учета и отчетности по отделам — все месяцы.
4. Разрозненность и слабая интеграция финансовых данных. Наряду с неточными и задержанными данными по отделам финансовые отделы также испытывают трудности с разрозненными и разрозненными системами отчетности в масштабе всей компании, зачастую с разными метаданными или структурами данных по именам и количеству счетов, названиям и количеству продуктов, клиентов, подразделений и т. д. Это означает, что бухгалтерам приходится не только сверять и осмысливать разрозненную информацию, но и часто прибегать к ручным процессам, подверженным ошибкам, чтобы обеспечить согласованность структуры данных.
5. Отсутствие автоматизированного учета: по мере роста компаний среднего бизнеса растет и сложность их книг, не говоря уже о необходимости обеспечения все более сложной корпоративной безопасности и минимальных стандартов управления. Прицепляясь к уже существующим процессам, многие предприятия пытаются закрепить эти дополнительные элементы в качестве выполняемых вручную задач. Это не только повышает риск ошибок, но и ограничивает масштабируемость и интеграцию данных. Без мощных систем управления бизнесом на базе искусственного интеллекта (ИИ) средний бизнес достигнет критической бухгалтерской массы, за пределами которой они больше не смогут расти с помощью ручных процессов.

Лучшие практики оптимизации финансовой отчетности и закрытия бухгалтерских книг

Отчеты и аналитические данные, предоставляемые в процессе финансового закрытия, являются одними из наиболее важных для роста и функционирования вашего бизнеса, однако из-за их сложности и детализации они часто относятся к числу самых ужасных корпоративных операций. Однако стандартизация процедур, разработка эффективных коммуникационных стратегий и использование мощных программных решений для бухгалтерского учета позволяют компаниям значительно упростить и повысить эффективность процесса.

• Выявление неэффективных и подверженных ошибкам процессов бухгалтерского учета. Переводя в цифровую форму и модернизируя свои методы бухгалтерского учета, многие из лучших компаний среднего бизнеса создают целевую группу представителей из разных отделов. Финансовый отдел дает им набор рисков и проблем для поиска, и эти результаты затем объединяются и оцениваются, чтобы получить хорошее представление о том, где есть возможности для улучшения.
  
  Этот процесс, как правило, устраняет узкие места и задержки, но также обращает внимание на множество операций, которые все еще выполняются в автономных электронных таблицах вручную. Этот процесс определяет этап разработки SOP и развертывания более подключенных и автоматизированных инструментов бухгалтерского учета.
• Разработка эффективных методов управления изменениями для создания и развертывания SOP. В конечном итоге отдел бухгалтерии несет ответственность за бесперебойное финансовое закрытие, но для этого они зависят от каждого отдела — от затрат на приобретение высшего руководства до расходов на обед для отдела продаж. Если ожидается, что отделы будут обеспечивать скорость и точность, то компания обязана обеспечить, чтобы все участники бизнеса пели из одного и того же листа песни.
  
  В лучших компаниях среднего бизнеса это часто начинается с хорошей стратегии управления изменениями, которая помогает сообщить о важности стандартизации задач и цементирования протоколов для тех, кто владеет тем, что, когда и как им нужно для выполнения и передачи своих финансовых задач. По мере создания и развертывания SOP это идеальное время для внедрения и поддержки использования интеллектуальных инструментов управления финансами, таких как ERP-решение.
• Внедрение и поддержка непрерывного процесса учета. «Непрерывный бухгалтерский учет» означает, что вместо того, чтобы все отделы в панике ^29-го числа каждого месяца, создаются рабочие процессы для более равномерного распределения задач по закрытию финансовых периодов на протяжении всего отчетного периода.
  
  Использование автоматизированных финансовых инструментов позволяет значительно оптимизировать этот процесс с помощью мобильных приложений и шаблонов — все это в облаке для сбора и интеграции ежедневных данных между отделами в реальном времени. Это помогает избежать паники в конце месяца, а также позволяет командам заблаговременно выявлять (и исправлять) ошибки. Наконец, когда книги остаются актуальными, компании могут выполнять «мягкое закрытие» в любой период месяца, чтобы избежать потрясений или выявить возможности.
• Автоматизация и цифровизация процесса финансового закрытия. ERP-система на базе ИИ, предоставляющая облачные финансовые решения, позволяет компаниям среднего бизнеса перераспределять ценное время. Вместо того, чтобы тратить время на выполнение ручных задач и осмысление беспорядочных данных, финансовые отделы могут уделять больше времени стратегическим и квалифицированным операциям, которые помогают своим компаниям расти и быстро меняться на быстро меняющемся рынке.
  
  Облачные системы предоставляют информационные панели в реальном времени, которые позволяют руководителям настраивать отчеты и получать глубокие аналитические данные в любое время в течение месяца — с устройства, стола или в любом месте. Она также предоставляет бухгалтерскому отделу открытый доступ к информации в масштабе всей компании с помощью инструментов, которые автоматически интегрируют и стандартизируют разрозненные наборы данных и предоставляют им командную базу для агрегации и анализа данных по всей компании.
• Собирайтесь после каждого финансового закрытия. Это особенно важно для компаний среднего бизнеса, которые растут и быстро меняют свои бизнес-модели, особенно когда они пытаются внедрить и закрепить новые цифровые инструменты и SOP. Все процедурные проблемы и эпифании, которые продолжались во время последнего закрытия, никогда не будут свежими в сознании команды, чем через день-два после этого.
  
  Многие компании используют этот мгновенный перерыв после закрытия, чтобы организовать регулярные информационные совещания по финансовому закрытию, на которых команды могут выходить за пределы офиса, могут пообедать, а также проанализировать и поделиться своими идеями по улучшению и оптимизации процесса.

Автоматизация и списки задач позволяют оптимизировать процесс финансового закрытия, как показано в этом списке утверждений.

Начало работы с решением для финансового закрытия

Легенда гласит, что во время посещения NASA президент Кеннеди наткнулся на уборщика, работавшего поздно вечером. Когда Кеннеди спросил его, почему он задержался допоздна, тот ответил: «Потому что я помогаю посадить человека на Луну». Хотя сегодня эта старая история может показаться немного банальной, ее смысл, тем не менее, остается чрезвычайно актуальным.

Чтобы быть гибкими и устойчивыми на современных стремительных и конкурентоспособных глобальных рынках, компании среднего бизнеса должны стремиться привить всем своим командам чувство общей цели и понимания целей компании. И это не может легко произойти в условиях внутренней разрозненности, неэффективности процессов и подверженных ошибкам потоков операций вручную. Цифровая финансовая трансформация не должна происходить в одночасье. Начало работы с лучшими облачными инструментами финансового закрытия может быть проще, чем вы думаете. Обратитесь к поставщику программного обеспечения, чтобы узнать больше о вариантах и решениях, настроенных в соответствии с уникальными потребностями вашего бизнеса.