Процесс расчета ROI (окупаемости инвестиций) планирования ресурсов предприятия представляется достаточно простым: суммируйте затраты, суммируйте преимущества и сравните эти два показателя. Однако существует ряд факторов, которые необходимо учитывать, чтобы убедиться, что ваши результаты действительны и полезны. Важно иметь полное представление о затратах и преимуществах, как сейчас, так и в будущем, как для существующей, так и для новой анализируемой системы. Ниже приведены советы экспертов, основанные на десятках внедренных ERP-систем.

Подготовка к анализу ROI для ERP

Используйте разумные временные рамки для анализа ROI. Чтобы гарантировать, что анализ будет охватывать весь жизненный цикл как затрат, так и преимуществ, учитывайте временные рамки не менее пяти лет.

Найдите разницы в затратах между прежней системой и заменяющей системой ERP. Для этого необходимо перечислить текущие затраты для ведения прежней системы, а также будущих затрат на апгрейд ERP. Помните, что ключевым мотивом для изменения систем является добавление новых функций, чтобы сохранить конкурентоспособность, поэтому следует реалистично оценить затраты на обновление прежней системы.

Будь дотошным. Убедитесь, что вы собрали каждую смету затрат: для приобретения новой системы, ее внедрения и эффективной эксплуатации. Во многих случаях затраты на эксплуатацию новых систем будут меньше, чем существующие системные затраты. Также учитывайте прогнозируемые преимущества при расчете рентабельности инвестиций ERP, признавая, что со временем эти преимущества будут реализованы.

Мыслите позитивно, но реалистично. Если ваша компания основана на продукте (например, дистрибьютор или производитель), вы можете предвидеть значительное сокращение запасов, но выполнить домашнюю работу, чтобы понять, какой результат является типичным. Также имейте в виду, что экономия не произойдет ни автоматически, ни сразу.

Почему это очень детально работает? ROI часто требуется для целей финансового планирования. Также важно понимать общие затраты по проекту и преимущества, чтобы обосновать инвестиции в ERP и оценить производительность системы в соответствии с ожиданиями после внедрения. Приведенный ниже калькулятор окупаемости инвестиций в ERP поможет вам точно определить затраты, предлагая советы и рекомендации по оптимизации процесса.

Как работать с этим рабочим листом

На этой странице вы найдете несколько таблиц для заполнения. На каждом шаге приводится подробная информация, которая поможет вам заполнить эти таблицы.

Освоив этот процесс, вы сможете создавать собственные электронные таблицы на основе базовых. Чтобы помочь вам, мы также подготовили шаблон рабочего листа для расчета окупаемости инвестиций в ERP, который можно скачать.

Расчет окупаемости инвестиций (ROI) в апгрейд ERP-системы состоит из трех основных шагов:

• Расчет затрат
• Оценка прибыли и преимуществ
• Расчет ROI

1. Рассчитайте затраты на ERP

Как будет развернута ваша ERP-система?

То, как развертывается система ERP, существенно влияет на смету затрат. Существует несколько вариантов:

• Локальное (локальное): локальное развертывание — это традиционный способ внедрения устаревших систем ERP на протяжении десятилетий. Аппаратные средства и программное обеспечение приобретаются и устанавливаются на собственных серверах компании, и компания поддерживает и обновляет систему.
• Облако: при облачном развертывании система работает через Интернет с аппаратным и программным обеспечением, которые обычно принадлежат стороннему поставщику и поддерживаются им. Компании подписываются на услугу — модель лицензирования, называемую ERP «программное обеспечение как услуга» (SaaS).
• Гибридный: в рамках этой модели можно объединить элементы локального развертывания и облака для создания гибридного облака. Это дает компании максимальную гибкость, но требует значительно большего участия ИТ-персонала.

Какие варианты развертывания следует сравнить?

Рассчитайте затраты для обеих ERP-систем

Этот раздел рабочего листа предназначен для расчета общей стоимости владения как для существующей прежней системы ERP, так и для новой заменяющей системы. Как правило, существует четыре области инвестиций:

• Инфраструктура
• Программное обеспечение
• Внедрение
• Постоянные затраты на персонал

Для начального обоснования проекта необходимо оценить эти затраты (прежде чем перейти к предложениям и предложениям). Многие или большинство из перечисленных здесь позиций могут быть включены в пакетное предложение, но рассчитывают оплатить дополнительные услуги, обучение, оборудование и программное обеспечение для выполнения задания.

Затраты на развитие и поддержку системы будут значительно выше, если вы используете старую систему, которая плохо поддерживается разработчиком, или если она не на должном уровне — не обновляется, новые релизы и исправления от разработчика не установлены.

Затраты на инфраструктуру ERP

В дополнение к первоначальной стоимости, оценить стоимость обновления и расширения после первоначальной покупки. Поскольку это ориентированная на время оценка — все затраты будут реплицированы (и эскалированы) в течение пяти лет жизненного цикла — поместите эти затраты на обновление и расширение в будущие годы, поскольку вряд ли потребуется обновление или расширение в течение первого года или около того.

• Первоначальное оборудование: например, приобретение или аренда компьютеров, серверов, принтеров. В таблице сравнения эти расходы уже должны были быть израсходованы на "прежнюю систему".
• Текущие обновления и обслуживание: постоянные затраты на вышеуказанную инфраструктуру. При использовании SaaS никаких или низких затрат на обслуживание инфраструктуры не будет.
• Лицензия на системное программное обеспечение: включает, например, операционную систему, базу данных, утилиты.
• Обновления и сопровождение системного программного обеспечения: текущие затраты на вышеуказанное системное программное обеспечение. По модели SaaS затраты на обслуживание инфраструктуры не требуют или не требуют значительных затрат.
• Сетевое оборудование и сборы: Первоначальный бюджет на сетевое оборудование и услуги.
• Устройства пользователя: стоимость покупки, замены и обслуживания различных ПК, планшетов, сканеров и т. д.
• Сборы за объекты инфраструктуры: расчетные затраты на площади и коммунальные услуги, например, необходимые системе.

Затраты на ERP-решения — бизнес-приложения и приложения для повышения производительности

Здесь вы хотите спрогнозировать стоимость обновлений и расширения после начальной покупки. Годовая плата может со временем увеличиваться по мере добавления дополнительных пользователей или приложений в зависимости от стратегии расчета цен поставщика.

• Первоначальная стоимость бессрочного лицензионного сбора: предварительные затраты, особенно на локальные решения, а также некоторые размещенные и гибридные варианты лицензирования. Это уже израсходовано для прежней системы.
• Постоянное ежегодное вознаграждение за лицензию: включает обновления и некоторый уровень поддержки. Для системы ERP она составляет, как правило, 16-20% от прейскурантной цены в год. На уровне 20% в год лицензия «выкупается» раз в пять лет.
• Годовая подписка (SaaS): используйте предлагаемые или оценочные затраты на годовую подписку на облачные приложения.
• Годовая плата за сопровождение (SaaS): дополнительная плата за поддержку программного обеспечения, не включенного в другие системы. Большая часть платы за сопровождение программного обеспечения SaaS включена в подписку.

Затраты на внедрение ERP

Далее необходимо оценить затраты на внедрение как начальной системы, так и запланированных обновлений в течение пятилетнего периода. Большинство поставщиков программного обеспечения имеют одну или две основных версии в течение года. Каждая версия фактически является мини-реализацией. Сначала проектная группа должна проверить деблокирование, чтобы определить общее влияние на текущий бизнес-процесс. Затем версия загружается и тестируется. Перед продуктивным запуском пользователи должны пройти достаточное обучение работе с новым программным обеспечением. Потенциальные затраты, которые необходимо учитывать, включают:

• Персонал проектной команды: фактор в предусмотренном в бюджете времени (включая сверхурочную работу) для ИТ-персонала и пользователей.
• Оплата консультационных услуг: определите, какая первичная помощь Вам может понадобиться, помимо того, что будет включать в себя поставщик.
• Преобразование данных, ввод и тестирование: используйте персонал или временные данные для ввода данных, тестирования или любых других основных задач, которые вам необходимы. (Это часто входит в бюджет, что может привести к проблемам с качеством данных.)
• Обучение и обучение пользователей. Поставщик будет проводить начальное обучение конечных пользователей, но для получения максимального уровня дальнейшего обучения в системе настоятельно рекомендуется пройти обучение.

Текущие затраты на персонал ERP

Оцените "стандартные" операционные затраты, чтобы поддерживать новую бизнес-систему ERP в рабочем состоянии. При рассмотрении текущих (повторяющихся) расходов будьте как можно более реалистичными и включайте разумные ожидания в отношении эскалации или инфляции в течение года. Основные задачи будут заключаться в объединении внутреннего ИТ-персонала и времени и расходов консультантов, таких как:

• Расходы на поддержку инфраструктуры: включают время, предусмотренное в бюджете на поддержку, помимо того, что было включено в рекомендацию поставщика. При использовании SaaS затраты на обслуживание инфраструктуры или минимальные затраты будут отсутствовать.
• Резервное копирование и аварийное восстановление. Учитывайте стороннюю или внутреннюю практику.
• Поддержка сетей и устройств: предполагаемая поддержка, необходимая, например, для сети, ПК и мобильных устройств.
• Периодические исправления ошибок: это для ИТ-персонала, чтобы применить поток исправлений ошибок.
• Интеграция программного обеспечения: требуется регулярное сопровождение по мере обновления программных продуктов.
• Пользовательские настройки программного обеспечения: обновление или повторное применение в циклах выпуска программного обеспечения.
• Поддержка мобильных устройств пользователя: объем работ, необходимых для разработки и поддержки приложений.

Определите совокупные затраты на имеющуюся и новую ERP-систему

Из четырех приведенных выше таблиц перенесите итоговую сумму для каждой области инвестиций, а также промежуточные суммы новых системных затрат в таблицу ниже. Теперь можно просмотреть общую экономию или дополнительные затраты на переход в новую систему. Ожидается сочетание отрицательных и положительных промежуточных сумм для "5-летней разницы".

Что означает эта информация

• Если итоговое значение "Разница за 5 лет" положительное, это означает, что ведение прежней системы дороже, а затем заменить ее. Эта сумма является прямой выгодой и должна быть добавлена в Таблицу 8: Сводка преимуществ ОПР (ниже).
• Если общая разница в 5 лет является отрицательной, это означает, что внедрение новой системы будет стоить дороже, а затем будет выполняться ведение существующей системы. Дополнительные преимущества будут рассмотрены в следующем разделе.
• Общая сумма 5-летних затрат на Новую систему будет использована в расчете ROI как «инвестиция».

2. Оценка выгод и преимуществ от ERP

Если пятилетняя стоимость новой системы больше, чем стоимость обслуживания прежней системы, то вам понадобятся достаточные дополнительные преимущества, чтобы обосновать внесение изменений— в противном случае, зачем делать переход?

Например, если в результате обновления системы до новой системы ERP ожидается рост выручки и прибыли, или если система принесет большую отдачу и повысит уровень поддержки клиентов, эти преимущества могут помочь рационализировать процесс обновления до новой ERP-системы.

Некоторые преимущества новой системы по своей природе немного сложнее отделить и присвоить новой системе, но стоит усилий, чтобы сделать это. В большинстве случаев будет много прямых преимуществ для более чем оправдания внедрения новой системы. Однако документирование и оценка косвенных преимуществ поможет при планировании проекта, определении приоритетов и измерении результатов внедрения ERP в организации. Даже если невозможно присвоить этим преимуществам денежное значение, продолжайте перечислять их на листе ROI и плане проекта.

Примеры преимуществ ERP

Пример преимуществ ERP для этого рабочего листа разделен на пять областей:

• Продуктивность сотрудников
• Принятие решений
• Финансы и бухгалтерский учет
• Операции
• Бизнес-технологии

Ниже приведены примеры преимуществ. Более того, вы и ваша команда сможете ознакомиться с историями успеха клиентов, аналитическими отчетами, бизнес-требованиями, вариантами программного обеспечения и новыми технологиями. Перечислите возможные преимущества и получите первоначальную оценку оптимизации процессов и их финансовой ценности.

Продуктивность сотрудников

• Поддержка мобильных устройств для работы в любом месте в любое время.
• Повышение эффективности и точности ввода данных благодаря неудобным процедурам и медленной реакции системы, связанной с более старыми ERP-системами, которые не являются «удобными для пользователя».
• Современный пользовательский интерфейс (UI) на основе ролей позволяет сократить время на обучение, необходимое пользователям для запуска системы.
• Создание контролируемой и управляемой среды для снижения вариативности благодаря стандартным процессам.

Принятие решений

• Консолидация систем для сокращения неточностей в данных и устранения избыточных данных.
• Централизация и управление информацией (единый источник достоверной информации) для повышения эффективности внутрикорпоративных коммуникаций и предотвращения недоразумений и путаницы.
• Доступ к большим данным с помощью современных аналитических инструментов, позволяющих получать ценную информацию для принятия более взвешенных решений.
• Предоставление удобных для пользователя инструментов, таких как предупреждения и инструментальные панели, для быстрого и точного выполнения запросов с самообслуживанием.

Финансы и бухгалтерский учет

• Оптимизируйте финансовые и бухгалтерские процессы в компании.
• Ускорение ежемесячного закрытия и повышение точности финансовой отчетности.
• Оптимизация дебиторской задолженности за счет сокращения срока погашения дебиторской задолженности (DSO).
• Снижение нагрузки на аудит, поскольку данные организованы и легко доступны, а также точны и полны.
• Облегчение контроля нормативных требований.

Операции

• Оптимизация бизнес-операций в масштабе всей компании и модернизация устаревших процессов.
• Интегрируйте электронную коммерцию в управление клиентами и заказами.
• Сокращение операционных затрат на рабочую силу за счет оптимизации систем планирования.
• Повышение удовлетворенности клиентов фиксированным продуктом или датой поставки во время предложения.
• Помогите отделу закупок стать проактивными и контролируемыми, а не хаотичными и зависеть от ускорения процесса.
• Сокращение запасов без увеличения дефицита, отставаний или разочарований клиентов благодаря более эффективному планированию и контролю запасов.

Бизнес-технологии

• Замена устаревшей инфраструктуры, удерживающей бизнес.
• Улучшите взаимодействие между бизнес-системами различных отделов.
• Консолидация автономных старых приложений и сокращение использования электронных таблиц Excel и обходных решений вручную.
• Получите доступ к новым технологиям, таким как искусственный интеллект (ИИ), машинное обучение и Интернет вещей (IoT).
• Предоставьте путь к масштабируемости с помощью современных систем, которые предназначены для роста по мере роста бизнеса.
• Обеспечение безопасности данных с помощью современных систем и средств контроля.
• Устраните проблему поиска поддержки для старых систем, которые больше не поддерживаются поставщиком.

Задокументируйте улучшения, связанные с ERP

На следующем рабочем листе представлен пример электронной таблицы для документирования наблюдений и оценок улучшений процессов и их финансовой ценности. Не забудьте заполнить каждый столбец в собственной электронной таблице.

• Создайте рабочий лист для каждой из пяти областей улучшений, перечисленных выше.
• Запишите процессы для каждого процесса, который будет улучшен.
• Оцените прямые и косвенные суммы за год.
• Рассчитайте итоговое значение за пять лет.
• Укажите льготу, даже если невозможно определить сумму в долларах.

Определите прямые и косвенные преимущества для каждого отдела в организации. Ниже приведен пример преимуществ в области финансов и бухгалтерского учета. Вам потребуется подобная таблица для каждого отдела в организации.

Определите итоговую прибыль от ERP

После рассмотрения всех областей, связанных с улучшением, добавьте сумму пятилетнего итога по каждому департаменту для определения общей выгоды.

Кроме того, если вы обнаружили, что "Разница в сумме за 5 лет" из таблицы 6 "Сводка затрат" в была положительной, то, очевидно, будет дороже вести прежнюю систему, а затем заменить ее. Сумма экономии является прямой суммой льготы и должна быть добавлена в таблицу ниже в строке 6. Если это число было отрицательным (новая система стоит больше существующей), поместите нуль (0) в строку 6.

3. Рассчитайте ROI для ERP

Для этой фазы электронная таблица не требуется.

На этом этапе у вас должна быть вся информация, необходимая для расчета ROI инвестиций в ERP по следующей формуле:

ROI = (преимущества – инвестиции)/инвестиции

Значения берутся из следующих таблиц:

• "Инвестиции" – это "Совокупные затраты новой системы за 5 лет", которая является итоговой суммой из таблицы 6 "Сводка затрат на ERP"
• «Преимущества» — это «Общие преимущества ERP для проекта» из таблицы 8. Обзор преимуществ ERP

В большинстве случаев прибыль будет больше, чем инвестиции, и в итоге вы получите коэффициент, превышающий 1.

Например, если прибыль за пять лет = $2 000 000, а сумма инвестиций за пять лет = $575 000, то соотношение составит ($2 000 000 – $575  000) / $575 000 = 2,479, то есть округленно 2,5.

Умножьте это отношение на 100, чтобы получить процент ROI, полученный в результате обновления системы ERP. В данном примере коэффициент 2,5 представляет ROI 250%.

Следующие шаги

Если преимущества и окупаемость инвестиций являются надежными, следующим шагом является расширение усилий в соответствии с процессом планирования и составления бюджета в компании. Поскольку программное обеспечение влияет как на операционный, так и на капитальный бюджет, может потребоваться привлечение большего числа заинтересованных лиц.

• Обсудите с руководителями и членами группы, которые создали оценки.
• Предоставление поддержки в области продаж, затрат и другой документации.
• Создание конкретных прогнозов продаж и затрат по годам.
• Подготовка данных финансового анализа для общей стоимости владения (TCO), периода окупаемости и других расчетов.