Миграция ERP

ERP — это как центральная нервная система бизнеса. ERP-решения позволяют организациям получить представление о том, что происходит в основных бизнес-сферах, включая финансы, логистическую цепочку, обслуживание клиентов и управление персоналом. Это помогает компаниям управлять несколькими взаимосвязанными процессами в рамках единой интегрированной системы.

Миграция ERP необходима, когда устаревшая система ERP устаревает, больше не соответствует потребностям клиентов или ограничивает возможности компании по удовлетворению конкурентных требований. Как бы то ни было, миграция данных является критически важной и, возможно, кропотливой частью процесса внедрения и запуска новой ERP-системы.

В этой статье рассматриваются:

• Как подготовиться к миграции ERP

• Почему облачные ERP-системы растут

• Проблемы и подводные камни при миграции ERP

• Передовые практики для беспроблемной миграции данных

Подготовка к миграции ERP

Миграция данных может быть тщательной работой. Перенос информации, связанной с клиентами, продуктами и поставщиками, из нескольких форматов в одну систему приводит к неотъемлемому риску целостности данных ERP. Точность необходима, чтобы избежать задержек, путаницы и потери данных по линии.

Компании, имеющие четкое представление о своих целях, стратегии и потребностях, находятся в наилучшем положении для точной и своевременной передачи данных. Вот несколько способов подготовиться:

Разработка сценария использования

Разумный бизнес-кейс начинается с откровенного заявления о проблеме. Организации должны оценить ИТ-инфраструктуру, приложения и данные, с которыми они работают в настоящее время, и выявить все недостатки. Опишите влияние этих ограничений на операции, производительность сотрудников и отношения с клиентами.

Затем сформулируйте, как новая система ERP будет решать эти проблемы. Получите четкое представление об ожидаемой окупаемости инвестиций, затратах, ограничениях ресурсов и потенциальных рисках. Преимущества ERP зависят от новой системы, начинающейся с лучших данных. Организации должны иметь четкое представление о времени, энергии и необходимых инвестициях.

Разработка надежной стратегии миграции данных

Успешная миграция ERP основана на четко определенных целях. Проработка подробных данных проекта с бюджетом, реалистичным графиком и объемом. Выберите ключевые измерения производительности для проверки по мере выполнения проекта.

Начните планирование на ранних этапах для выделения ресурсов и предоставьте командам по внедрению ERP возможность делегировать другую работу, чтобы они могли при необходимости сосредоточиться на миграции данных. На ранних этапах взаимодействия со всеми уровнями организации все пользователи получают одну и ту же страницу и помогают защититься от перебоев или разногласий в дальнейшем.

Выберите партнера по внедрению ERP

Как только компания определит цели и требования, она сможет тщательно оценить свои варианты ERP. Поиск поставщиков опыта работы в отрасли, совместимости с текущей технологией и подтвержденного опыта достижения поставленных целей.

Ознакомьтесь с примерами из практики поставщиков и узнайте, насколько они соответствуют конкретным бизнес-потребностям. Хорошее соответствие будет знакомо с последними стандартами соответствия данных и отраслевыми предписаниями.

Почему компании переходят на облачную ERP-систему

Традиционные локальные ERP-системы работают на серверах, принадлежащих ИТ-команде компании и обслуживаемых ею. Они нуждаются в физическом пространстве, регулярном хранении и переносе данных, когда прежние аппаратные средства неизбежно выполняют свой курс. Именно поэтому все больше организаций сегодня переходят на облачные ERP-решения. Эти услуги на основе подписки обеспечивают прозрачность и контроль ведущих компаний без больших капитальных инвестиций или текущего обслуживания.

Преимущества облачной ERP-системы по сравнению с локальной ERP-системой:

• Стоимость: облачное ERP-решение поставляется через Интернет, поэтому нет необходимости в оборудовании, которое ежедневно требует внимания со стороны уже занятых ИТ-отделов. Исправления, обновления и техническое обслуживание оплачиваются поставщиком ERP за фиксированную плату.

• Масштабируемость. Компании могут добавлять хранилища данных по мере роста и по мере необходимости использовать новые функции. Предварительно настроенные интеграции ERP связываются с бизнес-приложениями с помощью генеративного ИИ, который помогает автоматизировать процессы и поддерживать клиентов.

• Гибкость: облачные ERP-решения быстро адаптируются к новым бизнес-моделям и меняющимся нормативным требованиям. Организации могут находить возможности для инноваций, объединяя разовые разрозненные данные и консолидируя, стандартизируя и интегрируя приложения.

• Аналитика: современные облачные системы позволяют руководителям быстрее и эффективнее принимать решения. Инструменты ИИ повышают качество аналитической информации, скрытой в больших комплексных наборах данных, чтобы выявлять тенденции и прогнозировать изменения.

• Безопасность: облачные ERP-решения помогают снизить риски и повысить прозрачность соблюдения нормативных требований. Отделы безопасности поставщиков ERP могут вносить критические обновления, устранять неполадки и дистанционно реагировать на кибератаки без дорогостоящего посещения сайта.

Распространенные проблемы миграции данных ERP

Миграция ERP — это не просто перемещение файлов. Непрерывность бизнес-процессов и возможность быстрого поиска информации зависят от точной передачи всех релевантных данных ERP.

в существует множество переменных для работы. Но эти сложности можно преодолеть, особенно если компаниям известно о проблемах, которые чаще всего выезжают команды:

• Качество данных: избыточный, старый, ненужный или устаревший контент становится все ниже по потоку, вызывает проблемы и ограничивает понимание

• Ограничения ресурсов. Для выявления данных ERP, застрявших в разрозненных хранилищах данных, а затем их извлечения, очистки и подготовки к миграции, требуется время, опыт и фокус

• Сложности прежней системы ERP: чем больше настроена старая система, тем длиннее и сложнее миграция ERP, как правило,

• Соблюдение нормативных требований и безопасность. Безопасная миграция данных из нескольких источников позволяет получить представление о новых киберугрозах и о нормативных требованиях

• Управление изменениями: устаревшая система может чувствовать себя второй природой для многих сотрудников — балансировка их рабочей нагрузки с обучением новой системы может вызвать стресс

Передовые практики миграции данных ERP

Точные данные ERP лежат в основе процессов сотрудников, систем цепочки поставок, взаимодействия с клиентами и многого другого. Компаниям необходимо передавать данные с учетом как детальной, так и высокоуровневой стратегии.

Чтобы обеспечить оптимизацию переносимых данных для новой системы ERP, выполните следующие рекомендации:

Оценка существующих данных

Разные отделы в рамках одной организации могут по-разному обрабатывать одну и ту же единицу данных. Это может привести к противоречиям, дублированиям или неточностям, которые появятся позже, просто в неправильное время.

Поскольку новая система ERP станет единым источником достоверной информации для бизнеса, целесообразно проявлять избирательность в отношении того, что именно мигрирует. Копирование каждого последнего бита данных может привести к путанице или ошибкам в дальнейшем. Тщательная оценка данных отделом позволит убедиться, что бесполезная информация не засоряет новую базу данных.

Внимательно сопоставьте поля данных

Концептуальный проект, по которому будут поступать данные, помогает организациям выявлять противоречия и активировать автоматический перенос. Для этого компании должны сопоставить данные с исходных платформ и решений со структурой своей новой ERP-системы.

Дайте командам по внедрению ERP время, чтобы понять, что они видят, отметить проблемы по мере необходимости и преобразовать данные в форматы, которые лучше подходят для новой системы.

Определение управления данными

Очень важно, чтобы организация определила, кто владеет какими данными, прежде чем они будут перемещены. Намеренно назначьте роли для тех случаев, когда должны быть включены определенные типы данных, как это произойдет и кто за это отвечает.

Назначьте одного человека для контроля за соблюдением нормативных требований. Это поможет убедиться, что весь объем работ по миграции ERP постоянно соответствует актуальным требованиям.

Установление строгого процесса проверки

Чтобы убедиться, что результаты тестирования могут быть точно интерпретированы и обработаны, рекомендуется проверить методологию тестирования на ранних этапах.

Тестирование при переносе первых данных и регулярная повторная проверка результатов по мере перемещения большего числа данных. Такой подход позволяет компаниям учиться, широко применять аналитику и избегать проблем, когда темп набирает обороты.

Содействие совместному развертыванию

Для успешной миграции ERP все ИТ-эксперты, конечные пользователи и заинтересованные лица должны быть в команде. Для получения поддержки лучше всего разработать стратегию вместе, четко сформулировать приоритеты на ранних этапах и заранее понять, как изменения повлияют на всех.

Регулярно информируйте руководителей, отделы, клиентов и сотрудников о статусе проекта и о том, как готовый продукт улучшит их опыт.

Контрольный список миграции ERP: 7 ключевых стратегий

Как и в любом общекорпоративном проекте, даже при оптимальном планировании возникают непредвиденные проблемы. Придерживайтесь этих стратегий, устраняя сбои и управляя рисками:

1. Проведение тщательной оценки, определяющей четкие цели

Четкое понимание требований к данным благодаря намеренному сбору данных в масштабе всей организации, от руководства до конечных пользователей. Узнайте, что вызывает разочарование, замедление процессов или подавление инноваций. Затем создайте список измеримых целей для решения конкретных проблем.

2. Взаимодействие с опытными консультантами

После того как у организации есть четкая документация по целям, консультант может помочь определить их приоритеты и изучить другие проблемы, которые может потребоваться рассмотреть компании. Информированная, посторонняя перспектива может также пояснить, как выглядит успех, как в конце миграции ERP, так и на протяжении многих лет.

3. Привлечение заинтересованных сторон на ранних этапах и часто

Миграция ERP — это работа в масштабе всей компании, которая преуспевает на четкой коммуникации, поэтому заранее задает ожидания. Предоставьте каждому соответствующему отделу, партнеру и клиенту информацию о том, как и когда изменения повлияют на них, чтобы люди могли подготовиться и никто не удивился.

4. Документирование комплексного плана проекта миграции ERP

Разработка подробного списка задач для каждого шага, начиная с конца, с прилагаемыми ключевыми этапами и датами. Будьте ясно о том, что нужно для выполнения каждого шага и отслеживания того, сколько времени требуется на каждом этапе.

5. Внедрение стратегии clean core для очистки и подготовки основных данных

Компании, которые избегают модификации основных функций своей системы ERP, как правило, игнорируют будущую сложность и проблемы с производительностью. Обеспечение чистоты ядра для минимизации рисков, быстрого получения преимуществ от обновлений и простой интеграции с новыми технологиями.

6. Упрощение миграции в облако с помощью поэтапного подхода

Миграцию ERP следует выполнять постепенно. Работа с ключевыми системами или процессами по отделам, сотрудникам или местоположениям. проактивно решать проблемы, учиться и двигаться дальше. Это занимает немного больше времени, но методичность необходима для сложных или высокорисковых проектов.

7. Испытать строго и предложить обучение

Подтвердите, что новая система ERP точно извлекает новые данные, сначала тестируя небольшие объемы. Вручную проверьте каждое приложение, исправьте проблемы и подтвердите согласование новых и старых систем ERP. Затем добавьте дополнительные данные и сценарии использования, предоставив конечным пользователям возможность обучать и получать сертификаты.

Кто должен входить в мою группу миграции ERP?

Стратегия миграции данных является такой же эффективной, как и люди, которые работают вместе над ее реализацией. Успех любой новой ERP-системы зависит от команды, формирующей проект с самого начала и до конца.

Вот несколько ролей, которые предлагается присвоить, и их фокус:

• Куратор со стороны руководства, который будет выступать в роли точечного руководителя, закрепить поддержку со стороны руководства на ранних этапах и помочь в решении проблем по мере их появления

• Руководитель проекта по управлению трафиком с учетом графика и бюджета

• ИТ-менеджер или системный администратор, чтобы убедиться, что все текущие системы на основе данных совместимы и готовы к миграции

• Бизнес-аналитик поможет прояснить экономическое обоснование миграции ERP и осветить его краткосрочные и долгосрочные последствия

• Межфункциональные руководители, обеспечивающие включение всех релевантных данных из ключевых областей бизнеса, включая финансы, сбыт, производство и управление персоналом

• Управление изменениями помогает сотрудникам подготовиться к внедрению новой ERP-системы

• Специалист по миграции данных помогает сопоставлять, собирать, очищать и подготавливать данные для беспроблемного переноса

• Руководитель по контролю качества/тестированию проверяет процессы на каждом этапе и обеспечивает целостность передаваемых данных в соответствии с потребностями новой системы ERP

• Поставщик/консультант ERP, помогающий организации в этом процессе с учетом новых перспектив и долгосрочных целей

Часто задаваемые вопросы