Управление потоками операций: руководство для начинающих по автоматизации потоков операций и управлению бизнес-процессами
Обзор управления потоками операций
Как бизнес-термин, управление потоками операций действительно появилось в 1980-х годах, непосредственно наряду с ранним развертыванием электронной почты, настольных компьютеров и цифровых бизнес-систем. Люди очень быстро поняли, как эти новые технологии могут помочь сократить число ошибок и оптимизировать повторяющиеся задачи. Сегодня интеллектуальное облачное программное обеспечение и цифровые системы управления потоками операций помогают своим кадровым партнерам добиваться все более высокой эффективности и гибкости, сокращения продолжительности циклов и частоты ошибок, а также более строгого соблюдения нормативных требований.
Что такое рабочий процесс?
Поток операций можно определить как последовательность связанных операций или задач, которые выполняются для достижения определенного результата. Структурированный поток операций следует отдельному пути, который может быть последовательным или параллельным для удовлетворения определенных зависимостей или требований. Часто путь будет иметь определенные вариации, уникальные для каждого желаемого результата бизнеса.
Существует три типа рабочих процессов:
- Полностью вручную: Ручной рабочий процесс, например, может быть бумажным с документом и вручную написанными заметками и подписями, физически передаваемыми в офисе или на производственном участке.
- Полуавтоматически: в частично автоматизированном потоке операций части процесса автоматизированы. Подумайте о цепочке электронной почты, с вложенными файлами, комментариями в теле письма и изменениями во вложенных файлах, передаваемых в любое удобное для обработчика текущей задачи.
- Полностью цифровизованные или автоматизированные: автоматизированные потоки операций выполняются в специальном бизнес-приложении структурированным и определенным образом, в соответствии с определенными бизнес-правилами.
Управление потоками операций или бизнес-процессами: В чем разница?
Поток операций представляет собой более специфичную отдельную строку шагов и задач. Напротив, бизнес-процесс — это более широкий термин для набора задач, потоков операций, операций и директив, где некоторые задачи могут быть автоматизированы, а другие — нет.
Например, рассмотрим простой поток операций утверждения для закупки с одним или несколькими определенными вариантами. Бизнес-правило может предусматривать, что заказ на поставку требует утверждения вторым отделом, если стоимость закупки превышает определенную сумму. Этот поток операций является частью более крупного бизнес-процесса закупки материалов и услуг в рамках организации и включает инструкции по выбору поставщика, заготовке и т. д.
Ниже приведены некоторые общие примеры потока операций:
Утверждение заказа на поставку
Авторизация заявки на отпуск
Обработка платежа по счету
Прием сотрудника на работу
Запрос на замену детали
Отправка счета клиенту
Почему программное обеспечение для управления рабочими процессами так важно?
Управление потоками операций — это процесс цифровизации дискретных процессов и управления результатами. Программное обеспечение для управления потоками операций позволяет создавать, выполнять и управлять этими рабочими процессами. Вот некоторые из ключевых преимуществ и результатов, которые можно получить от специализированных программных решений:
Повышение эффективности. Увеличьте уровень автоматизации, чтобы быстрее и эффективнее получать результаты, упрощая работу для всех вовлеченных лиц. Например, благодаря полностью цифровому потоку операций заинтересованные лица могут легко получать доступ к четко определенным цифровым задачам, просматривать их и обрабатывать, работая из любого места — в офисе, дома или в пути.
Повышение гибкости. Адаптируйте стандартные рабочие процессы в соответствии с меняющимися операционными потребностями, создавайте инновации в процессах для поддержки новых бизнес-моделей и исправляйте нарушенные процессы для повышения устойчивости и гибкости.
Более строгое соблюдение нормативных требований. Четкие обязанности и контрольные журналы на основе данных позволяют отслеживать результаты процессов и управлять ими, а также обеспечивать соответствие политикам и нормативным требованиям.
Системы управления рабочими процессами и принципы их работы
Системы управления потоками операций позволяют определять различные потоки операций для различных типов заданий или процессов. Например, в производственной настройке проектный документ может автоматически передаваться от конструктора техническому директору и, наконец, производственному инженеру. На каждом этапе потока операций за определенную задачу отвечает одно лицо или группа. После завершения задачи системы управления потоками операций обеспечивают отправку уведомлений ответственным за следующую задачу и получение данных, необходимых для выполнения этапа процесса.
Потоки операций также могут иметь более сложные зависимости. Например, если документ должен быть переведен на несколько языков, менеджер переводов может выбрать языки и активировать каждый из них в качестве формы заказа на работу для другого переводчика. Следующая задача в процессе активируется только после выполнения всеми переводчиками соответствующих задач. Это помогает отслеживать лог-джемы и держать более крупные команды в целевых.
Программные решения для управления рабочими процессами, как показано здесь, позволяют управлять процессами и определять вариации в них.
Примеры систем управления потоками операций в действии
У каждого предприятия будут свои уникальные потребности. Ниже приведено несколько примеров внедрения современных систем управления потоками операций:
Оптимизация существующих бизнес-приложений. Многие корпоративные приложения поставляются со встроенными инструментами и шаблонами потоков операций для определения и создания бизнес-процессов, еще не сопоставленных в системе. Когда требуются изменения в потоках операций, администраторам не нужно начинать с нуля — они могут использовать существующие функции системы для создания изменений. Кроме того, лучшие современные программные инструменты поставляются с дополнительными функциями автоматизации, в которые уже встроены инструменты искусственного интеллекта (ИИ) и автоматизации процессов.
Использование параллельных расширений приложений. Многие компании предпочитают сохранять "чистое ядро", то есть они предпочитают запускать свои приложения с минимальным числом модификаций. Это означает, что любые новые потоки операций и инновации процессов могут использовать данные из существующих систем, но создаются вне существующих бизнес-приложений. Такие так называемые "параллельные" расширения приложений, в отличие от "встроенных" расширений приложений, обычно создаются и выполняются в облаке.
Координация процессов в разных отделах: облачные системы управления потоками операций также являются предпочтительным вариантом оркестрации по всем направлениям бизнеса. Это бизнес-процессы, охватывающие различные приложения, системы и сервисы. Сюда относятся гибридные ландшафты, в которых требования к автоматизации требуют соединения нескольких разрозненных потоков операций, выполняемых в разных приложениях и местоположениях. Он также работает с процессами, в которых требуется сделать определенный поток операций доступным для внешних участников процесса, таких как партнеры и поставщики, а затем использовать результат этого потока операций для внутреннего инициирования следующего шага.
Упрощение адаптации потоков операций экспертами-субъектами: Для процессов отделов, включающих только простые формы запросов или утверждения, некоторые автоматизированные бизнес-процессы могут решаться с помощью платформ разработки low-code/no-code (LCNC). Это означает, что функции перетаскивания и упрощенные визуальные функции позволяют бизнес-пользователям быстро создавать упрощенные приложения потока операций, адаптированные к конкретным потребностям своих команд.
Технологии управления рабочими процессами
Технологии потоков операций позволяют стандартизировать процессы с четкими обязанностями и связать различные задачи в рамках определенного пути. Интеллектуальная комбинация с одной или несколькими новыми технологиями автоматизации повышает уровень автоматизации в потоке процессов, обеспечивая более быстрый и оптимальный результат процессов. Более того, оно обеспечивает инновационные процессы, помогая создавать ценность и улучшать опыт. Вот несколько примеров передовых технологий, которые используются в современном ПО для рабочих процессов:
Большие данные. Технологии больших данных и повышение прозрачности данных делают доступными для использования огромные объемы информации, которую можно интегрировать и использовать непосредственно в бизнес-процессах. Ниже приведен пример потока операций: подумайте о полуавтоматическом процессе утверждения капитальных затрат (CAPEX) — финансовые отчеты отправляются между соответствующими проверяющими и утверждающими по электронной почте до принятия решения об инвестициях. Используя соответствующие источники данных, система потока операций может автоматически создавать необходимые отчеты и автоматически предоставлять к ним доступ нужным сотрудникам на определенном этапе процесса. Более того, на основе определенных бизнес-правил или с помощью возможностей искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (см. ниже) интегрированные данные можно использовать для принятия решений, ускорения процесса и освобождения лиц, ответственных за принятие решений, от рутинных задач или оценок.
Искусственный интеллект: технологии искусственного интеллекта , такие как машинное обучение, обработка естественного языка (NLP), компьютерное зрение и роботизированная автоматизация процессов (RPA), могут помочь автоматизировать шаги процессов, которые ранее могли выполняться людьми только вручную или в полуавтоматическом режиме.
Машинное обучение. Машинное обучение может применяться там, где для шага процесса требуется сложный анализ данных для выявления закономерностей или составления прогнозов и рекомендаций. Подумайте о кейтере на спортивных мероприятиях, где заказ на пополнение безалкогольных напитков может сильно зависеть от прогноза погоды.
Обработка естественного языка (NLP): NLP позволяет чат-ботам или цифровым голосовым ассистентам автоматизировать определенные взаимодействия в рамках процесса или полностью автоматизировать простые потоки операций. Подумайте о автоматизированных ответах на рутинные запросы большого объема, такие как статус заказов на закупку или счетов-фактур.
Компьютерное зрение: компьютерное зрение может извлекать сложную контекстную информацию из изображений, которые затем можно использовать для автоматизации или информирования других процессов. Одним из примеров являются операторы коммунальных электросетей, которые анализируют спутниковые изображения для мониторинга движения поверхности, чтобы информировать их процессы технического обслуживания и автоматически инициировать работу сервисных бригад в случае событий, которые могут поставить под угрозу их инфраструктуру. Кроме того, компьютерное зрение может создать график диагностического технического обслуживания, в котором автоматический визуальный контроль используется для инициирования сервисных заявок только при необходимости, а не в фиксированном расписании.
Роботизированная автоматизация процессов (RPA): РАП выполняет повторяющиеся задачи вручную в рамках процессов, имитируя взаимодействие пользователей с системами. Типичным вариантом использования является устранение пробелов в интеграции путем копирования и вставки в бизнес-систему данных из электронных таблиц или других документов, таких как электронная почта поставщика, что не только ускоряет выполнение этой задачи, но и повышает точность данных.
Решение для управления потоками рабочими процессами отображает статус и ключевые показатели процесса продаж.
Тенденции в области управления потоками бизнес-операций и автоматизации
Гиперавтоматизация и интеллектуальная автоматизация
Это условия, которые мы слышим все больше и больше с каждым днем. В недавнем опросе Gartner отмечает, что более 85% руководителей «увеличивают или поддерживают инвестиции своей организации в гиперавтоматизацию в течение следующих 12 месяцев, а более 56% уже реализуют четыре или более параллельных инициативы по гиперавтоматизации».
Современные решения для управления потоками операций и автоматизации устраняют эту тенденцию, объединяя многие или все упомянутые выше технологии в единое решение. Этот подход не только позволяет избежать проблем, возникающих в результате использования различных технологий различных поставщиков, но и значительно упрощает автоматизацию. Пользователи могут получать доступ ко всем возможностям в любое время в рамках одного проекта без необходимости изучения и переключения между различными инструментами разработки.
Автоматизация low-code/no-code (LCNC)
Это дополнительная тенденция, изменяющая ландшафт управления потоками операций. Гражданский разработчик - это тот, кто является сильным пользователем сложных программных систем и удобен в технологиях, но практически не имеет навыков программирования или программирования. Визуальные инструменты и встроенный контент с поддержкой перетаскивания делают решения low-code/no-code революционными для разработчиков-любителей. LCNC позволяет им создавать и адаптировать потоки операций и процессы, основываясь на их обширном предметном опыте, несмотря на неспособность написать код.
А LCNC добавляет огромную ценность и для профессиональных разработчиков. Они могут использовать ту же простоту перетаскивания для выполнения стандартных задач гораздо быстрее, чем когда-либо раньше. Используя профессиональные инструменты приложений LCNC, разработчики могут создавать более сложные потоки операций и автоматизацию и сделать этот готовый к использованию пользовательский контент более доступным.