Что такое автоматизация процессов?
Автоматизация процессов определяется как использование программного обеспечения и технологий для автоматизации бизнес-процессов и функций с целью достижения определенных организационных целей.
Обзор автоматизации процессов
Что удерживает сегодняшних руководителей бизнеса в ночное время? Во-первых, это тот факт, что конкуренция сильнее, чем когда-либо. Еще одной проблемой является молниеносная скорость, с которой требования клиентов и рынка меняются и развиваются. Для успешной конкуренции компаниям необходимо использовать все возможные преимущества, чтобы не только повысить конкурентоспособность и рентабельность, но и повысить их устойчивость и гибкость. Именно в этом и заключается автоматизация процессов.
Компании все чаще используют автоматизацию процессов как мощный инструмент для повышения конкурентоспособности и рентабельности. Согласно недавнему опросу мировых отраслевых лидеров, проведенный Gartner, 80% респондентов назвали автоматизацию одним из основных бизнес-приоритетов и тактики достижения успеха.
Определение автоматизации процессов
Автоматизация процессов определяется как использование программного обеспечения и технологий для автоматизации бизнес-процессов и функций с целью достижения определенных организационных целей, таких как производство продукта, прием на работу и адаптация сотрудника или предоставление обслуживания клиентов.
Автоматизация бизнес-процессов (BPA) и цифровая трансформация
Автоматизация бизнес-процессов изначально была одним из важнейших аспектов управления бизнес-процессами (BPM). BPA была сосредоточена на повышении производительности бэкэнда за счет принятия трудоемких и повторяющихся задач. Сегодня, однако, BPA больше не является просто компонентом BPM, он стал движущей силой и центральным краеугольным камнем любой цифровой трансформации. Цифровая трансформация на базе таких технологий, как ИИ и машинное обучение, означает, что объем и масштабируемость современной автоматизации бизнес-процессов практически безграничны. Современные решения BPA теперь можно интегрировать как в приложения бэкэнда, так и фронтэнда, оптимизируя процессы от цепочек поставок до управления персоналом, финансов, обслуживания клиентов и не только.
Этапы автоматизации бизнес-процессов
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Оперативные или разовые операции или задачи не являются идеальными кандидатами для автоматизации процессов. Эта технология больше подходит для повторяющихся задач с формализованными шагами, последовательностями и правилами. Автоматизация гарантирует, что бизнес-процесс будет выполняться правильно каждый раз, с привлечением нужных людей, в правильном порядке, с учетом нужной информации и в течение указанного периода времени. Плановый и смоделированный бизнес-процесс является первым шагом к повышению эффективности за счет сокращения избыточных задач и операций. В то время как приоритеты автоматизации процессов различаются в зависимости от бизнеса, ниже перечислены некоторые области, которые часто выигрывают от автоматизации процессов.
Набор персонала. Инструменты автоматизации процессов позволяют оптимизировать различные операции по подбору персонала, в том числе возможность быстрой и эффективной загрузки резюме и ссылок, а также быстро обрабатывать оценки, отклонения и последующие действия для поиска и подбора лучших специалистов.
Адаптация и обучение сотрудников. От обработки записей до соблюдения нормативных требований и обучения — автоматизация процессов позволяет упростить задачи подбора и адаптации. Это приводит к более быстрому развитию вовлеченного и продуктивного сотрудника.
Процессы оплаты и расчета зарплаты. Последние несколько лет наблюдался большой рост числа гигономичных и отдаленных сотрудников, работающих в нескольких регионах. Автоматизированные процессы помогают компаниям оптимизировать как регулярные операции по расчету зарплаты, так и платежи подрядчикам и внешним поставщикам.
Планирование использования персонала. Сложно управлять планированием сотрудников, особенно в нескольких местоположениях и отделах. Возможность синхронизации запросов времени отсутствия и командировок по отделам означает, что оплачиваются отсутствия, а группы hr и расчета зарплаты могут лучше автоматизировать задачи администрирования.
Более простое и согласованное выставление счетов. Хотя создание счетов-фактур в идеале должно быть поручено бухгалтерским отделам, это не всегда так. Автоматизированные процессы выставления счетов позволяют устранить ошибки, ошибки учета и даже юридические риски.
Клиентский опыт. В конкурентном климате, это проще, чем когда-либо для ваших клиентов, чтобы отскочить, если они испытывают хлопот и задержки. Автоматизация процессов позволяет создавать более персонализированный клиентский опыт и быстро и точно перемещать клиентов по потокам процессов.
Соблюдение нормативных и нормативных требований. Важно, чтобы различные бизнес-процессы соответствовали требованиям соответствия и нормативным требованиям. Решения для автоматизации процессов регистрируют файлы и оставляют видимый след данных, что упрощает мониторинг и проверку этих операций в реальном времени. Например, до того, как бригадам по техническому обслуживанию будет предоставлен доступ к работам на электростанциях, руководители могут подтвердить, что все потенциально опасные системы успешно завершены и зарегистрировали необходимые протоколы безопасности отключения.
Базовые технологии автоматизации бизнес-процессов
Роботизированная автоматизация процессов и решения для автоматизации потоков операций лежат в основе любой цифровой трансформации.
Роботизированная автоматизация процессов (РАП)
РАП не ссылается на физических роботов, как вы можете видеть на сборочном конвейере. Напротив, инструменты и боты РАП интегрированы в бизнес-системы с целью автоматизации и упрощения различных задач и взаимодействий. РАП является основным компонентом BPA. Он описывает программное обеспечение и боты, которые запрограммированы для эмуляции и копирования действий человека для выполнения повторяющихся бизнес-задач. Программные роботы РАП могут управлять системами, считывать и вводить данные, а также выполнять широкий спектр задач на основе правил.
Автоматизация потока операций
Автоматизация потока операций часто используется как взаимозаменяемая с RPA, но это неточно. Автоматизацию потока операций можно определить так, чтобы поток задач, документов и информации по всем связанным рабочим операциям выполнялся независимо в соответствии с определенными бизнес-правилами и относился к конкретным задачам в рамках всего потока операций.
Некоторые методы и термины, используемые в автоматизации процессов
Автоматизация процессов может быть простой и включать только несколько основных задач, либо может быть частью большого пути ipa и гиперавтоматизации. Ниже приведены некоторые методы и технологии, обеспечивающие наилучшие результаты автоматизации процессов:
Гиперавтоматизация Гиперавтоматизация — это не сама технология, а стратегическая инициатива, которую организация обязуется идентифицировать, проверять и автоматизировать как можно больше бизнес- и ИТ-процессов как можно быстрее. Для этого гиперавтоматизация основана на интеграции и оркестрации различных технологий, инструментов и платформ, включая ИИ/машинное обучение, РАП, современные системы ERP и инструменты разработки low-code/no-code.
Интеллектуальная автоматизация процессов (IPA) McKinsey считает IPA «формирующимся набором новых технологий, сочетающих фундаментальную реорганизацию процессов с роботизированной автоматизацией процессов и машинным обучением». Оно дополняет бизнес-процессы с помощью ИИ и инструментов нового поколения, которые помогают автоматизировать и упростить повторяющиеся, реплицируемые и рутинные задачи. Это значит, что МПА может не только имитировать деятельность и задачи человека – она может на самом деле научиться их выполнять. Искусственный интеллект и когнитивные технологии позволяют интегрировать возможности принятия решений в автоматизацию на основе правил, что повышает производительность сотрудников, повышает скорость, снижает риски и улучшает пути клиента к покупке.
Автоматизация с минимумом кода или без кода Low-code/no-code (LCNC) — это инструменты приложения и интеграции, оснащенные функциями перетаскивания, визуальными инструментами и большим объемом предварительно созданного контента. Инструменты LCNC позволяют человеку, не обладающему навыками программирования или программирования или программирования, автоматизировать процессы на основе их обширного опыта в предметной области. Однако технологии автоматизации LCNC также оснащены прочными предохранителями, гарантирующими, что ИТ-команды могут осуществлять общее управление и обеспечивать успешную интеграцию любых новых автоматизированных процессов или приложений в рамках системы в соответствии с самыми строгими стандартами безопасности и соответствия.
Большие данные Данные не классифицируются как «большие» просто из-за их объема. Большие данные определяются набором критериев, связанных, да, с их объемом, а также со сложностью и скоростью. Структурированные данные линейны в формате, как то, что вы видите в электронной таблице. Все помещается в столбец или строку. С другой стороны, неструктурированные данные могут состоять из менее измеримой информации, такой как отзывы клиентов, сообщения электронной почты, видео или изображения. Большие данные можно интегрировать и напрямую использовать в автоматизации бизнес-процессов на основе определенных бизнес-правил или с помощью функций искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. Эти интегрированные данные затем могут использоваться для принятия решений, ускорения процессов и облегчения повторяющихся задач и оценок.
Искусственный интеллект Технологии РАП созданы для оптимальной работы со структурированными данными, но многие ваши ценные сведения и сведения хранятся в полуструктурированных и неструктурированных данных (сканированных изображениях, веб-страницах, документах PDF и многом другом). Технологии ИИ способны обрабатывать и преобразовывать эти данные в структурированный формат, понятный и используемый РАП.
Обработка естественного языка (NLP) Лучшие чат-боты на базе NLP учатся на информационном содержании человеческой речи, но также учатся интерпретировать контекст и тон. В рамках автоматизации процессов инструменты NLP помогают лучше управлять взаимодействиями и отвечать на стандартные запросы как внутри компании, так и от клиентов.
Машинное обучение Большие данные предоставляют большие объемы данных, от которых зависят технологии машинного обучения, чтобы помочь им принимать решения. Когда машинное обучение (и алгоритмы, поддерживающие его) интегрировано с РАП, ИИ и другими инструментами, такими как NLP, оно позволяет выявлять тенденции и закономерности, а также обучаться как у данных, так и у человеческих пользователей. Это делает автоматизацию процессов еще более точной и полезной.
Интеллектуальные ERP-системы В течение многих лет компании полагались на ERP-системы для управления повседневными и финансовыми задачами и их координации. Однако современные ERP-системы расширяются (с использованием технологий ИИ и машинного обучения), обеспечивая интеллектуальную обработку и поддержку практически во всех областях бизнеса и операций. Многие функции автоматизации уже входят в состав современных ERP-систем.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Важнейшие факторы автоматизации процессов связаны с очевидными преимуществами, обусловленными повышением скорости и эффективности, а также расширением возможностей для гибкости и инноваций. К таким преимуществам относятся:
Повышение гибкости и устойчивости бизнес-структур в целом
Повышение эффективности операций, включая ускорение циклов и правильных ставок
Улучшенное соблюдение нормативных требований благодаря более наглядному отслеживанию и отслеживанию данных
Снижение нагрузки на медленные и ручные процессы, обеспечивающее большую свободу внедрения инноваций и роста
Сотрудничество в масштабе всей организации в реальном времени, командная работа и успех/удовлетворенность сотрудников
Повышение качества обслуживания клиентов и времени реагирования
Автоматизация процессов: дальнейшие шаги на пути к цифровой трансформации
Обеспечение комплексной автоматизации процессов является важным компонентом любой успешной цифровой трансформации. Недавно компания McKinsey провела опрос лидеров отрасли, которые успешно выполнили свои цели в области автоматизации бизнес-процессов. Они выяснили, что в основном в каждом случае эти успехи имели три общих стратегических компонента:
- Автоматизация должна быть принята в качестве стратегического приоритета в масштабе всей организации, а не только в разрозненности, что позволяет реализовать несколько изолированных процессов
- Автоматизация процессов должна быть направлена на то, чтобы технологии работали для людей, а не наоборот
- Рынок особенно непредсказуем в данный момент, поэтому ориентация на масштабируемость крайне важна для устойчивого успеха автоматизации процессов
Как и все пути трансформации бизнеса, это не обязательно должно происходить сразу. Наиболее важным первым шагом является подготовка к управлению изменениями и четкому определению целей и контрольных точек по всему персоналу.
Начните процесс автоматизации процессов
Узнайте больше об интеллектуальных технологиях для комплексной автоматизации.
Идеи, которые вы больше нигде не найдете
Зарегистрируйтесь, чтобы получить дозу информации и аналитики, поставляемой прямо на ваш почтовый ящик.