Что такое заготовка? Полное руководство
Закупки — это процесс выбора поставщиков, закупки, получения и проверки всех товаров и услуг, необходимых вашей компании для работы — от сырья до программного обеспечения и канцелярских товаров.
Функция заготовки часто принимается за само собой разумеющееся – пока что-то не мешает ей. Отвечая за движение колес компании, отдел закупок обеспечивает наличие нужных материалов и материалов в наличии при необходимости. Ориентируясь на операционную деятельность, закупки до сих пор не рассматривались как стратегическая дисциплина.
Сдерживание расходов по-прежнему является приоритетной задачей, особенно с учетом инфляции и роста стоимости поставок. Однако контроль затрат является лишь одним из факторов, сдерживающих закупки сегодня. Между угрозой дефицита поставок и расходами на пополнение дополнительного запаса закупочные подразделения должны как-то поддерживать устойчивость цепочки поставок, даже если климатические события или другие сбои мешают доставке. Необходимость закупки устойчивых товаров и соблюдения растущих нормативных требований означает, что компании должны добавить дополнительный уровень сбора и проверки данных в свои процессы выбора поставщиков. Добавляйте геополитическое давление и риск в уравнение – с вытекающим дефицитом материала – и закупки внезапно оказываются в поле зрения шторма.
Сегодня роль директора по закупкам больше не является функцией бэк-офиса, связанной главным образом с сокращением затрат и соблюдением нормативных требований.
Определение заготовки
Заготовка является жизненно важной бизнес-функцией, ответственной за обеспечение безопасности всех товаров и услуг, необходимых организации. Для производственных компаний доступность поставок особенно важна, поскольку невозможно создать готовую продукцию без необходимых материалов. Отделы закупок должны поддерживать связь с внутренними заинтересованными сторонами, чтобы собрать свои прогнозы и требования, а затем выбрать лучших поставщиков по оптимальным ценам.
Благодаря папирусным прокруткам, которые фиксируют детали снабжения и транспортировки, функцию заготовки можно проследить до строительства пирамид. Со временем закупочные процессы претерпели многочисленные преобразования – от простой задачи ведения документации до дисциплины, требующей стратегического мышления и переговоров.
Во время промышленной революции закупки приобретали важное значение в связи с растущими производственными операциями, необходимыми для поиска, закупки и транспортировки материалов. В середине XX века, когда экономика бурно развивалась, возможности и конкурентные торги помогли снова переосмыслить эту практику. Физические лица прошли подготовку по различным аспектам управления логистической цепочкой, получив профессиональный статус. Закупки стали рассматриваться как функция управления, а не канцелярская.
Сегодня закупочные процессы снова претерпевают кардинальные преобразования – возможно, столь же значительные, как и любые изменения в прошлом.
Почему закупки так важны для бизнеса?
Функция управления бэк-офисом теперь является центральным этапом — стратегическим партнером по комплексным стратегическим решениям для высшего руководства.
Кроме того, отдел закупок контролирует значительную часть затрат компании – от 40% до 80% по некоторым оценкам, поэтому это важно для бюджетных соображений. Однако эффективные методы закупок также расширяют оценку рисков, надзор за поставщиками и потенциал создания ценности в рамках логистической цепочки.
Ниже перечислены некоторые ключевые аспекты заготовки, которые важны для бизнеса:
Экономия затрат. Закупки — это первая линия защиты для сокращения затрат и стабилизации денежного потока в бизнесе, влияющая на маржу прибыли и прибыль. Конкурентные закупки товаров и переговоры по контрактам могут обеспечить существенную экономию затрат. Кроме того, оптимизация закупочных процессов может оказать реальное влияние на финансовые результаты.
Качество: Заготовка правильного сырья в нужное время имеет решающее значение для производства высококачественной продукции. Качество охватывает все аспекты процесса заготовки, так как выбор материалов и поставщиков напрямую влияет на качество продуктов и услуг. Приоритизация качества является ключом к снижению рисков, связанных с репутацией, производством и юридическими проблемами.
Согласование целей: стратегический выбор источника поставки согласует закупки с целями компании. Например, если основной ценностью вашего бизнеса является повышение гибкости и устойчивости, инструменты для достижения этих целей должны быть встроены в процесс закупок. Подробный анализ рынка, а также внутренних требований позволяет определить наиболее подходящих поставщиков.
Снижение рисков: риски могут возникать на каждом этапе процесса закупок — от неточного анализа потребностей до проблем с поставками. Дополнительный риск возникает в результате неэффективной реакции на обязательства по соответствию, нечетких этических стандартов, инцидентов, связанных с погодой, глобальных сбоев и аналогичных проблем. Современные технологические процессы заготовки обеспечивают прозрачность, необходимую для упреждающего выявления, оценки и снижения рисков.
Устойчивое развитие и этика. Отдел закупок должен соответствовать ценностям компании в отношении воздействия на окружающую среду, этичного выбора поставщиков, обязательств в области окружающей среды, социальных сетей и управления (ESG), а также в большей степени обеспечивать соблюдение нормативных требований и защиту от рисков, ущерба репутации и ненужных расходов. Управление устойчивым выбором источника поставки и соблюдением нормативных требований является ключевой обязанностью отдела закупок.
Виды управления закупками
Существует четыре основных вида заготовки:
- Прямая заготовка. Сюда относится закупка всего, что напрямую поддерживает производство товаров, продаваемых компанией, включая сырье, компоненты, детали, услуги и оптовые позиции. Все это влияет на выручку, рост и репутацию, поэтому отношения с поставщиками имеют решающее значение для прямых закупок.
- Вспомогательные закупки. Все, что не связано напрямую с производством, включая материалы, товары и услуги для внутреннего использования и повседневных бизнес-операций, относится к косвенным закупкам. Сюда входят такие позиции, как канцелярские товары, коммунальные услуги и командировочные расходы.
- Закупка товаров: как прямые, так и косвенные закупки могут подпадать под заготовку товаров, которая включает заготовку любого материального объекта, как готового, так и незаконченного – от оборудования до сырья и офисных стульев.
- Закупка услуг: профессиональные, людские услуги, такие как консалтинговые услуги, агентства, юридические фирмы, аутсорсинг ИТ, услуги по обеспечению безопасности, предоставление программного обеспечения как услуги (SaaS) и ремонт объектов, все подпадают под закупки услуг. Они необходимы для эффективного рабочего процесса и устранения любых разрывов в персонале.
12 шагов процесса закупки
Процесс заготовки может различаться в зависимости от компании, но включает в себя, как правило, следующие 12 шагов:
1. Определение потребностей. Первым шагом любого процесса закупки является определение конкретных материалов, продуктов, программного обеспечения или услуг, необходимых в связи с дефицитом, новыми проектами или регулярными операционными потребностями. Этот этап включает планирование потребности и прогнозирование.
2. Выбор поставщиков. Поиск и оценка лучших потенциальных поставщиков для удовлетворения бизнес-потребностей компании происходят на ранних этапах процесса закупок. Разработка альтернативных поставщиков может помочь в управлении рисками, предоставляя вам варианты в случае дефицита или сбоев.
3. Отправка заявки: отправка заявки с такими параметрами, как цена, период и количество, для внутренней проверки и утверждения инициирует процесс закупки.
4. Оценка и выбор поставщиков. Выбор лучшего поставщика с помощью конкурентных торгов, таких как подача запроса предложения (RFP), запрос цены (RFQ), электронные аукционы или «три предложения и покупка», включает оценку поставщиков по затратам, а также по качеству, репутации, надежности, скорости и устойчивости.
5. Согласование цены и условий: После выбора поставщика отдел закупок договаривается о различных условиях закупки, включая цену, количество, сроки поставки и условия оплаты.
6. Создание заказа на закупку: после выбора поставщика и окончательного определения условий компания отправляет этому поставщику формальный заказ на закупку с подробным описанием товаров, услуг и условий, включенных в заказ.
7. Получение материала и проверка качества: после получения материала необходимо убедиться, что их качество и количество соответствуют заказанному, тщательно проверяя их на предмет повреждений или ошибок.
8. Обработка счета-фактуры и выполнение условий оплаты: После подтверждения поставки товаров прошли контроль количества и качества, счет поставщика может быть обработан через бухгалтерию кредиторов (AP) для обеспечения своевременной оплаты. В зависимости от условий договора могут применяться скидки за досрочную оплату и могут использоваться различные способы платежа.
9. Установление хороших отношений с поставщиками и управление ими. Отдел закупок должен выстраивать позитивные и постоянные отношения с поставщиками. К преимуществам относятся повышение эффективности поставщиков, условий, скидок, сотрудничества и надежности.
10. Управление контрактами. Управление контрактами на закупку охватывает мониторинг контрактов, обеспечение соответствия и пересмотр условий по мере необходимости. Важно выявлять и устранять потенциальные проблемы, обеспечивать достижение согласованной экономии и достижение итоговых результатов.
11. Управление рисками: частью того, что делает отдел закупок неотъемлемой частью организации, является их роль в управлении рисками. Важно прогнозировать потенциальные проблемы, такие как дефицит, сбои в логистической цепочке, и управлять ими, а также принимать меры по их устранению. Существенным компонентом управления рисками также является соблюдение нормативных требований и выявление любых угроз несоблюдения нормативных требований.
12. Проверка и анализ: этот заключительный шаг процесса заготовки выполняется. Проверка и анализ KPI заготовки для выявления пробелов и выявления новых возможностей экономии и снижения рисков играет ключевую роль в достижении успеха в бизнесе.
Эти 12 шагов обычно рассматриваются как жизненный цикл заготовки, поскольку задачи перекрываются, а процесс является непрерывным. Успешный жизненный цикл закупок требует интеграции с другими ключевыми бизнес-сферами, такими как бюджетирование, прогнозирование и управление логистической цепочкой.
Сравнение закупок и других связанных потоков операций
Во многих организациях термины "заготовка", "закупка", "выбор источника поставки" и "управление логистической цепочкой" взаимозаменяемы, но это не одно и то же. Вот как они отличаются:
Заготовка и закупка Закупки являются частью процесса заготовки, в котором основное внимание уделяется транзакциям. Он включает согласование, заказ продуктов, получение товаров и услуг и отправку платежей. Хотя закупка является важнейшей частью заготовки, общий процесс закупки гораздо шире.
Заготовка и выбор источника поставки — это важная ранняя часть общего процесса закупки, охватывающая выявление потребностей, поиск поставщиков, выдачу заявок на закупку, оценку и выбор поставщиков, а также согласование цен и условий. На этапе выбора источника поставки можно выстраивать крепкие отношения с поставщиками.
Заготовка и управление логистической цепочкой Заготовка является частью общего процесса управления цепочкой поставок, который ориентирован на приобретение товаров и услуг, необходимых для производства продуктов и ведения внутренних операций. Заготовка динамически взаимодействует с другими сегментами логистической цепочки, такими как логистика, управление запасами и планирование потребности.
Устойчивое управление закупками
Устойчивые закупки, которые интегрируют критерии ESG в практику закупок и принятие решений, является не просто тенденцией в области закупок, а критически важным фактором.
Устойчивые закупочные задачи включают сложность и прозрачность цепочки поставок, измерение эффективности, обеспечение соответствия стандартам и наращивание потенциала. Это уже трудно найти материалы с низкой интенсивностью выбросов, такие как зеленая сталь и переработанный алюминий и пластик, и это станет только сложнее. Кроме того, клиенты все чаще хотят приобретать у брендов, которые могут доказать свою устойчивую добросовестность, что делает устойчивые закупки неотъемлемой частью бизнеса.
Возьмите только один аспект экологичных закупок, сократив выбросы в цепочке поставок. Этот процесс может занять годы, поэтому, начиная с перехода, бизнес станет более конкурентоспособным и устойчивым в будущем.
Вот несколько примеров устойчивых закупок:
Зеленый выбор источника поставки или "зеленые" закупки: "Зеленый" выбор источника поставки подразумевает стратегическую закупку продуктов и услуг с меньшим воздействием на окружающую среду. Зеленые закупки включают ликвидацию одноразовых пластмасс и других одноразовых изделий, включение переработанного или переработанного сырья и применение чистых технологий или топлива. Зеленые закупки могут снизить производственные затраты, внести вклад в инициативы корпоративной социальной ответственности вашей компании и даже увеличить продажи, обратившись к экологически сознательным потребителям.
Материалы, полученные из этичного источника. Устойчивые закупки опираются на этичный выбор источника поставки. Это означает покупку продуктов у компаний, которые гарантируют живую заработную плату, предлагают хорошие условия труда, не занимаются детским трудом, вносят позитивный вклад в сообщества, в которых они входят, и отвечают другим этическим стандартам.
Сокращение выбросов углекислого газа и энергопотребления. Снижение выбросов углекислого газа и энергопотребления в компании связано не только с сокращением выбросов, создаваемых непосредственно от повседневных операций на заводах и на транспорте, но и с сокращением выбросов на всех этапах логистической цепочки.
ИИ в сфере закупок: интеллектуальная автоматизация и аналитика
ИИ в закупках позволяет автоматизировать и оптимизировать такие сложные задачи, как анализ расходов, управление контрактами, стратегический выбор поставщиков и управление соответствием. Кроме того, оно поддерживает более интеллектуальную аналитику и принятие решений, помогает выявлять возможности, потенциальную экономию затрат и аномалии, а также упрощает поиск новых поставщиков, устраняя при этом случаи мошенничества в закупках и сокращая число ошибок.
Искусственный интеллект также можно использовать для создания ценности для бизнеса, деструктурируя то, что действительно нужно бизнесу, усложняя существующие процессы, используя знания из новых точек соприкосновения и разрабатывая цепочку поставок по-новому и по-другому.
Generative AI также обладает огромным потенциалом для закупок. Его способность автоматизировать задачи, предоставлять аналитическую информацию и повышать прозрачность обеспечивает эффективность, продуктивность и лучший выбор поставщиков и управление ими. Generative AI также может помочь снизить риски и сократить расходы.
Использование искусственного интеллекта для поддержки закупок при принятии более взвешенных решений, выявлении новых возможностей, автоматизации задач и повышении операционной эффективности означает, что отдел закупок может сосредоточиться на том, где их человеческий опыт наиболее ценен.
На что следует обратить внимание в решениях для закупок
При выборе решения для управления закупками приоритезируйте инструменты, которые не только преобразуют и оптимизируют закупочные процессы, но и улучшают процесс принятия стратегических решений. Идеальное программное обеспечение должно обладать надежной облачной инфраструктурой и возможностями искусственного интеллекта, упрощая сложные задачи закупок. Основные функции включают полную интеграцию с существующими финансовыми системами и системами логистической цепочки, удобные интерфейсы и комплексную аналитику для углубленного анализа расходов.
Выбор решений, обеспечивающих анализ и отчетность в реальном времени, что упрощает упреждающее управление операциями закупки. Убедитесь, что программное обеспечение масштабируемо, способно развиваться вместе с вашим бизнесом и активно способствует траектории роста вашей компании.
Сделайте следующий шаг
Изучите решения для начала цифровой трансформации комплексных закупочных процессов.
Стратегическое управление расходами по всем категориям
Ускорьте трансформацию с помощью пакета решений, предоставляющих более полное представление,
и экономию средств.
Идеи, которые вы больше нигде не найдете
Зарегистрируйтесь, чтобы получить дозу бизнес-информации и аналитики, доставляемую прямо в ваш почтовый ящик.