Что такое управление категориями? Полное руководство.
Управление категориями — это подход к закупкам, при котором схожие продукты и услуги группируются по категориям, что позволяет консолидировать расходы и максимизировать экономию.
В условиях постоянных колебаний на глобальных рынках поставок и быстро меняющихся бизнес-требований закупки стали невероятно сложными. Компаниям нужен более эффективный способ проактивного управления базой поставщиков и оптимизации расходов на закупки. Именно здесь освещается управление категориями и почему оно становится критически важным передовым опытом для многих компаний сегодня.
Определение управления категориями
Управление категориями — это процесс заготовки товаров и услуг путем их группирования по категориям на основе схожих признаков, таких как тип, стоимость, поставщик, риск, местоположение или отдел. Этот процесс упрощает понимание и контроль общей стоимости владения для каждой категории, а также позволяет максимизировать экономию и ценность каждой покупки. Управление категориями позволяет компаниям оптимизировать процесс закупок, укреплять отношения с поставщиками, улучшать анализ расходов, снижать риски и многое другое.
«Компании, полностью оптимизирующие управление категориями, в дополнение к снижению рисков могут достичь экономии в размере 110 млн. долл. США и более чем на 500% окупаемости инвестиций». – Будущие закупки
Эволюция управления категориями
Управление категориями было разработано в 1980-х годах и исторически было ручной задачей, с разрозненными и трудоемкими шагами, выполняемыми в изолированных электронных таблицах, документах и презентациях. Время, затрачиваемое на ручной сбор данных, а также их анализ и отчетность, означали, что отделы закупок тратят меньше времени на реализацию стратегии и создание ценности.
Ускорение: программное обеспечение для управления категориями может автоматизировать и ускорить многие шаги в этом процессе. Он помогает менеджерам категорий анализировать большие объемы данных и оптимизировать разработку, выполнение и мониторинг стратегий категорий, чтобы они могли стать гораздо более эффективными и стратегическими в своих повседневных задачах. Современные решения предлагают анализ категорий, руководство по процессам, шаблоны, рекомендации на базе ИИ и многое другое, что помогает менеджерам достигать и часто превосходить цели управления расходами.
Управление категориями и стратегический выбор поставщиков
Термины "управление категориями" и "стратегический выбор источника поставки" иногда используются как взаимозаменяемые, но это не одно и то же. Стратегический выбор источника поставки — это процесс заготовки, ориентированный на выбор правильных поставщиков и согласование оптимальных цен для достижения краткосрочных целей организации. Основной целью стратегического выбора источника поставки является сокращение затрат. С другой стороны, управление категориями разделяет закупки на категории, помогая менеджерам выявлять возможности экономии средств и повышать качество, эффективность и эффективность поставщиков. Управление категориями — это непрерывный процесс, который выполняется в долгосрочной перспективе и часто включает стратегический выбор источника поставки на раннем этапе.
6 основных преимуществ управления категориями
Отчасти благодаря сокращению избыточности и упрощению переговоров с поставщиками закупка под руководством категории предоставляет множество очевидных преимуществ, которые могут помочь отделам закупок более жестко управлять судном и выявлять новые возможности:
1. Улучшенная аналитическая информация. Категоризованные расходы и единая точка контакта для всех связанных поставщиков позволяют компаниям получать более полное представление о затратах, эффективности поставщиков и потенциальных проблемах в цепочке поставок. Кроме того, для принятия более эффективных и прибыльных решений о закупках можно использовать глубокое знакомство с контрактами, ценами и рыночными тенденциями.
2. Увеличение экономии. Опираясь на свои знания и знания в области категорий, которые стали возможными благодаря категоризации, менеджеры могут договориться о более выгодных ценах и повысить эффективность работы для сокращения затрат. А поскольку менеджеры покупают в долгосрочной перспективе, они могут воспользоваться экономией масштаба, чтобы в дальнейшем сэкономить деньги.
3. Снижение подверженности риску. Благодаря глубокому пониманию каждого поставщика и эффективным долгосрочным рабочим отношениям команды категорий могут более активно подходить к управлению поставщиками и снижать риск работы с неизвестными или ночными поставщиками.
4. Повышение эффективности закупок. Благодаря проверенным временем, цифровым и автоматизированным процессам команды могут быстрее реагировать на изменения рынка и высвобождать время на операции, приносящие прибыль.
5. Более строгое соблюдение обязательств ESG и SR. Согласование целей категорий, прозрачность и мониторинг упрощают для компаний соблюдение обязательств в области охраны окружающей среды и социальной ответственности.
6. Увеличение объема управляемых расходов. Интеллектуальная автоматизация позволяет закупочным подразделениям управлять большим числом категорий и, в конечном счете, увеличивать объем управляемых расходов.
Виды типов заготовки
Группировки категорий могут варьироваться в зависимости от бизнеса в зависимости от отрасли, политики расходов и конкретного рынка. Как правило, каждая категория заготовки состоит из группы продуктов или услуг со схожими признаками, такими как тип, поставщик, значение, местоположение или отдел. К общим категориям относятся, например, управление персоналом, технологии, обслуживание и командировка.
Также принято разделять прямые расходы (позиции, необходимые для основных бизнес-продуктов и услуг, таких как сырье и упаковочные материалы) и косвенные затраты (товары и услуги, поддерживающие повседневные бизнес-операции, такие как канцелярские товары) на собственные категории. Группирование косвенных затрат, управление которыми часто осуществляется разрозненно в масштабе всей компании, позволяет стандартизировать и снизить косвенные закупочные затраты.
Некоторые компании обращаются к глобальным стандартам, таким как United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), для получения инструкций по определению своих категорий, но большинство из них создаст собственную внутреннюю таксономию расходов. Независимо от точного состава категорий, успешное управление категориями предполагает применение стандартной структуры для сегментации товаров и услуг, необходимых для ведения бизнеса.
3 ключевых шага процесса управления категориями
Хотя процесс может различаться в разных организациях, управление категориями обычно включает три шага:
- Определите профили категорий. Для начала команды анализируют текущие расходы и взвешивают целый ряд факторов — от рисков и нормативных требований до разработки бизнес-логики — для определения категорий. Результатом является консолидированная таксономия категорий для закупок, которая может использоваться в организации.
- Опишите и запланируйте стратегию. На этом шаге группы оценивают свои категории на основе цен, эффективности поставщиков, прогнозов спроса и предложения, а также других факторов, а также выявляют возможности для оптимизации расходов и повышения ценности. На основе этой информации они создают основную стратегию для достижения целей каждой категории с разбивкой по конкретным тактикам и фазам.
- Реализация стратегии и мониторинг результатов. Наконец, стратегия запускается и результаты, поставщики, бизнес-потребности и рынки постоянно отслеживаются, что позволяет командам быстро реагировать на изменения и оптимизировать стратегии категорий по мере необходимости.
Что следует искать в программном обеспечении управления категориями
Программное обеспечение для управления категориями предназначено для централизации, цифровизации и оптимизации процессов для всех стратегий категорий, а также для предоставления ценной информации, позволяющей анализировать и улучшать их. Для этого лучшие решения содержат как минимум следующие возможности:
Автоматизация. Интеллектуальная автоматизация процессов для создания профилей расходов по категориям, а также для разработки и реализации стратегий.
Пошаговое руководство. Системные рекомендации, управляемые процессы и шаблоны передовых практик, инструменты и структуры.
Мониторинг и аналитика в реальном времени. Возможность отслеживать и анализировать рыночную информацию, категории, цены, эффективность поставщиков, результаты и многое другое в реальном времени.
Реализация стратегии. Инструменты для простого преобразования стратегий, планов и инициатив в проекты или события закупок.
Интеграция. Полная интеграция с системами «от выбора поставщиков до оплаты » и другими решениями для управления поставщиками.
ИИ. Встроенный анализ возможностей на базе ИИ и рекомендации на основе данных о затратах и других факторов, а также план интеграции с большими языковыми моделями, такими как ChatGPT, для помощи в создании стратегии.
Передовые методы эффективной стратегии управления категориями
Разработка выигрышной категорийной стратегии может быть осуществлена быстрее с помощью следующих передовых практик:
Создайте выделенного менеджера категорий и группу. Поскольку большие категории и стратегические области расходов требуют времени и специализации, наличие специальной группы, состоящей из компетентных заинтересованных сторон из соответствующих департаментов, обеспечивает более эффективный процесс. Менеджер категорий отвечает за контроль и понимание рынка, нормативных требований и ценовых тенденций для всей категории, а также за разработку краткосрочных, средне- и долгосрочных планов.
Создайте непротиворечивую таксономию в рамках всей организации. Это очень важный шаг для получения более полной информации и прозрачности расходов. Некоторые организации будут использовать универсальные стандарты, такие как UNSPC, в качестве руководства, но чаще компании будут создавать свои собственные внутренние категории, которые лучше соответствуют их уникальным целям или отраслевым потребностям.
Используйте автоматизированные решения для централизации данных о расходах. Единое место для отслеживания и мониторинга данных упрощает поиск важной информации и создание отчетов, а также поддержку методов управления.
Технология управления категориями жесткости. С помощью таких технологий, как искусственный интеллект, команды могут легко выявлять закономерности, автоматически категоризировать расходы, организовывать поставщиков по категориям, устанавливать эталоны, составлять рекомендации, автоматизировать задачи и многое другое.
Поддерживайте вовлеченность заинтересованных лиц в цикл. Аналитические инструменты и программное обеспечение для информирования о преимуществах и возможностях упрощают привлечение заинтересованных лиц и согласование их с организационными целями.
Формирование динамических отношений с поставщиками. Сосредоточьтесь на общей ценности, а не на затратах, и открыто сотрудничайте для создания хороших рабочих отношений.
Встраивание данных третьих лиц. Разработайте механизм использования релевантных внешних точек ввода данных от сторонних поставщиков в дополнение к стратегии категорий.
Непрерывно отводите процесс жизненного цикла категории. Улучшение внутреннего и внешнего анализа данных за счет сбора аналитических данных по конкретным категориям, улучшения стратегии и проведения периодических проверок.
Сделайте следующий шаг
Изучите решения для повышения ценности благодаря более рациональному управлению категориями.
Избегайте частых ошибок в управлении категориями
В данном документе рассматриваются три ошибки, которые могут быть допущены отделом закупок, когда речь идет об управлении категориями, и о том, как их исправление может принести значительные преимущества, особенно в период неопределенности.