Что такое система отслеживания кандидатов (ATS)?
ATS — это программное приложение для управления персоналом (HR), которое помогает организациям управлять задачами по набору и найму персонала в цифровом виде.
Обзор системы отслеживания кандидатов
Система отслеживания соискателей (applicant tracking system, ATS) — это программное приложение для управления персоналом (HR), которое помогает выстроить цифровые процессы подбора и приема на работу сотрудников. Такая система служит централизованной базой данных о вакансиях и соискателях; в ней происходит управление заявками на подбор персонала, объявлениями и откликами, а также отбор кандидатов.
ATS поддерживает стандартные задачи: создание описаний вакансий, размещение на сайтах и досках объявлений, сканирование резюме, планирование собеседований, сбор отзывов, проверка информации о профессиональной деятельности, составление писем с предложением о работе с электронными подписями.
Кроме того, система управляет и опытом соискателей. Она дает возможность искать вакансии, подавать онлайн-отклики, проверять статусы откликов и создавать уведомления для соискателей.
Как работает система отслеживания соискателей?
ATS выступает в качестве базы данных для соискателей, автоматизируя и управляя потоками операций, связанных с процессом набора персонала. Это позволяет менеджерам по найму и рекрутерам сокращать объем получаемых резюме, чтобы они могли уделять время наиболее квалифицированным кандидатам.
Благодаря возможности программировать бизнес-правила в ATS компании могут обеспечить соблюдение лучших методов найма при обеспечении безопасности персональных данных, представленных заявителями.
Кто использует системы отслеживания соискателей?
Системы отслеживания соискателей используют компании самых разных размеров из различных отраслей. С помощью этого инструмента они управляют поиском и коммуникацией с соискателями, а также процессом подачи заявок на подбор кандидатов. Раньше из-за сопутствующих затрат и требований к инфраструктуре подобные системы были доступны только крупным компаниям из списка Fortune 500, но сейчас благодаря формату SaaS (программное обеспечение как услуга), который позволяет снизить затраты, небольшие компании могут развернуть такое решение в облаке.
В чем важность ATS?
ATS ускоряет процессы найма. В результате перехода от офлайн-процессов и бумажного документооборота к автоматизированному цифровому процессу достигается оптимизация задач по поиску и найму персонала, что позволяет освободить время кадровых специалистов и обеспечить соблюдение справедливых и эффективных методов найма.
Вот несколько примеров преимуществ, которые предлагает компаниям система отслеживания соискателей:
Больше абитуриентов: ATS облегчает соискателям поиск вакансий и подачу заявок в режиме онлайн, увеличивая общее число заявлений.
Быстрые циклы найма: менеджеры по набору персонала могут быстро выполнять поиск по всему пайплайну кандидатов, выбирая интересующих их кандидатов и вкладывая свое время в более ценную работу, такую как скрининг интервью, рекомендации и предложения.
Более тесное сотрудничество с заинтересованными сторонами: на этапе собеседования руководители, нанимающие сотрудников, анализируют и предоставляют обратную связь по кандидатам в рамках САР. Бизнес-правила можно настроить для автоматизации продвижения кандидатов по этапам отсева и приема на работу.
Эволюция систем отслеживания соискателей
До выхода в Интернет объявления о вакансиях рекламировались в секретных газетах и отраслевых изданиях. Этот процесс был основан на бумаге, что затрудняло его управление и отнимало много времени. Кандидатам на вакансии не удалось легко определить статус заявки. Специалисты по подбору персонала и менеджеры по найму – из-за огромного количества бумажных заявок – не смогли выявить наиболее квалифицированных кандидатов.
Цифровые и онлайн-технологии значительно упростили подачу заявки на работу. Глобальные сайты по вопросам занятости способствовали расширению возможностей трудоустройства людей по всему миру. Внезапно вербовка стала объемным бизнесом.
Первые системы отслеживания соискателей появились в конце 1990-х годов и работали локально. Главной задачей этих систем были обработка и хранение большого объема полученных резюме, практики найма стали более последовательными и начали лучше регулироваться. Специалисты по подбору персонала и будущие руководители ощутили изменения, вызванные увеличением числа откликов, и вскоре в этих системах появились инструменты для предварительного рассмотрения откликов, сканирования резюме, синтаксического анализа, автоматизированных уведомлений и аналитики.
Современные системы отслеживания соискателей чаще всего развернуты в облаке и предлагаются по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS). Облачные ATS заметно снижают затраты на внедрение и повышают эффективность процессов, требуя существенно меньшей поддержки со стороны ИТ-специалистов.
В процессе эволюции решения ATS начали поддерживать современные требования к подбору персонала, среди которых следующие:
Виртуальный подбор персонала: поддержка удаленного рабочего места и таких мероприятий по набору персонала, как карьерные сайты, коммуникация с кандидатами, предложения и собеседования.
Массовый рекрутинг: быстрое привлечение, экранирование и наем большого количества кандидатов в конкретных отраслях, таких как здравоохранение, продуктовые магазины, электронная коммерция и технологии.
Большие объемы кандидатов: Скрининг больших объемов претендентов на конкретные вакансии.
Внутренний подбор персонала. Выявляйте сотрудников для продвижения по службе.
Разнообразие и инклюзивность: обеспечение согласованности с инициативами компании по найму и беспристрастными методами подбора персонала.
Системы ATS поддерживают процесс найма персонала от объявления об открытии вакансии до составления официального письма с предложением работы. Поскольку данные, касающиеся найма, являются персональными, системы отслеживания соискателей также помогают компаниям соблюдать законы о защите данных, такие как GDPR.
Сценарии использования ATS
Активнее всего ATS используют специалисты по подбору персонала. Они работают с системой каждый день, управляя заявками на подбор кандидатов, открытием вакансий, проверкой соискателей, а также прохождением этапов трудоустройства.
Будущим руководителям ATS позволяет участвовать в процессе подбора сотрудников. Система открывает им прямой доступ к активным заявкам на подбор персонала для просмотра описаний вакансий, соискателей, резюме и статуса каждого соискателя. Кроме того, ATS формирует наборы сведений для подготовки и проведения собеседований и позволяет собирать и хранить количественные и качественные отзывы после собеседования.
Соискатели используют ATS для поиска вакансий, отклика на них, проверки статуса своих откликов и принятия официальных предложений работы.
Информационная рассылка с информацией о новых вакансиях в современной ATS.
Что следует учесть при выборе ATS
Системы отслеживания кандидатов предлагаются в виде автономных решений или могут быть включены в состав комплексной программной платформы для набора персонала, включающей возможности для управления отношениями с кандидатами (CRM).
Программное обеспечение CRM часто используется параллельно с ATS. Но, в отличие от ATS, эти системы используются для привлечения талантов и построения отношений с заявителями, которые перешли в статус кандидата. Системы управления отношениями с кандидатами ориентированы на вовлеченность кандидатов и формирование общего положительного опыта набора персонала.
Некоторые организации предпочитают простоту автономного приложения ATS для управления данными кандидатов. Однако эта опция имеет некоторые ограничения. Хотя для обработки активных кандидатов достаточно, эти системы не предоставляют возможности, необходимые для привлечения и воспитания пассивных талантов.
Программное обеспечение для подбора персонала, включающее функции ATS и CRM, обеспечивает максимальную гибкость и эффективность на протяжении всего процесса от заявки до кандидата. К совокупным преимуществам относятся:
Доступ к веб-сайтам продвинутой карьеры
Адаптированные целевые страницы
Маркетинговые кампании по электронной почте
Более крупные кадровые резервы
Повышение заинтересованности и вовлеченности кандидатов, внесенных в короткий список
Ускорение циклов найма
Более тесное сотрудничество с внутренними заинтересованными сторонами
Комплексное решение для подбора персонала сокращает затраты и устраняет сложность параллельного управления несколькими системами.
Дополнительные соображения включают:
Масштабируемость. Потребности организации в найме будут колебаться, поэтому программное обеспечение должно быть гибким и масштабируемым.
Интеграция: заранее определите, как технология будет интегрироваться с другим программным обеспечением для подбора персонала, а также общей технологической инфраструктурой управления персоналом. Эти интеграции поддерживают исключение ручных процессов обработки данных и возможность объединения данных набора персонала с данными сотрудников.
Требования пользователей: учитывайте всех кандидатов, специалистов по подбору персонала, менеджеров по набору персонала и убедитесь, что ATS способна обеспечить эффективный и позитивный опыт для всех.
Какие возможности предлагает комплексная платформа подбора персонала, включающая ATS и CRM?
Ниже представлен обзор комбинированных возможностей и функций, которые можно использовать с помощью комплексного решения по набору персонала:
Размещение вакансии
Создание описаний должностей с акцентом на предпочтительные компетенции.
Выявление гендерных предвзятостей и эталонных показателей заработной платы с помощью автоматизированного сканирования.
Создание веб-сайта под брендом сотрудника для соискателей.
Создавайте объявления на карьерных веб-сайтах и досках объявлений о вакансиях и управляйте ими.
Использование конфигурируемых приложений для каждой заявки (мобильная подача заявки, быстрая подача заявки, многоступенчатая заявка).
Проверка кандидатов
Поиск внешних и внутренних приложений с помощью одной базы данных.
Сконфигурируйте вопросы для предварительного отбора для каждой публикации.
Автоматизация хранения и анализа данных резюме, включая синтаксический анализ.
Получайте автоматические уведомления и предупреждения, персонализированные для каждой роли.
Предоставление безопасного доступа сторонним агентствам.
Создавайте отчеты и проводите аналитику в реальном времени в рамках всего процесса подбора персонала.
Собеседование кандидатов
Планирование собеседований и отслеживание прогресса.
Собирайте отзывы и автоматически консолидируйте оценки кандидатов.
Обеспечивает безопасный доступ к порталу кандидата для получения текущей информации и статуса.
Прием на работу и адаптация
Доступ к фирменным шаблонам и формам с предварительно заполненными данными.
Создавайте и представляйте письма с предложениями с возможностью электронной подписи для более быстрого оборота.
Автоматизация процесса адаптации.
Как понять, что компании нужна система ATS?
Системы ATS больше всего необходимы быстрорастущим организациям, которые в рамках своей бизнес-стратегии планируют значительно расширить штат. Дополнительные аргументы в пользу развертывания системы могут быть следующими: компании нужны узкие специалисты или специалисты, пользующиеся высоким спросом на рынке труда; планируется массовый наем персонала, и нужно снизить объем трудозатрат; решение существенных проблем в области управления персоналом. Во всех этих случаях централизованная модель данных и автоматизированные потоки операций позволят сэкономить время и деньги. В области управления персоналом могут возникать, например, следующие проблемы:
Трудозатраты по найму отслеживаются в электронной таблице.
Одно и то же объявление о вакансиях необходимо подать вручную на несколько досок объявлений о вакансиях.
Время тратится на просмотр большого объема нерелевантных приложений.
Обратную связь и решения от команды по найму получить сложно.
Внутренние ресурсы недоступны для создания, ведения и улучшения существующего карьерного сайта.
Измерение ценности набора персонала является трудным и непоследовательным.
Когда следует обновить систему ATS?
Многие организации предпочитают обновление существующей ATS до комплексной программной платформы для подбора персонала, включая возможности привлечения кандидатов в CRM.
Устаревший ATS может привести к следующим недостаткам HR:
Одно и то же заявление о приеме на работу подается на каждую открытую вакансию.
В рамках процесса приема на работу наблюдается значительный процент возврата.
Подпитывать и привлекать кандидатов сложно и неэффективно.
Присутствие бессознательного уклона неизвестно.
Определенные стратегии найма, такие как массовый прием на работу, внутреннее продвижение по службе и виртуальный подбор персонала, трудны, если не невозможны.
Системы отслеживания соискателей, особенно интегрированные с комплексными решениями по подбору персонала, предлагают современную безопасную платформу для привлечения, выявления и приема на работу лучших кандидатов. ATS устраняет трудоемкие ручные процессы, так что все усилия по подбору персонала можно полностью синхронизировать с прогнозируемым ростом компании.