Преимущества учета рабочего времени
Облачное решение для отслеживания рабочего времени сотрудников обеспечивает точное отслеживание и управление рабочим временем сотрудников, повышает производительность, оптимизирует процессы расчета зарплаты и предоставляет ценную информацию для распределения ресурсов и управления проектами.
Обзор учета рабочего времени сотрудников
Время — деньги. Поскольку обычно расходы на заработную плату составляют до трети доходов компании, точное отслеживание рабочего времени сотрудников является одной из наиболее важных бизнес-функций. И хотя сегодня мир трудовых отношений стал более сложным, модели заработной платы с привязкой к отработанному времени, конечно, не являются чем-то новым. На протяжении тысячелетий рабочим платили по дневной ставке, а древние вавилоняне даже разработали ряд рекомендуемых ставок заработной платы, согласно которым плотники, портные и другие работники должны были получать определенное количество серебра в день. Еще в то время важно было точно знать, сколько времени отработано и что за это причитается.
С приходом промышленной революции, которая привела к централизации рабочих мест, компании начали осознавать ценность стандартизации рабочего времени и отслеживания нахождения работников там, где они должны быть в течение дня. В 1880 году часовщик Уиллард Банди изобрел первые часы для учета рабочего времени с системой перфокарт, которая до сих пор остается в употреблении. И хотя технологии отслеживания времени уже не идут ни в какое сравнение с теми, что использовались во времена Банди, учет времени по-прежнему остается проблемой для каждой компании. К счастью, современные облачные программные решения для учета рабочего времени решают эту задачу, обеспечивая точность и гибкость, а также анализ ценных данных о персонале для повышения рентабельности.
Что такое учет времени и почему сегодня это актуальная тема?
В 2022 году Gallup провела обширный опрос более 140 000 сотрудников. Добавленные к многочисленным другим опросам на рабочем месте в нескольких странах, результаты подтвердили то, что все говорили: удаленная работа здесь, чтобы остаться. На самом деле, одна из статистических данных Gallup показала, что в 2019 году более 60% сотрудников работали исключительно на местах. В то время как к 2022 году это число сократилось всего до 19% — даже после того, как ограничения COVID были в значительной степени сняты.
Для отделов кадров это означало стремительный переход к совершенно новым способам работы. Удаленные работники, как правило, более широко распределены географически. Это значительно усложняет протоколы управления временными данными. В каждом регионе или стране могут действовать разные требования, касающиеся отгулов, отпусков по беременности и родам, пособий, допустимой сверхурочной работы и многого другого.
Бизнес сегодня работает в условиях быстрых операционных изменений и роста ожиданий клиентов. Компании понимают, что для повышения конкурентоспособности в таких экономических условиях необходимо использовать бизнес-технологии на основе больших данных и искусственного интеллекта. Облачные решения для учета времени интегрируются с другими важнейшими бизнес-системами, позволяя вам регистрировать время, создавать отчеты, анализировать и настраивать все данные сотрудников в рамках учета времени. Это позволяет использовать открывающиеся возможности быстрее конкурентов и снижать риски. Вы получаете обзорность данных, необходимую для прогнозирования изменений рабочих процессов, а также для выявления неэффективных аспектов и рисков несоблюдения требований — в реальном времени.
Как работают облачные системы учета времени?
Лучшие системы учета времени являются гибкими и удобными как для работодателей, так и для сотрудников. Их можно настраивать в соответствии с индивидуальными или ролевыми правилами и параметрами. Они работают на единой платформе и могут подключаться в облаке к другим программным системам для управления персоналом и бизнесом, что позволяет использовать различные релевантные источники данных. Облачные системы также помогают реагировать на события и действия по мере их возникновения, обеспечивая гибкость, необходимую для поддержания точности и релевантности информации.
Вот некоторые дополнительные ключевые характеристики лучших систем учета времени:
Единая платформа является централизованной и интегрированной. В прошлом расходы на заработную плату зачастую характеризовались разрозненностью по регионам или отделам и управлялись с помощью устаревших приложений или даже электронных таблиц. Это затрудняло анализ данных по заработной плате и сравнение соответствующих затрат с производительностью и часами, потраченными на различные задачи. Единая централизованная платформа интегрирует отслеживание времени с программным обеспечением для расчета заработной платы и другими HR-системами и бизнес-системами, обеспечивая точный финансовый анализ в реальном времени и получение более надежной аналитики на основе данных.
Персонализированный интерфейс повышает удобство использования и релевантность. Сучетом того, что учет времени является одним из наиболее часто используемых приложений самообслуживания, вашим сотрудникам необходимо найти его простым в использовании и иметь доступ с устройств, где бы они ни находились. Когда системы учета времени громоздки и не интуитивно понятны, даже самые добросовестные сотрудники могут стать раздраженными или затягивать – догадываться за факт и войти в работу за несколько дней все за один раз. Облачные системы учета времени позволяют избежать этого с помощью упрощенного и удобного для пользователя интерфейса регистрации времени, специфичного для роли и персонализированного. Кроме того, настраиваемые облачные системы учета времени могут предоставлять как сотрудникам, так и работодателям доступ к отчетам по запросу, предупреждениям, графикам и другим релевантным аналитическим данным.
Встроенная аналитика и отчетность поддерживают несколько сценариев. Трудно даже специалистам по кадрам оставаться в курсе сложных нормативных требований и трудовых норм. От сотрудников, конечно, не стоит ожидать, что они овладеют этим и сохранят все это прямо. В облачных системах учета времени для каждого сотрудника (или роли) можно установить правила, например, на получение автоматических предупреждений о слишком большом объеме сверхурочной работы или перерасчет часов из-за внезапных изменений в графике. Встроенные инструменты аналитики и отчетности также могут использовать искусственный интеллект и различные наборы данных для экстраполяции на реальные и потенциальные сценарии рабочего места, предоставляя тем самым полезную и релевантную информацию и отвечая на различные вопросы сотрудников или руководителей по мере их поступления.
Предоставьте операционным руководителям и другим участникам процесса возможность анализа финансовых последствий и потенциальных рисков решений, связанных с сверхурочной работой, производительностью и соблюдением нормативных требований.
Учет рабочего времени сотрудников: риски принятия ошибочных решений
За последние несколько лет судебный процесс сотрудников вырос до беспрецедентного уровня. В 2021 году в США, Великобритании и ряде других стран наблюдались похожие закономерности, были зафиксированы выплаты по искам на рабочем месте действий в классе. Forbes отмечает, что «на основе огромного объема и статистических показателей рабочие добились наибольшего успеха в обеспечении сертификации заработной платы, часового класса и коллективных действий в 2021 году».
Очевидно, что основной функцией учета рабочего времени сотрудников является регистрация отработанных часов. Однако для обеспечения благополучия сотрудников и управления корпоративными рисками программное решение для учета рабочего времени должно быть способно распознавать случаи (и уведомлять о них), когда имеется риск несоблюдения нормативных требований, касающихся отработанного времени, отпусков, перерывов и других связанных с этим аспектов. Чтобы эффективно работать, ваши системы учета времени должны предлагать эту функциональность в каждом регионе и стране, где ваша компания ведет бизнес.
Дальнейший риск возникает в виде фактического денежного убытка от неточного учета времени. Каждый год компании теряют миллиарды долларов на кражу рабочего времени – будь то намеренное или непреднамеренное. Посмотрим правде в глаза: это неловкая тема. Никто не хочет признавать, что их сотрудники могут играть быстро и свободно с часами. Из-за этого, когда крупные организации затягивают ремни и сосредотачиваются на мерах по сокращению затрат, они иногда упускают из виду миллионы, которые они могут потерять из-за кражи времени.
Какие преимущества дает бизнесу улучшение учета рабочего времени?
Организации работают сегодня в условиях серьезных изменений и беспрецедентной конкуренции. Чтобы добиться успеха, они должны стремиться к полной прозрачности всей своей деятельности. Им необходимо собирать и анализировать данные, устранять разрозненность и находить способы повышения гибкости и устойчивости. Учитывая, что большинство организаций тратят от 15% до 30% своего дохода на заработную плату, управление учетом рабочего времени является важнейшим фактором оптимизации персонала и повышения подотчетности.
Облачные решения для учета времени дают следующие измеримые преимущества:
Централизация и прозрачность всех рабочих процессов. Сколько времени следует выделять на выполнение тех или иных задач? Какие операции являются наиболее и наименее трудоемкими? Одинаково ли эффективны наши потоки операций в различных локациях? Благодаря настраиваемым отчетам и расширенной аналитике компании могут использовать данные учета времени, чтобы получать более точные ответы на эти вопросы и ценную информацию для дальнейшей оптимизации.
Повышение подотчетности. В дополнение к сокращению потерь из-за кражи времени, повышение ответственности как для работодателей, так и для сотрудников может принести пользу вашей бизнес-операции в целом. Например, в большинстве организаций многие работники могут выполнять свою работу удаленно, однако всегда будут такие, которые должны приходить на физическую площадку. С ростом гибридной и удаленной работы многие организации столкнулись с проблемами, вызванными таким «несправедливым» неравенством. Прозрачные и тщательные системы учета времени помогут улучшить моральный дух, предоставив своим сотрудникам информацию о том, что каждый несет равную ответственность за использование своего времени — как на месте, так и вне его.
Упростите управление временными данными, обеспечив поддержку скользящих графиков, регистрации ночного времени, автоматического и массового утверждения, оповещений, автоматического перерасчета и встроенной отчетности.
Устойчивость и гибкость. Ведущие организации способны быстро меняться и реагировать на рыночные факторы и изменения. Новый производственный процесс, инновационная бизнес-модель, предстоящее слияние или партнерство — все эти инициативы требуют точного анализа и надежного планирования. Учет рабочего времени в облачной системе позволяет получать актуальную информацию о человеко-часах с разбивкой по задачам, регионам и проектам. Такая аналитика необходима руководителям, чтобы уверенно формировать конкурентоспособные ценовые предложения и принимать бюджетные решения.
·Скорость и эффективность. Задачи регистрации и утверждения времени всегда были одними из самых трудоемких в любом бизнесе. Так, в большинстве организаций перед отправкой в расчет зарплаты часы должны утверждаться, причем зачастую сначала руководителем группы, а затем начальником отдела. Если у кого-то из сотрудников по какой-либо причине есть специальное разрешение на дополнительное сверхурочное время, то такие случаи требуют отдельного рассмотрения и обоснования. Такого рода обстоятельства необходимо принимать во внимание по целому ряду ролей и отдельных работников — как дистанционных, так и работающих из офиса. Облачные системы учета времени позволяют параллельно создавать различные правила и исключения из них на основе ролей, сохраняя при этом прозрачность и управляемость из центрального подразделения. А если все нестандартные случае охвачены и учтены, руководители отделов могут автоматизировать и санкционировать пакетные утверждения, сокращая ненужные потери времени и сил.
Удержание и удовлетворенность сотрудников. Конечно, если сотрудники чувствуют себя перегруженными, это может приводить к недовольству работой и выгоранию. Но недозагрузка или работа, не соответствующая уровню способностей, также часто является причиной разочарования сотрудников, не говоря уже о том, что работодатель упускает в этом случае отличные возможности. Облачное решение для учета рабочего времени обеспечивает централизацию поступающих данных, чтобы вы могли получить полную картину по всем операционным областям или по всему персоналу. Это позволяет сотрудникам отдела кадров и менеджерам анализировать определенные наборы данных для выявления узких мест, нарушений и неэффективных аспектов. Вооружившись этими знаниями, организации могут быть уверенными в том, что перегруженные подразделения получают необходимую им поддержку, а талантливых сотрудников замечают и продвигают по службе.
А вы готовы использовать облачные решения для учета рабочего времени?
Цифровая трансформация изменила наш образ жизни и ведение бизнеса. Это дало организациям возможность видеть по углам, оптимизировать свои ресурсы и лучше понимать данные, генерируемые их операциями. Несмотря на то, что решения для учета рабочего времени со временем эволюционировали, они также оставались одним из важнейших компонентов любой организации. Почему? Потому что они отражают тот факт, что люди, обладающие различными навыками и талантами, остаются самым ценным и важным активом, который может иметь любая организация.
Когда настало время интегрировать в свою организацию облачные решения для учета времени, будьте уверены, что этот подход ориентирован на людей. С самого начала убедитесь в наличии хороших планов коммуникации и управления изменениями. Убедитесь, что у вас есть комплексная маршрутная карта и план проекта, и не забудьте отпраздновать все слабые успехи на пути к целям трансформации управления персоналом.