Советы по оценке ERP-решения
Готовы обновить систему ERP? Эта 5-шаговая методология для оценки ERP-решений позволяет сделать все возможное для удовлетворения потребностей вашей организации.
Обзор
Для выбора доступны буквально сотни систем ERP с широким спектром возможностей, сильных и слабых сторон, применимости и цены. Хотя выбор систем может показаться затруднительным, систематический процесс сравнения систем ERP может привести вашу команду к хорошему решению за разумное время.
Описанная здесь проверенная временем методология поможет вам свести к нулю решение, которое наилучшим образом соответствует конкретным потребностям вашей компании. Эта методология может быть простой, но компании, которые выполняют процесс выбора поставщиков ERP без выполнения этих логических шагов, часто сталкиваются с задержками, дополнительными затратами и ненужной пользовательской настройкой. С другой стороны, компании, применяющие лучшие практики оценки ERP, обычно имеют более гладкие процессы выбора и последующие внедрения. В результате они могут быстрее пользоваться преимуществами современной ERP-системы и более эффективно конкурировать в цифровом мире.
Методология из пяти шагов для оценки ERP-систем
После того как компания решила заменить свою прежнюю систему ERP, первым шагом является формирование проектной группы для управления процессом сравнения, выбора и внедрения программного обеспечения ERP. Команда начинает свою работу с разработки первоначального плана, который на данном этапе является более общей стратегией.
Процесс выбора поставщика в ERP можно описать в следующих пяти шагах:
Диаграмма, иллюстрирующая пять основных шагов процесса оценки ERP
1. Определение требований к ОПР
Вам необходимо сообщить потенциальным поставщикам ERP о вашей организации и ее потребностях, чтобы они правильно конфигурировали, упаковывали и оценивали соответствующее решение. Начните с определения ключевых онлайн-ресурсов, таких как демонстрации продуктов и блоги, которые расскажут историю вашей компании.
Опишите свой бизнес и его процессы в целом, а не создавайте длинные списки конкретных требований и процессов. Расскажите потенциальным поставщикам о размере вашего бизнеса, объеме деятельности и транзакциях, сложности различных процессов, а также об уникальных функциях и факторах. Сосредоточьтесь на процессах и требованиях, которые обеспечивают конкурентное преимущество вашего бизнеса. Это то, что отличает перспективные системы друг от друга, и вы будете внимательно следить за тем, насколько хорошо каждая система может быть сконфигурирована для поддержки этих уникальных процессов и функций.
Опишите то, что вам нравится в вашей текущей системе. Новая система также будет их обрабатывать. Включите действия, которые не выполняет (или не справляется с ними) в существующей системе. Укажите любые пользовательские приложения, функции или модификации, к которым необходимо обратиться с помощью стандартной функциональности или простой адаптации (не модификации) в новой системе. Другими словами, сосредоточьтесь на вещах, которые являются уникальными для вашего бизнеса, и предположим, что рутинные вещи будут заботиться о себе. (Это предположение проверяется в демонстрациях и окончательных оценках ближе к точке принятия решения).
Сосредоточьтесь на вещах, которые являются уникальными для вашего бизнеса, и предположим, что рутинные вещи будут заботиться о себе самих.
Ключевые советы по определению требований к ERP
Не полагайтесь на контрольные списки требований к системе ERP . Контрольные списки, старая стандартная отраслевая практика, мало что делают, чтобы отличать решения друг от друга и на самом деле не помогают сделать хороший выбор. Большинство пунктов в этих списках — функции и возможности, которые в той или иной степени предоставляет каждая система, а конкурирующие провайдеры склонны проверять «да» в наиболее либеральной интерпретации функциональности своей системы.
Привлекайте нужных сотрудников своей проектной группы. Спецификация требований – это тяжелая работа. Ей нужны члены группы, которые посвящены организации, хорошо знают компанию и имеют время посвятить проекту. Избегайте искушения упаковать команду с восторженными, но неопытными людьми.
Убедитесь, что запрос предложения содержит следующую информацию:
Описание вашего бизнеса и его процессов
Чем хорошо работает ваша текущая система
Чего это не делает так хорошо, как вам хотелось бы
Что еще требуется сделать новой системе (с ранжированием по важности)
2. Запрос предложений ERP
Следующим шагом является отправка приглашений для ответа группе выбранных поставщиков. Количество приглашений, которые вы должны отправить, может различаться, но помните, что вам нужно будет выполнить подробный обзор для каждого из них, который вы распространяете. Опыт показывает, что чем меньше число потенциальных поставщиков и какая подробная информация им предоставляется, тем лучше ответы. Лучше всего определить десяток (или меньше) лучших кандидатов для вашего короткого списка.
Опыт показывает, что чем меньше потенциальных поставщиков и чем больше информации они предоставляются, тем лучше ответы.
В ответ поставщики ERP должны предложить систему, предоставляющую необходимые функции и возможности в соответствии с указанными требованиями. Предложения также будут содержать информацию о своих компаниях, продуктах, опыте в бизнесе, ресурсах, которые они будут посвящать вашей реализации, и другой информации, предназначенной для того, чтобы завоевать вашу уверенность (и, следовательно, ваш бизнес).
Так как же вы определяете десяток (или меньше) кандидатов, на которых нужно сосредоточить усилия по отбору? Как получить список от сотен поставщиков ERP до нескольких? Начните с отраслевых публикаций, в которых представлены «истории успеха ERP-систем». (Обратите внимание, что эти публикации, вероятно, не расскажут вам о трудностях или неудачах, поэтому поставьте эту информацию в перспективе). Используйте отраслевые контакты (например, ассоциации и бизнес-группы), чтобы определить других специалистов, которые, возможно, недавно имели опыт выбора и внедрения ERP.
Также существует множество онлайн-каталогов, инструментов выбора и сервисов выбора системы, которые могут помочь вам определить программное обеспечение, имеющее необходимые функции и/или имеющее опыт работы в вашей отрасли.
Для получения персонализированных рекомендаций вы можете заключить договор с консалтинговым филиалом вашей компании или найти независимый консалтинговый ресурс в вашей области и/или в вашей отрасли. Убедитесь, что они действительно независимы и не связаны с одним или несколькими поставщиками ERP.
Можно включить определенных поставщиков системы ERP, которые представляют интерес по другим причинам. Возможно, один или несколько крупных и важных клиентов используют систему ERP и рекомендовали вам использовать одну и ту же систему. Или ваша компания входит в более крупное предприятие или отраслевую группу, «стандартизированную» на данной платформе ERP. Получите предложение от рекомендуемого поставщика и дайте всем предложениям справедливую и беспристрастную оценку при принятии решения.
Ключевые советы по запросу предложений ERP
Убедиться, что все стейкхолдеры идентифицируют свои требования. Запрос предложений должен включать данные от всех заинтересованных лиц. В противном случае вы рискуете выбрать систему ERP, которая обслуживает только некоторые из ваших бизнес-функций, требуя от других областей инвестиций в автономные системы. Оценка систем, работающих для всей компании, и использование графика внедрения для первой поставки приоритетных модулей.
Обратите внимание на рейтинг требований. Часто запрос предложений делится на функциональные сферы, разделы которых должны быть выполнены в каждом отделе. В каждой области, будь то управление персоналом или операциями, как правило, используются эффективные функции ранжирования должностей для своих бизнес-подразделений, но их приоритеты могут не соответствовать общим бизнес-целям. Команда по оценке проекта должна корректировать приоритеты с более широкой точки зрения. Какие требования являются жизненно важными, важными или просто приятными?
Проверьте фактическую доступность функций. У компаний-разработчиков программного обеспечения есть отличные отделы маркетинга; некоторые продают продукты, которые не были разработаны и протестированы полностью. Проведите исследование, касающееся функций, которые будут доступны в будущем, по сравнению с функциями, используемыми сегодня. Совершенно нормально рассматривать функции в разработке – но не делайте ставку на ваш проект на предстоящие функции, если они необходимы для успешного проекта.
Проанализируйте процессы. Процессы, встроенные в пакетное программное обеспечение ERP, считаются передовыми практиками. Опытные консультанты и специалисты по внедрению ERP скажут вам, что практически всегда лучше изменить процедуру в соответствии с программным обеспечением (признавая аспект "передовой практики"), чем изменить программное обеспечение в соответствии с существующей процедурой. Однако это решение вы принимаете сами. Но помните, что новые процессы могут привести к улучшениям и выгодам, которые вы получаете от новой системы. Кроме того, помните, что все современные ERP-решения являются готовыми к использованию, поэтому вы обладаете значительной гибкостью, чтобы изменять структуру экрана и поток, процедуры, характеристики данных и обработку и многое другое — без изменения кода.
Оцените окупаемость инвестиций в ERP. Для утверждения и финансирования любого крупного проекта большинству компаний требуется анализ окупаемости инвестиций в ERP (ROI). Как следует из названия, речь идет о суммировании затрат, связанных с покупкой и внедрением новой системы, плюс разницы в эксплуатационных расходах по сравнению с затратами существующей системы. Roi также учитывает преимущества, помимо прямой экономии затрат, включая повышение производительности, повышение качества обслуживания клиентов и производительности на рабочем месте.
3. Первоклассная оценка ERP-СИСТЕМЫ
Оценка выполняется в два этапа. На этой первой фазе все предложения оцениваются, чтобы увидеть, насколько они соответствуют вашей среде и требованиям, как описано в запросе предложений. (Эта фаза не включает сравнение поставщиков – этот шаг находится на втором этапе аттестации).
Цель на данный момент состоит в том, чтобы исключить те, которые не соответствуют вашим критериям, и ранжировать те, которые, похоже, соответствуют законопроекту. Результатом является краткий список лучших предложений. Они, и только они, будут подвергнуты подробной оценке, ведущей к окончательному отбору.
Если у вас много ответов на обзор, подробности будут, как правило, размываться, что затрудняет запоминание того, какие ответы на rfp являются особенно сильными (или слабыми) и в каких областях. Числовая оценочная шкала может помочь сохранить ее полностью и задокументировать процесс принятия решений.
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам на этом шаге документации:
Настройте форму или электронную таблицу, упорядоченную таким образом, чтобы проверяющие могли оценивать каждое предложение в соответствии с основными критериями, указанными в запросе предложений. Присвойте каждому проверяющему числовую оценку (масштаб может быть от одного до десяти, от одного до пяти, от одного до трех или любого уровня гранулярности, который вы считаете подходящим) каждому критерию оценки. Число проверяющих может быть не меньше.
Оставьте место для примечаний и любых вопросов по ответу на последующие действия. На этом этапе можно запросить уточнение или дождаться подробной оценки отобранных предложений. Присвойте каждому критерию вес на основе того, насколько критична функция или процесс для вашего бизнеса.
Умножьте оценку каждого проверяющего на вес каждого критерия и рассчитайте общий балл для каждого поставщика. Чаще всего в рейтинге будут несколько, которые занимают ранги вблизи верхней части шкалы, кластер ответов немного дальше в рейтинге, и несколько тех, кто не делает разреза. Теперь у вас должен быть свой короткий список финалистов – в идеале от трех до пяти кандидатов – для финальной оценки.
Шансы хороши, что вы сможете определить лучших кандидатов, но если это не так четко, вернуться к индивидуальным оценкам и обсудить с командой.
Основные советы по предварительным оценкам ERP
Относитесь к каждому потенциальному поставщику услуг одинаково. Не принимайте никаких демонстрационных материалов, специальных личных встреч или визитов на места, если вы не готовы предоставить такой же доступ всем поставщикам — важно поддерживать равные условия игры. Одной из распространенных методик является проведение «конференции участников торгов» на вашем объекте, чтобы показать всех потенциальных поставщиков и ответить на их вопросы (перед каждым).
Помните, что предложение является торговым документом. Ответы будут содержать запрошенную вами информацию и многое другое. Предположим, что все утверждения правдивы; вы можете проверить большинство, если не все, претензии в процессе оценки. Но поймите, что авторы предложения будут отвечать на ваши вопросы таким образом, что ставит их продукцию в самый благоприятный свет.
Поиск выбросов. Обратите особое внимание на любые критерии, в которых оценки показывают широкие вариации. Если один рецензент оценивает предложение очень высоко по одному критерию, а другой рецензент оценивает его очень низко, то стоит обсудить его. Задавайте вопросы обоим рецензентам конструктивным, не угрожающим образом, чтобы выяснить, что каждый из них думает. Вероятно, один или оба заметили что-то, что другие проверяющие пропустили или не считают важным. В результате этих обсуждений может потребоваться скорректировать рейтинги для определенного критерия, что может изменить общие рейтинги.
4. Сравнение ERP и подробная оценка
После того как вы определили от трех до пяти финалистов, пришло время проверить их утверждения и проверить ссылки.
Как запустить аналитические отчеты ERP
Свяжитесь с каждым из потенциальных поставщиков и дайте им хорошую новость: они сделали короткий список! (Можно сказать им, сколько у них других финалистов, и даже сообщить им, с какими компаниями они конкурируют, если вам это удобно).
В некоторых случаях вы также можете попросить их уточнить их предложения.
Общайтесь (или посетите) с существующими пользователями системы, предпочтительно в вашей отрасли (или на аналогичном рынке) и вблизи размера вашей компании.
Защитите ссылки, если поставщики еще не предоставили их. (Поставщики могут сомневаться в том, что они предоставят рекомендации по причине конкуренции. Но ты должен настаивать. Заверяйте их в том, что вы подпишете и будете соблюдать соглашения о неразглашении информации).
Управление демонстрациями систем ERP
Это также время, чтобы пригласить отобранных кандидатов для выполнения детальных демонстраций их систем, но вы должны контролировать эти демонстрации.
Предоставьте каждому кандидату сценарий или список функций, которые вы хотите видеть перед запланированной демонстрацией. Все потенциальные провайдеры должны получить один и тот же список.
Разрешите им отображать любые специальные функции, которые они хотят выделить, только после того, как они покажут вам функции и процессы, описанные в запросе предложений.
Убедитесь, что скрипт или список содержит уникальные требования, определенные на первом шаге. Системы ERP во многом обрабатывают обычные процессы; это исключения из обычных процессов, которые представляют проблему. (Например, возможность ввода заказов на товары, не находящиеся на складе; требование продавать группы или товары в упаковках, комплектах или наборах либо поддержка уникального процесса сопоставления счетов-фактур).
В ходе демонстрации вы узнаете, как можно настроить и адаптировать программное обеспечение для поддержки ваших уникальных процессов и процедур. Это означает, что остается открытым в той мере, в какой вы можете обнаружить некоторые передовые практики в тех стандартных функциях, которые могли бы улучшить операции и результаты в вашей компании.
В идеале демонстратор сможет отображать системные функции с использованием собственных данных. Это не всегда возможно, но когда это возможно, это даст вам гораздо лучшую демонстрацию того, как система будет работать в вашей среде.
Ключевые советы по подробной оценке ERP
Не ослепитесь демонстрациями. Профессионалы, демонстрирующие программное обеспечение, как правило, очень опытны и обладают отличными личностями. Их цель состоит в том, чтобы завоевать вас и продать их программное обеспечение. Не отвлекайтесь ни на человека, ни на торговые площадки, какими бы занимательными они ни были. Сосредоточьтесь на том, как бизнес-процессы соответствуют вашим потребностям.
Максимально эффективно использовать визиты ссылок на объекты. Тщательно выбирайте, кого вы планируете посетить. Сделайте короткий звонок своему хосту, чтобы убедиться, что они внедрили программное обеспечение и реализовали обещанные преимущества. Согласитесь, что они будут показывать вам и людям, с которыми вы встретитесь во время визита. Оказавшись на месте, тщательно оцените, можно ли воспроизвести их успех в вашей среде. Также задавайте трудные вопросы: «Каковы были ваши самые большие сюрпризы?» и «Если бы вам пришлось сделать это снова, что бы вы сделали иначе?»
Продолжайте задавать вопросы. Предложите группе по отбору задавать вопросы только для уточнения ответов. Сделать это в обзоре RFP, а также во время демонстраций; это значительно уменьшит вероятность будущих сюрпризов. Сейчас самое время найти любые ответы, которые вам не нравятся – до начала переговоров. Кроме того, имейте в виду, что на данном этапе вы получаете ответы бесплатно, поэтому учитесь, насколько это возможно. Как только вы начнете внедрять продукт, возможно, придется дождаться поддержки или даже заплатить за ответы на свои вопросы.
5. Выбор ERP и контракт
По завершении подробной оценки, вероятно, будут найдены два или три поставщика, соответствующих заданным критериям. Выберите тот, который, по вашему мнению, лучше всего соответствует текущим и будущим потребностям, но не удаляйте остальных. Вместо этого дайте им знать, что они подходят, но не ваш первый выбор; это оставляет дверь открытой в случае, если ваши переговоры с главным кандидатом не работают, как запланировано.
Теперь можно начать переговоры с ведущим кандидатом по контракту. Большинство компаний знают, как этот шаг «должен работать». Но, как и на каждом другом шаге процесса оценки и выбора ERP, здесь могут возникнуть сюрпризы.
Власть на вашей стороне в переговорах. Однако лучше всего считать поставщика партнером в будущем успехе вашей компании, а не противником в переговорах. Цель — справедливая сделка, которая дает обеим сторонам стимулы для эффективного и эффективного функционирования системы.
Необходимо обсудить и задокументировать все аспекты внедрения системы и текущую поддержку – детализировать цену, кто несет ответственность, а в некоторых случаях и необходимое время. Договор имеет множество аспектов, в том числе (но не ограничиваясь ими):
Первоначальная покупка, аренда или лицензия на аппаратное и программное обеспечение
Внедрение аппаратного и программного обеспечения (с указанием того, что такое "внедрение")
Стоимость и время пилота конференц-зала (до или после оплаты программного обеспечения)
Начальные и текущие затраты на обучение
Непрерывное сопровождение аппаратного и программного обеспечения (и на каком уровне)
Преобразование данных и интеграция в другие системы
Сетевое взаимодействие и безопасность
Пользовательские настройки (начальные и с будущими версиями)
Ключевые советы по окончательному выбору программного обеспечения ERP
Не объявляйте окончательный выбор перед переговорами. В конце этапа детальной оценки команда может захотеть объявить «победителем». Однако информирование ведущего кандидата о том, что они являются «избранным», не отвечает наилучшим интересам компании. Это не необычно, чтобы в процессе переговоров были сюрпризы, и вам, возможно, придется пересмотреть свой выбор.
Планирование на долгосрочную перспективу. В спешке убедитесь, что вы тщательно проверяете долгосрочные затраты, чтобы ваши оценки были правильными, и не искажали показатели roi в ERP. Некоторые поставщики предоставляют больше бесплатных услуг в течение более длительного периода времени, а некоторые могут передать свою долгосрочную поддержку на аутсорсинг фирме, предоставляющей оплату по телефону. Некоторые провайдеры имеют ограничение на то, сколько они повысят годовые тарифы на обслуживание или подписку, а многие – нет. Другие продают низкую подписку по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS) и через несколько лет начинают значительно повышать ее. Некоторые поставщики предоставляют ежегодное обновление, но не оказывают существенную поддержку в процессе обновления. Задавайте вопросы и получайте ответы в письменном виде, чтобы полностью понять ваши долгосрочные затраты.
Он занимает деревню (или, по крайней мере, команду)
Наиболее важным фактором успеха процесса оценки системы ERP является проектная группа. Эта группа должна быть создана очень рано и должна стать движущей силой в разработке, распределении и оценке РРП и выборе новой системы ОПР.
По нашему опыту, когда команды находятся в разгаре подробного исследования и оценки, часто используются ярлыки. Но если проектная команда выполнит эти пять шагов и обратит внимание на полученные уроки, она сможет найти оптимальное решение, отвечающее требованиям вашей компании, как сейчас, так и в будущем.
Подробнее об облачных ERP-решениях
SAP S/4HANA Cloud — это современная система ERP со встроенным ИИ и машинным обучением.