Время обновления ERP? Руководство по замене старой системы ERP
Ознакомьтесь с советами и рекомендациями, чтобы узнать, почему, когда и как заменить устаревшую ERP-систему.
Обзор
Как ваша ERP-система работает на вас? Пора ли обновить ERP? Вероятно, вам не задавали эти вопросы напрямую (если вы не разговаривали с торговыми представителями), но, возможно, вы задали себе этот вопрос, если не явно. Есть ли небольшая мера сомнений в том, что ваша система в каком-то смысле лучше? Возможно, вы слышали истории успеха в области современных ERP-систем. Или, может быть, это более очевидно – возможно, есть новые вещи, которые нужно сделать для ваших клиентов, или, чтобы идти в ногу с конкуренцией, что ваша прежняя система не может справиться без много времени и денег на обновления или модификации. В любом случае оптимальная управленческая практика заключается в том, чтобы постоянно оценивать производительность системы и выявлять области для улучшения или возникающие проблемы, которые могут стать проблемами в обозримом будущем.
Существует ли идеальная ERP-система?
Короткий ответ: «нет». И даже если идеальная система существовала для ваших конкретных потребностей в данный момент времени, эти потребности постоянно меняются. Поэтому хорошо быть в курсе происходящего, знать, насколько хорошо ваша ERP-система поддерживает ваши текущие потребности, и выявлять тенденции, которые могут привести к проблемам.
Модно называть установленные системы "устаревшими ERP-системами", подразумевающими старые технологии и устаревшие системы. Это несправедливо, поскольку многие установленные системы регулярно обслуживаются, постоянно совершенствуются и в полной мере способны расти и адаптироваться к меняющимся потребностям и требованиям. Это говорит о том, что обновления ERP являются необязательными, хотя и настоятельно поощряются поставщиками программного обеспечения. Важно быть в курсе исправлений и расширений, предоставляемых поставщиком решений. Если вы выявляете проблемы или неблагоприятные тенденции, в первую очередь необходимо убедиться, что в системе есть все обновления и версии, а затем выясните, доступны ли у вашего поставщика дополнительные дополнения или расширения, которые могут устранить обнаруженные вами недостатки. Определите, что потребуется для внедрения этих исправлений с точки зрения затрат и усилий, и используйте эту информацию для оценки затрат на продолжение работы с текущим решением (см. «Сколько вы тратите на ERP?» ниже).
Ваше текущее ERP-решение не позволяет вам работать?
В целом, поддерживайте актуальность старой системы ERP. Но также внимательно следите за производительностью системы. Потребности и требования изменятся, и вам необходимо убедиться, что ваша система действительно поддерживает потребности вашей компании и клиентов.
Упомянутая выше самооценка может помочь выявить недостатки и проблемные области, включая следующие:
Ваша система не может выполнить новые требования или ограничивает новые инициативы.
Она не поддерживает новые технологии или требования или делает это только с трудом, высокой стоимостью и задержками. Поставщик медленно внедряет новые возможности и функции.
Функции трудны для изучения и использования, и препятствуют, а не поддерживают эффективность.
Время отклика становится все более медленным. Хранение и извлечение информации является неадекватным, громоздким или просто не отвечает постоянно растущим потребностям.
Система является дорогостоящей и сложной в обслуживании и поддержке и не поддерживается вашим поставщиком.
Если ваша система действительно является устаревшей ERP-системой с сокращающейся поддержкой со стороны поставщика или сокращающимся пулом технической поддержки, компетентные программисты и аналитики, несомненно, станут дороже и труднее найти, поскольку система становится более устаревшей и ненадежной.
Это те виды проблем, которые могут медленно развиваться и долго не распознаваться. Затем, внезапно, становится ясно, что недостатки системы вызывают серьезные бизнес-проблемы – и что-то нужно делать.
Сколько вы тратите на ERP-систему?
Многие компании удивляются, когда они выполняют анализ и выясняют, какие затраты действительно стоят на поддержание существующей системы ERP на месте и в эксплуатации. Это может показаться странным, когда компании среднего бизнеса, как правило, внимательно следят за расходами в рамках своих регулярных управленческих обязанностей. Однако не всегда просто выделить прямые и косвенные затраты, связанные с ERP.
В дополнение к ежемесячным и ежегодным сборам за услуги поставщиков программного обеспечения и аппаратных средств будут сохраняться затраты на обслуживание и поддержку со стороны различных поставщиков услуг (например, аппаратного обеспечения, консалтинга или сетевого взаимодействия). Не забудьте включить затраты на обновление, если вы обнаружили (или подозреваете), что для решения существующих или ожидаемых проблем могут потребоваться обновления или улучшения, как указано выше.
Также учитывайте прямые внутренние затраты отдела ИТ, включая заработную плату и льготы, площадь, коммунальные услуги и поставки. Попробуйте выделить те из них, которые напрямую поддерживают вашу ERP-систему. Имейте в виду, что по крайней мере некоторые из этих затрат останутся после обновления и внедрения новой системы, особенно если вы заменяете традиционную локальную систему другой локальной системой. Структура затрат для облачного по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS) отличается, но для принятия обоснованного решения о том, следует ли остаться в существующей системе, начать обновление ERP или заняться заменой прежней системы, вам все равно потребуется сравнение.
Расчет ROI в ERP
Пошаговое руководство по оценке затрат и преимуществ для новой ERP-системы.
Расчет ROI в ERP
Пошаговое руководство по оценке затрат и преимуществ для новой ERP-системы.
Каковы будут затраты на новую систему?
Испытываете ли вы беспокойство по поводу потенциальных затрат на переход на новую систему ERP? Это понятно. Новая система ERP, скорее всего, является одной из более крупных расходов на непроизводственное оборудование, которое компания будет производить в данном году. Тем не менее, при рассмотрении в контексте имеющихся выгод и в сравнении с той суммой, которая в настоящее время расходуется на поддержание существующей системы, большинство компаний считают, что эти расходы являются вполне разумными и оправданными. Не забывайте думать о затратах на жизненный цикл – общей стоимости за период времени, например, от пяти до семи лет.
Рассматривая стоимость приобретения и внедрения системы замены, знайте, что затраты на аппаратные и программные лицензии являются лишь частью уравнения. В оценку также следует включить следующее:
Сетевые и периферийные устройства, такие как сканеры штрихкодов, удаленные станции входа, мобильные устройства и клиентское программное обеспечение, а также поддержка.
Преобразование данных и ввод данных в новую систему, а также предоставление для архивации и доступа к историческим записям.
Готовность к стихийным бедствиям, включая резервные или резервные системы, ресурсы для восстановления данных, избыточное подключение и коммуникации.
Обучение для группы внедрения ERP и всех будущих пользователей. (Это критически важно. Не берегите здесь.)
Разработка и документирование новых потоков операций.
Помощь в осуществлении. Вероятно, в пакет будет включен определенный уровень помощи от основного поставщика системы, но вам может потребоваться дополнительная помощь от поставщиков, внешних консультантов, вашей бухгалтерской компании или других лиц для некоторых или всех позиций, перечисленных выше.
Дополнительная нагрузка на ваших сотрудников во время внедрения в виде сверхурочной работы, набор временных сотрудников для оказания помощи с регулярными обязанностями, чтобы они имели время для работы над реализацией, или бонусы и другие стимулы для поддержания мотивации работников.
Имейте в виду, что структура затрат для облачных SaaS-систем значительно отличается от традиционного подхода к приобретению и внедрению в локальной среде. При использовании SaaS первоначальные затраты на оборудование невелики или отсутствуют, поскольку по сути это ситуация подписки. Но договор SaaS обычно включает в себя большой объем затрат на сопровождение и поддержку, поэтому ваши текущие, внутренние затраты на ИТ будут значительно сокращены. Большинство компаний считают, что общие затраты в течение пяти-семи лет при использовании SaaS, скорее всего, будут меньше, чем общие затраты на покупку и поддержку внутри компании.
При взвешивании решения о сохранении существующей системы или просмотре замены учитывайте компромиссы. С помощью нового решения ERP вы получите современный пользовательский интерфейс, дополнительные возможности и функции, а также получите конкурентные преимущества, тогда как сохранение прежней системы ограничивает возможность сохранения гибкости, продуктивности и конкурентоспособности. Хотя вы в первую очередь не хотите сэкономить средства, современные истории успеха в области ERP показывают, что преимущества перехода на новую систему часто обходятся дешевле и перевешивают расходы на внедрение обновления.
Как вы финансово обосновываете новую ERP-систему?
При принятии решения такого размера большинству компаний требуется анализ затрат-выгод в виде отчета о доходности капиталовложений (ROI). С точки зрения затрат легко — суммируйте ожидаемые затраты, как описано выше. С точки зрения преимуществ, возможна прямая экономия затрат на ИТ, но перечисление основных преимуществ требует от компании представления о том, как система изменит рабочее место и обеспечит более высокую производительность, производительность и качество обслуживания клиентов.
Повышение производительности. Многие проекты ERP-систем в значительной степени обоснованы ожидаемыми улучшениями эффективности (сокращение производственных трудовых ресурсов) и экономией затрат (включая, помимо прочего, сокращение запасов) и справедливо, поскольку это огромные преимущества для окупаемости во многих успешных внедрениях ERP. Однако имейте в виду, что система не создает эти преимущества за счет своего существования в вашей компании. Система организует, анализирует и представляет данные таким образом, чтобы менеджеры могли лучше использовать людей и принимать более взвешенные решения, что будет приносить большие выгоды. Учитывайте это при составлении бюджета на обучение пользователей и внедрении улучшенных процедур.
Повышение качества обслуживания клиентов: эти преимущества менее прямые, но еще более ценные. Более качественное обслуживание клиентов позволяет теоретически увеличить продажи и прибыль, увеличить долю рынка и, возможно, даже увеличить маржу, поскольку хорошее обслуживание клиентов повышает ценность для клиента без добавления затрат на сам продукт. В некоторых случаях улучшения обслуживания клиентов становятся требованиями выживания, поскольку, когда новый или хороший клиент ожидает от него таких возможностей, как электронные заказы или расширенная электронная отчетность, ваша ERP-система должна предоставить.
Изменения на рабочем месте: современные системы предназначены для удобства использования (пользовательский интерфейс или взаимодействие с пользователем — это актуальное слово) для быстрого и простого доступа к информации. Поскольку работа и поток операций каждого пользователя уникальны, современные системы в значительной степени адаптированы для предоставления каждому пользователю наиболее эффективных и удобных рабочих экранов и процессов. Подумайте об избежании затрат, а не о снижении затрат для этой выгоды. Это повышение эффективности поможет нынешним сотрудникам делать больше и справляться с большим объемом бизнеса без нового приема на работу. Нецелесообразно оправдывать систему, основанную на сокращении численности персонала – вероятно, этого не произойдет, и перспектива потери рабочих мест не будет мотивировать работников на освоение системы и помощь в ее успешном выполнении.
Выбор ERP — только начало
Следуя советам по оценке систем ERP, имейте в виду, что замена устаревшей системы – это не простой или быстрый процесс, но он вполне стоит инвестиций, поскольку может принести значительные преимущества при правильном выборе и внедрении.
Один из вопросов, который большинство компаний имеет в верхней части списка на данном этапе процесса: «Сколько времени потребуется, чтобы выбрать и внедрить замену прежней системы?» Единого ответа на этот вопрос нет – он зависит от размера и сложности организации, являются ли обе системы (старые и новые) облачными, динамика компании и группы внедрения, уровень управленческой приверженности проекту и объем сотрудничества или сопротивления между сообществом пользователей … назвать лишь несколько переменных. Некоторые внедрения могут быть завершены за несколько месяцев, другие — через год или больше. Опытный партнер по внедрению может помочь вам разработать достижимый график при составлении плана проекта на ранних этапах планирования внедрения.
Мы не должны вам говорить о том, что замена основы стратегического управления информацией вашей компании неизбежно приведет к революционным изменениям. Этого невозможно полностью избежать, но прорыв можно минимизировать при помощи хорошо спланированных и управляемых усилий по внедрению.
Все преимущества облачной ERP-системы
Управляйте вашим бизнесом из любой точки мира, используя комплексные модульные решения на основе встроенного искусственного интеллекта и аналитики.