Что такое внедрение ERP?
Выбор системы планирования ресурсов предприятия (ERP) является только началом. От предварительной подготовки до последующей миграции, следование передовым практикам внедрения ERP помогает компаниям избежать ловушек и избежать избежных затрат и рисков.
Обзор внедрения ERP
Первое, что нужно понять о внедрении системы ERP — это то, что такое ERP: планирование ресурсов предприятия. Самым простым способом определения ERP-системы является анализ всех базовых бизнес-процессов, необходимых для управления компанией: финансы, управление персоналом, производство, цепочка поставок, услуги, закупки и другие. На самом базовом уровне ERP — это программное обеспечение, которое помогает эффективно управлять всеми этими процессами в интегрированной системе, поэтому ее часто называют системой регистрации данных для организации.
Без эффективной реализации ERP-системы компании сталкиваются с множеством разрозненных процессов и устаревших систем, что приводит к длительным циклам отчетности, подверженным ошибкам, ограниченному доступу к данным в реальном времени и отсутствию надежного единого источника достоверной информации. Именно поэтому руководители компаний, независимо от размера компании, выбирают развертывание ERP-системы, чтобы помочь им получить конкурентное преимущество и оптимизировать операции, снижая при этом риски.
Однако интеграция системы ERP в процессы и ИТ-среду компании может быть колоссальной задачей. Прежде чем начать, важно знать преимущества, потенциальные ловушки и лучшие практики внедрения.
Преимущества внедрения ERP-системы для бизнеса
Внедрение ERP-системы, особенно облачной, имеет множество преимуществ, и они различаются в зависимости от бизнеса. Например, у компании, оказывающей профессиональные услуги, причины выбора системы ERP сильно отличаются от причин выбора производственной компании.
Однако эти три положительных аспекта внедрения ERP относятся только к каждой организации:
Предоставляет ценную аналитическую информацию в реальном времени. Управление бизнесом в режиме реального времени является сложной задачей, когда доступ к информации и действия на ее основе затруднены. Внедрение ERP-системы помогает руководителям компаний централизовать данные, постоянно отслеживать финансовое положение компании и управлять отчетностью даже в сложной и постоянно развивающейся бизнес-среде.
Повышение операционной эффективности. Управление бизнесом с помощью разрозненных систем, основанных на ручном вмешательстве, не только дорого и трудоемко, но и приводит к ошибкам, задержкам и недовольству клиентов. Автоматизация ручных процессов с помощью решения ERP экономит время, сокращает трудозатраты, снижает затраты и повышает рентабельность.
Упрощенное развертывание, использование и сопровождение. Соблюдение технологических достижений усложняется, когда организация работает в нескольких регионах, которые не полностью поддерживаются, или в разрозненности направлений бизнеса, которые не отстают от изменений. Развертывание облачной ERP-системы делает обновления масштабируемыми, автоматическими и доступными везде.
Стратегии внедрения ERP
Когда компании задумываются о внедрении системы, они часто начинают с рассмотрения требуемых функций. Но новые функции или технологии не являются основной проблемой; бизнес-потребности для роста — это современные бизнес-процессы, которые обеспечивают гибкость и оперативность.
Однако существующие процессы, как правило, являются негибкими, вялыми и неспособными удовлетворить бизнес-потребности. Даже при наличии проверенных и экономически эффективных процессов их необходимо регулярно обновлять в соответствии с меняющимися потребностями или расширять с помощью новых возможностей, таких как искусственный интеллект, мобильный доступ, оповещения и бизнес-аналитика. Важно сохранить эти процессы в основе плана внедрения. Стоит также отметить, что чем сложнее предприятие, тем более комплексным и сложным будет подход к внедрению.
Вот четыре общие стратегии подхода компаний любого размера к проекту внедрения ERP:
- Большой взрыв: внедрение системы или процесса в полном объеме, все сразу. Этот метод часто используется при переходе от старой системы к новой, где все переключается одновременно. Хотя такой подход может привести к немедленным выгодам и снизить потребность в параллельных операциях, он также сопряжен со значительным риском. Любые проблемы, возникающие в ходе внедрения, могут иметь широкомасштабные последствия, и внезапные изменения могут оказаться огромными для пользователей и заинтересованных сторон. Подход "большого взрыва" часто выбирается в тех случаях, когда временные ограничения или характер проекта делают поэтапное внедрение ERP непрактичным.
- Поэтапное развертывание: постепенно внедряйте систему или процесс поэтапно, часто в разных отделах, местоположениях или группах пользователей. Этот метод позволяет осуществлять тщательный мониторинг и корректировки на каждой фазе, снижая риск широкомасштабных сбоев. Распространяя реализацию, организации решают проблемы по мере их возникновения и учатся на каждом этапе, прежде чем переходить к следующему. Несмотря на то, что для полного внедрения системы требуется больше времени, этот подход обеспечивает более плавный переход и более высокую степень принятия пользователями. Это особенно удобно в сложных проектах, где полномасштабное развертывание ERP сопряжено со значительным риском.
- Пилотное внедрение: внедрение новой системы, процесса или продукта в небольшом масштабе, часто в контролируемой среде или с ограниченной группой пользователей до полномасштабного развертывания. Основной целью пилотного проекта является тестирование функциональности системы, выявление потенциальных проблем и сбор обратной связи от пользователей. Этот подход позволяет вносить корректировки и уточнения до более широкого развертывания, снижая вероятность сбоя при полном внедрении. Успешный пилотный проект может укрепить доверие заинтересованных сторон и служить доказательством концепции для масштабного внедрения ERP.
- Гибридный подход: объединение элементов из нескольких стратегий внедрения, таких как "большой взрыв", поэтапное и пилотное внедрение, для адаптации плана к конкретным потребностям проекта. Например, организация может использовать развертывание по фазам для основных функций при одновременном пилотном тестировании новых функций в выбранных областях. Такой подход обеспечивает гибкость, позволяя вносить корректировки на основе обратной связи в реальном времени и меняющихся обстоятельств. Используя преимущества различных стратегий, гибридный подход снижает риски, оптимизирует ресурсы и повышает вероятность успешного внедрения ERP.
Роль проектной группы ERP
Независимо от стратегии, один начальный элемент, возможно, более важен для успеха проекта ERP, чем любая другая: сама команда. То же самое можно сказать и на примере внедрения ERP. Фактором, влияющим на успех внедрения, является команда внедрения— люди, формирующие проект с самого начала.
Это связано с тем, что отличное ERP-решение отлично подходит только в том случае, если оно внедрено сильной командой. Если людям не хватает времени, поддержки или навыков для эффективного выполнения работы, они не будут успешными— и проект может пострадать от задержек, дополнительных затрат и/или программного обеспечения, которое не отвечает потребностям компании.
Компании, которые испытывали неудачи или сбои, часто назначали сотрудников, у которых «было время» на работу над проектом. Но проект ERP требует набора людей, которые «нельзя обойтись без них». Это занятые люди, которые знают бизнес-процессы, хорошо работают с другими членами организации и уважают исполнительное руководство. Эти люди должны быть посвящены проекту полный рабочий день (40 доступных часов), или как можно больше часов в неделю.
Не следует добавлять в ключевую проектную команду никого, кто не может посвятить не менее 25% своего еженедельного времени (минимум 10 часов). Члены команды, тратившие менее четверти своего времени, едва ли смогут догнать операции по проекту, тем более что они принесут пользу проекту.
Поддержка команды со стороны руководства также является критически важной. При каждом крупном внедрении ERP необходимо принимать решения относительно приоритетов и компромиссов в отношении ресурсов. Без сильной поддержки и приверженности даже самые квалифицированные команды могут сломаться.
Быстрое внедрение современной ERP-системы является одной из наиболее важных задач, которые может достичь компания, и привлечение нужных сотрудников с самого начала проекта очень важно.
Шаги для планирования нового проекта внедрения ERP
Каждый проект ERP неизбежно сталкивается с непредвиденными проблемами. Однако следование передовым практикам успешного внедрения ERP позволяет выявлять и решать возникающие проблемы, помогая управлять рисками и затратами.
Крайне важно реалистично планировать последовательность внедрения, всегда учитывая доступность руководящей группы, менеджеров и внутренних экспертов, которые вносят свой вклад в эти усилия. Не забывайте расставлять приоритеты, чтобы сконцентрироваться на достижении больших результатов, создавая при этом базовую программную и технологическую базу, которая может расширяться с учетом бизнес-потребностей.
Основные шаги планирования внедрения ERP
Хотя подробный конечный план и ключевые показатели эффективности (KPI) адаптированы к конкретным бизнес-требованиям, следующие ключевые операции являются общими шагами во всех успешных внедрениях ERP:
Передовые практики планирования нового внедрения ERP
1. Выберите партнера по программному обеспечению и услугам для поддержки внедрения.
После завершения процесса исследования и оценки программного обеспечения ERP пришло время выбрать партнера, который поможет внедрить выбранную систему, так как большинство проектных команд не очень опытны в внедрении программного обеспечения ERP. Поиск квалифицированного консультанта по внедрению ERP, обладающего глубокими знаниями и опытом работы с выбранным приложением ERP. Убедитесь, что они понимают, как новое ERP-решение поддерживает текущие и развивающиеся бизнес-процессы, в том числе проводит собеседование для проверки своего опыта.
Партнер должен иметь персонал, обученный в конкретной отрасли и доступный в необходимых местах. Для международных клиентов и поставщиков убедитесь, что партнер обладает многонациональными знаниями бизнеса, языка и валюты, необходимыми для оптимизации внедрения. Наконец, просмотрите программное обеспечение для управления проектами, используемое компанией, чтобы убедиться, что оно совместимо с существующей внутренней системой планирования, календарного планирования и отслеживания.
2. Подробно все задачи проекта.
Партнер по внедрению ERP помогает разработать подробный список всех задач, которые необходимо выполнить.
Этот список является обширным: обучение, например, включает в себя множество задач:
Обучение проектной группы. Проектной группе ERP необходимо изучить программное обеспечение, чтобы принять решение о настройке бизнес-процессов.
Обучение ИТ-специалистов. ИТ-команда должна получить информацию о том, как оптимально устанавливать и поддерживать систему ERP.
Обучение бизнес-пользователей. Каждый конечный пользователь ERP-решения должен знать, как оно работает.
Непрерывное обучение. Новым пользователям по мере вступления в компанию требуется обучение, поэтому необходимо разработать долгосрочный план адаптации.
Список задач должен быть разделен на фазы. Необходимо выделить время на пилотный запуск в конференц-зале, настройку приложения, интеграцию с другими приложениями и источниками данных, внедрение инфраструктуры, очистку данных, принятие пользователями и т. д.
3. Расчет рабочих часов.
Тщательно оцените время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи. Учитывайте работу, связанную с каждой задачей, а затем присвойте требуемое количество "рабочих часов", даже если это диапазон часов. Суммируйте рабочие часы для каждой фазы проекта ERP и присвойте члена проектной группы, ответственного за ее выполнение.
Это может быть сложной задачей, поэтому важно привлечь партнера по внедрению, знакомого с конкретным решением ERP. Этот шаг необходим для точного расчета сроков, определения необходимости помощи у текущей команды и ограничения ползучести объема работ.
4. Создайте реалистичный график.
После ввода в таблицу доступных и необходимых рабочих часов создайте управляемый график. Во многих случаях первый проход выявляет проблему мощности по сравнению с периодом внедрения, который изначально был представлен руководителям.
Ниже приведен пример расчета, иллюстрирующий потенциальные несоответствия:
Целевой срок ввода в продуктивную эксплуатацию = 12 месяцев или 1 год
Общее количество доступных рабочих часов за 12-месячный период = 540 в неделю или 28 080 в год
Общее количество рабочих часов, необходимых для внедрения = 42 000 часов
Необходимое количество часов, деленное на количество доступных часов в год = 1,496 года.
Результат? Дата продуктивного запуска уже пропущена до начала проекта. Некоторые возможные решения:
Сокращение объема решения, несмотря на то, что команда согласилась с тем, что это важные задачи
Продление срока до реалистичного срока
Добавление большего числа внутренних и внешних ресурсов (доступно больше рабочих часов)
Разбиение проекта на фазы
Именно в этом случае группе исполнительного руководства необходимо принять решение. Это лишь один пример того, почему они должны участвовать в процессе выбора и внедрения программного обеспечения ERP.
5. Проведение экспериментальной работы в конференц-зале.
После запуска перед полным развертыванием выполните тестовый или пилотный прогон (в конференц-зале). Этот пилотный проект конференц-зала обеспечивает выполнение необходимых бизнес-процессов для удовлетворения текущих и будущих потребностей компании. По мере разработки новых процессов важно понимать диапазон опций, доступных в системе ERP, и проверять процессы с проектной группой и стейкхолдерами из сообщества пользователей.
На этом многонедельном этапе партнер по внедрению ERP устанавливает пилотное программное обеспечение, которое позволяет протестировать все процессы, чтобы убедиться, что они работают, как ожидалось, без каких-либо сюрпризов. Применение передовых практик на этом этапе часто экономит время, особенно если инструменты конфигурации могут вносить корректировки для уточнения процессов.
6. Очистите данные.
Это звучит просто, но очистка данных занимает очень много времени. Лучше начать оценку точности данных как можно скорее, поскольку для правильного выполнения этого шага требуется много усилий. В ходе проекта происходят изменения бизнес-процессов, поэтому они должны быть подготовлены к дополнительным шагам управления данными в ходе внедрения.
7. Держите всех в курсе событий.
Член проектной группы должен еженедельно связываться со всеми ключевыми стейкхолдерами, чтобы они знали положительные и "неположительные" результаты выполнения проекта внедрения. Худший сценарий - когда люди не остаются в курсе событий и застигнуты врасплох. Большинство систем управления проектами обеспечивают визуальное представление динамики проекта ERP.
Подкаст «Сценарий облачного ERP-решения»
Ознакомьтесь с рекомендациями лидеров отрасли, которые успешно перешли на облачную ERP-систему.
Подкаст «Сценарий облачного ERP-решения»
Ознакомьтесь с рекомендациями лидеров отрасли, которые успешно перешли на облачную ERP-систему.
Приоритизация наиболее важных процессов и возможностей
Поскольку не все компании имеют одни и те же проблемы, лучше всего проверить все релевантные потоки бизнес-операций и отметить, какие процедуры следует решить в первую очередь.
Вот список наиболее важных областей, которые необходимо учитывать:
Финансы и бухгалтерский учет. Точные финансовые операции, KPI и аналитика в реальном времени критически важны для каждой компании и должны охватывать все местоположения и отделы. Помимо учета и отчетности, они должны быть интегрированы с калькуляцией затрат, бюджетированием, прогнозированием, проектами, управлением активами, соблюдением нормативных требований и управлением наличностью.
Управление цепочкой поставок (SCM) и производством: жесткие графики, низкая маржа и сбои в работе цепочки поставок ставят под угрозу каждый бизнес. Для управления ими требуется совместная работа с поставщиками, перевозчиками, фирмами импорта/экспорта, банками и другими партнерами, часто с помощью мобильных устройств во многих местоположениях.
Управление связями с клиентами (CRM): процессы CRM, как правило, касаются всех компонентов бизнеса. Прямые продажи, дистрибьюторы, салоны розничной торговли, электронная коммерция, клиентская и выездная служба должны иметь возможность обмениваться информацией о клиентах с управлением заказами, операциями, закупками, проектированием, дебиторской задолженностью и отгрузкой.
Управление персоналом (HR): управление разнородным персоналом является сложной задачей, и кадровым отделам необходим немедленный и безопасный доступ к системам управления персоналом, которые содержат информацию о сотрудниках для расчета зарплаты, льгот, бюджетирования, планирования и соблюдения нормативных требований. Кроме того, подбор, развитие и удержание сотрудников являются важной частью оценки текущих и предлагаемых бизнес-планов.
Бизнес-информация и аналитика, включая оповещения руководства и информационные панели. Подразделению бизнес-подразделений необходимы быстрые обновления по бизнес-вопросам, а также возможность легко детализировать детали для быстрого решения проблем — в офисе, дома или в дороге. Встроенная бизнес-аналитика и данные, хранящиеся в единой базе данных, являются важными элементами.
Многонациональные языки, валюты и местоположения: По мере расширения бизнеса, особенно в новые регионы или страны, возможность постоянно и быстро открывать и расширять новые операции становится еще более важной. Для этого требуются широкие и расширенные возможности программного обеспечения ERP, а также согласованные услуги от поставщика программного обеспечения в каждом местоположении.
Мобильность: потребность сотрудников в доступе к информации при удаленной работе неотъемлема от современной модели работы. Облачное ERP-решение предоставляет доступ к бизнес-системам в любом месте.
Советы по снижению рисков внедрения ERP
Все проекты внедрения программного обеспечения сопряжены с определенными рисками, но следующие пять советов ценны для повышения вероятности своевременного и бюджетного завершения проекта ERP:
- Выбор программного обеспечения, бизнес-процессов и партнеров по внедрению с отраслевыми и местными ноу-хау. Всегда давайте интервью с аналогичными компаниями/отраслями.
- Не вытягивайте устаревшие технологии за свои пределы. Избавьтесь от старых, устаревших, автономных систем и, насколько это возможно, консолидируйте данные в единую базу данных (единую версию достоверных данных) со встроенной бизнес-аналитикой для глобального доступа и непротиворечивой производительности.
- Убедитесь, что выбранный поставщик ERP обладает возможностями облачной интеграции и опытом работы с сетями поставщиков. В условиях цифровой экономики компаниям часто приходится интегрировать системы из разных бизнес-единиц, а также внешних систем с клиентами и поставщиками.
- Избегайте изменения объема проекта. Обычно в ходе внедрения ERP-системы обнаруживаются неучтенные потребности и возможности, поэтому важно управлять уведомлениями об изменениях, чтобы избежать задержек и перерасхода средств.
- Подтвердите, что поставщик ERP может предоставить непротиворечивый опыт во всех местоположениях компании. Обучение, внедрение и поддержка — это обязательное условие, которое часто происходит от местного руководства, дистрибьюторов программного обеспечения, консалтинговых компаний и партнеров по программному обеспечению.
Советы по предотвращению дополнительных затрат на внедрение ERP-системы
Инвестиции в новую систему ERP включают временные затраты компании, консультирование по бизнес-процессам и внедрению, программное обеспечение и облачные сервисы, а также устройства конечных пользователей и другое оборудование, что делает важным контроль проекта и затрат.
Вот некоторые ключевые области, которые необходимо отслеживать:
Сосредоточьтесь на общей стоимости владения (TCO). Управление общими затратами и преимуществами с течением времени для минимизации расходов и максимизации прибыли. Внедрение системы ERP окажет большое влияние на бизнес.
Сопоставьте направление бизнеса и не инициируйте ненужные изменения процесса. Во многих случаях на компании оказывается давление, чтобы изменить методы работы в соответствии со своим программным обеспечением ERP, увеличивая как затраты на внедрение, так и операционные затраты.
Сосредоточьтесь на рутинных бизнес-процессах, которые обеспечивают компании значительную ценность. Примерами таких рутинных процессов являются управление заказами клиентов, обновление цен, добавление новых продуктов и услуг, изменение производственных данных и адаптация новых сотрудников.
Избегайте пользовательских настроек и используйте настраиваемый пользовательский интерфейс, информационные панели, предупреждения, рабочие процессы, бизнес-аналитику и мобильные функции. Эти компетенции оптимизируют работу всех департаментов, а также помогают при необходимости вносить быстрые и экономичные корректировки.
Хаки систем и утечки данных являются дорогостоящими. При использовании Интернета при необходимости используйте безопасное облачное ERP-решение — подтвердите, что поставщики программного обеспечения и услуг поддерживают ряд вариантов безопасного развертывания программного обеспечения.
Измерение окупаемости инвестиций в внедрение ERP
После внедрения ERP-системы для каждой компании возникает неизбежный вопрос: «Получили ли мы то, что ожидали от этих инвестиций?»
Расчет roi внедрения ERP включает в себя оценку как материальных, так и нематериальных преимуществ системы относительно общих понесенных затрат. Процесс начинается с определения KPI, которые соответствуют стратегическим целям организации, таким как повышение операционной эффективности, сокращение затрат на хранение запасов, увеличение продаж и расширенные возможности принятия решений. Эти KPI необходимо отслеживать до и после внедрения ERP для оценки влияния системы. Например, если система ERP оптимизирует управление запасами, что приводит к сокращению затрат на хранение и дефицита запасов, эта экономия может быть напрямую связана с расчетом доходности капиталовложений.
Также важно сравнить экономию затрат и оптимизацию выручки с общей стоимостью владения (TCO) в системе ERP. Это включает не только первоначальные инвестиции в программное обеспечение и аппаратное обеспечение, но и текущие затраты, такие как сопровождение, обучение и обновление системы.
Наконец, важно признать, что некоторые преимущества внедрения ERP, такие как повышение точности данных, более строгое соблюдение нормативных требований и повышение удовлетворенности клиентов, могут быть нелегко измеримы, но все же вносят существенный вклад в общий успех бизнеса. Включение этих факторов в подход с использованием сбалансированной системы показателей может обеспечить более полное представление о roi системы ERP, обеспечивая, чтобы оценка отражала как мгновенные финансовые выгоды, так и долгосрочные стратегические преимущества.
Когда завершается внедрение ERP?
Внедрение ERP технически считается завершенным при продуктивном запуске начального внедрения, что позволяет компаниям начать использовать новую систему для повседневных операций. Однако важно отметить, что даже после начального продуктивного запуска компании должны продолжать расширять свою систему ERP, предоставляя дополнительные возможности для реализации таких возможностей, как новые местоположения, линейки продуктов и услуг и приобретения. Таким образом, хотя первоначальное внедрение ERP является важной вехой, процесс внедрения является непрерывным процессом оптимизации и инноваций.
Развивающийся технологический ландшафт также предоставляет компаниям дополнительные возможности для объединения усилий с клиентами и поставщиками и пересмотра методов ведения бизнеса в конкретных отраслях. Эти проекты цифровой трансформации часто включают новые технологии, такие как машинное обучение и искусственный интеллект, а также интеграцию с оборудованием и транспортными средствами с использованием технологии Интернета вещей (IoT) для повышения скорости и эффективности.
Подробнее о внедрении ERP-системы
Найдите нужную облачную ERP-систему
Независимо от того, внедряете ли вы свою первую ERP-систему или переходите с существующего локального приложения на облако, У SAP есть для вас соответствующая облачная ERP-система. SAP S/4HANA Cloud — это система ERP для любых бизнес-потребностей — от критически важных операций до инноваций бизнес-моделей на основе ИИ.