Что такое система управления финансами (FMS)?

FMS — это программное обеспечение и процессы, используемые для управления доходами, расходами и активами в организации.

Обзор системы управления финансами

Самые ранние бухгалтерские записи были найдены среди 7000-летних руин древней Месопотамии. Это предшествовало изобретению колеса более чем на 3000 лет и говорит об исторической и культурной важности торговли и торговли в эволюции человеческого общества. Но только в концеXV века мы увидели генезис современной бухгалтерии с популяризацией учета с двойной записью итальянским математиком Лукой Пачоли. С его помощью предприятия могли видеть как свою нынешнюю (дебетовую), так и будущую (кредитную) ситуацию, и зародилась рудиментарная система финансового управления. Конечно, современные системы финансового управления были бы неузнаваемы для signore Pacioli.

Определение системы управления финансами

Система управления финансами — это программное обеспечение и процессы, используемые для управления доходами, расходами и активами в организации. В дополнение к поддержке ежедневных финансовых операций цель системы финансового управления заключается в максимизации прибыли и обеспечении долгосрочной устойчивости предприятия. Они помогают финансовым подразделениям:

  • Упрощение процесса выставления и оплаты счетов

  • Оптимизация дневного, месячного и годового потока денежных средств

  • Ведение аудиторских журналов и соблюдение правил бухгалтерского учета

  • Автоматизация финансовых процессов и снижение числа бухгалтерских ошибок

  • Более эффективное составление бюджета, прогнозирование и планирование

  • Ускорение процессов финансового закрытия и отчетности

  • И многое другое

Программное обеспечение для управления финансами может быть частью системы планирования ресурсов предприятия (ERP), которая консолидирует финансовые и операционные данные и предоставляет командам полный обзор бизнеса. Автономные финансовые приложения также можно комбинировать для создания комплексной системы управления финансами. Финансовые директора все чаще выбирают облачные ERP-решения и решения для управления финансами, которые могут быстро масштабироваться и обеспечивать функциональность для различных регионов, языков, валют и нормативных актов.

placeholder

На снимке экрана показано, как системы управления финансами позволяют отслеживать отклонения расходов и управлять ими.

Основные компоненты системы управления финансами

Эффективная система управления финансами предлагает компаниям полный набор программного обеспечения для бухгалтерского учета и единый источник информации. В системе есть множество различных инструментов, которые можно разделить на четыре категории:

  • Общий учет и закрытие: инструменты для бухгалтерского учета и финансового закрытия поддерживают важные бухгалтерские операции, такие как Главная книга, бухгалтерия кредиторов (AP), дебиторская задолженность (AR) и расчет зарплаты. Они помогают группам создавать отчеты, финансовые отчеты о доходах, расходах и сальдо, а также быстро и с меньшими усилиями закрывать бухгалтерские книги. Функции управления налогами также помогают обеспечить точность и соответствие налоговому законодательству.

placeholder

Экран системы управления финансами со статусом дебиторской задолженности.

  • Управление доходами, денежными средствами и финансами. С помощью инструментов учета выручки финансовые отделы могут автоматизировать процессы выставления счетов, просматривать актуальные платежи и обеспечивать соответствие законодательным требованиям к признанию выручки, например IFRS 15. Инструменты управления наличностью и финансами помогают специалистам прогнозировать денежные потоки, повышать ликвидность и проактивно снижать риски. Это программное обеспечение также интегрируется с банковскими системами, что позволяет пользователям получать обзор сальдо банковских счетов в реальном времени и упростить выверку по счетам.

  • Финансовое планирование и анализ: этот набор инструментов планирования, прогнозирования, бюджетирования и аналитики помогает финансовым директорам и их командам поддерживать общее финансовое состояние компании. Решения FP&A критически важны для анализа затрат и рентабельности, повышения производительности, прогнозирования и навигации по будущим условиям, а также для быстрой и точной поддержки принятия решений руководством. Она также поддерживает планирование с несколькими сценариями и сотрудничество между финансовым отделом и всеми другими отделами.

  • Управление, риски и соблюдение нормативных требований: инструменты GRC помогают командам согласовывать операции организации с бизнес-целями, выявлять и снижать различные виды рисков, а также обеспечивать соблюдение законов и нормативных требований — от GDPR и SOX до международных торговых соглашений. Синхронизируя данные в рамках корпоративного управления, управления рисками и соблюдения нормативных требований, компании могут работать более эффективно, преодолевать неопределенность и действовать целостно.

placeholder

GRC-решения помогают компаниям отслеживать доступный капитал и управлять им, а также связанными с ним рисками.

Цифровая трансформация в управлении финансами и новые технологии

Большинство компаний все еще находятся на ранних этапах применения цифровых технологий, таких как облачные технологии, дополненная аналитика, роботизированная автоматизация процессов (RPA), искусственный интеллект (ИИ) и блокчейн для финансовых процессов, но они находятся на пороге серьезных изменений и наталкиваются на давление. Ожидается, что финансовые директора и их подразделения будут не только быстро принимать решения, но и извлекать тяжелые уроки из пандемии COVID-19, которые вынуждают лидеров ускорить трансформацию финансовых процессов и освоить новые технологии.

 

Легко понять почему. Преимущества цифровой трансформации управления финансами, такие как мгновенный анализ, высокоточное прогнозное моделирование и более гибкие и автоматизированные процессы, — необходимы для эффективной адаптации к меняющимся условиям и новой реальности. В частности, большую роль в трансформации управления финансами играет искусственный интеллект — эта технология произвела революцию в финансовой аналитике, автоматизации и буквально в каждом процессе, от финансового закрытия до снижения рисков и соблюдения требований.

В ближайшие десять лет искусственный интеллект оптимизирует или преобразует практически все виды деятельности в сфере финансов.
Gartner

  • Облачное управление финансами. Помимо масштабируемости, экономической эффективности и возможности подключения к большему количеству источников больших данных, облачное ERP-решение для управления финансами обеспечивает безопасный доступ к системе из любой точки мира, что особенно важно сейчас, когда многие сотрудники работают удаленно. Облако также является шлюзом и предпосылкой для новых интеллектуальных технологий, таких как искусственный интеллект, машинное обучение и блокчейн.

  • Расширенная финансовая аналитика. Финансовая аналитика на базе ИИ и машинного обучения позволяет собирать огромные наборы структурированных и неструктурированных данных — как внутри организации, так и за ее пределами — практически в реальном времени. Эта аналитика позволяет специалистам по финансам создавать более точные прогнозы и планы, моделировать будущие сценарии, понимать финансовые последствия потенциальных решений, создавать отчеты по запросу и прогнозировать риски и возможности. В конечном итоге расширенная финансовая аналитика может использоваться для управления бизнесом в правильном направлении и обеспечения долгосрочного устойчивого развития.

  • Автоматизация финансов. Девяносто процентов корпоративных контролеров скоро будут использовать комбинацию РАП и ИИ для автоматизации всех процессов — от финансовых отчетов и закрытия до подготовки налогов и расчета зарплаты. Боты РАП не только автоматизируют повторяющиеся задачи и освобождают сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более эффективной работе, они могут быстрее выполнять больше работы, минимизировать затраты и ошибки, оптимизировать потоки операций и координировать операции в командах по работе с людьми и ботом.

  • Блокчейн: в сфере финансов технология блокчейна обеспечивает новый уровень прозрачности, эффективности и безопасности. Например, финансовые отделы могут использовать блокчейн для создания единого постоянного регистра, который всегда является актуальным и не требует выверки. Интеллектуальные контракты на основе блокчейна — контракты, которые автоматически выполняются при соблюдении предварительно определенных условий — также можно использовать для автоматизации и ускорения таких операций, как обработка платежей и соблюдение нормативных требований.

#1

расширенная финансовая аналитика стала главным приоритетом для финансовых лидеров в 2020 году

Gartner 

80

%

финансовых руководителей внедрили или планируют внедрить РАП

Gartner 

Лучшие современные облачные системы управления финансами открывают доступ к таким интеллектуальным технологиям, как расширенная аналитика, искусственный интеллект, машинное обучение и блокчейн, что значительно ускоряет трансформацию финансового управления, получение результатов и окупаемость инвестиций.

Часто задаваемые вопросы об управлении финансами

Бухгалтерский учет является одним из компонентов системы управления финансами. Система бухгалтерского учета поддерживает процессы ведения записей: главной книги и бухгалтерских приложений, которые передают данные непосредственно в нее, включая сведения о кредиторской и дебиторской задолженности и расчет заработной платы. Система управления финансами предлагает инструменты для управления всеми аспектами финансов организации, включая управление казначейством и денежными средствами, учет затрат, стратегическое планирование, аналитику и финансовое прогнозирование, корпоративное управление и многое другое.

Планирование ресурсов предприятия (ERP) — это интегрированный пакет программного обеспечения для управления бизнесом, предназначенный для решения задач, связанных с широким спектром функциональных возможностей, необходимых компании. Финансовые приложения, такие как бухгалтерский учет, отчетность и управление финансами, являются ключевым компонентом пакета ERP-решений и удобным местом для начала работы, если вы хотите лучше управлять финансовыми процессами.

Дебиторская задолженность — это бизнес-функция, отвечающая за управление выручкой. Обычно это деньги, которые компании должны клиенты за покупки и кредиты, предоставленные в качестве одной из форм оплаты. Цикл обработки дебиторской задолженности начинается с выставления счета; он также включает управление получением денежных средств и учет причитающихся сумм, сроков погашения задолженности и истории платежей.

Кредиторская задолженность — это бизнес-функция, отвечающая за отслеживание и управление суммами, причитающимися поставщикам, субподрядчикам, кредиторам и другим внешним сторонам. Цикл обработки кредиторской задолженности (долга) обычно начинается с регистрации счета-фактуры на покупку и заканчивается оплатой. В рамках работы с кредиторской задолженностью отслеживаются суммы долга, получатели, сроки погашения, график платежей и потребность в наличных средствах.

Управление доходами стремится увеличить выручку за счет точного прогнозирования спроса и поведения потребителей, а затем оптимизировать продукты, цены, продвижение и размещение (распределение) для достижения наилучших финансовых результатов.

Управление дебиторской задолженностью — это часть общего процесса работы с дебиторской задолженности. В первую очередь он решает задачи взыскания средств: это коммуникация с теми, кто должен компании деньги, и действия, предпринятые для получения платежа.

Выверка — это процесс сопоставления записей в двух или более источниках или хранилищах с целью выявления различий, определения правильной версии и синхронизации записей. Например, выверкой является сравнение записей главной книги с исходными документами и сопоставление банковских записей с полученными и произведенными платежами.

Вообще говоря, система учета — это механизм, используемый для отслеживания денежных потоков, поступающих в бизнес и из него. Часто этот термин относится к набору программных приложений, которые отслеживают финансовую деятельность. Основные функции системы учета или модули финансового программного обеспечения ERP включают в себя Главную книгу, кредиторскую и дебиторскую задолженность. Дополнительные функции включают расчет зарплаты, управление наличностью, кредитование, инкассо и др.

Финансовое планирование и анализ — это набор операций планирования, прогнозирования, бюджетирования и аналитики, обеспечивающих общее финансовое состояние компании. Инструменты FP&A помогают финансовым подразделениям обеспечить быструю поддержку при принятии решений перед руководством компании, создавать подробные финансовые модели и прогнозы, планировать несколько сценариев, выявлять и оценивать новые возможности получения дохода и многое другое.

Денежный поток — это движение входящих и исходящих денежных средств. Денежные средства, поступающие от продаж, хранятся на банковских счетах и других ликвидных инвестициях до тех пор, пока не будут израсходованы на материалы, расчет зарплаты, платежи по кредитам и другие расходы. Отчет о движении денежных средств, один из трех основных финансовых отчетов (доход, баланс, денежный поток), отслеживает изменения денежных средств организации в течение отчетного периода: начальное сальдо, полученные средства, исходящие платежи, итоговое сальдо.

Управление наличностью — это процесс сбора потоков денежных средств и управление ими. Управление наличностью сосредоточено на наличных деньгах на банковских и инвестиционных счетах. Задача — определить, куда помещаются поступающие денежные средства и как они распределяются между оборотным капиталом, инвестициями, наличным резервом и другими возможностями.

Аналогично управлению наличностью, управление финансами является управлением средствами внутри организации, ориентированным на оборотный капитал, с целью поддержания ликвидности и оптимального использования средств для оптимизации деятельности компании.

Отчет о расходах — это специальная форма для отслеживания и учета бизнес-расходов. Обычно сотрудник, выполняющий свои задачи вне помещений компании, сообщает обо всех понесенных в этот период расходах: на транспорт, на проживание и питание. Расходы либо оплачиваются непосредственно из средств компании, либо их несет сам сотрудник, а компания возмещает.

Когда сотрудник оплачивает товары и расходы, связанные с работой, из личных средств, он сообщает об этом компании, чтобы та возместила траты. Чаще всего эта практика применяется к командировочным расходам, которые сотрудник несет во время выездов на сделки, встречи и конференции, установку и обслуживание оборудования и т. п. Возмещаться также могут расходы на сырье или материалы, необходимые для завершения проекта, если было решено их просто купить для оперативности, а не проводить через обычные каналы закупок.

T&E — Travel and Expense — означает командировочные и представительские расходы. Сотрудник, путешествующий в деловых целях, сообщает о своих расходах на транспорт, проживание, питание и других через специальный корпоративный отчет о T&E (бумажный или электронный). Расходы может нести непосредственно компания (через счет туристического агентства или корпоративную кредитную карту); также их может нести сам сотрудник, а компания — возместить.

placeholder

Управляйте финансовыми процессами с помощью ERP

Используйте технологии искусственного интеллекта и расширенной аналитики для оптимизации процессов и финансовых возможностей.

Подробнее 
placeholder

Идеи, которые вы больше нигде не найдете

Зарегистрируйтесь, чтобы получить дозу бизнес-информации и аналитики, доставляемую прямо в ваш почтовый ящик.

Узнать больше и подписаться 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel