Introduction à la gestion des workflows

Le processus de gestion des workflows se concentre sur l'organisation et l'optimisation des tâches nécessaires à l'accomplissement d'activités de gestion. Cette gestion combine en général la coordination d'équipe, le suivi des progrès et des technologies à des fins d'automatisation et de visibilité en temps réel.

À travers la synchronisation des personnes, des systèmes et des ressources, chaque étape de gestion des workflows contribue à l'exécution efficace et ponctuelle des processus. Cette cohésion est essentielle dans les entreprises modernes qui cherchent à rationaliser leurs processus, à éliminer les goulets d'étranglement et à encourager la collaboration dans leurs opérations.

Qu'est-ce qu'un workflow ?

Un workflow est un ensemble de tâches nécessaires pour exécuter un processus donné. Chaque workflow doit préciser comment le travail progresse d'une étape à une autre, souvent en indiquant qui réalise quelle tâche et dans quel ordre. Il existe trois principaux types de workflows :

• Workflows manuels : les collaborateurs accomplissent toutes les tâches du workflow et en assurent le suivi ; la coordination passe uniquement par le suivi et la communication manuels.
• Workflows semi-automatisés : les équipes utilisent des logiciels pour automatiser les étapes de routine, mais gardent le contrôle sur les tâches plus complexes.
• Workflows automatisés : les tâches sont principalement réalisées par les logiciels ; l'intervention humaine est minimale.
• Workflows hyperautomatisés : les processus sont intégralement automatisés grâce à des outils d'intelligence artificielle (IA) avancés ; la contribution humaine est minimale.

Gestion des workflows versus gestion des processus métier

La gestion des workflows comme la gestion des processus métier (BPM) contribuent à stimuler la productivité et à atteindre les objectifs fixés. Même si elles sont étroitement liées, elles ont des finalités distinctes dans les entreprises.

Gestion des workflows : détails opérationnels — tâches requises, mode d'exécution, date d'exécution et responsabilité de la tâche.

• Principaux outils : accent sur la rationalisation des étapes de routine et le suivi des progrès.
• Principaux objectifs : optimisation de l'efficacité et de la cohérence dans l'exécution des processus.

Gestion des processus métier : approche plus large de l'analyse, de la modélisation et de l'amélioration des processus.

• Principaux outils : mappage des processus, détection des lacunes et mise en œuvre d'améliorations à travers plusieurs workflows.
• Principaux objectifs : alignement stratégique, refonte des processus et amélioration continue.

La gestion des workflows et la gestion BPM ont toutes deux un rôle stratégique dans la réussite d'une entreprise. C'est l'alliance d'une vision d'ensemble et de détails opérationnels très précis. Les entreprises qui saisissent la différence entre les systèmes BPM et de workflows créent un cadre cohérent pour la productivité et la croissance à long terme.

Pourquoi les logiciels de gestion des workflows sont-ils si importants ?

La pression est de plus en plus forte sur les entreprises, priées d'obtenir des résultats plus rapidement tout en préservant la précision et l'alignement des équipes dans le cadre de projets complexes. Les logiciels de gestion des workflows fournissent des outils clés pour relever ces défis et maintenir la compétitivité des entreprises. Voici un aperçu des nombreux avantages offerts par les logiciels de gestion des workflows.

• Productivité accrue : soutenues par des outils d'automatisation des tâches de routine, les équipes réduisent leur charge de travail manuelle et se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Visibilité enrichie : les plateformes de gestion des workflows suivent en temps réel l'avancement des tâches, ce qui aide les responsables et les équipes à rester informés.
• Responsabilité plus claire : les portails assurent le suivi des responsabilités et des échéances, réduisant ainsi la confusion et les oublis.
• Performance améliorée : les logiciels standardisent les workflows sous forme d'étapes prédéfinies afin de limiter les erreurs de traitement et les goulets d'étranglement.
• Évolutivité renforcée : les outils conçus pour l'efficacité des workflows aident les équipes à gérer l'augmentation de la charge de travail sans compromettre la qualité.
• Résilience accrue : aidées par des outils logiciels flexibles, les entreprises adaptent rapidement leurs workflows à de nouveaux modèles économiques, besoins client ou à de nouvelles conditions de marché.

Cycle et vie et étapes clés de la gestion des workflows

Une gestion des workflows efficace respecte un cycle de vie structuré afin d'assurer la bonne exécution de processus bien pensés. Ce cycle de vie aide les entreprises à rester cohérentes tout en s'adaptant au changement. Vous voulez transformer des workflows opérationnels ? Ne manquez pas ces étapes clés, garantes d'une valeur ajoutée fiable.

1. Conception des processus de workflows

Commencez par mapper les workflows pour des fonctions métier spécifiques. Définissez les tâches, affectez les rôles et identifiez les dépendances. Repérez les étapes dans le cadre desquelles l'automatisation ou plus de supervision humaine serait bénéfique. Ces étapes de conception préliminaires rendent le processus plus clair et éliminent les éventuels goulets d'étranglement.

2. Test et exécution des workflows

Avant de lancer de nouveaux workflows, procédez à des exécutions tests pour confirmer le bon fonctionnement des séquences, du routage et des notifications utilisateur. Si les tests s'avèrent concluants, lancez le workflow. Vous pouvez le rationaliser à l'aide d'un logiciel de gestion des workflows.

3. Suivi de l'avancement des workflows

Surveillez les progrès en temps réel afin de vérifier l'efficacité des workflows. Les tableaux de bord, les alertes et l'analytique intégrés peuvent vous aider à mesurer les performances et à détecter tout retard ou manque d'efficacité. Le suivi proactif des workflows veille à la responsabilisation des équipes et à la fiabilité préservée des décisions fondées sur les données.

4. Audit et ajustement des étapes de workflow

Les workflows doivent évoluer en même temps que les objectifs et les besoins opérationnels de l'entreprise. Examinez les données de performance et les retours des utilisateurs à intervalles réguliers pour vous assurer de la cohérence entre les workflows et les priorités de l'entreprise. Supprimez les étapes redondantes et adaptez les tâches pour préserver l'agilité et l'efficacité des workflows.

Comprendre les systèmes et les logiciels de gestion des workflows

La révision des workflows à l'échelle d'un système n'est pas une tâche facile. Les logiciels de gestion des workflows simplifient la vie des équipes avec une plateforme centralisée de conception, d'exécution et de suivi des processus. Voici les composants logiciels clés capables d'améliorer chaque étape de la transformation des workflows.

Règles de gestion des workflows

Les règles de workflow décrivent les protocoles qui régissent les workflows. Ces règles couvrent un large éventail de scénarios, notamment les approbations, les remontées, les notifications et les contrôles de conformité. Elles suivent strictement une logique si/alors ou s'adaptent à l'évolution des conditions, par exemple en ajustant les chaînes d'approbation pendant les périodes chargées.

Routage des tâches de workflow

Conformément aux règles de workflow, les outils de routage attribuent les tâches aux bonnes séquences. Elles sont ainsi réceptionnées par la bonne personne, ou le bon système, au bon moment. Ces fonctions peuvent entièrement automatiser les transferts entre les services ou les rôles. Les outils de routage efficaces automatiquement également les plans d'urgence en cas de perturbations. Ils sont par exemple capables de réaffecter des tâches si un approbateur clé est indisponible ou de réacheminer des documents en cas de panne système.

Gestion des tâches de workflow

Les tâches sont les actions individuelles requises pour exécuter un workflow. Compte tenu de la complexité croissante des workflows, les superviseurs doivent davantage surveiller les tâches. Les logiciels viennent simplifier ce processus avec des outils de gestion des workflows. Ces derniers assignent des tâches à des utilisateurs ou à des bots, suivent les progrès et font respecter les délais. Ces outils automatisent également les notifications et les rappels pour que le travail avance bien.

Tableaux de bord de gestion des workflows

Avec leur vue en temps réel sur les processus, les tableaux de bord constituent le centre de commande des performances du workflow. La plateforme affiche des indicateurs clés tels que le taux d'accomplissement des tâches, les approbations en attente, la durée du cycle du processus et la répartition de la charge de travail. Grâce à cette visibilité, les responsables repèrent rapidement les retards, les goulets d'étranglement et les contraintes de ressources, et prennent des mesures correctives avant que les problèmes s'aggravent.

Exemples et cas d'utilisation de la gestion des workflows

Avec une bonne coordination et les bons outils, les programmes de gestion des workflows s'adaptent facilement à de nombreux secteurs. Les workflows peuvent être personnalisés pour une équipe, par exemple en donnant aux utilisateurs la possibilité d'automatiser des tâches, de répondre à des besoins de conformité et de renforcer les canaux de collaboration propres à leur rôle. Ces exemples de workflow pratiques ont le pouvoir d'enrichir ces domaines d'activité clés.

Cas d'utilisation des workflows dans la fonction Finance

• Comptabilité fournisseurs et clients : automatiser le traitement des factures, la planification et l'encaissement des paiements pour améliorer la gestion du flux de trésorerie.
• Gestion des dépenses : rationaliser les workflows relatifs au reporting, aux contrôles et aux remboursements pour les dépenses des collaborateurs.
• Budgétisation et prévisions : coordonner la collecte des données, les workflows d'approbation et la modélisation de scénarios pour établir des projections et des budgets précis.
• Reporting financier : organiser les tâches de collecte et de validation des données pour simplifier l'élaboration de rapports mensuels et trimestriels.
• Audits de conformité : assurer le suivi de la documentation et des approbations pour respecter efficacement les exigences réglementaires.

Cas d'utilisation des workflows dans l'expérience client

• Onboarding client : automatiser la configuration de compte, les communications de bienvenue et la mise à disposition initiale du service.
• Gestion des commandes et suivi : gérer le traitement des commandes client, avec une actualisation en temps réel du statut et des notifications automatiques.
• Demandes de support et de service : gérer les demandes en affectant les tickets et en faisant remonter les problèmes pour une résolution dans les délais.
• Retours et remboursements : transférer les demandes de retour pour approbation et automatiser le traitement des remboursements pour améliorer la satisfaction client.
• Gestion des avis et de la fidélité : recueillir des avis, gérer les programmes de fidélité et personnaliser les offres en fonction des comportements client.

Cas d'utilisation des workflows dans les RH

• Onboarding collaborateur : rationaliser la configuration de compte, les commandes d'équipement et la formation à la conformité pour les nouvelles recrues.
• Paie et avantages sociaux : automatiser les approbations de salaire, la planification des paiements et l'affiliation pour les avantages sociaux.
• Évaluations des performances : organiser les évaluations, affecter les tâches de feedback et consolider les résultats.
• Gestion du recrutement : gérer la sélection des candidats, la planification des entretiens et les approbations d'offres sur une plateforme centralisée.
• Gestion de la formation : suivre les inscriptions, l'avancement et la certification dans le cadre des programmes de développement pour les collaborateurs.

Cas d'utilisation des workflows dans les opérations

• Traitement des commandes : coordonner les tâches entre les équipes Stocks, Expédition et Facturation.
• Assurance qualité : automatiser les listes de contrôle d'inspection et faire remonter les problèmes en vue d'actions correctives.
• Demandes de maintenance : transférer les tickets de service aux techniciens et suivre les délais de traitement.
• Coordination sur la Supply Chain : synchroniser la communication entre les achats, la logistique et les fournisseurs.
• Gestion de projet : affecter les tâches, suivre l'avancement et gérer les échéances des différentes équipes.

Cas d'utilisation des workflows dans les achats

• Onboarding des fournisseurs : rationaliser la communication fournisseurs en centralisant la validation des prestataires et les contrôles de conformité.
• Demande d'achat : créer et transférer les demandes de biens et de services, y compris les contrôles et approbations budgétaires.
• Traitement des commandes d'achat : générer, contrôler et affecter les commandes d'achat aux fournisseurs pour traitement.
• Gestion des contrats : gérer la création de contrats fournisseurs et leur mise à jour pour garantir la précision et la conformité des accords.
• Facture et paiements : gérer les factures fournisseurs, en confirmer la précision et traiter les paiements.

Cas d'utilisation des workflows dans l'IT

• Demandes dans les centres de services : automatiser l'affectation et la remontée des tickets pour une résolution plus rapide.
• Accès système : gérer les approbations et la configuration des nouveaux comptes utilisateur en toute sécurité.
• Gestion des incidents : transférer les alertes aux bonnes équipes et suivre les étapes de résolution.
• Déploiement logiciel : coordonner les tests, les approbations et les tâches de déploiement pour les nouvelles applications.
• Gestion du changement : exécuter les workflows de contrôle et d'approbation pour les mises à jour et les correctifs système.

Technologies de gestion des workflows

Les technologies modernes de workflows offrent un large éventail de fonctionnalités d'automatisation et d'aide à la prise de décision stratégique. Fortes de ces technologies, les entreprises rationalisent leurs opérations et obtiennent de meilleurs résultats. Découvrez comment ces technologies clés peuvent accroître l'efficacité de vos workflows.

Technologie du Big Data

Le Big Data correspond à ces vastes ensembles de données que les outils traditionnels de traitement des données ne peuvent gérer efficacement. Les entreprises équipées de technologies du Big Data sont en mesure de conserver, traiter et analyser ces informations complexes. Dans la gestion des workflows, les technologies du Big Data alimentent les workflows en données précises en temps réel, ce qui aide les équipes à automatiser les tâches et à optimiser les processus.

Cas d'utilisation de l'automatisation des workflows : collecter et organiser des données de sources structurées et non structurées pour générer des rapports financiers de façon automatique.

Agents IA

Les agents IA sont des systèmes autonomes qui se servent de l'intelligence artificielle pour prendre des décisions et accomplir des tâches sans intervention humaine constante. Avec une bonne supervision IT et des données fiables préservant le contexte métier, ces applications sont à même d'automatiser des workflows complexes à plusieurs étapes. Les agents peuvent endosser un rôle dans un domaine spécifique et participer à la réalisation de tâches transversales.

Cas d'utilisation de l'automatisation des workflows : déployer des agents IA pour suivre les demandes de service entrantes, les hiérarchiser selon leur urgence et automatiquement assigner les tâches à l'équipe adéquate.

Machine Learning

Le Machine Learning (ML) est une branche de l'intelligence artificielle (IA) dans laquelle les systèmes analysent les données, reconnaissent des modèles et font des prévisions. Les systèmes pilotés par le ML se fondent sur les données antérieures pour ajuster leurs performances au fil du temps. Le ML est donc la solution idéale pour automatiser les workflows avec des variables dynamiques telles que les prévisions, la détection des anomalies et les moteurs de recommandations.

Cas d'utilisation de l'automatisation des workflows : anticiper le besoin de stocks en analysant les ventes, les conditions météorologiques et les tendances saisonnières antérieures, réduisant ainsi les ruptures de stock et le gaspillage.

Traitement du langage naturel

Le traitement du langage naturel (Natural Language Processing, NLP) aide les systèmes à interpréter et générer du langage humain écrit ou parlé. Cette technologie offre des fonctionnalités modernes telles que des chatbots, des assistants virtuels et la gestion automatisée des documents. Dans le cadre de la gestion des workflows, ces fonctionnalités réduisent les interventions manuelles dans les processus lourds en matière de communication, car elles automatisent les demandes de routine et les approbations.

Cas d'utilisation de l'automatisation des workflows : utiliser un chatbot piloté par le NLP pour traiter un grand volume de demandes sur le statut des factures ou des commandes d'achat, libérant du temps aux équipes pour des tâches plus complexes.

Vision par ordinateur

La vision par ordinateur donne aux systèmes la possibilité d'interpréter et d'analyser des données visuelles issues d'images et de vidéos. Dans les workflows, cet outil d'IA aide les entreprises à automatiser les inspections, à surveiller les infrastructures et à soutenir la maintenance prédictive en extrayant des enseignements exploitables à partir d'entrées visuelles. Les équipes dépendent moins des contrôles manuels et gagnent en précision dans les processus nécessitant une validation visuelle.

Cas d'utilisation de l'automatisation des workflows : éviter des pannes coûteuses en analysant les images des satellites à la recherche de risques pour les infrastructures et lancer automatiquement les workflows de maintenance.

Automatisation robotisée des processus

L'automatisation robotisée des processus (RPA) recourt à des bots logiciels pour imiter les interactions humaines avec les systèmes digitaux. Ils exécutent des tâches répétitives avec rapidité et efficacité. Dans la gestion des workflows, la RPA comble des lacunes d'intégration, réduit la saisie de données manuelle et accélère les processus sans révision majeure du système. La RPA se prête particulièrement bien aux tâches volumineuses et fondées sur des règles qui monopolisent des ressources et un temps précieux.

Cas d'utilisation de l'automatisation des workflows : automatiser le transfert des données fournisseurs extraites d'e-mails vers les systèmes ERP, éliminant ainsi le traitement manuel.

Gestion des workflows d'entreprise et tendances d'automatisation

Les entreprises recherchent des solutions plus rapides, intelligentes et évolutives pour automatiser les processus. Dans un tel contexte, les innovations actuelles dans le secteur de la gestion des workflows se concentrent sur la diminution de la charge manuelle et l'amélioration de l'agilité système. Des solutions pilotées par l'IA à l'analytique intelligente, ces tendances clés révolutionnent la conception et l'exécution des workflows en entreprise.

• Automatisation intelligente : les workflows avancés combinent des outils d'IA tels que les agents, le NLP et la RPA pour gérer les tâches complexes et les données non structurées en vue d'une automatisation plus intelligente.
• Optimisation prédictive des workflows : l'analytique des processus s'appuie sur les données de workflow pour identifier les goulets d'étranglement et recommander des améliorations qui augmentent l'efficacité.
• Intégration de l'écosystème : les plateformes de gestion des workflows se connectent à divers systèmes et applications pour soutenir la fluidité des workflows à travers les équipes.
• Contenu prédéfini : les solutions proposent des modèles et des composants de workflow prêts à l'emploi pour accélérer le déploiement et réduire la charge de développement.
• Sécurité et gouvernance intégrées : les contrôles de conformité, le chiffrement et les contrôles d'accès sont directement intégrés dans les workflows pour garantir la fiabilité et la conformité réglementaire.

Rôles et compétences en lien avec la gestion des workflows

L'efficacité de la gestion des workflows ne se mesure pas seulement au choix des bonnes technologies. La collaboration compte aussi. Le bon fonctionnement des processus tient à la combinaison des compétences et à la coordination entre les services. Lorsque les collaborateurs comprennent leurs responsabilités et travaillent main dans la main, les workflows gagnent en efficacité et en flexibilité. Voici quelques stratégies de développement d'équipe à envisager afin de créer un socle fort pour la gestion des workflows.

Compétences clés dans la gestion des workflows

Les entreprises n'ont pas besoin de revoir intégralement leurs technologies ou leur organisation pour améliorer leurs workflows. Les applications de gestion modernes incluent souvent des workflows préconfigurés inspirés des bonnes pratiques. Beaucoup d'outils avancés s'adaptent aux besoins des utilisateurs métier, ce qui rend l'optimisation des workflows accessible aux entreprises de toutes tailles. Concentrez-vous sur les compétences essentielles suivantes pour tirer le meilleur parti de ces applications :

• Gestion de projet : coordonner les responsabilités afin d'accomplir les tâches de workflow dans les temps et dans les limites du périmètre.
• Maîtrise technique : savoir utiliser les plateformes de gestion des workflows et les outils d'automatisation adaptés.
• Communication et collaboration : travailler efficacement avec des équipes transversales pour rationaliser les workflows.
• Flexibilité : apprendre à utiliser, et adopter, les technologies émergentes telles que les workflows low-code et l'IA.
• Sensibilisation aux risques et à la conformité : respecter les exigences réglementaires et les politiques de gestion des risques.

Rôles clés dans la gestion des workflows

Les entreprises auront aussi besoin de rôles métier et techniques spécialisés afin d'aligner les objectifs stratégiques et l'exécution. Ensemble, ces rôles veillent à la bonne conception, à la bonne mise en œuvre et à l'ajustement continu des workflows.

Rôles orientés métier :

• Gestionnaire de workflow : supervise la conception et la mise en œuvre des workflows pour garantir le respect des objectifs métier et de la conformité.
• Analyste processus : cartographie et analyse les workflows pour repérer tout manque d'efficacité et recommander des actions en faveur de l'efficacité opérationnelle.
• Chef de projet : planifie et exécute les projets liés aux workflows ; il gère les délais, les ressources et les communications auprès des parties prenantes afin d'obtenir d'excellents résultats.

Rôles techniques :

• Architecte solution : conçoit toute l'architecture d'automatisation du workflow dans un souci d'évolutivité, d'intégration et de sécurité.
• Développeur d'automatisation : crée et gère les workflows automatisés pour rationaliser les tâches répétitives.
• Administrateur système : gère les plateformes de workflows, c'est-à-dire configure les systèmes, gère les autorisations et résout les problèmes techniques.

Comment se lancer dans la gestion des workflows ?

La mise en œuvre d'une nouvelle gestion des workflows requiert une approche stratégique et structurée. Les individus, les processus et les systèmes doivent s'adapter à un nouveau fonctionnement. Les workflows créés n'apporteront pas de valeur ajoutée mesurable sans cette harmonisation. Découvrez comment mettre en œuvre et pérenniser une nouvelle gestion des workflows.

Bonnes pratiques de gestion des workflows :

• Évaluer les processus et définir des objectifs : examinez les workflows existants pour identifier tout manque d'efficacité et définir des objectifs clairs dans les domaines à améliorer.
• Préparer les systèmes de données : veillez à disposer de données propres, cohérentes et fiables en vue d'une automatisation fluide et de résultats précis.
• Impliquer les parties prenantes : impliquez les équipes métier et techniques le plus tôt possible afin d'encourager l'harmonie et la collaboration.
• Choisir les bons outils : optez pour des plateformes de gestion des workflows et des outils d'automatisation adaptés aux besoins de votre entreprise.
• Créer et documenter les workflows : représentez visuellement les processus et documentez clairement les responsabilités de chacun.
• Mettre en œuvre et optimiser : commencez par un programme pilote pour mesurer les résultats et étendez progressivement les workflows dans tous les services en suivant les indicateurs pour ajuster les performances.

Réponses rapides : comment les PME/ETI peuvent-elles accélérer l'automatisation des processus ?

L'automatisation des workflows peut également profiter aux PME/ETI, le tout sans infrastructure technique et investissements d'équipe massifs. Grâce aux workflows prédéfinis disponibles dans les applications de gestion modernes, les entreprises automatisent rapidement leurs processus tout en limitant les coûts. Les équipes ont plus de temps à consacrer à la croissance et l'innovation.

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