Signification et définition du LMS

Un système de gestion de la formation, souvent abrégé en LMS, est une application logicielle qui offre aux entreprises un cadre pour créer, gérer, fournir des contenus pédagogiques, des programmes de formation ou de développement et d'apprentissage tout au long du cycle de vie collaborateur, et en assurer le suivi. Un LMS s'appuie sur l'intelligence artificielle (IA) et des technologies intelligentes pour évaluer les besoins de formation des individus et des entreprises, créer des parcours d'apprentissage personnalisés, assurer le suivi des progrès et des formations sur la conformité.

Pourquoi la gestion de la formation importe-t-elle tant aujourd'hui ?

Les évolutions démographiques majeures, les technologies émergentes, les nouvelles réglementations et la concurrence accrue sur le marché du travail entraînent des pénuries de talents et de compétences. La technologie, en particulier l'IA, fait naître de nouveaux emplois tels que prompt engineer, formateur en IA, éthicien IA, mais le nombre de personnes formées est insuffisant. La gestion de la formation est indispensable pour un apprentissage continu — via une montée en compétences ou une reconversion—, l'objectif étant de surmonter ces pénuries et de donner aux collaborateurs les moyens de faire progresser l'entreprise.

Quelle est la différence entre montée en compétences et reconversion ?

• La montée en compétences correspond à l'acquisition de nouvelles compétences technologiques ou humaines, ou de compétences plus approfondies (y compris en matière de prise de décision et de résolution de problèmes) favorisant les performances des collaborateurs à leur poste actuel.
• La reconversion renvoie à l'apprentissage de nouvelles compétences pour un poste complètement différent ou un changement de carrière.

Dans ce contexte, les entreprises mettent l'accent sur les compétences des collaborateurs dans leurs pratiques RH, comme en témoigne un rapport sur les tendances RH 2024. Fondé sur une étude de 100 ressources réputées de la presse économique, le rapport affirme que « les initiatives de montée en compétences et de reconversion, en particulier s'agissant de besoins urgents tels que l'IA, augmenteront la motivation des collaborateurs ; les entreprises doivent donc en faire une priorité. »

À quoi servent les systèmes de gestion de la formation ?

Les organisations, des établissements d'enseignement aux entreprises en passant par les agences gouvernementales, mettent en place des systèmes de gestion de la formation pour atteindre leurs objectifs en matière d'apprentissage et de conformité. Par exemple, une université utilisera un LMS pour proposer des cours en ligne à ses étudiants du monde entier, tandis qu'une agence gouvernementale se servira d'un LMS pour offrir à ses collaborateurs une formation actuelle sur la conformité et enverra des rappels jusqu'à son achèvement. La plupart des entreprises utilisent un LMS pour les tâches suivantes :

Onboarding

Les équipes RH ont besoin de proposer une formation d'onboarding cohérente, conforme aux exigences régionales dès le premier jour. Les solutions LMS aident les RH à personnaliser, automatiser et accomplir/atteindre les tâches liées à l'onboarding et les objectifs de développement rapidement et à moindre coût, avec à la clé de nouvelles recrues opérationnelles.

Formation des collaborateurs

Un LMS peut aider les responsables d'équipe et les professionnels de l'apprentissage et du développement (L&D) à obtenir une vue centralisée des compétences évaluées des collaborateurs ainsi que des activités de formation actuelles et passées. Ils sont alors en mesure de proposer la bonne formation à la bonne personne, et de suivre ses progrès et son statut de conformité.

Montée en compétences et reconversion

Le style et les besoins d'apprentissage varient d'un collaborateur à l'autre en fonction de son poste et de ses responsabilités actuels et futurs. Un LMS soutient l'apprentissage piloté par les compétences via l'IA et des technologies intelligentes qui génèrent des recommandations et parcours d'apprentissage personnalisés, en phase avec les compétences, le style d'apprentissage et les objectifs métier stratégiques.

Formation continue et développement professionnel

Un LMS fait le lien entre les priorités et besoins en compétences de l'entreprise et le personnel en place, ses activités de développement professionnel et de formation. Il facilite également l'identification de potentiels plans de carrière et d'objectifs de développement personnalisés.

Formation étendue sur l'entreprise et les canaux

Des franchisés aux travailleurs de plateformes, chaque personne représentant une marque doit parfaitement connaître les règles opérationnelles et les directives. Les technologies LMS intelligentes facilitent l'élaboration de programmes de formation et de lancement de marque en phase avec les rôles et les tâches de chaque fournisseur, chaque consultant et chaque partenaire externe.

Formation sur la conformité

Afin de garantir la sécurité et le bien-être tout en limitant les risques et les pertes, les entreprises doivent appliquer une approche organisée et cohérente de la conformité réglementaire et sécuritaire. Outre l'affectation de formations sur n'importe quel critère et le suivi des objectifs de conformité en matière de formation, un LMS offre aux entreprises la possibilité d'élaborer des packs de formations obligatoires qui n'effraieront pas vos collaborateurs... voire qui les raviront !

Quels sont les atouts d'un LMS ?

En centralisant et en rationalisant le contenu et la prestation de formation, un LMS procure de nombreux avantages aux entreprises, à court comme à long terme :

• Taux de suivi des cours plus élevé : compte tenu de l'accessibilité permanente des opportunités d'apprentissage, les collaborateurs ont plus de facilité à participer aux programmes de formation, à suivre les cours et à assurer la conformité sur n'importe quel appareil.
• Engagement accru : les options d'apprentissage interactives et innovantes, notamment les formations en réalité virtuelle et l'apprentissage ludique intégrés aux LMS, rendent les formations plus attrayantes et engageantes.
• Gain de temps et d'argent : les formations virtuelles et à la demande éliminent les frais de déplacement des collaborateurs et formateurs, tout en réduisant les coûts administratifs et de conseil liés aux formations.
• Culture de la formation continue : un LMS peut suivre, recommander et fournir chaque niveau ou unité d'apprentissage dans un parcours de formation continue, ce qui encourage les collaborateurs à ne jamais cesser d'apprendre.
• Amélioration de la conformité : doté de multiples fonctionnalités comme le suivi des workflows, les notifications et les processus de signature électronique, un LMS offre une vue globale transparente sur le statut de conformité de l'entreprise en matière de formation et de certifications, visible par toutes les parties prenantes.
• Personnel paré pour l'avenir : un LMS s'appuie sur des données et informations individuelles pour créer des cours et proposer des compétences pertinentes et assimilables, augmentant ainsi la participation aux formations, leur achèvement et la fidélisation des collaborateurs. Cela se traduit par une accélération des montées en compétences et reconversions plus stratégiques dans le pool de talents.

Défis liés à la mise en œuvre et à la maintenance d'un LMS

En dépit des nombreux avantages qu'offre un LMS, les entreprises doivent également se préparer aux défis posés par la mise en œuvre, la gestion et la maintenance d'un système de gestion de la formation, à savoir :

• Adoption par les utilisateurs : les utilisateurs qui ne sont pas à l'aise avec le changement ou les nouvelles technologies peuvent nécessiter plus de temps pour adopter ou utiliser efficacement un LMS.
• Coûts de mise en œuvre et de maintenance : en raison des coûts potentiellement élevés de développement, de mise en œuvre et de maintenance d'un LMS, ce système peut ne pas être accessible à certaines entreprises.
• Problèmes techniques : les problèmes de connexion et de compatibilité ainsi que les bugs logiciels peuvent perturber l'expérience d'apprentissage et dissuader les utilisateurs de terminer certains cours ou d'en entamer d'autres.
• Création et personnalisation de contenu : des ressources et des compétences supplémentaires sont nécessaires pour développer du contenu actuel, de grande qualité et attrayant, en phase avec les besoins des utilisateurs.
• Mises à jour et maintenance : si elles souhaitent que leur LMS fonctionne de fonction fluide et sécurisée, les entreprises doivent prévoir une maintenance et des mises à jour régulières, ce qui pourrait représenter une charge pour les ressources et entraîner une pénurie de talents.

Encourager l'adoption d'un LMS par les utilisateurs

Comme pour toute transformation digitale, la mise en œuvre repose d'abord sur les utilisateurs et une stratégie de communication claire et transparente. Dans un premier temps, l'annonce de la mise en œuvre d'un LMS pourra susciter des réactions pessimistes en raison de l'ennui et de la pénibilité traditionnellement associés aux formations. Voici comment les entreprises peuvent lancer leur parcours LMS pour surmonter ces réticences :

• Personnaliser le plan de déploiement LMS pour toucher différentes équipes.
• Intégrer des composants multimédias et accessibles n'importe où dans la formation LMS des utilisateurs.
• Proposer des unités de micro-apprentissage, des éléments amusants et fondés sur la ludification, des échanges sociaux et personnels au lieu de sessions de formation éprouvantes d'une journée.
• Montrer aux utilisateurs comment le LMS peut les aider à réaliser leurs objectifs personnels et professionnels, notamment pour le développement de leur carrière et le respect de la conformité.

Comment fonctionnent les systèmes de gestion de la formation ?

Un LMS offre une plateforme digitale de création, de gestion et d'organisation des cours, des programmes de formation, d'apprentissage et de développement optimisés par l'IA et les technologies intelligentes. Les utilisateurs peuvent y accéder pour suivre les objectifs de formation, de conformité ou de développement, créer des cours, suivre une formation en direct et à la demande sur n'importe quel appareil mobile et bien plus encore.

Caractéristiques clés d'un LMS :

• Optimisation par l'IA
  Les entreprises peuvent utiliser des fonctionnalités d'IA pour générer des recommandations personnalisées de formations, de mentors, de missions, de plans de carrière, d'équipes dynamiques et bien plus encore. L'objectif est de pallier les pénuries de talents et de compétences, tout en améliorant la satisfaction des collaborateurs rapidement et efficacement.
• Interface intuitive
  Une interface conviviale et personnalisable facile d'accès accélère l'adoption et la participation des utilisateurs.
• Convivialité mobile
  Aujourd'hui, les entreprises autorisent non seulement leurs collaborateurs à utiliser leurs appareils personnels, mais elles s'appuient également sur ces pratiques. Afin de maximiser l'engagement et la participation des collaborateurs, les LMS laissent aux apprenants la possibilité d'accéder et de réaliser des formations et des évaluations depuis n'importe quel appareil mobile.
• Suivi des données
  Un portail centralisé synchronise les progrès lorsque les apprenants sont en ligne, facilitant le suivi de leur parcours et de leur progression dans les différents services et régions pour les professionnels des RH, de la formation et du développement (L&D). En suivant et en comparant les différents modèles d'apprentissage, les équipes L&D ont toutes les cartes en main pour ajuster et personnaliser les programmes de formation.
• Expérience utilisateur personnalisée
  Les solutions LMS intelligentes optimisées par l'IA et le Machine Learning sont capables d'analyser de multiples jeux de données, dont l'historique, les préférences et les résultats de l'apprenant, pour créer des parcours d'apprentissage personnalisés en fonction des dernières priorités en date de l'entreprise, des compétences, des besoins et des intérêts personnels.
• Supports de formation centralisés
  Les utilisateurs doivent pouvoir facilement trouver et accéder à tous les supports de formation de leur parcours. Un LMS est capable de centraliser l'accès aux supports de formation, des cours à la demande aux quiz en passant par la documentation, à l'aide de l'IA et de fonctionnalités de recherche améliorées enrichies de filtres.
• Reporting et analytique flexibles
  Un LMS facilite la personnalisation en matière de reporting et d'analytique afin d'améliorer l'harmonisation avec des critères et des objectifs d'apprentissage spécifiques. La personnalisation des rapports en temps réel et les représentations visuelles claires et concises permettent aux équipes L&D d'identifier les tendances, de mieux comprendre certains défis, et d'améliorer les supports de formation.
• Conformité
  Les technologies émergentes font naître de nouvelles lois et règles, notamment la loi de l'UE sur l'IA, qui traduisent l'évolution du niveau de surveillance, des réglementations et des attentes du personnel. Un LMS centralise, organise et suit l'avancement de chaque collaborateur s'agissant des formations et des certifications de conformité obligatoires.
• Une gamme flexible d'outils d'évaluation
  À chaque indicateur correspond un outil d'évaluation différent, par exemple des moteurs d'examen, des scénarios de ramification et d'autres types de simulations. Grâce à un éventail plus fiable d'outils d'évaluation, les apprenants peuvent recevoir des commentaires constructifs, spécifiques à leurs besoins et à leurs défis.
• Création de cours
  L'option de création de cours flexible donne carte blanche aux utilisateurs qui peuvent élaborer un cours dans le LMS à partir de zéro ou en important des supports de formation existants très variés, des documents aux webinars en passant par les vidéos ou les modules de formation interactifs.
• Formation intégrée dans le cycle de vie des collaborateurs
  Un LMS facilite l'alignement des objectifs d'épanouissement des collaborateurs et des besoins en compétences de l'organisation, de l'onboarding à la succession, en fixant des objectifs de développement et en favorisant la mobilité interne par le biais d'opportunités d'apprentissage permanentes (projets, bourses, coaching ou mentorat, par exemple).
• Interopérabilité
  Alors que les systèmes de gestion de la formation deviennent de plus en plus élaborés, les normes techniques et les modèles de données soutenant l'interopérabilité entre les activités de formation dans différents systèmes techniques se complexifient aussi. Un LMS doit être capable de s'intégrer à d'autres systèmes tiers et d'échanger des données dans le respect des normes d'e-learning telles que SCORM, xAPI et Tin-Can.
• Outils sociaux de formation
  Selon un article paru dans Forbes sur les statistiques et tendances 2024 sur les réseaux sociaux, une personne passe environ 2 heures et 25 minutes sur les réseaux sociaux chaque jour. Un LMS peut engager les apprenants sur les réseaux sociaux pour susciter de l'enthousiasme, augmenter la participation et la collaboration.
• Mise en œuvre flexible
  Un LMS à la mise en œuvre et à la configuration flexibles est capable d'évoluer pour répondre aux besoins futurs de l'entreprise et d'ajouter des add-ons pour répondre à de nouvelles exigences telles que la ludification par des partenaires tiers. Cette flexibilité réduit les coûts initiaux et favorise l'innovation continue.
• Facilité d'intégration et d'utilisation
  En soutenant une intégration cloud fluide à d'autres systèmes, un LMS peut fournir une vue plus précise et exploitable des besoins en formation et en développement, tout en facilitant l'accès pour tous les utilisateurs.
• Formation basée sur la ludification
  Dans un LMS, la ludification passe en général par le recours à des points, des notes, des badges, etc. Lorsqu'un apprenant a la possibilité de travailler pour atteindre un niveau ou un statut spécifique, l'expérience montre qu'il sera davantage susceptible d'interagir avec le contenu et de retenir les connaissances acquises.
• Micro-apprentissage
  Le micro-apprentissage est une stratégie pédagogique prenant pour base des sujets vastes et complexes, qui sont ensuite subdivisés en unités d'enseignement plus réduites. Dans un LMS, ces micro-unités sont consultables par l'apprenant à tout moment et en tout lieu afin de se rafraîchir la mémoire et peuvent être intégrées à des objectifs pédagogiques plus formels ou à plus long terme.
• Apprentissage sur le tas
  En apprenant sur le tas, les apprenants trouvent facilement et rapidement des réponses à leurs questions ou suivent de petits modules de micro-apprentissage, tout en travaillant et en s'impliquant concrètement dans une tâche pertinente pour l'unité de formation en question.
• Plateforme ouverte
  Une solution LMS à l'écosystème ouvert peut aider les entreprises à tirer profit de divers contenus issus de fournisseurs de cours en ligne ouverts à tous (MOOC), par exemple, ainsi que d'innovations de sources variées.

Types de systèmes de gestion de la formation

Les systèmes de gestion de la formation évoluent sans cesse pour satisfaire aux exigences commerciales et technologiques et s'adapter à différents types d'apprenant. Pour sélectionner le LMS qui lui correspond le mieux, chaque entreprise doit comprendre les caractéristiques propres à chaque LMS. Types de LMS :

LMS cloud (solutions basées sur le SaaS) : les solutions SaaS offrent un large éventail de fonctionnalités et d'intégrations, et simplifient l'évolutivité et les mises à jour grâce au cloud. Généralement hébergé par l'éditeur de logiciels, ce type de LMS peut être étendu ou réduit à la demande, et s'avère moins coûteux que les systèmes on-premises en matière de maintenance et de mise à jour.

LMS auto-hébergé : destiné aux entreprises souhaitant installer et héberger leurs propres systèmes et contenus LMS, ce système offre certes un contrôle total, mais il s'accompagne aussi de compromis en termes d'évolutivité, de rapidité, de coûts et de facilité d'intégration.

LMS ouvert : l'open source convient parfaitement aux petites entreprises prêtes à utiliser le code public gratuit prédéfini et à le mettre en œuvre dans leurs propres systèmes.

LMS mobile : il ne s'agit pas réellement d'un type de LMS distinct, mais plutôt d'un LMS associé à des composants et à des tableaux de bord adaptés aux appareils (ce qui n'est pas forcément le cas avec les systèmes ouverts et auto-hébergés).

LMS d'entreprise : bien qu'il soit possible d'adapter un LMS pédagogique aux besoins de l'entreprise, ces systèmes sont conçus d'emblée pour les utilisateurs professionnels. Un LMS d'entreprise peut être basé sur le cloud ou auto-hébergé.

LMS pédagogique : ces systèmes ont servi de base au développement de nombreux LMS d'entreprise modernes, mais ne sont pas nativement conçus pour les besoins et les priorités des entreprises. Un LMS pédagogique (Canvas, Blackboard ou Google Classroom, par exemple) peut être basé sur le cloud ou auto-hébergé.

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