Automatisation AP : définition et fonctionnement

L'intérêt croissant pour l'automatisation dans la comptabilité fournisseurs (AP) est un signe assez révélateur de l'état d'esprit général chez les dirigeants d'entreprise aujourd'hui : malgré les nombreuses opportunités, la concurrence est plus rude que jamais, et il n'y a plus de place pour la complexité et l'inefficacité. Grâce aux incroyables fonctionnalités pilotées par l'IA offertes par les technologies modernes, et à l'accent mis sur la rationalisation et la stratégie, l'automatisation des processus s'est fait une place. Les entreprises sont déjà en train de se rendre compte de son intérêt pour se débarrasser des pratiques papier lourdes et des tâches de comptabilité manuelles sujettes aux erreurs.

Au cours d'une récente enquête, l'Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) a constaté que 56 % des équipes AP consacraient plus de 10 heures par semaine au seul traitement des factures manuelles. Comme chacun sait, ce type de saisie de données peut entraîner des erreurs coûteuses en temps et en argent. Si vous vous trouvez dans une situation similaire aux participants du rapport IFOL, vous conviendrez que les « erreurs, exceptions et écarts de données » comptent parmi vos principales préoccupations comptables. Fort heureusement, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs est en mesure de relever ces défis haut la main.

Qu'est-ce que l'automatisation AP ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs repose sur de puissantes technologies pilotées par l'IA qui rationalisent et améliorent les processus de bout en bout. Commençons par le début, à savoir des factures électroniques reçues via un portail, directement d'un fournisseur ou convertis du format papier au format digital. Le processus vous permet de rapidement valider les données de base et de contrôler les factures en parallèle de documents tels que des commandes d'achat et des entrées de marchandises, avec pour résultat une accélération des approbations et des paiements dans les temps.

Puisqu'il y a moins d'interventions manuelles, le risque d'erreurs diminue tandis que l'efficacité globale augmente. Les meilleures solutions d'automatisation AP prennent en charge le traitement des données en temps réel et la prise de décision confiante — des aspects essentiels pour préserver le flux de trésorerie et la santé financière de votre entreprise. En gagnant en rapidité et en précision dans le traitement, vous simplifiez vos opérations et renforcez vos relations fournisseurs.

Les écueils de la comptabilité fournisseurs papier

Les processus AP papier et manuels risquent de compromettre l'efficacité opérationnelle dans votre entreprise. Ils entravent la disponibilité des informations de facturation et de paiement pour vous et vos fournisseurs. Ils épuisent des ressources pour le traitement, la saisie de données et le rapprochement manuels. Et lorsque vos équipes sont occupées à chercher des papiers et à répondre à des appels sur le statut des paiements, elles n'accomplissent pas des tâches plus stratégiques et plus urgentes. Cette situation peut susciter du stress et de l'insatisfaction chez vos fournisseurs. Ce ressenti a des conséquences directes sur votre entreprise, de votre pouvoir de négociation à la possibilité de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Avantages de l'automatisation AP

Rapidité. Précision. Efficacité. Ce sont les premiers mots qui viennent à l'esprit des gens quand on parle d'automatisation des processus. Toutefois, lorsque vous combinez des solutions intégrées à de bonnes pratiques AP modernes, les résultats s'étendent au-delà de l'environnement AP. Ils soutiennent la collaboration et la visibilité au sein de vos équipes et entre toutes les parties prenantes. L'automatisation de votre processus Invoice-to-Payment présente des avantages. En voici quelques-uns :

• Efficacité accrue : en rationalisant le processus de facturation et de paiement avec pertinence, mesures à l'appui, l'automatisation AP réduit le temps nécessaire pour les approbations et augmente la productivité globale.
• Réduction des coûts : l'automatisation diminue de manière significative le coût de traitement des factures en limitant les entrées manuelles et les coûts de personnel associés. Elle réduit également les frais liés au stockage et au traitement des documents.
• Meilleure gestion du flux de trésorerie : l'automatisation des processus AP accélère les cycles de paiement, ouvre la voie à des opportunités de remises pour paiement anticipé et génère des insights à la demande sur les bilans. En somme, elle contribue à renforcer le fonds de roulement et à optimiser le flux de trésorerie.
• Amélioration des relations fournisseurs : en plus d'améliorer la ponctualité des paiements, l'automatisation AP se veut le socle de processus agréablement prévisibles et de canaux de communication fiables — ce qui contribue à une amélioration de la satisfaction et des relations fournisseurs.
• Cohérence par rapport aux normes mondiales : en centralisant des données de conformité actualisées provenant du monde entier, vous pouvez réduire considérablement les risques et accélérer la prise de décision si de nouvelles opportunités mondiales se présentent.
• Augmentation de la précision : la plupart des erreurs sont involontaires, mais pas toutes. Les outils d'automatisation AP intégrés peuvent vous aider à prévenir les erreurs accidentelles — et à identifier les erreurs frauduleuses à temps.
• Gestion des factures sans commande d'achat et des factures de services : grâce à la puissance de l'IA et du Machine Learning, les systèmes d'automatisation AP d'aujourd'hui sont capables de fusionner et de traiter des ensembles de données disparates sans délai.

En quoi consiste l'automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Par automatisation de la comptabilité fournisseurs, on entend une méthode qui limite l'intervention humaine et élimine les tâches sujettes aux erreurs de la comptabilité fournisseurs, aussi appelé comptes fournisseurs. Pour ce faire, les entreprises utilisent un logiciel de comptabilité fournisseurs intégré à un réseau d'entreprises en ligne qui connecte les partenaires commerciaux.

Comment automatise-t-on la comptabilité fournisseurs ?

Les tout premiers outils d'automatisation des processus ressemblaient plutôt à des robots sur une chaîne de montage. Ils accomplissaient une tâche à répétition, mais ne géraient pas bien les écarts ou les situations complexes. L'IA et les cerveaux connectés au cloud présents dans les solutions AP actuelles ne font qu'une bouchée de la complexité. Ils apprennent en faisant et traitent différents types de données avec facilité — vous obtenez des workflows personnalisables et un reporting à la demande. De nos jours, les meilleurs systèmes d'automatisation AP comptent plusieurs acteurs. En voici quelques-uns :

• Intelligence artificielle (IA) et Machine Learning (ML) : forts de ces technologies en leur cœur, les systèmes d'automatisation AP s'appuient sur les données historiques pour s'améliorer au fil du temps. Ils lancent ainsi rapidement des workflows, même les plus complexes, ce qui augmente la précision et la rapidité à tous les niveaux.
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) : l'OCR convertit des images de texte dactylographié, écrit à la main ou imprimé en texte encodé par machine, généralement à partir d'un document scanné. L'IA a nettement amélioré la précision et la flexibilité en matière de reconnaissance optique.
• Automatisation robotisée des processus (RPA) : en lieu et place de robots physiques, la RPA fait appel à des robots logiciels (bots) pour automatiser les tâches manuelles répétitives. Comme les autres technologies, ces bots ont énormément évolué ces dernières années et sont désormais capables de gérer des tâches plus complexes et imprévisibles.
• Automatisation des workflows digitaux : il s'agit de créer des voies automatisées pour l'approbation des factures. Celles-ci sont transférées électroniquement d'après des critères spécifiques (tels que le montant, le fournisseur ou le centre de coûts) afin que la bonne personne puisse valider la bonne facture au bon moment.
• Échange de données informatisé (EDI) : l'EDI consiste en l'échange d'ordinateur à ordinateur de documents commerciaux au format électronique standard entre des partenaires. Cette méthode se veut plus précise et rapide tout en permettant des contrôles de confidentialité et de sécurité plus stricts.

Quelles tâches de la comptabilité fournisseurs peuvent être automatisées ?

Chaque entreprise a ses propres protocoles et workflows. La liste ci-dessous met simplement en évidence quelques tâches fréquemment automatisées :

• Saisie de données et capture de factures : en règle générale, les entreprises utilisent la technologie OCR en association avec l'IA pour capturer rapidement et avec précision les données de factures ou d'autres documents à digitaliser.
• Contrôle et validation des factures : les systèmes automatisés contrôlent les factures d'après les commandes d'achat et les reçus correspondants, s'assurant de leur précision avant traitement. Cette méthode garantit le paiement des seules transactions vérifiées, soit un gage de contrôle financier.
• Routage des approbations et workflows : les processus d'approbation des factures sont soumis à des règles prédéfinies afin que le bon document parvienne à la bonne personne (avec le bon niveau de sécurité).
• Planification et exécution des échéances de paiement : les systèmes automatisés planifient les paiements en fonction des dates d'échéance et des stratégies de trésorerie de l'entreprise. Ils exécutent ensuite les paiements, gèrent les transferts de fonds électroniques, optimisent les ressources financières et respectent la réglementation régionale.

Comment automatiser la comptabilité fournisseurs

Les projets de transformation digitale ne dévient pas de leur trajectoire à cause de défaillances système, mais en raison d'une mauvaise planification et d'une communication lacunaire. Ces stratégies éprouvées peuvent vous aider à lancer votre projet d'automatisation AP avec brio :

• Évaluation des processus AP actuels et identification des lacunes : commencez par examiner avec soin vos processus de comptabilité fournisseurs existants afin de repérer les pertes d'efficacité et les points améliorables par l'automatisation. Cette évaluation vous aidera à identifier des besoins spécifiques et à préparer le terrain pour une solution d'automatisation sur mesure.
• Choix d'un bon logiciel d'automatisation AP : choisissez un logiciel en phase avec les besoins spécifiques de votre entreprise. Tenez compte de critères tels que la compatibilité avec les systèmes existants, la convivialité, l'évolutivité et la capacité à soutenir les opérations mondiales, le cas échéant.
• Mise en place de la capture de factures digitale (OCR et facturation électronique) : mettez en œuvre des technologies comme l'OCR et la facturation électronique pour passer de formats papiers à des formats digitaux, une étape clé pour réduire la saisie de données manuelle et gagner en précision.
• Configuration de workflows automatisés et de hiérarchies d'approbation : établissez des règles et des workflows clairs pour le traitement et l'approbation des factures. Concevez-les dans un souci de rationalisation des processus, de réduction des retards et de respect des politiques d'entreprise.
• Élaboration d'une stratégie de communication, de feedback et de formation forte : les intégrations logicielles réussies ont une chose en commun, à savoir les responsables ont pris le temps d'identifier les problèmes et les souhaits de leurs équipes clés. Prenez le temps de communiquer les objectifs descendants de votre entreprise et les raisons qui vous ont poussé à choisir de nouvelles solutions. Repensez les rôles et les responsabilités afin de vous assurer que l'automatisation ne remplace pas des emplois, mais au contraire permet à vos équipes de développer des compétences plus stratégiques et commercialisables.

Comment choisir un logiciel d'automatisation AP

Face à une concurrence sans précédent et à des forces incertaines sur le marché, si des opportunités s'offrent à vous pour rationaliser et accélérer vos opérations, obtenir de meilleurs insights pilotés par les données et plus de visibilité, vous devez les saisir. Les technologies qui étaient « un plus » il y a encore quelques années sont devenues indispensables. Il est plus important que jamais que vous élaboriez une stratégie éclairée à long terme. Elle vous servira à développer un portefeuille technique répondant parfaitement à vos besoins qui facilitera votre évolution dans un paysage commercial en mutation. L'évaluation d'un logiciel d'automatisation AP passe par plusieurs étapes, notamment les suivantes :

• Comprendre vos exigences relatives au processus AP : définissez clairement vos besoins d'automatisation, y compris les fonctionnalités essentielles qui relèveront les défis posés par vos processus actuels.
• Évaluer l'évolutivité et la flexibilité : assurez-vous que le logiciel peut s'adapter à votre croissance ainsi qu'à l'évolution des processus et de la réglementation.
• Veiller à l'intégration aux systèmes existants : le logiciel doit parfaitement s'intégrer à vos systèmes ERP et financiers actuels afin de préserver la cohérence des données et de rationaliser les opérations dans toute l'entreprise.
• Privilégier les interfaces conviviales et intuitives : optez pour un logiciel avec une interface intuitive, car celle-ci optimise la courbe d'apprentissage et maximise le taux d'adoption au sein de votre personnel. La convivialité rend possible la pleine exploitation des fonctionnalités du logiciel.
• Évaluer les fonctionnalités de sécurité et de conformité : il est essentiel que le logiciel applique des mesures de sécurité fortes pour protéger les données financières sensibles, et qu'il prenne en charge la conformité réglementaire dans tous les pays où votre entreprise est présente.
• Examiner la réputation des éditeurs et les services de support : renseignez-vous sur la réputation de l'éditeur sur le marché et sur la qualité de son support client. Un service client fiable garantit une résolution rapide des problèmes et des performances système continues.

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