Présentation d'un système de suivi des candidats

Un système de suivi des candidats (ATS) est une application logicielle destinée aux ressources humaines (RH) qui permet aux entreprises de gérer les tâches de recrutement et d'embauche de manière digitale. Il s'agit d'une base de données centrale qui regroupe les informations relatives aux emplois et aux candidats et qui permet de gérer les offres d'emploi, les annonces et les candidatures, ou encore de passer en revue et de sélectionner les candidats.

Un ATS prend en charge l'exécution de tâches courantes telles que la création des descriptions de postes, la publication des annonces sur les sites de carrières et les sites d'offres d'emploi, l'analyse des CV, la planification des entretiens, la compilation des feedbacks, la vérification des antécédents et la génération des lettres d'offre avec signatures électroniques.

Le système gère également l'expérience des candidats. Cela inclut la recherche de postes, la candidature en ligne et la vérification du statut d'une candidature, ainsi que la génération de notifications destinées aux candidats.

En quoi consiste un système de suivi des candidats ?

Un ATS est une base de données destinée aux candidats qui automatise et gère les workflows associés au processus de recrutement. Il permet aux responsables du recrutement et aux recruteurs de réduire le volume des CV reçus afin de se concentrer uniquement sur les candidats les plus qualifiés.

Grâce à la fonctionnalité permettant de configurer des règles métier, les entreprises peuvent garantir qu'elles respectent de bonnes pratiques de recrutement tout en protégeant les données personnelles transmises par les candidats.

Qui utilise un système de suivi des candidats ?

Les entreprises, de toute taille et de tout secteur, utilisent des systèmes de suivi des candidats pour organiser, rechercher et communiquer avec des candidats, et pour gérer leur processus de recrutement. Alors que ces systèmes étaient autrefois réservés aux très grandes entreprises en raison des exigences en matière d'infrastructure et des coûts associés, aujourd'hui même les plus petites entreprises peuvent tirer parti des économies garanties par les offres SaaS (logiciel en tant que service) dans le cloud.

Pourquoi l'ATS est-il important ?

L'ATS accélère le processus de recrutement. En passant d'un processus papier hors ligne à un processus digital automatisé, les tâches de recrutement et d'embauche sont rationalisées, ce qui libère du temps et garantit le respect des meilleures pratiques en matière de recrutement.

Les exemples suivants démontrent en quoi un système de suivi des candidats peut être bénéfique à une entreprise :

• Davantage de candidats : un ATS permet plus facilement aux personnes en recherche d'emploi de trouver des offres et de postuler en ligne, ce qui augmente le nombre total de candidatures.
• Cycles de recrutement plus rapides : les recruteurs peuvent rechercher rapidement dans tout le pipeline de candidats, en sélectionnant des candidats intéressants et en se consacrant à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme les entretiens de présélection, les références et les offres.
• Meilleure collaboration avec les parties prenantes : pendant la phase d'entretien, les responsables du recrutement passent en revue les candidats et fournissent un feedback dans l'ATS. Des règles métier peuvent être configurées afin d'automatiser la progression des candidats au fil des étapes de sélection et de recrutement.

Évolution des systèmes de suivi des candidats

Avant Internet, les offres d'emploi étaient publiées dans les petites annonces des journaux ou dans des revues spécialisées. Ce processus papier était chronophage et compliqué à gérer. Les candidats à un poste ne pouvaient pas suivre facilement le statut de leur candidature. Les recruteurs et les responsables du recrutement, en raison du volume trop important des candidatures papier, n'étaient pas en mesure d'identifier les candidats les plus qualifiés.

Grâce à Internet et aux technologies digitales, postuler à un emploi est devenu beaucoup plus simple. Des sites Web mondiaux dédiés à l'emploi proposent des postes où que vous soyez dans le monde. Le recrutement est vite devenu une affaire de volume.

Les premiers systèmes de suivi des candidats ont été développés à la fin des années 1990 et étaient hébergés on-premises. Ces systèmes étaient axés sur le traitement et le stockage de grandes quantités de CV tout en garantissant la conformité et la cohérence avec les pratiques de recrutement. Mais les recruteurs et les responsables du recrutement ont fini par subir les effets de tels volumes de candidatures, c'est pourquoi ces systèmes ont rapidement évolué afin de prendre en charge la présélection, l'analyse des CV, la décomposition, les notifications automatiques et l'analytique.

Aujourd'hui, les systèmes de suivi des candidats sont principalement déployés dans le cloud et proposés sous forme de logiciel en tant que service (SaaS), avec des fonctionnalités d'IA. Un ATS basé sur le cloud réduit considérablement les coûts de mise en œuvre et les processus inefficaces, ce qui diminue la dépendance à l'informatique.

La technologie ATS a évolué en vue de s'adapter aux exigences actuelles en matière de recrutement, notamment :

• Workflows optimisés par l'IA : rationaliser le recrutement grâce à la mise en correspondance pilotée par l'IA, à la sélection automatisée, à la planification des entretiens et à la gestion digitale des offres pour accélérer les décisions et faciliter la planification du personnel.
• Recrutement virtuel : gérer les espaces de travail à distance et les efforts de recrutement, par exemple les sites de carrières, les échanges avec les candidats, les offres et les entretiens.
• Recrutement de masse : attirer, sélectionner et recruter rapidement un nombre important de candidats dans des secteurs spécifiques, comme la santé, la grande distribution, le e-commerce et les nouvelles technologies.
• Grand nombre de candidats : sélectionner un nombre important de candidats pour des postes spécifiques.
• Recrutement interne : identifier les collaborateurs éligibles à une promotion interne.
• Diversité et inclusion : assurer la conformité avec les initiatives de recrutement d'une entreprise et les pratiques de recrutement sans préjugés.

Un ATS prend en charge le processus de recrutement de la publication de l'offre d'emploi jusqu'à la présentation d'une lettre d'offre. Les informations communiquées dans le cadre du recrutement étant des données personnelles, les systèmes de suivi des candidats aident également les entreprises à se conformer aux lois concernant la protection des données telles que le RGPD.

Cas d'utilisation d'un ATS

Les recruteurs sont les utilisateurs les plus actifs dans un ATS. Ils utilisent le système quotidiennement afin de gérer les annonces, les offres d'emploi, l'examen des candidats et la progression des candidats au fil des étapes de recrutement.

Les responsables du recrutement utilisent un ATS pour prendre part au processus de recrutement. Le système leur fournit un accès direct aux offres d'emploi actives afin d'examiner les descriptions de postes, les candidats et les CV, et de consulter le statut de chaque candidat. L'ATS génère des informations en vue de préparer et de mener les entretiens, mais également de stocker des feedbacks quantitatifs et qualitatifs à la suite d'un entretien.

Les candidats utilisent l'ATS pour rechercher et postuler à des emplois, vérifier le statut d'une candidature et accepter des offres d'emploi.

Aspects à privilégier dans un ATS

Les systèmes de suivi des candidats sont proposés sous forme de solutions autonomes ou peuvent être inclus dans une plateforme logicielle de recrutement de bout en bout incluant des fonctionnalités pour la gestion des relations avec les candidats (CRM).

Parallèlement, l'ATS est souvent utilisé avec un logiciel CRM. Mais contrairement à l'ATS, ces systèmes permettent d'attirer des talents et de se mettre en relation avec les candidats ayant changé de statut. Les systèmes de gestion des relations avec les candidats se concentrent sur l'implication des candidats et sur la création d'une expérience de recrutement positive dans son ensemble.

Certaines entreprises préfèrent la simplicité d'une application ATS autonome pour la gestion des données des candidats. Toutefois, cette option présente quelques limites. Bien qu'ils soient suffisants pour gérer les candidats actifs, ces systèmes ne proposent pas les fonctionnalités requises pour impliquer et encourager les talents passifs.

Les logiciels de recrutement qui incluent des fonctionnalités ATS et CRM offrent une flexibilité et une efficacité optimales tout au long du parcours candidat. Voici quelques avantages de ces deux systèmes combinés :

• Accès à des sites Web de carrières perfectionnés
• Landing pages personnalisées
• Campagnes marketing par e-mail
• Pools de talents plus importants
• Intérêt et implication supérieurs des candidats présélectionnés
• Cycles de recrutement plus rapides
• Meilleure collaboration avec les parties prenantes internes

Une solution de recrutement de bout en bout réduit les coûts et permet de gérer plus facilement plusieurs systèmes en parallèle.

Il faut notamment tenir compte des éléments suivants :

• Évolutivité : les besoins d'une entreprise fluctuent en matière de recrutement, c'est pourquoi il convient d'avoir un logiciel agile et évolutif.
• Intégration : déterminer à l'avance comment la technologie s'intégrera aux autres logiciels de recrutement ainsi qu'à l'ensemble de l'infrastructure technologique des ressources humaines. Ces intégrations prendront en charge l'élimination des processus de données manuels et la capacité de combiner les données de recrutement avec les données des collaborateurs.
• Exigences des utilisateurs : tenir compte de tous les utilisateurs (candidats, recruteurs, responsables du recrutement) et s'assurer que l'ATS est en mesure de fournir une expérience efficace et positive pour tout le monde.

Quelles sont les fonctionnalités d'une plateforme de recrutement de bout en bout incluant l'ATS et le CRM ?

Voici un aperçu des fonctions et fonctionnalités combinées que vous pouvez exploiter avec une solution de recrutement complète :

Publication d'une offre d'emploi

• Créer des descriptions de postes mettant l'accent sur les compétences privilégiées.
• Identifier les inégalités entre les sexes et les niveaux de salaires grâce à des analyses automatisées.
• Créer un site Web avec la marque employeur pour les personnes en recherche d'emploi.
• Élaborer et gérer les annonces sur les sites Web de carrières et les sites d'offres d'emploi.
• Utiliser des applications configurables par offre (application mobile, application rapide, plusieurs étapes).

Évaluation des candidats

• Rechercher des applications internes et externes à l'aide d'une base de données unique.
• Configurer des questions de présélection de candidats pour chaque annonce.
• Automatiser le stockage et l'analyse des données des CV, y compris la dissociation.
• Recevoir des notifications et des alertes automatiques personnalisées pour chaque rôle.
• Fournir un accès sécurisé aux agences tierces.
• Générer des rapports et des analytiques en temps réel tout au long du processus de recrutement.

Entretien avec les candidats

• Planifier des entretiens et suivre la progression.
• Regrouper les feedbacks et consolider automatiquement les évaluations des candidats.
• Fournir un accès sécurisé au portail contenant les informations à jour et le statut actuel d'un candidat.

Recrutement et onboarding

• Accéder à des modèles et à des formulaires préremplis avec les données de la marque.
• Générer et présenter des lettres d'offre avec des fonctionnalités de signature électronique afin d'accélérer la procédure.
• Automatiser le processus d'onboarding.

Quand une entreprise doit-elle mettre en œuvre un ATS ?

La mise en œuvre d'un ATS doit être envisagée par les entreprises qui connaissent une croissance rapide et qui ont des objectifs de recrutement ambitieux, en corrélation avec la stratégie globale de l'entreprise. D'autres exigences peuvent également entrer en ligne de compte, par exemple s'il s'agit de cibler des compétences spécifiques ou un rôle très exigeant, de soutenir les efforts en matière de recrutement de masse ou bien de résoudre d'importants manques d'efficacité au sein des RH là où un modèle de données centralisé et des workflows automatisés permettraient d'économiser du temps et de l'argent. Voici quelques exemples de manque d'efficacité :

• Le suivi du recrutement est effectué sur une feuille de calcul.
• La même offre d'emploi doit être soumise manuellement sur plusieurs sites d'offres d'emploi.
• Trop de temps est consacré à l'examen d'un grand nombre de candidatures non pertinentes.
• Les feedbacks et les décisions de l'équipe de recrutement sont difficiles à obtenir.
• Aucune ressource interne n'est disponible pour créer, gérer ou améliorer un site de carrière.
• Mesurer la valeur du recrutement est difficile ; la méthode est incohérente.

Quand faut-il mettre à niveau un ATS ?

La plupart des entreprises choisissent la mise à niveau entre un ATS existant et une plateforme logicielle de recrutement de bout en bout, incluant au sein d'un CRM des fonctionnalités permettant aux candidats de s'impliquer.

Un ATS obsolète peut entraîner les manques d'efficacité suivants au niveau des RH :

• Une même candidature est proposée pour plusieurs offres d'emploi.
• Un important taux d'abandon est constaté au cours du processus de recrutement.
• La fidélisation et l'implication des candidats se révèlent compliquées et inefficaces.
• L'existence de préjugés inconscients est ignorée.
• La mise en place de stratégies de recrutement spécifiques, comme le recrutement de masse, la promotion interne et le recrutement virtuel, est difficile voire impossible.

Les systèmes de suivi des candidats, en particulier lorsqu'ils sont intégrés à des solutions de recrutement de bout en bout, fournissent une plateforme moderne et sécurisée afin que les RH puissent attirer, identifier, impliquer et recruter les meilleurs candidats. Un ATS élimine les processus manuels chronophages afin que les efforts de recrutement soient parfaitement synchronisés avec la croissance prévue de l'entreprise.