Les avantages des stratégies plus intelligentes pour réduire les coûts d'achat

Des achats bien gérés ne permettent pas uniquement de faire des économies : ils encouragent l'innovation, renforcent les relations avec les fournisseurs et placent votre entreprise sur la voie de la prospérité. Lorsqu'on combine efficacité opérationnelle et anticipation stratégique, c'est là que la réduction des coûts d'achat peut se transformer en une opportunité de créer de la valeur à long terme.

Pourtant, pour de nombreuses entreprises, la gestion des coûts d'achat reste complexe et frustrante. Les dépenses sont cloisonnées, les conditions contractuelles sont obsolètes et les données fondamentales se trouvent dans des feuilles de calcul qui n'ont pas vraiment de sens. Les responsables Achats savent qu'ils doivent réduire les dépenses, mais ils sont aussi conscients de leur mandat au sens large : générer des économies tout en renforçant la résilience, en faisant progresser la durabilité et en entamant une transformation numérique.

De la réduction des coûts à la création de valeur à long terme

Le véritable défi est de trouver le bon équilibre. Sur le papier, la renégociation rapide d'un contrat peut aboutir à une réduction des coûts d'achat. Mais si cette renégociation émousse la confiance des fournisseurs, des coûts cachés se révèleront plus tard sous la forme de perturbations ou d'opportunités manquées. De la même façon, l'automatisation des commandes d'achat peut améliorer l'efficacité, mais elle ne fera pas ressortir les enseignements approfondis sur les économies que peuvent révéler l'analyse des achats, la gestion des catégories ou la collaboration avec les fournisseurs.

C'est pourquoi les responsables Achats avisés traitent la réalisation d'économies comme une discipline continue. Ils combinent gains à court terme et visions à long terme. Ils ne s'arrêtent pas aux prix unitaires : ils déterminent l'influence des décisions de dépense sur la résilience, la conformité et la capacité d'innovation. Et ils s'appuient de plus en plus sur les données, l'IA et l'analytique avancée pour faire ressortir des enseignements que leur intuition seule ne peut pas fournir.

Durabilité et technologie dans les économies sur les achats

Face aux pressions réglementaires qui s'accentuent et aux directives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) qui deviennent plus strictes, la durabilité ajoute une dimension urgente et stratégique à la gestion des coûts d'achat. Aujourd'hui, les objectifs ESG sont étroitement liés aux performances financières. De ce fait, la fonction Achats est devenue un levier essentiel aussi bien pour la conformité que pour la création de valeur.

Pour générer des économies mesurables sur les achats, il est par exemple possible d'intégrer des exigences de durabilité dans les contrats, de s'approvisionner auprès de fournisseurs dont les opérations génèrent des émissions plus faibles, ou encore de gérer les catégories en gardant les critères ESG en tête. Ces pratiques font également progresser le reporting sur la durabilité d'entreprise et garantissent le respect des directives. En procédant ainsi, la maîtrise des coûts et les principes ESG ne rentrent pas en conflit : ils se renforcent l'un l'autre, étant donné qu'une non-conformité peut entraîner des sanctions financières coûteuses, voire même des conséquences juridiques.

La technologie est aussi un levier efficace. Les plateformes d'achats modernes fournissent une visibilité en temps réel sur les données d'émissions, les performances ESG des fournisseurs et les métriques de conformité, tout en améliorant l'efficacité et en réduisant les coûts d'achat. L'IA, quant à elle, permet d'identifier des opportunités de sourcing durable, de prévoir l'impact des changements réglementaires et de suivre la progression vers les objectifs ESG.

Les technologies les plus efficaces pour renforcer le respect des critères ESG intègrent des solutions de durabilité dans les processus Achats et éliminent les cloisonnements avec les autres services. Elles fournissent également des solutions de reporting collaboratives et holistiques utilisant les riches données ESG dont les entreprises disposent. Pour intégrer la stratégie ESG aux activités d'achats, l'idéal est de partager les données concernant les achats avec les équipes de reporting Finance et Durabilité et ce, afin de prendre des mesures pertinentes.

Feuille de route des idées pour réduire les coûts d'achat

Le résultat ? Une vision redéfinie de la fonction Achats. Au lieu de vous demander comment réduire vos dépenses, demandez-vous plutôt comment transformer la fonction Achats en moteur de croissance. Les dix stratégies de réduction des coûts d'achat proposées ci-dessous comprennent des approches de base, comme la renégociation des contrats ou la modération des dépenses non-conformes ainsi que des impératifs modernes, comme la collaboration des fournisseurs, la durabilité et l'analytique avancée.

Ensemble, ces approches fournissent plus qu'une liste d'idées pour la réduction des coûts d'achat : elles dessinent une feuille de route. Elles montrent comment l'innovation en matière d'achats permet d'obtenir des économies immédiates tout en renforçant le rôle de la fonction Achats en tant que moteur de résilience, d'innovation et de performances à long terme.

Stratégie 1 : revoir et renégocier les contrats fournisseurs

L'importance des contrats dans les stratégies de réduction des coûts d'achat

Les contrats ne se contentent pas de fixer le prix. Ils définissent les niveaux de service, les modalités de livraison, les garanties et même les opportunités d'innovation. Les accords obsolètes ou mal négociés sont une source cachée d'augmentation des coûts d'achat. Les entreprises qui revoient leurs contrats de façon périodique découvrent souvent des possibilités de réaliser rapidement des économies sur les achats, que ce soit avec des remises selon le volume, des ristournes ou des modalités de paiement qui libèrent la trésorerie. Au-delà des gains à court terme, le fait d'avoir des contrats solides en place favorise la responsabilité, protège des risques et jette les bases d'une relation collaborative avec les fournisseurs.

Approche pour renégocier efficacement les contrats

• Améliorer la visibilité sur les accords existants : regroupez tous les contrats en cours dans un emplacement et révisez-les, en faisant attention aux dates d'expiration, aux structures de tarification et aux dispositions sur les performances. Sans base claire, vous passez à côté des opportunités qui s'offrent à vous pour réduire les coûts d'achat.
• Benchmark par rapport au marché : utilisez les données sur les prix pratiqués dans le secteur ainsi que des benchmarks externes pour déterminer où les modalités s'écartent de ce qui se fait habituellement. Les fournisseurs sont plus enclins à négocier lorsqu'ils savent que vous connaissez bien le marché.
• Exploiter l'analyse des achats : reliez les données contractuelles aux dépenses réelles pour déterminer si les remises négociées sont pleinement exploitées. Dans le cas contraire, la renégociation devrait porter sur la conformité et sur le prix.
• Chercher la valeur au-delà du prix unitaire : négociez les niveaux de service, les calendriers de livraison ou les offres groupées. Tous ces éléments peuvent réduire les coûts d'achat même si le prix unitaire reste identique.
• Prévoir stratégiquement le moment de négocier : n'attendez pas le renouvellement des contrats pour négocier. Contactez les fournisseurs dès que les conditions du marché changent ou que les examens de performances révèlent des problèmes. Une renégociation proactive génère souvent de meilleurs résultats que les discussions de dernière minute.

Pièges à éviter

• Se concentrer uniquement sur le coût unitaire : le fait de mettre l'accent uniquement sur le prix peut être contre-productif si cela conduit à une qualité moindre, des délais plus longs ou des tensions avec les fournisseurs. Au fil du temps, le coût total des achats sera plus élevé.
• Trop étirer la longueur des contrats : les accords à long terme peuvent permettre de définir de meilleurs tarifs, mais rester bloqué dans les modalités fixées sans flexibilité peut vous exposer à des risques si les prix du marché chutent ou si les besoins de votre entreprise changent.

Application concrète : récupération de valeur grâce à une gestion plus intelligente des contrats

Imaginez une entreprise ayant des contrats obsolètes pour des fournitures de bureau auprès de plusieurs fournisseurs. L'équipe Achats consolide ces accords et établit un benchmark des prix par rapport aux moyennes sectorielles, ce qui lui permet de négocier de meilleurs tarifs, de standardiser les niveaux de service et de mettre en place des ristournes selon le volume. Résultat : des économies mesurables sur les achats et une plus grande responsabilité de la part des fournisseurs.

Avantages

La révision et la renégociation périodiques des contrats fournisseurs transforment ce que l'on considère souvent comme des tâches administratives de routine en un levier stratégique. Ce processus entraîne une réduction des coûts d'achat, veille à ce que les fournisseurs respectent les modalités fixées et libère le fonds de roulement grâce à de meilleures structures de paiement. Plus important, il fait de la fonction Achats une fonction proactive et disciplinée qui permet de réaliser des économies cohérentes sur les achats, tout en établissant des relations plus solides et plus résilientes avec les fournisseurs.

Stratégie 2 : éliminer les dépenses non-conformes

Le surcoût des dépenses non-conformes

Les dépenses non-conformes sont des achats effectués en dehors des contrats ou processus approuvés. Il s'agit d'une source de perte parmi les plus courantes et les plus coûteuses de la fonction Achats. Prises séparément, ces transactions peuvent paraître négligeables. Néanmoins, lorsqu'elles se cumulent au fil du temps, elles entraînent des coûts d'achat importants. Elles viennent saper les accords fournisseurs négociés, nuisent au pouvoir d'achat de l'entreprise et réduisent la visibilité sur les dépenses globales. Plus important encore, elles empêchent les équipes Achats de réaliser des économies cohérentes sur les achats dans l'ensemble de l'entreprise.

Approche pour garder les dépenses sous contrôle

• Améliorer la visibilité sur les dépenses : la première étape consiste à identifier où se trouvent les dépenses non-conformes. Consolidez les données d'achats venant des différents systèmes, puis analysez-les par catégorie, fournisseur et unité métier. Vous disposerez ainsi d'une base pour quantifier la perte liée aux coûts d'achat.
• Rationaliser la prise en charge avec un point d'entrée unique : l'un des moyens les plus efficaces de réduire les dépenses indésirables est de créer une « porte d'entrée » unique et claire pour toutes les demandes d'achat. Les solutions d'Intake Management mettent à la disposition des collaborateurs un processus guidé simple pour soumettre et suivre les demandes, tout en les acheminant automatiquement via les workflows conformes et les approbations requises. Cette approche permet de réduire les achats risqués et non-conformes, de renforcer l'adhérence aux politiques sans avoir à établir d'innombrables contrôles, de réduire les risques en matière d'achats et de générer des économies mesurables.
• Faciliter les achats approuvés par rapport aux achats indésirables : il est fréquent que les collaborateurs réalisent des achats hors contrat, non pas par défi, mais parce que les systèmes approuvés peuvent sembler fastidieux. En mettant en place des plateformes d'achats conviviales et des workflows d'achats guidés, les collaborateurs peuvent identifier les bons fournisseurs rapidement, ce qui évite la tentation d'aller voir ailleurs.
• Renforcer la communication concernant les politiques : même les meilleurs outils resteront sous-exploités si les politiques en place sont confuses. La fonction Achats devrait fournir une orientation claire et accessible sur les catégories et fournisseurs approuvés. Cette orientation peut être renforcée par des formations, des FAQ internes et des rappels proactifs au cours des cycles de budgétisation.
• Appliquer des contrôles automatisés : des outils numériques peuvent signaler ou bloquer tout achat réalisé en dehors des politiques avant qu'il ne soit finalisé. Par exemple, si un collaborateur essaye de commander des fournitures de bureau auprès d'un fournisseur non approuvé, le système peut rediriger la demande vers un fournisseur sous contrat.
• Responsabiliser les collaborateurs : les responsables Achats peuvent collaborer avec la fonction Finance pour définir des attentes avec les dirigeants. Les unités métier devraient savoir que les dépenses non-conformes augmentent les coûts d'achat et réduisent l'effet de levier collectif. Présentez des tableaux de bord sur la conformité aux réunions avec la direction. Vous favoriserez ainsi la visibilité et le sens des responsabilités.

Pièges à éviter

• Sur-contrôler les dépenses : les contrôles stricts qui compliquent les achats peuvent être contre-productifs et pousser les collaborateurs à trouver des solutions de contournement. L'objectif est de guider l'entreprise, pas de la bloquer.
• Se concentrer uniquement sur les sanctions : on constate une amélioration de la conformité lorsque les gens en comprennent les avantages. Expliquez en quoi le respect des processus permet une tarification plus avantageuse, accélère l'obtention des approbations et facilite les choses de manière générale.

Application concrète : réaffectation des dépenses indésirables dans des canaux approuvés

Une entreprise remarque que différents services court-circuitent les fournisseurs approuvés pour acheter du matériel IT. En déployant un portail d'achats guidés associé aux fournisseurs agréés, la fonction Achats réoriente ces dépenses vers des canaux sous contrat. Résultat : les coûts d'achat diminuent, les ressources utilisées sont standardisées et l'entreprise bénéficie d'une meilleure visibilité sur son budget.

Avantages

L'élimination des dépenses non-conformes est l'un des moyens les plus rapides d'obtenir des économies mesurables sur les achats. Elle offre des gains financiers immédiats en consolidant la demande et en améliorant le recours aux fournisseurs, tout en renforçant la conformité et la qualité des données. Au fil du temps, cette discipline permet aux responsables Achats d'obtenir des économies plus importantes et de veiller à ce que chaque euro dépensé participe à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Stratégie 3 : consolider les fournisseurs et optimiser les catégories

L'effet négatif de la fragmentation sur les économies sur les achats

Lorsqu'une entreprise a trop de fournisseurs qui remplissent la même fonction, cela crée de la complexité, dilue le pouvoir de négociation et entraîne des coûts cachés en matière d'achats. La gestion de dizaines de petits contrats implique un travail administratif plus conséquent et les dépenses sont trop faibles pour justifier des remises sur les volumes. La gestion des catégories, qui consiste à regrouper des achats dans des catégories logiques et d'y faire correspondre des fournisseurs stratégiques, propose une stratégie structurée afin de réduire les coûts d'achat tout en améliorant la résilience et la qualité de service.

Approche pour optimiser la stratégie relative aux fournisseurs et aux catégories

• Établir une cartographie des fournisseurs : identifiez tous les fournisseurs proposant des produits ou des services similaires. Cherchez les chevauchements, les redondances et les catégories dans lesquelles les dépenses sont très fragmentées.
• Évaluer le coût total de possession : ne vous arrêtez pas aux prix unitaires et penchez-vous sur la logistique, les conditions de paiement, l'exposition aux risques et les performances des fournisseurs. Un fournisseur qui peut sembler plus intéressant au niveau du prix sur le papier peut en réalité coûter plus cher s'il y a des dépenses cachées.
• Consolider lorsque la logique l'impose : focalisez-vous sur la réduction des fragmentations inutiles en attribuant plus de volume aux fournisseurs capables d'assurer des prestations à grande échelle. Vous bénéficierez ainsi de remises selon le volume et vous renforcerez ainsi les relations.
• Maintenir une base de fournisseurs équilibrée : la consolidation ne devrait pas impliquer de dépendre entièrement d'un seul et même fournisseur. Procédez à une diversification stratégique, en particulier pour les catégories ou les régions critiques.
• Aligner les catégories sur les priorités de l'entreprise : les stratégies concernant les catégories devraient refléter les objectifs de l'entreprise, par exemple l'innovation, la durabilité ou encore la conformité régionale. Par exemple, la consolidation des fournisseurs d'emballages peut venir étayer les objectifs ESG visés si cela permet l'utilisation de matériaux plus durables.

Pièges à éviter

• Procéder à une consolidation excessive : en éliminant un trop grand nombre de fournisseurs, vous risquez de perdre en résilience et d'exposer l'entreprise à des perturbations en cas de dysfonctionnement d'un fournisseur clé.
• Ignorer les besoins des parties prenantes : la fonction Achats doit collaborer avec les unités métier avant la consolidation, sous peine de provoquer une réaction négative si les équipes internes ont l'impression que leurs besoins sont négligés.

Application concrète : consolidation des fournisseurs et optimisation des catégories

Imaginez une entreprise qui travaille avec des dizaines d'agences marketing régionales. L'équipe Achats étudie les schémas de dépenses et consolide les fournisseurs en un petit groupe de partenaires de confiance. L'entreprise peut ainsi bénéficier de remises selon le volume, réduire la complexité administrative et améliorer la cohérence de la marque sur l'ensemble des marchés.

Avantages

La consolidation des fournisseurs et la gestion des catégories génèrent une approche du sourcing qui est à la fois mûrement réfléchie et disciplinée. Résultat : des partenariats plus solides avec les fournisseurs, une conformité améliorée et des frais administratifs réduits. Les responsables Achats bénéficient d'une meilleure visibilité sur les dépenses, de leviers plus puissants lors des négociations et de prestations de services plus cohérentes. Au fil du temps, ces pratiques transforment les achats jusque-là fragmentés en une capacité stratégique, permettant de réaliser des économies durables et de s'assurer que les coûts d'achat jouent un rôle direct dans les performances de l'entreprise.

Stratégie 4 : automatiser et numériser les workflows pour que les équipes puissent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée

Réduction des coûts d'achat grâce à l'automatisation

Le traitement des commandes d'achat, le contrôle des factures ou encore l'actualisation des dossiers fournisseurs sont autant de tâches manuelles et répétitives qui viennent gonfler les coûts et font perdre un temps précieux aux équipes Achats. La solution consiste à automatiser et à numériser ces processus dès que possible. En exploitant la technologie pour rationaliser les tâches de routine, les entreprises réduisent les erreurs et accélèrent les cycles, mais libèrent également du temps pour leurs équipes, qui peuvent alors se consacrer à des initiatives à valeur ajoutée, comme la collaboration avec les fournisseurs, la gestion des catégories et l'innovation.

Approche pour libérer la capacité

• Automatiser les transactions volumineuses : utilisez des outils numériques pour gérer la création des commandes d'achat, le contrôle des factures et le traitement des paiements. L'automatisation permet de réduire les erreurs, d'accélérer les cycles et de générer des économies cohérentes.
• Numériser la gestion des contrats : des systèmes centralisés et automatisés de gestion des contrats surveillent les dates d'expiration, les modalités et la conformité. Les risques s'en retrouvent réduits, tandis que les équipes n'ont pas besoin d'effectuer un contrôle manuel.
• Externaliser les processus tactiques : les tâches à faible valeur, comme l'onboarding des fournisseurs, les services d'assistance ou la maintenance des catalogues, peuvent être confiées à des fournisseurs spécialisés qui les exécuteront avec plus d'efficacité.
• Appliquer l'IA pour obtenir des enseignements plus intelligents : au-delà de l'automatisation, l'IA peut repérer des anomalies dans les factures, détecter des paiements en double et recommander des améliorations dans l'efficacité des processus. Les contrôles de routine participent ainsi à l'amélioration continue.
• Repenser les rôles pour se concentrer sur la stratégie : une fois que les tâches tactiques ont été automatisées ou externalisées, les responsables Achats devraient réallouer le personnel libéré à la planification des catégories, à la collaboration avec les fournisseurs et aux initiatives ESG.

Pièges à éviter

• Automatiser des processus dysfonctionnels : si les workflows sont mal conçus à l'origine, la technologie ne palliera pas les inefficacités. Simplifiez d'abord les processus, puis automatisez-les.
• Externaliser des tâches sans les superviser : le fait de déléguer des tâches tactiques permet d'économiser de l'argent uniquement si les performances sont mesurées et que la qualité est surveillée. Avec une approche axée sur l'amélioration continue, le temps des inefficacités sera révolu.

Application concrète : automatisation des tâches à faible valeur pour tirer le meilleur parti des talents

Les spécialistes Achats d'une entreprise sont enlisés dans le contrôle manuel des factures. Pour remédier à ce problème, l'entreprise automatise les workflows et externalise la saisie des données de routine. Les exceptions, quant à elles, sont automatiquement acheminées vers les spécialistes si nécessaire. Ainsi, l'équipe se recentre sur le sourcing stratégique, ce qui permet de réduire les coûts tout en améliorant la vitesse et la rapidité.

Avantages

Le fait de libérer les équipes des tâches tactiques réoriente la fonction Achats. Au lieu d'être un centre de coûts réactif, celle-ci se transforme en moteur de valeur stratégique. Les collaborateurs passent moins de temps sur les tâches répétitives et plus de temps à affiner les relations avec les fournisseurs, à étudier les stratégies permettant de réaliser des économies, et à faire progresser les objectifs de l'entreprise, par exemple la conformité ESG. Les retombées se font en deux temps : des gains d'efficacité immédiats d'une part, et des économies sur les achats à plus long terme d'autre part, le tout grâce à une fonction qui a les capacités de booster l'innovation et la résilience.

Stratégie 5 : réaliser une analyse des achats avec l'IA et l'analytique

La visibilité sur les données, un atout pour faire des économies sur les achats

Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne voyez pas. De nombreuses entreprises se débattent avec des données fragmentées, des dossiers fournisseur incohérents et des modalités de paiement opaques. Résultat : elles passent à côté d'opportunités et voient leurs coûts d'achat augmenter. Une analyse des achats optimisée par l'IA et l'analytique avancée fournit la visibilité nécessaire pour révéler des schémas cachés, suivre la conformité et mettre en avant des économies potentielles en matière d'achats. Grâce à la conversion des données brutes en enseignements exploitables, les économies sur les achats deviennent plus prévisibles et plus durables.

Approche pour gérer l'analyse des coûts d'achat avec efficacité

• Consolider les données sur les dépenses : réunissez les informations venant des systèmes ERP, des plateformes d'achats et des dossiers financiers en une seule vue. Cela permet d'éliminer les cloisonnements et de créer une base pour mesurer avec précision les coûts d'achat.
• Classifier et catégoriser les dépenses : utilisez l'IA pour regrouper les achats en catégories pertinentes, même lorsque les descriptions varient. Vous pourrez ainsi plus facilement identifier les fournisseurs en double ou les contrats redondants en standardisant les noms des fournisseurs et en rapprochant les postes similaires sur l'ensemble des systèmes.
• Détecter les anomalies et les fuites : le Machine Learning peut repérer les pics inhabituels dans les dépenses, les factures en double et les achats hors contrat. Une détection précoce évite les gaspillages et renforce la conformité.
• Prévoir les futures tendances : l'analytique prédictive fait ressortir les catégories pour lesquelles il risque d'y avoir des augmentations de coûts, ce qui permet aux équipes Achats d'anticiper en renégociant les contrats ou en garantissant l'approvisionnement.
• Convertir les enseignements en action : une analyse seule ne suffit pas. Basez-vous sur les enseignements tirés pour orienter vos stratégies de sourcing, hiérarchiser les renégociations et exécuter des examens de performance des fournisseurs.

Pièges à éviter

• Plonger dans les détails des tableaux de bord : les outils analytiques peuvent générer des visuels impressionnants. Mais sans KPI clairs, les enseignements révélés ne pourront pas être convertis en économies. Focalisez-vous sur les métriques directement liées aux économies sur les achats.
• Trop dépendre de la technologie : l'IA peut mettre en lumière des anomalies. Mais le discernement humain est essentiel pour interpréter le contexte, valider les conclusions et négocier efficacement avec les fournisseurs.

Application concrète : mise au jour d'économies grâce à des enseignements optimisés par l'IA

Une entreprise internationale centralise les données d'achats de toutes ses unités métier dans un tableau de bord unique. Les outils IA détectent les prix incohérents, les fournisseurs en double et les violations des politiques. Les responsables Achats se basent sur les résultats obtenus pour renégocier les contrats, renforcer la conformité et réaliser des économies substantielles.

Avantages

Grâce à l'analyse des dépenses avec l'IA et l'analytique, la fonction Achats devient proactive, et non réactive. Les responsables voient où l'argent part et comment il est dépensé, et peuvent déterminer les moyens les plus prometteurs de réaliser des économies sur les achats. Non seulement, ils peuvent ainsi réduire le gaspillage, mais en plus, la fonction Achats devient plus stratégique, s'appuie sur les données et identifie de manière continue de nouvelles opportunités de gagner en efficacité et de créer de la valeur.

Stratégie 6 : encourager la collaboration avec les fournisseurs pour mutualiser les économies

La collaboration, une approche préférable à la compression des coûts

Le fait de pousser constamment les fournisseurs à réduire leurs prix vous permet de remporter des gains à court terme, mais cela se fait au détriment de la confiance, de la qualité de service et de l'innovation. En revanche, une approche collaborative permet de découvrir des inefficacités qui réduisent les coûts d'achat et génèrent des économies partagées. Elle crée des partenariats bénéfiques pour les deux parties, qui apportent une valeur à long terme plutôt que des compromis insatisfaisants.

Approche pour collaborer efficacement

• Partager les données de manière ouverte : communiquez aux fournisseurs des enseignements sur les prévisions de la demande, des métriques de qualité ou des problématiques de livraison. Grâce à cette transparence, ils peuvent identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits.
• Établir une planification conjointe : travaillez main dans la main avec les fournisseurs pour améliorer la logistique, standardiser les composants ou concevoir des emballages entraînant moins de déchets.
• Intégrer la collaboration tout au long du cycle de vie : maintenez une communication ouverte depuis l'onboarding jusqu'au départ. Réalisez des examens des performances mutuelles pour renforcer le sens des responsabilités et mettre au jour des opportunités d'économies conjointes.
• Encourager l'innovation : mettez en place des modèles de partage des gains, grâce auxquels les fournisseurs sont récompensés lorsqu'ils ont des idées qui génèrent des économies mesurables sur les achats.
• Aligner les KPI : veillez à ce que les scorecards des fournisseurs suivent les objectifs partagés, tels que la livraison en temps et en heure, la durabilité et la réduction des coûts totaux.
• Instaurer la confiance au fil du temps : des examens réguliers et une reconnaissance des contributions des fournisseurs renforcent les relations et encouragent une collaboration proactive.

Pièges à éviter

• Se concentrer uniquement sur le prix : si vous vous contentez d'insister sur les remises sans pallier les inefficacités des processus, vous limitez les possibilités de réaliser des économies intéressantes sur les achats.
• Sélectionner les mauvais partenaires : certains fournisseurs ne sont pas bien placés pour offrir une collaboration pertinente. Privilégiez ceux qui montrent leur capacité à évoluer, leur aptitude à innover et leur volonté de s'impliquer.

Application concrète : renforcement des relations avec les fournisseurs grâce à la collaboration

Imaginez un industriel et un prestataire logistique en train de revoir ensemble les itinéraires de livraison. Grâce aux données partagées et à la planification conjointe, ils consolident les expéditions et optimisent le calendrier. Les deux parties bénéficient de coûts de carburant réduits et d'une fiabilité améliorée. C'est un exemple qui illustre parfaitement la façon dont la relation avec un fournisseur peut se transformer en un véritable partenariat.

Avantages

La collaboration avec les fournisseurs génère des économies durables et équitables. Les entreprises bénéficient non seulement d'économies immédiates sur les achats, mais aussi de pipelines d'innovation plus solides et de Supply Chains plus résilientes. Ainsi, la fonction Achats se transforme en une fonction qui crée de la valeur partagée, et non pas qui impose des économies.

Stratégie 7 : mettre en place une culture de l'amélioration continue

L'importance de la discipline pour réaliser des économies sur les achats

Sans une culture intégrée de l'amélioration, les efforts réalisés pour réduire les coûts d'achat s'estompent rapidement. En optant pour l'amélioration continue, vous vous assurez que la réalisation d'économies n'est pas une initiative ponctuelle, mais bien une discipline cohérente et constante.

Approche pour pérenniser l'amélioration

• Définir des KPI clairs : suivez les économies, les taux de conformité et les métriques de performance des fournisseurs. Passez-les régulièrement en revue pour repérer rapidement les tendances qui se dégagent.
• Consigner les leçons retenues : documentez les enseignements de chaque cycle de sourcing et faites-en des playbooks.
• Réaliser un benchmark par rapport aux pairs : comparez vos performances avec les normes du secteur pour faire ressortir les lacunes et trouver d'autres moyens de réaliser des économies sur les achats.
• Encourager la participation des collaborateurs : créez des canaux pour les membres du personnel de première ligne afin qu'ils puissent partager leurs idées, étant donné que ce sont souvent eux qui repèrent les inefficacités en premier lieu.
• Célébrer les victoires : reconnaissez publiquement les contributions des uns et des autres pour les inciter à adopter des comportements qui génèreront des économies sur les achats à long terme.

Pièges à éviter

• Chercher la perfection : lorsque vous sur-sophistiquez vos processus pour essayer d'avoir une exécution sans faille, vous risquez de freiner les progrès. À la place, ciblez des gains réguliers et progressifs.
• Ne pas réussir à mesurer l'impact : sans suivi des résultats, les efforts d'amélioration deviennent subjectifs et perdent en crédibilité.

Application concrète : intégration de l'amélioration continue dans la fonction Achats

Au lieu de traiter la réalisation d'économies comme une initiative ponctuelle, une entreprise décide d'organiser des tables rondes trimestrielles sur les achats. Les équipes évoquent leurs dernières victoires, passent en revue les métriques et repèrent les inefficacités. Au fil du temps, cette approche crée un pipeline d'idées réitérables et intègre la discipline liée aux coûts dans la culture de l'entreprise.

Avantages

L'amélioration continue permet d'intégrer la discipline liée aux coûts dans l'ADN de la fonction Achats. Au lieu de s'appuyer sur des initiatives sporadiques, les entreprises obtiennent des économies régulières cumulables qui renforcent leur compétitivité sur le long terme.

Stratégie 8 : aligner les économies sur les objectifs ESG

Le lien entre principes ESG et économies sur les achats

La durabilité et les économies ne s'excluent pas mutuellement. En réalité, lorsque vous alignez les initiatives ESG sur la gestion des achats, vous générez des économies mesurables sur les achats, tout en faisant progresser la responsabilité environnementale et sociale.

Approche pour générer des économies en lien avec les principes ESG

• Réduire les déchets liés aux emballages : en vous servant de matériaux réutilisables ou recyclables, vous réduisez les coûts d'achat en matériaux, ainsi que les frais de mise au rebut.
• Consolider les expéditions : en optimisant le transport, vous réduisez les frais de transport et les émissions carbone.
• S'approvisionner auprès de fournisseurs responsables : en privilégiant les fournisseurs qui détiennent des certifications ESG, vous pouvez réduire les risques à long terme et améliorer l'efficacité opérationnelle.
• Suivre l'efficacité énergétique : lorsque vous choisissez des fournisseurs dont les opérations sont plus efficaces, vous pouvez bénéficier de prix plus faibles et d'économies plus prévisibles sur les achats.
• Incorporer les critères ESG dans le sourcing : le fait d'intégrer la durabilité dans les appels d'offres encourage les fournisseurs à innover de manière à faire des économies et à améliorer la conformité.

Pièges à éviter

• Traiter les principes ESG comme une initiative à part : la durabilité doit être intégrée dans la stratégie d'achats, et non greffée.
• Se concentrer uniquement sur la conformité : si vous considérez les principes ESG juste comme une case à cocher, vous risquez de passer à côté d'économies potentielles sur les achats.

Application concrète : mise en relation des priorités ESG avec la réalisation d'économies

Pour réduire à la fois ses coûts et ses émissions, un détaillant restructure ses contrats fournisseur afin de privilégier les emballages réutilisables. En procédant ainsi, il parvient à réduire les frais de matériaux et de transport, tout en soutenant les objectifs de durabilité de son entreprise, prouvant ainsi que les principes ESG et les économies peuvent se renforcer mutuellement.

Avantages

Lorsqu'un tel renforcement a lieu, les responsables Achats gagnent en crédibilité auprès des parties prenantes, tout en réduisant les dépenses. Résultat : des économies mesurables en matière d'achat qui renforcent à la fois le résultat net et la réputation de la marque.

Stratégie 9 : atténuer les risques pour éviter les coûts cachés

Les risques non gérés, un « oubli » coûteux

Les risques non gérés entraînent des dépenses cachées : perturbations de la Supply Chain, amendes, atteinte à la réputation, etc. Vous pensiez avoir réalisé des économies sur les achats à court terme et vous vous retrouvez soudainement face à des coûts imprévus lorsque les fournisseurs n'effectuent pas leurs livraisons ou ne se conforment pas aux normes en vigueur.

Approche pour intégrer la gestion des risques

• Évaluer les risques liés aux fournisseurs : évaluez la stabilité financière, la conformité et l'exposition géopolitique des fournisseurs au moment de prendre une décision de sourcing.
• Utiliser des outils numériques de surveillance : surveillez l'intégrité des fournisseurs et repérez les signes avant-coureurs, tels que les retards de paiement ou le non-respect des délais de livraison.
• Effectuer une diversification stratégique : évitez de trop vous reposer sur un fournisseur ou une région en particulier, même si les coûts à court terme vous paraissent plus intéressants.
• Élaborer des plans d'urgence : créez des modèles de scénarios de perturbations et gardez des fournisseurs de secours dans la mesure du possible.
• Intégrer les risques dans les contrats : définissez des dispositions qui traitent des pénalités, des garanties de qualité ou de la planification de la continuité.

Pièges à éviter

• Se concentrer uniquement sur le coût : en choisissant l'offre la plus basse sans prendre en compte les risques, il est probable que vous ayez à supporter des coûts d'achat plus élevés au final.
• Trop compliquer les évaluations : les systèmes excessifs d'évaluation des risques peuvent ralentir les décisions en matière d'achats et générer trop de paperasse.

Application concrète : réduction de l'exposition grâce à une planification proactive des risques

La fonction Achats repère une dépendance excessive à un fournisseur outremer unique pour des articles essentiels. En mettant en place des solutions de secours dans sa stratégie de sourcing, l'entreprise se protège des perturbations politiques et évite les coûts prohibitifs associés aux commandes de remplacement de dernière minute.

Avantages

Une gestion proactive des risques permet d'éviter que des coûts cachés viennent grignoter les économies. Vous bénéficiez ainsi d'économies durables et d'une résilience renforcée, tout en veillant à ce que votre achat reste efficace et fiable.

Stratégie 10 : équilibrer les économies et l'innovation

Le rôle de l'innovation dans les économies sur les achats

En vous concentrant de manière démesurée sur les économies, vous limitez les possibilités de transformation. L'innovation, qu'elle se fasse au moyen de plateformes numériques, de l'IA ou de nouveaux modèles fournisseur, génère souvent de plus grandes économies sur les achats au fil du temps que les réductions de prix à court terme.

Approche pour intégrer l'innovation à la gestion des coûts

• Réinvestir les économies dans l'innovation : utilisez une partie des économies réalisées sur les achats pour financer des projets pilotes sur de nouveaux outils ou modèles de sourcing.
• Impliquer les fournisseurs dans la co-innovation : encouragez les partenaires à proposer des améliorations de processus ou des remaniements de conception de produits qui vous soient mutuellement profitables.
• Tirer parti de l'IA pour la planification future : utilisez des outils prédictifs pour aider l'équipe Achats à anticiper les tendances et à saisir les opportunités qui s'offrent à elle avant la concurrence.
• Équilibrer risques et récompenses : vérifiez que des KPI clairs soient définis pour les projets d'innovation, afin que l'expérimentation ne vienne pas nuire aux économies durement réalisées.

Pièges à éviter

• Réduire les investissements en période de récession : le fait de mettre un frein à l'innovation pour privilégier des économies à court terme limite les possibilités à long terme.
• Ne pas mesurer le retour sur investissement : sans métriques, l'innovation risque d'être considérée comme un coût plutôt que comme une valeur ajoutée.

Application concrète : investissement dans l'innovation pour multiplier les économies

Une entreprise investit dans un outil de prévision optimisé par l'IA afin de mieux anticiper la demande. Dès le départ, le système met au jour des inefficacités dans la planification des stocks. Les responsables Achats ajustent le sourcing en conséquence, ce qui permet de libérer le fonds de roulement et de jeter les bases pour réaliser des économies à long terme grâce à l'innovation.

Avantages

En équilibrant économies et innovation, la fonction Achats génère des résultats immédiats tout en se préparant pour les défis à venir. Les responsables qui appliquent cette double approche génèrent des économies mesurables sur les achats, mais ce n'est pas tout. Ils jettent aussi les bases nécessaires pour booster la résilience, l'agilité et l'avantage concurrentiel.

Des économies à l'impact stratégique

Pendant longtemps, on a évalué la fonction Achats par rapport à sa capacité à maîtriser les dépenses. Mais aujourd'hui, son influence s'est étendue. La réduction des coûts d'achat n'est pas qu'une question de budget : il s'agit de renforcer la résilience, de faire progresser la durabilité et de placer l'entreprise sur la voie de la croissance à long terme.

En considérant la gestion des coûts comme une discipline, les entreprises peuvent réaliser des économies mesurables sur les achats, tout en renforçant la relation avec les fournisseurs, en améliorant la conformité et en libérant les équipes pour qu'elles puissent se consacrer à l'innovation. L'objectif à présent est de convertir les idées en méthodes appliquées au quotidien pour réaliser des économies, et de là, transformer la fonction Achats, qui était jusque-là une fonction de back-office, en un partenaire stratégique qui booste l'efficacité aujourd'hui et jette les bases de la prospérité de demain.

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