Qu'est-ce qu'un système de gestion de la paie ?

Un système de gestion de la paie permet de calculer les salaires des collaborateurs, les heures travaillées, les déductions et les retenues fiscales par période de paie. Il est souvent étroitement intégré aux systèmes de gestion des temps et des présences afin de garantir une rémunération précise des heures travaillées.

Les entreprises peuvent gérer la paie manuellement, utiliser un logiciel spécialisé ou bien externaliser cette fonction à un prestataire tiers. Un système de gestion de la paie est une composante centrale de la gestion du capital humain (HCM).

Pourquoi la gestion de la paie est-elle importante ?

Un système de gestion de la paie peut aider les entreprises à réduire la complexité, à gérer les risques et à évoluer efficacement. De plus, les logiciels de paie avancés permettent de générer des rapports importants, de recueillir des insights sur les tendances et d'intégrer les données à des systèmes transverses.

Une gestion précise de la paie est cruciale pour divers services, tels que les ressources humaines (RH). Les services RH et chargés de la paie doivent avoir accès aux informations relatives aux salaires, aux avantages sociaux et au statut des collaborateurs afin de tenir à jour les registres de l'entreprise et de garantir le respect des réglementations fiscales et du droit du travail.

Et le non-respect de ces réglementations peut coûter cher. En 2023, des employeurs américains contrôlés par le fisc ont reçu environ 8,5 milliards de dollars de pénalités à cause d'erreurs de calcul ou de versements manquants. En 2021, une campagne de dénonciation publique et un procès ont entraîné des millions de livres sterling d'amendes et de frais de réparationpour des centaines d'employeurs britanniques. Même des erreurs minimes peuvent entraîner une situation embarrassante, une perte de crédibilité et une baisse de moral, d'où l'importance pour les entreprises d'assurer une bonne gestion de la paie.

Quelles sont les différentes méthodes de gestion de la paie ?

Les entreprises de toutes tailles doivent gérer et tenir à jour la paie de manière précise afin de payer leurs collaborateurs à temps et de rester en conformité. Pour ce faire, il existe différentes méthodes, chacune présentant des avantages et des inconvénients. Voici les trois principales méthodes de gestion de la paie :

1.      Gestion manuelle de la paie

Ce type de gestion de la paie implique la saisie manuelle des salaires, des retenues et des charges sociales dans un tableur ou un logiciel de comptabilité simplifié. Si les petites entreprises et les start-up peuvent être tentées d'utiliser la gestion manuelle de la paie pour limiter leurs coûts, cette méthode prend toutefois beaucoup de temps et les expose à des menaces de sécurité, à la perte de données et aux erreurs humaines.

2.      Logiciel de gestion de la paie

Ce type de logiciel spécialisé est installé sur un ordinateur ou dans le cloud et peut aider les entreprises à organiser et à rationaliser l'automatisation de la paie. Les logiciels de gestion de la paie sont de plus en plus souvent gérés dans le cloud, sont généralement payants et fonctionnent sur abonnement. Ils peuvent aider les entreprises à éviter les erreurs coûteuses liées au calcul des salaires, à se tenir informées des mises à jour en matière de conformité, à s'adapter à l'expansion de leurs activités dans de nouvelles régions et à conserver les données des collaborateurs de manière organisée et sécurisée.

3.      Externalisation de la paie

Les entreprises qui ne souhaitent pas gérer la paie en interne ou ne disposent pas des ressources nécessaires peuvent faire appel à un prestataire de services externe pour gérer ce processus. Bien que faire appel à une société tierce permette de supprimer une partie de la charge administrative, cela peut coûter cher et nécessite de renoncer à une partie du contrôle direct sur le processus.

Quelles sont les étapes du processus de gestion de la paie ?

La gestion de la paie comprend des étapes bien définies que les organisations doivent suivre pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité du système. Après tout, une seule erreur peut entraîner un retard dans le versement des salaires ou une amende. Voici les trois principales étapes de la gestion de la paie :

1.  Gestion de la paie en amont

Cette étape implique la collecte de données essentielles sur les collaborateurs, telles que le statut d'emploi, les tarifs horaires ou des heures supplémentaires, le salaire, les informations de suivi des temps, les primes, les heures supplémentaires ou les commissions, les congés payés et les retenues. Les entreprises doivent également s'assurer que leur système de paie repose sur les données, les politiques de travail et les réglementations de conformité les plus récentes.

2. Calculs

Cette étape consiste à calculer le salaire brut, puis à appliquer les retenues pour obtenir le salaire net du collaborateur. Il est essentiel d'obtenir toutes les autorisations internes nécessaires pour effectuer les paiements à temps et respecter le calendrier de paie.

3. Gestion de la paie en aval

Cette étape consiste à verser les salaires aux collaborateurs, à cotiser à la sécurité sociale et à la retraite, à tenir une comptabilité précise et à remplir les formulaires et rapports requis par les organismes gouvernementaux. Selon la localisation de l'entreprise, les employeurs devront conserver les registres des collaborateurs pendant un nombre d'années défini. Par exemple, le fisc américain stipule que les entreprises américaines doivent conserver les registres relatifs aux charges sociales pendant au moins quatre ans. Les équipes internes doivent également examiner régulièrement les processus internes afin d'en garantir l'exactitude et de traiter les points qui doivent être améliorés.

Quelles sont les fonctions d'un système de gestion de la paie ?

Plus précisément, un système de gestion de la paie moderne peut aider les entreprises à :

• Calculer les salaires des collaborateurs  : automatisez et calculez le salaire brut, les retenues et le salaire net, et assurez-vous du respect des obligations fiscales et du droit du travail. Les impôts et retenues comprennent les impôts locaux, régionaux, provinciaux, fédéraux ou nationaux, les cotisations de retraite ou d'assurance maladie, ainsi que toute autre retenue sur le salaire brut.
• Traiter les charges sociales : calculez et versez les retenues aux organismes gouvernementaux.
• Respecter les exigences en matière de tenue de registres de la paie : gérez les rapports fiscaux trimestriels et annuels et les formulaires de fin d'année pour les collaborateurs et les travailleurs contractuels.
• Fournir aux collaborateurs leurs bulletins de paie : fournissez aux collaborateurs un relevé détaillé de leurs revenus et retenues par période de paie et depuis le début de l'année, sous forme papier ou électronique. Certains systèmes de gestion de la paie permettent également aux collaborateurs de choisir de recevoir leurs bulletins de paie par e-mail ou par SMS.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de la paie ?

Les systèmes de gestion de la paie étant plus efficaces, ils demandent moins de temps aux services RH. Et grâce à l'interface accessible partout des logiciels de gestion de la paie dans le cloud, les équipes de gestion de la paie disposent de puissants outils réactifs. Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Calculs précis : l'automatisation des calculs permet aux entreprises d'éviter les erreurs lors du traitement de la paie, garantissant ainsi un paiement précis et dans les délais.
• Aide à la conformité : lorsque de nouvelles lois sont adoptées ou que des lois existantes sont modifiées, il est beaucoup plus facile d'intégrer ces changements avec un logiciel de gestion de la paie ; les entreprises restent au fait des délais critiques et évitent les pénalités. Pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs régions et pays, la gestion avancée de la paie basée sur le cloud inclut des fonctionnalités de localisation globales qui les aident à rester conformes.
• Accès aux formulaires fiscaux : les collaborateurs peuvent facilement accéder à leurs formulaires fiscaux par eux-mêmes, ce qui réduit la charge des RH.
• Options de paiement flexibles : les collaborateurs peuvent choisir s'ils souhaitent être payés par virement direct ou par chèque, ou via une autre option proposée par la société.
• Tenue des registres détaillée : les équipes peuvent aussi consolider les détails relatifs à la gestion de paie à partir de données en temps réel et générer en un simple clic des rapports personnalisés. Grâce à l'analytique des données de paie pour identifier les tendances et les modèles, les RH et les responsables de l'entreprise prennent de meilleures décisions.
• Libre-service pour les collaborateurs : les collaborateurs peuvent accéder à leurs bulletins de paie, avec le détail des paiements et des retenues, ce qui améliore la transparence.
• Réduction des erreurs de paie : avec une gestion de la paie via un logiciel, plus besoin de saisir les données et de faire des calculs manuellement et par conséquent, plus d'erreur.
• Alertes automatiques : les gestionnaires de paie peuvent activer des alertes dans le logiciel afin d'attirer l'attention sur des problèmes potentiels et configurer des rappels pour les dates importantes, les échéances et les mises à jour en matière de conformité.

Comment choisir un système de gestion de la paie ?

Avant de choisir le bon système de gestion de la paie, il est essentiel que les décideurs évaluent leurs besoins et leurs attentes. Une fois qu'ils ont déterminé le budget et les fonctionnalités indispensables, ils peuvent se poser les questions suivantes :

1. Quels sont la réputation et le niveau d'expérience du fournisseur ?

Consultez les sites Web d'avis, lisez les témoignages des clients et les études de cas, et analysez les avantages et les inconvénients du fournisseur. Inscrivez-vous également à une démonstration en direct ou à un essai gratuit pour tester le logiciel avant de vous engager.

2. Le système est-il sécurisé ?

Vérifiez si le fournisseur utilise le chiffrement, respecte les réglementations en matière de protection des données et propose un accès utilisateur personnalisable. Renseignez-vous également sur les processus de sauvegarde et de récupération des données.

3. Le fournisseur est-il présent dans les pays et territoires où l'activité est exercée ?

Vérifiez le niveau de localisation proposé pour les régions dans lesquelles votre entreprise exerce ses activités ou prévoit de se développer. Cela inclut la prise en charge des langues, des devises, des dates et des fuseaux horaires, ainsi que des champs, calculs et rapports spécifiques qui peuvent varier d'un pays à l'autre.

4. Le fournisseur aide-t-il les entreprises à rester en conformité avec les réglementations en constante évolution ?

Vérifiez si le fournisseur se tient au fait des réglementations légales qui ont une incidence sur la paie et fournit des mises à jour en temps opportun pour faciliter la conformité. Vérifiez également si le fournisseur prend en charge les rapports requis pour les déclarations auprès de divers organismes, et pour quels pays et territoires.

5. Le logiciel s'intègre-t-il à d'autres systèmes ?

Optez pour un fournisseur qui offre une intégration aux systèmes existants tels que les logiciels HCM afin de maintenir la cohérence des informations clés, d'éviter la saisie de données en double et d'éviter d'éventuelles erreurs. Un système de paie offrant un accès API permet aux organisations de personnaliser leur plateforme et de la connecter à d'autres outils, mais cela implique également de veiller à ce que ces intégrations soient en phase avec les modifications apportées dans tous les systèmes connectés.

6. Quelles sont les fonctionnalités de reporting ?

Renseignez-vous sur les types de rapports que le fournisseur peut générer, comme une analyse des cotisations de retraite ou des charges sociales. Vérifiez également s'il existe des fonctionnalités analytiques pour faciliter les prévisions et la prise de décision.

7. Le coût correspond-il aux budgets ou à la croissance prévue ?

Déterminez le nombre de licences nécessaires et le coût total, depuis les frais initiaux jusqu'aux frais récurrents. Vérifiez si la plateforme peut évoluer en même temps que l'entreprise grandit et se complexifie. Comparez ces coûts aux coûts potentiels liés à des erreurs de paie ou au non-respect des réglementations légales.

Cas d'utilisation de la gestion de la paie par secteur d'activité

Voici des exemples d'entreprises dans trois secteurs qui ont mis en œuvre des systèmes cloud et amélioré leurs opérations RH et de paie.

Immobilier

Après être passé de 450 à 670 collaborateurs en deux ans, l'un des plus grands groupes immobiliers d'Australie avait besoin de renforcer le soutien à ses équipes et d'améliorer son efficacité opérationnelle. Découvrez comment une plateforme RH consolidée avec une fonction de paie intégrée au cœur du système a aidé cette organisation à gagner en précision, en rapidité et en conformité. Lire le témoignage de GPT Group.

Sports et loisirs

Une grande entreprise spécialisée dans le sport et les loisirs souhaitait améliorer l'expérience de ses collaborateurs et la prise de décision sur le lieu de travail. Découvrez comment le fait de disposer d'une source unique de données a aidé cette organisation à automatiser ses processus RH, à réduire le temps de traitement de l'intégration des collaborateurs, à rationaliser les opérations de paie et à prendre des décisions plus éclairées concernant son personnel. Lire le témoignage de Sharks Sports & Entertainment.

Biens de grande consommation

L'une des plus grandes entreprises alimentaires au monde avait besoin de moderniser ses processus afin d'améliorer l'expérience de ses collaborateurs et sa culture organisationnelle. Découvrez comment un système de gestion de la paie dans le cloud a aidé cette organisation à fournir à ses collaborateurs au Moyen-Orient un accès via smartphone à des outils en libre-service et à d'autres données. Lire le témoignage de BRF.

Découvrir les systèmes de gestion de la paie

Les entreprises axées sur la croissance, quelle que soit leur taille, peuvent bénéficier de processus améliorés et d'une meilleure gestion de la paie. Voici une checklist utile pour les RH et la paie afin d'aider les entreprises à s'assurer qu'elles sont équipées pour soutenir leurs objectifs métier, faire face aux défis de demain et répondre aux besoins des collaborateurs.

Découvrez comment SAP SuccessFactors Employee Central Payroll peut aider les entreprises à simplifier les processus de gestion de la paie pour leur personnel international. Traitez vos paies en toute confiance, dans le respect des réglementations nationales et régionales, de manière rapide, sécurisée et efficace.