Le processus de calcul du retour sur investissement d'un progiciel de gestion intégré semble assez simple : additionnez les coûts, additionnez les bénéfices et comparez les deux montants. Cependant, il existe un certain nombre de facteurs à prendre en compte pour vous assurer de la validité et de la pertinence de vos résultats. Il est important d'avoir une vue complète des coûts et bénéfices, présents et à venir, à la fois pour le système existant et le nouveau système évalué. Vous trouverez ci-dessous des conseils d'experts basés sur des dizaines de mises en œuvre d'ERP.

Préparez votre analyse du retour sur investissement d'un ERP

Utilisez une période raisonnable pour l'analyse du retour sur investissement. Pour vous assurer que votre analyse des coûts et bénéfices couvre l'intégralité du cycle de vie, considérez une période d'au moins cinq ans.

Recherchez les écarts de coûts entre l'ancien système et le système ERP de remplacement. Pour ce faire, vous devez énumérer les coûts actuels liés au maintien de votre système ancien, ainsi que les futurs coûts de mise à niveau ERP. N'oubliez pas que le changement de système est souvent motivé par la volonté d'ajouter de nouvelles fonctionnalités pour rester compétitif. Incluez donc une estimation réaliste des coûts de mise à niveau de l'ancien système.

Soyez exhaustif. Assurez-vous d'avoir rassemblé toutes les estimations de coûts : pour l'acquisition du nouveau système, sa mise en œuvre et son exploitation efficace. Dans de nombreux cas, les coûts d'exploitation du nouveau système seront inférieurs aux coûts du système existant. Tenez également compte des bénéfices prévus lors du calcul du retour sur investissement de votre ERP, en reconnaissant toutefois que ces bénéfices seront obtenus au fil du temps.

Réfléchissez de manière positive, mais réaliste. Si votre entreprise est axée sur des produits (distributeur ou fabricant, par exemple), vous pouvez envisager une réduction significative des stocks, mais faites vos recherches pour vraiment comprendre le résultat généralement attendu. Gardez aussi à l'esprit que les économies ne seront ni automatiques, ni immédiates.

Pourquoi ce travail si détaillé ? Le retour sur investissement est souvent requis à des fins de planification financière. Il est aussi important de comprendre les coûts et bénéfices totaux du projet pour justifier votre investissement dans l'ERP et évaluer les performances du système par rapport aux attentes une fois la mise en œuvre effectuée. La feuille de calcul du retour sur investissement de l'ERP ci-dessous peut vous aider à identifier précisément vos coûts, tout en offrant des astuces et conseils pour faciliter le processus.

Utilisez cette feuille de calcul

Cette page vous guidera à travers une série de tableaux à compléter. À chaque étape, vous trouverez des informations utiles pour remplir ces tableaux.

Au fil du processus, vous pouvez créer vos propres feuilles de calcul personnalisées à partir de ces tableaux. Nous avons également créé, pour vous aider, un modèle téléchargeable de feuille de calcul du retour sur investissement d'un ERP.

Le calcul du retour sur investissement d'une mise à niveau d'un ERP s'effectue en trois grandes étapes :

• Calcul des coûts
• Estimation des bénéfices
• Calcul du retour sur investissement

1. Calculez les coûts de l'ERP

Comment votre système ERP sera-t-il déployé ?

La façon dont le système ERP est déployé a un impact considérable sur les estimations de coûts. Il existe plusieurs options :

• On-premise (on-prem) : le déploiement on-premise est la méthode traditionnelle de mise en œuvre des systèmes ERP hérités depuis des décennies. Le matériel et les logiciels sont achetés et installés sur les propres serveurs de l'entreprise, et le système est géré et mis à niveau par l'entreprise.
• Cloud : dans un déploiement cloud, le système fonctionne sur Internet avec du matériel et des logiciels généralement détenus et pris en charge par un fournisseur tiers. Les entreprises s'abonnent au service, via un modèle de licence appelé ERP SaaS (logiciel en tant que service).
• Hybride : dans ce modèle, des éléments de déploiement on-premise et cloud peuvent être combinés pour créer un cloud hybride. L'entreprise dispose ainsi d'une flexibilité optimale, mais elle a besoin de beaucoup plus de personnel IT.

Quelles options de déploiement comparerez-vous ?

Calculez le coût de l'ERP pour les deux systèmes

Cette section de la feuille de calcul est conçue pour calculer le coût total de possession (TCO) du système ERP existant et du système de remplacement. Il existe généralement quatre domaines d'investissement :

• Infrastructure
• Logiciels
• Mise en œuvre
• Coûts de personnel permanents

Pour la justification initiale du projet, il faudra estimer ces coûts (avant de chercher les propositions et devis). Un grand nombre ou la plupart des éléments répertoriés ici peuvent être inclus dans une offre groupée, mais attendez-vous à payer pour des services, des formations, du matériel et des logiciels supplémentaires pour être pleinement en mesure d'effectuer les tâches requises.

Les coûts de croissance et de support seront nettement plus élevés si votre système existant est ancien, incorrectement pris en charge par les développeurs ou « pas à niveau », c'est-à-dire s'il n'est pas à jour en matière de correctifs ou de versions.

Coûts d'infrastructure de l'ERP

Outre les coûts initiaux, estimez le coût des mises à niveau et extensions au-delà de l'achat initial. Il s'agit d'une estimation axée sur le temps : tous les coûts seront répliqués (et remontés) pour les cinq années (au moins) du cycle de vie. Intégrez donc ces coûts de mise à niveau et d'extension aux années futures, car il est peu probable que vous ayez besoin de mises à niveau ou d'extensions au cours de la première année.

• Matériel initial : coût d'achat ou de location des ordinateurs, serveurs et imprimantes, par exemple. Dans le tableau comparatif, cette dépense a déjà dû avoir lieu pour « le système hérité ».
• Mises à niveau et maintenance continues : coûts continus pour l'infrastructure ci-dessus. Les coûts de maintenance des infrastructures seront faibles ou inexistants en mode SaaS.
• Licences des logiciels du système : incluent le système d'exploitation, la base de données et les utilitaires, par exemple.
• Mises à niveau et maintenance des logiciels du système : coûts permanents pour les logiciels du système ci-dessus. Les coûts de maintenance des infrastructures devraient être faibles ou inexistants en mode SaaS.
• Équipements et frais de mise en réseau : budget initial pour les équipements et services de mise en réseau.
• Appareils utilisateurs : coût d'achat, de remplacement et de maintenance des différents ordinateurs, tablettes, scanners, etc.
• Frais liés aux installations d'infrastructures : coûts par exemple associés à l'espace ou à l'eau et l'énergie requis par le système.

Coûts des logiciels ERP : applications métier et axées sur la productivité

Ici, vous budgétiserez le coût des mises à niveau et extensions au-delà de l'achat initial. Les frais annuels peuvent augmenter au fil du temps avec l'ajout d'utilisateurs ou d'applications, suivant la stratégie de tarification du fournisseur.

• Coût initial de la licence perpétuelle : coûts initiaux, notamment pour une licence on-premise, ainsi que pour certaines options de licences hébergées ou hybrides (dépense déjà engagée pour le système hérité).
• Frais annuels de licence perpétuelle :  cela couvre les mises à jour et un certain niveau de support. Pour un système ERP, cela représente généralement 16 à 20 % du prix affiché par an. Au rythme de 20 % par an, la licence est « rachetée » tous les cinq ans.
• Abonnement annuel (SaaS) : utilisez les coûts d'abonnement annuels estimés ou basés sur devis pour les applications cloud.
• Frais annuels de maintenance (SaaS) : frais de maintenance logicielle additionnelle, non inclus ailleurs. La plupart des frais de maintenance logicielle SaaS sont inclus dans l'abonnement.

Coûts de mise en œuvre de l'ERP

Vous devez maintenant estimer les coûts de mise en œuvre du système initial et des mises à niveau planifiées sur une période de cinq ans. La plupart des fournisseurs de logiciels proposent une ou deux versions majeures par an. Chaque version constitue en fait une mini-mise en œuvre. Tout d'abord, l'équipe de projet doit étudier la version en question pour déterminer l'impact global sur le processus existant. La version est ensuite chargée et testée. Avant la mise en production, les utilisateurs doivent être suffisamment formés au nouveau logiciel. Les coûts potentiels à prendre en compte sont notamment les suivants :

• Personnel composant l'équipe du projet : prenez en compte le temps budgété (y compris les heures supplémentaires) pour le personnel IT et les utilisateurs
• Frais relatifs au conseil : déterminez l'assistance initiale potentiellement requise au-delà de ce que le fournisseur proposera
• Conversion, saisie et test des données : faites appel au personnel permanent ou temporaire pour la saisie, les tests ou toute autre tâche de base requise (ces domaines sont souvent sous-budgétisés, ce qui peut entraîner des problèmes de qualité des données)
• Formation des utilisateurs : certaines formations initiales des utilisateurs finaux seront proposées par le fournisseur, mais pour tirer pleinement profit de votre système, une formation complémentaire est fortement recommandée

Coûts de personnel permanents de l'ERP

Estimez les coûts d'exploitation « normaux » pour assurer le bon fonctionnement de votre nouveau système ERP. Lorsque vous examinez les coûts permanents (récurrents), soyez aussi réaliste que possible et incluez une prévision raisonnable d'augmentation ou d'inflation d'une année sur l'autre. Seront principalement inclus les temps et frais relatifs au personnel IT interne et aux consultants, notamment :

• Coûts de support de l'infrastructure :  cela couvre le temps budgétisé pour le support allant au-delà de ce que le fournisseur a inclus dans sa recommandation. En mode SaaS, il n'y aura pas de coûts de maintenance d'infrastructure ou bien des coûts minimes.
• Sauvegarde et restauration après sinistre : cela inclut les pratiques externalisées ou internes.
• Support réseau et appareils : estimation du support requis pour le réseau, les PC et les appareils mobiles, par exemple.
• Correctifs de bugs périodiques : il s'agit pour le personnel IT d'appliquer le flux de correctifs de bugs.
• Intégrations logicielles : s'attendre à une maintenance régulière au fil des mises à jour des produits logiciels.
• Personnalisations des logiciels : mises à jour ou réappliquées durant les différents cycles de version des logiciels.
• Support des appareils mobiles des utilisateurs : effort requis pour le développement et le support des applications.

Déterminez le coût total de votre ancien ERP par rapport au nouveau système ERP

À partir des quatre tableaux ci-dessus, transférez le total pour chaque domaine d'investissement, ainsi que les sous-totaux des coûts du nouveau système, dans le tableau ci-dessous. Vous pourrez alors voir les économies totales ou les coûts supplémentaires associés au nouveau système. Il devrait y avoir un mélange de sous-totaux négatifs et positifs pour la « différence sur 5 ans ».

Que faire de ces informations ?

• Si le total de la « différence sur 5 ans » est positif, cela signifie qu'il est plus coûteux de gérer votre système ancien que de le remplacer. Ce montant est un bénéfice direct et doit être ajouté au Tableau 8 : Récapitulatif des bénéfices de l'ERP (ci-dessous).
• Si le total de la « différence sur 5 ans » est négatif, cela signifie que la mise en œuvre du nouveau système sera plus coûteuse que le maintien de votre système existant. Les bénéfices supplémentaires seront abordés dans la section suivante.
• Le total des coûts sur 5 ans du nouveau système sera utilisé ci-dessous dans le calcul du retour sur investissement, en tant qu'« Investissement ».

2. Estimez les bénéfices de l'ERP

Si le coût sur cinq ans du nouveau système est supérieur au coût de maintenance de l'ancien système, vous aurez besoin de suffisamment de bénéfices supplémentaires pour justifier le changement de système. Sinon, pourquoi changer ?

Par exemple, si vous anticipez une augmentation du chiffre d'affaires et des marges à la suite de l'adoption du nouvel ERP, ou si le système doit présenter une plus grande valeur ajoutée et un niveau de support client plus élevé, cela peut permettre de justifier une migration vers un nouvel ERP.

Certains des bénéfices du nouveau système sont par nature un peu plus difficiles à dissocier et à affecter au nouveau système, mais l'effort en vaut la peine. Dans la plupart des cas, il y aura de nombreux bénéfices directs pour amplement justifier la mise en œuvre du nouveau système. Cependant, la documentation et l'estimation des bénéfices indirects faciliteront la planification du projet, la définition des priorités et l'évaluation des résultats de la mise en œuvre de l'ERP pour l'entreprise. Même si vous ne pouvez pas affecter une valeur monétaire à ces bénéfices, répertoriez-les dans la feuille de calcul du retour sur investissement et dans le plan du projet.

Exemples de bénéfices offerts par un ERP

Pour cette feuille de calcul, des exemples de bénéfices offerts par un ERP ont été classés selon cinq domaines d'amélioration :

• Productivité des collaborateurs
• Prise de décision
• Finances et comptabilité
• Opérations
• Technologie

Les listes ci-dessous contiennent des exemples de bénéfices. Votre équipe et vous-même en découvrirez bien d'autres à travers l'examen de témoignages clients, de rapports d'analystes, d'exigences propres à l'entreprise, d'options logicielles et de nouvelles technologies. Énumérez les bénéfices possibles et notez les estimations initiales en matière d'améliorations de processus ainsi que la valeur financière associée.

Productivité des collaborateurs

• Prendre en charge les appareils mobiles pour faciliter le travail partout et à tout moment
• Renforcer l'efficacité et la précision de la saisie des données (éviter la lourdeur des procédures et la lenteur des réponses des systèmes ERP plus anciens et peu « conviviaux »)
• Réduire le délai avant pleine productivité grâce à une interface utilisateur (IU) moderne et basée sur les rôles qui réduit le temps de formation requis pour rendre les utilisateurs opérationnels
• Favoriser un environnement contrôlé et géré pour réduire la variabilité avec les processus standard

Prise de décision

• Consolider les systèmes pour réduire les inexactitudes des données et éliminer les données redondantes
• Centraliser et gérer les informations (version unique de la réalité) pour rendre les communications intra-entreprises plus efficaces et éviter les malentendus et la confusion
• Accéder au Big Data à l'aide d'outils analytiques modernes pour générer des insights favorisant une meilleure prise de décision.
• Fournir des outils conviviaux tels que des alertes et des tableaux de bord pour des requêtes en libre-service rapides et précises.

Finances et comptabilité

• Rationaliser les processus financiers et comptables dans toute l'entreprise.
• Accélérer les clôtures mensuelles et renforcer la précision du reporting financier.
• Améliorer la comptabilité clients en réduisant la durée de recouvrement des créances (DSO).
• Réduire le stress lié aux audits avec des données organisées, facilement disponibles, précises et complètes.
• Favoriser la conformité réglementaire.

Opérations

• Améliorer les opérations à l'échelle de l'entreprise et moderniser les processus obsolètes.
• Intégrer le e-commerce à la gestion des clients et des commandes.
• Réduire les coûts de main-d'œuvre opérationnelle grâce à de meilleurs systèmes de planification.
• Renforcer la satisfaction client avec un produit ou une date de livraison ferme au moment du devis.
• Favoriser des achats proactifs et contrôlés plutôt que chaotiques et dépendants des expéditions.
• Réduire les stocks sans augmenter les ruptures, les commandes en retard ou la déception des clients, grâce à une planification et un contrôle des stocks optimisés.

Technologie

• Remplacer les infrastructures obsolètes qui freinent l'entreprise.
• Optimiser les interactions entre les systèmes de gestion des différents services.
• Consolider les applications anciennes et indépendantes, et réduire le recours aux feuilles de calcul Excel et aux solutions de contournement manuelles.
• Accéder aux nouvelles technologies telles que l'intelligence artificielle (IA), le Machine Learning et l'Internet des Objets (IoT).
• Favoriser l'évolutivité grâce à des systèmes modernes conçus pour accompagner la croissance de l'entreprise.
• Assurer la sécurité des données à l'aide de systèmes et de contrôles actualisés.
• Réduire le problème d'accès au support pour les systèmes hérités qui ne sont plus pris en charge par le fournisseur.

Documentez les améliorations offertes par l'ERP

La feuille de calcul ci-dessous est un exemple de feuille de calcul permettant de documenter vos observations et estimations concernant les améliorations de processus et la valeur financière associée. Pensez à renseigner chaque colonne dans votre propre feuille de calcul.

• Créer une feuille de calcul pour chacun des cinq domaines d'amélioration listés ci-dessus.
• Enregistrer les processus pour chacun des domaines à améliorer.
• Estimer les montants directs et indirects annuels associés.
• Calculer la valeur totale sur cinq ans.
• Indiquer le bénéfice, même si le montant en euros ne peut pas être déterminé.

Identifiez les bénéfices directs et indirects pour chaque service de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous un exemple de bénéfices pour les fonctions Finance et Comptabilité. Vous aurez besoin d'un tableau comme celui-ci pour chaque service de votre entreprise.

Récapitulez tous les bénéfices de l'ERP

Une fois tous les axes d'amélioration pris en compte, additionnez les totaux sur 5 ans de chaque service pour déterminer le bénéfice total.

En outre, si vous constatez que la « différence totale sur 5 ans » du Tableau 6 : Récapitulatif des coûts est positive, il sera clairement plus coûteux de conserver votre système hérité que de le remplacer. Le montant des économies représente un bénéfice direct et doit être ajouté au tableau ci-dessous à la ligne 6. Si ce nombre est négatif (le coût du nouveau système est supérieur au coût du système actuel), ajoutez un zéro (0) à la ligne 6.

3. Calculez le retour sur investissement de l'ERP

Vous n'aurez pas besoin d'une feuille de calcul pour cette phase.

À ce stade, vous devez disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour calculer le retour sur investissement de votre ERP à l'aide de cette formule :

Retour sur investissement = (Bénéfice – Investissement) / Investissement

Voici où vous trouverez les informations nécessaires :

• « Investissement » correspond au « total des coûts sur 5 ans du nouveau système », soit au total du Tableau 6 : Récapitulatif des coûts de l'ERP
• « Bénéfice » correspond au « Total des bénéfices de l'ERP du projet » du Tableau 8 : Récapitulatif des bénéfices de l'ERP

Dans la plupart des cas, les bénéfices dépasseront l'investissement et vous obtiendrez un ratio supérieur à 1.

Par exemple, si le bénéfice sur cinq ans est de 2 000 000 € et que l'investissement sur cinq ans est de 575 000 €, le ratio sera de (2 000 000 € – 575 000 €) / 575 000 € = 2,479 €, arrondis à 2,5.

Multipliez ce ratio par 100 pour obtenir le pourcentage de retour sur investissement résultant de la mise à niveau de votre système ERP. Dans notre exemple, le ratio 2,5 représente un retour sur investissement de 250 %.

Prochaine étape

Si les bénéfices et le retour sur investissement vous paraissent dignes de confiance, l'étape suivante consiste à aller plus loin pour assurer l'alignement avec le processus de planification et de budgétisation de votre entreprise. Comme les logiciels affectent à la fois les budgets d'exploitation et les budgets d'investissement, vous devrez peut-être impliquer davantage de parties prenantes.

• Communiquer avec les cadres sponsors et les membres de l'équipe qui ont créé les estimations.
• Fournir une documentation de support pour les ventes, les coûts et autres.
• Créer des prévisions spécifiques pour les ventes et les coûts par année.
• Préparer les données d'analyse financière pour le coût total de possession (TCO), le délai de récupération et d'autres calculs.