Les achats directs comprennent tous les éléments essentiels à la production des articles de votre cœur de métier. Les achats indirects incluent quant à eux tout ce qui contribue au bon fonctionnement de votre entreprise, à la fluidité et à l'efficacité des opérations.

Les activités d'achats directs impliquent des budgets plus importants. Elles sont susceptibles d'être gérées de façon plus centralisée et stratégique. Toutefois, les coûts des achats indirects peuvent tout de même représenter une part importante des achats, ce que de nombreuses entreprises sous-estiment souvent. Malgré cela, les achats indirects sont souvent gérés de façon décentralisée et incohérente, la marge d'amélioration étant énorme. Les meilleures technologies et pratiques de gestion des achats actuelles vous aident à appliquer une approche plus unifiée et globale de vos processus de gestion des achats. Elles veillent à la parfaite intégration et collaboration de vos équipes, vos données et vos systèmes.

Qu'entend-on par achats directs ?

Les achats directs renvoient au processus d'acquisition de matières premières, de composants et de personnel contribuant directement à la production des biens et des services vendus par votre entreprise.

Cette activité d'achat est étroitement liée aux opérations primaires de votre entreprise. Les achats directs alimentent votre ligne de production et influent sur la qualité du produit fini proposé à vos clients. À titre d'exemple, imaginez un constructeur automobile achetant de l'acier et des pneus. Vous pouvez aussi envisager les achats directs sous l'angle de leur proximité avec vos opérations clés. Sans fournitures de bureau, un constructeur automobile pourrait toujours produire des voitures. Sans métal ou caoutchouc en revanche, les opérations primaires seraient à l'arrêt.

En matière d'achats directs, les bonnes pratiques incluent souvent des solutions et des outils d'achats électroniques intégrant l'analytique des achats, le sourcing stratégique et la planification déterministe des besoins (MRP). Les entreprises ont ainsi l'assurance d'avoir des fournisseurs fiables et des systèmes efficaces pour gérer ces relations, avec dans l'idéal une hausse de l'efficacité et de la résilience des opérations.

Qu'entend-on par achats indirects ?

Les achats indirects impliquent l'acquisition de biens et de services importants pour le fonctionnement de votre entreprise, mais qui ne contribuent pas directement à la production de vos produits ou services clés. Cette catégorie d'achats comprend la maintenance, les réparations et les opérations (MRO), les services IT et les abonnements SaaS (« software-as-a-service »), le marketing, l'immobilier, l'externalisation, et bien plus encore.

Et même si la définition des achats indirects n'a pas vraiment évolué en 50 ans, on observe un changement net dans la façon dont les entreprises et leurs clients font des affaires en raison de la transformation digitale moderne. Certains achats indirects sont intemporels, comme les services de nettoyage ou d'entretien ainsi que les fournitures de bureau. Notre dépendance aux solutions SaaS, à la cybersécurité et à des logiciels de plus en plus puissants et spécialisés constitue en revanche un énorme changement. De nos jours, les équipes de gestion des achats dépensent souvent moins dans les catégories papeterie et services publicitaires et même moins dans l'immobilier. Cette baisse s'explique davantage par un changement de cap en faveur de la digitalisation, des outils marketing en libre-service et du travail à distance que par une réduction générale des dépenses indirectes. Au fur et à mesure de leur digitalisation, les entreprises et les fabricants — malgré une baisse de certains achats « durs » — constatent un besoin croissant en outils et solutions d'un autre genre pour les aider à croître et à rester compétitifs.

Achats directs versus indirects : quelles sont les différences ?

La principale différence entre ces deux modèles d'achats ne réside pas dans leur mode de fonctionnement, mais dans leur objectif ultime et leurs domaines d'application. Les bonnes pratiques — du sourcing au paiement — doivent être appliquées avec soin à toutes vos activités d'acquisition, qu'elles soient directes ou indirectes.

• Continuité de l'activité et importance stratégique  : la continuité de vos activités dépend étroitement de vos activités d'achats directs. Toute disruption dans l'approvisionnement en matières premières peut mettre la production à l'arrêt, un coup dur pour les ventes et le résultat net. Les achats indirects ont un effet moins immédiat sur l'activité. Cependant, la gestion efficace de cette catégorie d'achats sur la durée tend à avoir un effet positif sur la santé de l'entreprise.
• Budget et durée du contrat  : les budgets alloués aux achats directs sont généralement plus élevés et les contrats plus longs. À l'inverse, les achats indirects peuvent s'inscrire dans des contrats plus courts aux montants plus faibles et plus variables, avec un accent sur des besoins opérationnels variables d'une année à l'autre (voire d'un jour à l'autre).
• Achats planifiés versus spontanés  : les achats directs nécessitent une planification et des prévisions rigoureuses, car celles-ci garantissent l'alignement sur les calendriers de production et la demande du marché. S'agissant des achats indirects, la marge de manœuvre est un peu plus grande, car les achats sont effectués au fur et à mesure, en fonction de besoins opérationnels plus immédiats.
• Importance des relations fournisseurs  : en matière d'achats directs, la gestion de la relation fournisseurs (SRM) revêt généralement une plus grande importance stratégique et implique des partenariats à long terme. Ces derniers contribuent à la conformité ; donnent accès à l'expertise et aux suggestions des fournisseurs et offrent une fourniture ainsi qu'une qualité continues. Les équipes Achats indirects cherchent à inciter les individus à effectuer des achats auprès de ces fournisseurs approuvés, et ce afin de tirer parti des remises pour volume, d'améliorer le contrôle qualité et de respecter les directives ainsi que la réglementation.
• Gestion des stocks  : en tant qu'activité stratégique dans les achats directs, la gestion des stocks vise à trouver l'équilibre entre les coûts et les besoins de production afin d'éviter le surstock ou la rupture de stock. Le risque de pénurie ou d'excédent peut être moindre dans les achats indirects selon la nature des biens ou des services achetés.
• Configuration dans l'entreprise  : traditionnellement, une équipe Achats spécifique gère les achats directs selon des budgets et des KPI bien définis, tandis que les achats indirects sont souvent contrôlés ou surveillés avec moins de rigueur. Si la distinction entre les achats directs et indirects était auparavant une réalité, il est important de noter qu'aujourd'hui les meilleurs professionnels en gestion des achats appliquent une approche plus connectée et systématique des achats indirects.

Les défis courants posés par les achats directs

La plupart des défis posés par cette catégorie d'achats sont susceptibles de provenir de l'extérieur. Une bonne collaboration entre vos équipes et vos fournisseurs s'impose pour faire face à ce type de problèmes. Assurez-vous aussi que vos activités d'achats directs sont pilotées par les données et centralisées.

• Volatilité sur la Supply Chain  : comme nous en avons eu la preuve ces dernières années, l'axiome « ne jamais dire jamais » s'applique parfaitement au monde des affaires d'aujourd'hui. Des événements météorologiques aux troubles politiques, un large éventail (croissant !) d'événements mondiaux peut venir disrupter votre Supply Chain. Plus que jamais, les équipes Achats directs doivent collaborer avec les équipes de gestion de la Supply Chain, tirer parti et analyser les données de résilience dans toute l'entreprise.
• Contrôle qualité  : vos fournisseurs, même bien intentionnés, risquent de vous décevoir en matière de qualité. Pour anticiper plus facilement les problèmes de qualité et réagir en conséquence, misez sur une bonne stratégie SRM ainsi qu'un suivi continu des tendances sur le marché mondial et régional.
• Variations des prix des marchandises  : en fonction de votre secteur, vous risquez d'être particulièrement exposé aux variations de prix et de disponibilités des matières premières dont vous avez besoin pour votre production clé. Encore une fois, restez à l'affût des évolutions sur le marché et créez des réserves budgétaires pour mieux vous préparer à de telles éventualités.
• Dépendance aux fournisseurs  : il est tentant de se contenter d'un très bon fournisseur. Un fournisseur peut soudainement être dans l'incapacité de livrer sans pour autant avoir commis de faute. Si vous n'avez pas d'autres options vérifiées sous la main, la catastrophe vous guette.
• Conformité réglementaire et durabilité  : vos achats directs engendrent généralement plus de dépenses et peuvent inclure des matières premières, du transport longue distance, du personnel étranger et d'autres composantes complexes. Les équipes Achats directs doivent maîtriser la réglementation locale et internationale en matière ESG (environnemental, social, gouvernance) et juridique, ainsi que de multiples autres réglementations qui n'ont généralement pas autant de conséquences sur les achats indirects.

Les défis courants posés par les achats indirects

Les défis posés par les achats indirects proviennent souvent de l'intérieur. C'est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. Une mauvaise nouvelle si vous continuez à tolérer les silos ainsi que les outils et pratiques obsolètes. Une bonne nouvelle si vous êtes prêt à surmonter ces problèmes. Les événements politiques et météorologiques sont hors de votre contrôle, mais pas ce type de défis.

• Mauvaise visibilité sur les dépenses  : même si les services appliquent les bonnes procédures, vous ne pourrez peut-être pas examiner les dépenses de façon centralisée si elles ne sont pas saisies et intégrées à vos autres dépenses. Vous risquez alors d'être moins en mesure d'identifier les opportunités d'économies ou d'éliminer les dépenses inutiles.
• Dépenses non conformes  : la plupart des dépenses non conformes partent d'une bonne intention et s'expliquent pas la lenteur perçue des canaux « officiels  ou encore l'absence de solutions pour automatiser la conformité avec les protocoles et politiques d'achats. Pour autant, ces dépenses peuvent causer des dommages importants, augmentant par conséquent les coûts ainsi que le risque que les achats ne respectent pas les exigences organisationnelles ou réglementaires.
• Accumulation et disparité des données  : les données sur les dépenses indirectes et le sourcing doivent être collectées, standardisées et analysées avec toutes les autres données critiques de l'entreprise. En l'absence de politiques et de pratiques strictes de saisie et de centralisation des informations, vous perdrez des avantages, notamment la plus grande précision des prévisions et la réduction des coûts.
• Excédents et redondances  : les achats indirects débouchent souvent sur des excédents de fournitures ou une redondance de services en raison d'une mauvaise coordination et planification. Les solutions automatisées améliorent votre visibilité afin de libérer ce capital excédentaire qui pourrait être mieux utilisé ailleurs.
• Culture d'entreprise  : les vieilles habitudes ont la vie dure. De nombreuses entreprises manquent d'une stratégie concertée en matière d'achats indirects. Il ne suffit pas d'un bon logiciel pour intégrer vos achats indirects dans vos processus centralisés. Cette intégration nécessite aussi une communication transparente et de la clarté quant à l'importance de la visibilité et de la suppression des silos dans votre entreprise.

L'effet des achats directs et indirects sur la gestion des achats

Bien que représentant une part importante des coûts totaux, les achats directs ouvrent la voie à des économies d'échelle et des remises pour volume permettant de contrôler efficacement le coût des stocks. À l'inverse, bien que les achats indirects n'aient pas le même effet sur le coût des marchandises vendues, ils conditionnent de plus en plus le succès d'une entreprise, car l'inefficacité peut être source de hausse des dépenses, de retards et de disruptions. Par conséquent, la gestion holistique des achats s'avère essentielle pour trouver l'équilibre entre ces catégories, l'objectif étant de s'assurer que chacune contribue autant que possible à la santé financière, la croissance et la fluidité opérationnelle de votre entreprise.

Critères de sélection d'un logiciel pour les achats directs/indirects

Au fur et à mesure de votre transformation digitale, choisissez des logiciels soutenant l'intégration, la personnalisation et l'automatisation de vos activités de gestion des achats, avec notamment les fonctionnalités suivantes :

1. Fonctionnalités d'intégration complètes : l'intégration à vos systèmes ERP et de gestion des achats assure l'alignement entre les données sur les achats et les besoins opérationnels et de production, soit une condition essentielle pour équilibrer les achats directs et indirects.
2. Analytique avancée et reporting  : compte tenu des axes et des effets différents des achats directs et indirects, l'analytique s'impose pour distinguer et gérer les défis et opportunités propres à chaque catégorie.
3. Interface conviviale  : un outil n'est un bon outil que si vos équipes sont capables, et ont envie, de l'utiliser. Recherchez une interface et un tableau de bord intuitifs et simples.
4. Gestion automatisée des workflows  : l'automatisation rationalise les processus, réduit les tâches manuelles, augmente la précision ainsi que la vitesse. Vos équipes ont plus de temps à consacrer aux sujets stratégiques, puisqu'elles ont l'assurance que les tâches manuelles sont surveillées en continu.
5. Outils fiables de gestion des fournisseurs  : quels que soient les services ou les biens fournis, vous avez tout intérêt à sélectionner des fonctionnalités de gestion des fournisseurs standardisées et fiables. Elles maintiennent la qualité et la fiabilité tant dans les achats directs qu'indirects.
6. Options de personnalisation flexibles  : des rapports aux processus automatisés en passant par les workflows, la personnalisation donne à vos équipes les moyens de s'adapter aux besoins et défis propres à chaque fournisseur ou activité opérationnelle.
7. Fonctionnalités de sécurité et de conformité  : en matière de conformité réglementaire et de protection de données transactionnelles sensibles, ne faites pas l'impasse sur les fonctionnalités de sécurité pilotées par l'IA, plus qu'essentielles pour protéger votre réputation, vos clients, vos fournisseurs et vos équipes.
8. Solutions optimisées pour mobile  : à mesure que vos activités Achats gagnent en précision et s'intègrent mieux dans votre entreprise, vous voulez avoir l'assurance que vos solutions de gestion des achats prennent en charge un usage flexible — sur ordinateur comme sur mobile.