Qu'est-ce qu'un plan de continuité des activités ? Chiara Bersano, conseillère mondiale en valeur RH de SAP, a un point de vue unique sur la question. En 1999, elle travaillait pour une entreprise mondiale qui exploitait une usine à Izmir, en Turquie, quand un tremblement de terre dévastateur a finalement fait plus de 17 000 morts et 250 000 sans-abri. Les employés de son entreprise se sont toutefois montrés meilleurs que la plupart des autres.

L'entreprise a réagi rapidement, soutenant et aidant les travailleurs et leurs familles dans des conditions difficiles. Cela a assuré la confiance et la loyauté à long terme entre l'entreprise et ses travailleurs. Mais cela a également suscité un intérêt précoce pour la planification d'urgence à un moment où la technologie pour soutenir un tel effort était palpée par rapport aux capacités d'aujourd'hui. Néanmoins, deux décennies plus tard, beaucoup de ces employés travaillent encore dans cette entreprise, non seulement pour le meilleur salaire ou la promesse d'une croissance de carrière, mais parce qu'ils savent que l'entreprise a le dos en temps de crise.

Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ? Si vous demandez à Bersano, c’est créer un cadre de réponse d’urgence qui permet de conserver une main-d’œuvre saine, motivée et dévouée pendant et après les crises.

« Le pouvoir de construire des relations à partir d’une crise est extrême », dit Bersano. « C'est construire une relation basée sur la confiance avec les employés. »

En d'autres termes, investir dans la santé et la sécurité des collaborateurs grâce à une planification d'urgence diligente permet d'abord d'améliorer la résilience, l'agilité et la continuité des activités, puis d'améliorer les résultats de l'entreprise. Mais de manière plus globale, la planification d'urgence est essentielle à la survie de toute entreprise, locale ou mondiale, à court et à long terme.

La perception autant que la préparation

Bien qu'il existe d'innombrables autres exemples de plans d'urgence au-delà de celui de Bersano, la définition complète d'un plan de continuité des activités en termes de fonction RH est prête à déplacer et à aligner les personnes et les ressources en réponse à tout événement malheureux afin que l'entreprise puisse reprendre ses activités en partie ou en totalité le plus rapidement possible.

Cela pose la question suivante : alors que les nouvelles de la pandémie de COVID-19 ont commencé à se propager au quatrième trimestre 2019, comment de meilleurs plans d'urgence auraient-ils pu aider les entreprises et les pays à l'époque, et comment de tels plans peuvent-ils les aider maintenant ? Pour répondre à la deuxième partie de la question, les entreprises ont plus à gagner plus tôt elles créent un plan d'urgence axé sur la préservation de la continuité des activités. En fait, c'est quelque chose que les organisations RH devraient faire tout le temps dans le cadre de leur travail, quelles que soient les conditions macroéconomiques ou spécifiques à l'entreprise.

Hindsight 2020 : comment les plans d'urgence auraient pu aider au début de la COVID-19

Les entreprises de e-commerce qui avaient mis en place des plans d'embauche rapide pour les rôles de sourcing et de traitement des commandes étaient bien préparées. Et les entreprises de service qui avaient déjà armé leurs collaborateurs d'ordinateurs portables et de logiciels de collaboration à jour ont pu passer rapidement et en toute simplicité à un mode de travail à distance. D'une manière générale, plus l'entreprise était prête pour l'avenir et plus la technologie était prête, mieux elle était équipée – intentionnellement ou accidentellement – pour maintenir son activité au même rythme que la pandémie.

Mais la planification d'urgence ne consiste pas seulement à s'assurer que chaque employé dispose d'un ordinateur portable et d'une connexion Internet rapide. Il s'agit de déplacer les ressources ou même des services entiers pour se concentrer sur les besoins immédiats de l'entreprise, gérer la perception externe de l'entreprise et véritablement répondre à ce que les collaborateurs veulent et doivent réussir. Si vous pensez que ces choses ressemblent à trois choses qui doivent être gérées en temps normal, vous avez raison. L'efficacité de la préparation des RH fera toute la différence en ce qui concerne la quantité d'activités impactées, le cas échéant.

C'est pourquoi, même après la fin de la pandémie de COVID-19, un plan d'urgence constant et cohérent devrait être la nouvelle norme pour les professionnels RH. Si la planification d'urgence est un aspect permanent de la fonction RH, elle a le pouvoir de dynamiser l'entreprise.

Promenez-vous dans la conversation

Dans la mesure où un plan d’action d’urgence sur le lieu de travail consiste à élaborer des stratégies à grande et à petite échelle, la profondeur et l’efficacité de tout plan d’urgence sont, au cœur de ses préoccupations, le reflet des valeurs de l’entreprise. Bien sûr, chaque site Web de l'entreprise a à peu près le même ensemble d'idéaux exprimant un état d'esprit orienté client et plaçant la santé et la sécurité des employés avant tout. Mais les actions parlent beaucoup plus fort que les mots copiés.

C'est là que la planification d'urgence s'aligne sur les objectifs de l'entreprise. Les professionnels des RH doivent prendre en compte à la fois les scénarios spécifiques à l'entreprise et les facteurs macroéconomiques qui ont un impact sur tous les membres de l'organisation, puis les aborder à la lumière des différents types d'urgences et de priorités qui peuvent survenir. L'actif le plus précieux d'une entreprise est ses employés, et prendre soin d'eux est une obligation morale et légale. Si le PDG et le DRH s’accordent à dire que la santé et la sécurité des travailleurs sont d’une importance capitale en période de crise, la satisfaction des clients et la réussite financière ne manqueront pas de suivre, même au cœur d’une crise qui menace d’améliorer tous les aspects de l’entreprise.

Les stratégies de planification d'urgence doivent être complètes par nature et tenir compte d'un large éventail d'actions réactives qui, même dans des circonstances normales, seraient difficiles à mettre en œuvre en une seule fois. Mais c’est aussi la raison pour laquelle la préparation aux situations d’urgence et la planification d’urgence sont si importantes – le temps de réponse est essentiel dans toute crise. Le bon plan n'aura pas d'importance s'il arrive trop tard.

Compte tenu de ce que le monde a connu et du nombre d'entreprises et de secteurs entiers impactés, les professionnels des RH devraient se poser la question suivante : comment pouvons-nous être préparés de la meilleure manière possible pour demain, le mois prochain et l'année prochaine ?

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