Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses correspond à la pratique de gestion de toutes les relations fournisseurs et de tous les achats de l'entreprise dans le but d'identifier et d'optimiser chaque euro dépensé.

Présentation de la gestion des dépenses

Une gestion des dépenses efficace intègre et automatise toutes les activités liées aux dépenses, à partir du Source-to-Pay, afin que les achats se déroulent comme prévu et que les fournisseurs soient payés conformément aux contrats. Grâce à une vue d'ensemble sur les dépenses, davantage de dépenses contrôlables peuvent être gérées, générant ainsi plus de valeur organisationnelle. La valeur est obtenue grâce aux éléments suivants :

 

  • Amélioration de l'efficacité des processus

  • Réduction des coûts et des risques liés à l'approvisionnement

  • Meilleure collaboration entre les partenaires commerciaux et les équipes transversales

  • Concentration accrue sur des activités plus stratégiques

Qu'est-ce que le processus de gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses commence par la transformation digitale des processus de sourcing, de conclusion de contrats et d'achat, sans oublier les processus de gestion des fournisseurs, des factures et des paiements.

 

Les fonctions Source-to-Pay sont ensuite consolidées au sein d'un processus simple et intelligent, exécuté sur une plateforme cloud unique intégrée à un réseau de fournisseurs mondial. Il est ainsi possible de rassembler et d'analyser toutes les données sur les dépenses et d'obtenir des insights sur les sommes que l'entreprise dépense, à quelle fréquence et auprès de qui, et ce à tous les niveaux.

Quels sont les avantages de la gestion des dépenses ?

Grâce à un logiciel de gestion des dépenses moderne, les insights se transforment en actions au moyen d'un processus interconnecté de bout en bout.

  • Le sourcing s'effectue depuis une position de force afin de négocier de meilleurs prix auprès des fournisseurs

  • Les contrats sont rédigés en temps réel, puis conservés dans un référentiel centralisé pour plus de visibilité et de conformité

  • Les achats sont facilités, puisque les collaborateurs sont encouragés à acheter auprès de fournisseurs privilégiés à des prix négociés

  • Le cycle de vie et les performances des fournisseurs sont gérés grâce à une vue à 360 degrés sur des données fiables, à jour

  • La visibilité sur les fournisseurs multiniveaux atténue le risque fournisseur et les potentielles atteintes aux opérations, à l'image et au chiffre d'affaires

  • La saisie, le workflow et l'approbation des factures sont automatisés pour éliminer les exceptions et garantir la conformité avec les contrats et les commandes d'achat

Dans le cadre de la collaboration avec les fournisseurs, les paiements sont gérés de sorte à augmenter le flux de trésorerie disponible, à améliorer le fonds de roulement et à profiter de remises pour paiement anticipé

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Foire aux questions

La gestion des fournisseurs est un élément essentiel de la fonction Achats. Il s'agit de superviser et de coordonner les interactions avec tous les tiers qui fournissent des biens et des services à une entreprise. Elle vise à créer des relations positives et productives avec les fournisseurs, en s'assurant qu'ils respectent les normes et les attentes de l'entreprise en termes de qualité, de coûts et de délais de livraison. En matière de gestion des catégories, la gestion des fournisseurs devient d'autant plus importante qu'elle permet de bâtir des relations solides avec les fournisseurs au sein de catégories spécifiques, ce qui entraîne une amélioration de l'efficacité, une réduction des risques et potentiellement de meilleurs prix et accords.

L'analyse des dépenses fait référence au processus de collecte, de nettoyage, de classification et d'analyse des données relatives aux dépenses dans le but de réduire les coûts d'achat, d'améliorer l'efficacité et de suivre la conformité. Cela permet aux entreprises de mieux comprendre où est dépensé leur argent et d'identifier les opportunités de réduction des coûts et d'amélioration des processus. Dans le cadre de la gestion des catégories, l'analyse des dépenses est essentielle, car elle aide les entreprises à prendre des décisions pilotées par les données, à optimiser leurs dépenses dans différentes catégories et à mieux négocier les conditions générales avec les fournisseurs.

Le risque fournisseur concerne les éventuelles conséquences négatives dues à des actions ou à des manquements du fournisseur. Cela inclut les risques liés à la qualité, à la livraison, à la stabilité financière, à la conformité et à la réputation. Gérer le risque fournisseur est crucial en matière d'achat, notamment pour garantir la continuité de l'approvisionnement, pour protéger la réputation de l'entreprise et de la marque ou encore pour éviter toutes répercussions juridiques ou financières potentielles. Concernant la gestion des catégories, comprendre et atténuer le risque fournisseur au sein de catégories spécifiques permet de renforcer la résilience dans la Supply Chain, d'instaurer des relations stables et fiables avec le fournisseur et de protéger l'entreprise face à de possibles disruptions ou problèmes.

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