Qu'est-ce que la gestion de la relation fournisseurs (SRM) ?
La gestion de la relation fournisseurs (SRM) désigne l'évaluation continue des entreprises qui fournissent des marchandises, des matériaux et des services à votre entreprise.
Il n'y a pas si longtemps, vos clients acceptaient volontiers d'attendre des jours, voire des semaines, avant que leurs produits ne leur soient livrés. Vous connaissiez tous vos concurrents et les tendances du marché étaient souvent progressives et régulières. Aujourd'hui, plus rien de cela n'est vrai. Les consommateurs modernes achètent en temps réel à partir d'un catalogue mondial, généralement digital. Les tendances en matière de produits (et même sectorielles) peuvent s'imposer en quelques semaines, voire en quelques jours. Ajoutez à cela les disruptions de la Supply Chain (comme des pandémies ou des événements politiques et météorologiques) et vous obtenez une situation pour le moins périlleuse. Tout comme les clients construisent votre entreprise, vos fournisseurs sont le socle de son existence. Les meilleures solutions logicielles et innovations opérationnelles actuelles aident les entreprises à développer les stratégies de gestion de la relation fournisseurs dont elles ont besoin non seulement pour être compétitives, mais aussi pour prospérer dans le monde complexe et en constante évolution d'aujourd'hui.
Signification de la gestion de la relation fournisseurs
La pratique de la gestion de la relation fournisseurs (SRM, pour « Supplier Relationship Management ») a vu le jour dans les années 1980 pour permettre aux entreprises d'évaluer de manière systématique et constante leurs fournisseurs. Cette pratique trouve son origine dans les travaux de Peter Kraljic, analyste renommé de l'approvisionnement et de la Supply Chain, qui a présenté une perspective novatrice sur la segmentation des fournisseurs. Il a mis au point la matrice de Kraljic, qui permet d'évaluer les fournisseurs selon deux dimensions essentielles : le risque et la rentabilité. Par exemple, une entreprise de produits électroniques a besoin à la fois de microprocesseurs et de fournitures de bureau, mais le fournisseur qui lui fournit les premiers joue un rôle bien plus important dans son succès que le second. C'est pourquoi la gestion de la relation fournisseurs suppose que, si de bonnes interactions sont importantes avec tous les fournisseurs, il est particulièrement crucial de cultiver des relations solides et transparentes et des stratégies d'évaluation continue avec les fournisseurs dont votre entreprise dépend le plus.
Les pratiques et solutions modernes exploitent des composants analytiques et stratégiques qui peuvent aider les entreprises à révolutionner leur approche de la gestion de la relation fournisseurs.
Gestion de la relation fournisseurs vs gestion des fournisseurs
Si les termes « gestion de la relation fournisseurs » et « gestion des fournisseurs » sont souvent utilisés de manière interchangeable, techniquement, ils ne veulent pas dire la même chose. La gestion de la relation fournisseurs correspond exactement à l'idée que l'on s'en fait, à savoir la pratique de la gestion des relations avec les fournisseurs. La gestion des fournisseurs, quant à elle, est un concept plus large. Elle inclut la gestion de la relation, mais aussi la gestion des informations, des performances et des risques liés aux fournisseurs, ainsi que des activités telles que la collaboration prévisionnelle.
Le concept de gestion de la relation fournisseurs existe depuis bien plus longtemps et est toujours utilisé par de nombreuses entreprises, en particulier les PME/ETI qui n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités d'une suite de gestion des fournisseurs de bout en bout. Aujourd'hui, cependant, la gestion des fournisseurs est le terme le plus moderne et est souvent utilisée pour décrire des outils nouveaux et avancés basés sur le cloud qui répondent aux besoins complexes tant des grandes entreprises que des PME/ETI.
Processus de gestion de la relation fournisseurs
Il s'agit d'un processus circulaire, comprenant cinq étapes majeures :
- Segmentation des fournisseurs : cette phase initiale consiste à catégoriser la base fournisseurs. Cela permet de fournir des insights, de mettre en évidence les risques potentiels, de découvrir des opportunités d'économies et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. La segmentation peut être effectuée en fonction de divers critères tels que le type d'article, la quantité, le risque (à l'aide de la matrice Kraljic), l'emplacement, le prix, la durabilité, etc., en fonction de ce qui représente le plus de valeur pour votre entreprise.
- Élaboration de la stratégie fournisseur : cette étape consiste à élaborer une stratégie sur mesure grâce aux insights issus de la segmentation. Cela implique de négocier les contrats et les prix, d'améliorer les processus de communication et de tenter de diversifier la base de fournisseurs en faisant appel à d'autres fournisseurs afin de minimiser les risques et la dépendance.
- Établissement de relations : cette étape se concentre sur le renforcement de votre relation avec les fournisseurs. Cela va bien au-delà des transactions, en favorisant une communication de bout en bout avec, notamment, des notifications anticipées concernant les changements de prix, les promotions et les pénuries potentielles. En résumé, vos fournisseurs peuvent mieux vous connaître et rester à l'écoute de vos besoins commerciaux.
- Exécution de la stratégie : il s'agit ici de mettre en œuvre les tactiques et les initiatives identifiées lors de l'étape d'élaboration de la stratégie pour améliorer les performances, générer de la valeur et atteindre les objectifs fixés avec chaque groupe de fournisseurs segmenté. Cela peut concerner la gestion des contrats, le traitement des commandes, la gestion des performances et la collaboration proactive avec les fournisseurs pour garantir que les objectifs stratégiques se traduisent par des résultats tangibles qui profitent à la fois à l'organisation d'achat et à ses fournisseurs.
- Suivi et amélioration continue : le suivi continu des performances des fournisseurs est essentiel pour une gestion efficace de la relation fournisseurs. Cela peut inclure l'évaluation de la ponctualité et de la précision des livraisons, de la qualité des produits, de la rentabilité, du délai d'exécution et de la réactivité. Les données sur les performances sont réinjectées dans le cycle, ce qui permet de définir la prochaine phase de segmentation et d'élaboration de la stratégie, créant ainsi une boucle qui se renforce et s'améliore à chaque fois.
Objectifs et avantages de la gestion de la relation fournisseurs
Lorsque vous améliorez votre capacité à interagir avec vos fournisseurs, vous augmentez vos opportunités de réussite.
Relations plus étroites avec les fournisseurs : établir des relations plus étroites avec les fournisseurs signifie que vous devez dépasser le stade de la transaction pour approfondir vos interactions. Cela suppose de nouer des partenariats et d'instaurer la confiance, la compréhension mutuelle et des objectifs communs. Vous et vos fournisseurs pouvez ainsi mieux comprendre les objectifs, les menaces et les opportunités réciproques.
Réduction des coûts : en comprenant les opérations et les structures de coûts des fournisseurs, les entreprises peuvent collaborer avec eux pour identifier les domaines où il est possible de réduire les coûts sans compromettre la qualité. Cela peut conduire à de meilleures négociations sur les prix, à des avantages en matière d'achats groupés et à une réduction du coût total de possession.
Réduction du risque fournisseur : une stratégie de gestion de la relation fournisseurs correctement mise en œuvre renforce la compréhension et la visibilité en temps réel, ce qui vous permet d'identifier, d'évaluer et de limiter les risques avec plus de rapidité et d'assurance. Vous ne pouvez pas inventer ce que vous ne savez pas. Le recours à des solutions d'approvisionnement intelligentes et à des pratiques de gestion de la relation fournisseurs vous permet d'être mieux préparé et plus confiant.
Meilleure réactivité des fournisseurs : lorsque vos fournisseurs vous connaissent et se sentent investis dans votre réussite, ils sont plus susceptibles de redoubler d'efforts pour répondre à vos besoins, en particulier en cas d'urgence. Cette réactivité peut faire toute la différence dans des scénarios critiques ou imprévus. Plus la relation entre acheteurs et fournisseurs est étroite, plus la réactivité est grande.
Collaboration plus rapide avec les fournisseurs : en offrant à vos fournisseurs des méthodes digitales et en temps réel de collaboration et de partage des informations, vous pouvez réagir plus rapidement aux disruptions et améliorer l'agilité de votre entreprise. Souvent, cette collaboration se fait sur un réseau de Supply Chain multi-entreprise, une plateforme de collaboration B2B « de plusieurs-à-plusieurs », où les acheteurs et les fournisseurs peuvent se connecter entre eux, réaliser des transactions et nouer des partenariats fondés sur le partage de processus et d'informations.
Visibilité et transparence accrues : une bonne gestion de la relation fournisseurs se doit d'être transparente. Les mesures de performance, leur importance pour chacun et le fait que tout le monde soit soumis à un examen minutieux doivent être clairement communiqués. Cette approche directe et honnête donne une bonne impression et encourage les fournisseurs à maintenir des normes élevées dans le cadre de leur partenariat avec vous, plutôt que par simple crainte d'être surveillés.
Chaîne de valeur optimisée : en alignant les opérations des fournisseurs sur vos objectifs métier, les stratégies de gestion de la relation fournisseurs contribuent à rationaliser la chaîne d'approvisionnement et de valeur. Cela permet de s'assurer que chaque maillon de la chaîne de bout en bout est visible, fonctionne efficacement et contribue au succès global de l'entreprise.
Insights sur les capacités des fournisseurs : grâce à l'accès aux données et aux informations, vous pouvez mieux comprendre les points forts, les capacités et le potentiel de vos fournisseurs. Par exemple, si vous introduisez de nouveaux produits ou modèles économiques, vous pouvez déterminer si votre base de fournisseurs actuelle peut répondre à ces besoins, ou si vous devez trouver de nouveaux fournisseurs. En comprenant la capacité et les limites de votre paysage de fournisseurs, vous pouvez spéculer et vous adapter avec plus d'assurance et de clairvoyance.
Se protéger contre les disruptions de la Supply Chain
Il a fallu une catastrophe comme la COVID-19 pour que l'on réalise à quel point nous dépendons tous des Supply Chains. Conscientes qu'elles étaient au bord du gouffre, les plus grandes entreprises ont commencé à optimiser de manière agressive leurs Supply Chains ainsi que les systèmes et les processus qui les sous-tendent. Cela a conduit en partie à l'adoption urgente de meilleures pratiques de gestion de la relation fournisseurs pour aider à faire face aux incertitudes avec résilience et confiance. En entretenant des relations solides avec les fournisseurs et en assurant une surveillance continue, vous pouvez anticiper les disruptions et réagir avec agilité.
Défis liés à la gestion de la relation fournisseurs
Même si de solides processus de gestion de la relation fournisseurs sont en place, il existe toujours des risques et des défis auxquels vous devez rester attentif.
Manque de diversité des fournisseurs : établir de bonnes relations avec un petit nombre de fournisseurs est formidable pour de nombreuses raisons. Néanmoins, si vous mettez tous vos œufs dans le même panier, vous êtes exposé à une certaine vulnérabilité et à divers risques. Heureusement, les solutions logicielles SRM peuvent vous aider à gérer un grand nombre de tâches administratives chronophages liées à la gestion des relations, vous laissant ainsi la possibilité d'établir de nouvelles relations individuelles et d'engager plus de fournisseurs que vous n'auriez eu le temps de le faire.
Déséquilibre : parfois, vos fournisseurs peuvent devenir vos concurrents. Ou bien leurs programmes et leurs modèles économiques peuvent changer au point que vous n'êtes plus en accord avec leurs conditions et leurs prix. Cette situation peut être embarrassante si vous avez établi des relations étroites et amicales. Il est donc essentiel d'anticiper ces scénarios et d'élaborer des plans de communication et de négociation diplomatiques au cas où cela se produirait.
Risques et obstacles à la continuité : de la géopolitique aux pandémies en passant par les événements climatiques, nous apprenons à « ne jamais dire jamais » lorsqu'il s'agit de la prochaine disruption potentielle de la Supply Chain. Entretenir d'excellentes relations avec ses fournisseurs est un moyen essentiel de se prémunir contre l'incertitude, même si ce n'est malheureusement pas le remède miracle. De nos jours, il est également essentiel de multiplier les solutions et technologies optimisées par l'IA pour mieux gérer les données, anticiper l'avenir et mettre en place des plans d'urgence.
Défis liés à la visibilité : bien que la gestion de la relation fournisseurs améliore la visibilité sur les opérations des fournisseurs, il est impossible d'obtenir une transparence totale. Ainsi, pour maintenir une visibilité complète sans empiéter sur l'autonomie des fournisseurs, il convient de trouver un équilibre entre la confiance que vous leur accordez et les aides technologiques telles que les capteurs IoT, la blockchain et le suivi GPS.
Exemples de gestion de la relation fournisseurs
Les stratégies et solutions de gestion de la relation fournisseurs aident ces secteurs importants à gérer leurs besoins et problèmes uniques.
- Santé : de la médecine au matériel chirurgical, la qualité des produits est littéralement une question de vie ou de mort. Dans le secteur de la santé, la gestion de la relation fournisseurs se traduit souvent par des processus de vérification rigoureux pour les fournisseurs, par des audits de qualité réguliers et par des contrôles de conformité stricts afin de respecter les normes et réglementations en matière de santé. Par exemple, un hôpital peut recevoir des alertes en temps réel si le produit d'un fournisseur a fait l'objet de rappels ou de problèmes de qualité, ce qui permet d'agir rapidement pour trouver d'autres sources et prévenir tout dommage potentiel.
- Retail : les tendances de mode qui font le buzz sur les réseaux sociaux sont généralement éphémères, disparaissant parfois du jour au lendemain. La gestion de la relation fournisseurs dans le Retail facilite la prévision et la planification collaboratives avec les fournisseurs afin de s'assurer que les bons produits sont disponibles au bon moment. Par exemple, le détaillant d'un article onéreux en édition limitée peut travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs pour adapter ses commandes par région, garantissant ainsi un approvisionnement sans excédent.
- Énergie : les entreprises du secteur de l'eau et de l'énergie travaillent souvent avec des actifs vieux de plusieurs dizaines d'années, qui nécessitent des pièces et des équipements rares et atypiques pour continuer à fonctionner. En outre, elles sont confrontées à une pression croissante pour réduire les émissions et mettre au point des mesures de durabilité plus robustes. Les fournisseurs de pièces anciennes et les vendeurs modernes de hautes technologies d'équipements électriques intelligents ont des pratiques et des méthodes très différentes. La gestion de la relation fournisseurs peut aider les entreprises du secteur de l'eau et de l'énergie à centraliser et unifier la gestion de ces types de fournisseurs disparates, tout en veillant à répondre aux besoins énergétiques vitaux des clients et à rester conformes aux normes de durabilité.
- Transport : dans ce secteur, les entreprises ont besoin d'équipements fiables et de fournitures livrées à temps. Par exemple, une gestion efficace de la relation fournisseurs pourrait impliquer des relations étroites avec les fournisseurs de pièces détachées pour l'entretien des véhicules, en veillant à ce que tout soit disponible en cas de besoin, sans avoir de stocks excessifs. Une entreprise de logistique pourrait utiliser des outils de gestion de la relation fournisseurs pour évaluer la fiabilité d'un réseau diversifié de fournisseurs, ce qui lui donnerait la confiance nécessaire pour étendre et diversifier ses activités.
- Construction : les entreprises de ce secteur sont soumises à une pression constante en matière de délais et doivent entretenir des relations avec un nombre incalculable de fournisseurs de matériaux. Une entreprise de construction pourrait utiliser un logiciel de gestion de la relation avec les fournisseurs pour suivre les performances de ces derniers sur plusieurs projets, en identifiant ceux qui respectent systématiquement les délais et les spécifications de qualité. Cela incite les fournisseurs à respecter les délais et les coûts.
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