Qu'est-ce qu'un modèle de lieu de travail hybride ?
Le modèle de lieu de travail hybride combine les travailleurs à distance et les travailleurs sur site et offre de la flexibilité pour choisir où et quand ils travaillent.
Présentation du modèle de poste de travail hybride
Un modèle de lieu de travail hybride combine travail au bureau et travail à distance pour offrir flexibilité et soutien aux collaborateurs. Dans un lieu de travail hybride, les collaborateurs jouissent généralement d'une plus grande autonomie et d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et sont ainsi plus impliqués. Les employeurs bénéficient de la mise en place d'une main-d'œuvre plus productive, plus saine et plus stable.
Cependant, le lieu de travail hybride n'est pas la réponse (ou la panacée) pour tous les défis liés au lieu de travail. Le lieu de travail hybride d'aujourd'hui doit être mis en œuvre de manière stratégique, en tirant parti des technologies RH modernes qui favorisent la connexion, la collaboration et l'implication des collaborateurs.
Qu'est-ce qu'un modèle de lieu de travail hybride ?
Le modèle de lieu de travail hybride combine les travailleurs à distance et les travailleurs sur site, avec une partie ou la totalité des collaborateurs ayant la possibilité de choisir où et quand ils travaillent. Les heures de bureau peuvent être allouées par jour, par équipe ou selon les besoins. Selon Gartner, « le lieu et les horaires de travail seront déterminés par ce qui est le plus pertinent pour atteindre le plus haut niveau de productivité et d'engagement ».
Le modèle hybride n'est pas adapté à tous les lieux de travail ou à tous les secteurs, il est le mieux adapté aux collaborateurs dont le travail est basé sur l'informatique et n'a pas besoin d'être exécuté sur site. Un récent rapport de McKinsey s'est penché sur le télétravail qui peut être fait sans perte de productivité. Elle a déterminé qu’« environ 20 % à 25 % de la main-d’œuvre dans les économies avancées pourrait travailler de chez elle entre trois et cinq jours par semaine. Cela représente quatre à cinq fois plus de télétravail qu'avant la pandémie. »
Le modèle de lieu de travail hybride n'est pas un modèle temporaire ou une solution provisoire, mais plutôt l'avenir du travail et des lieux de travail agiles et résilients.
Pourquoi le lieu de travail hybride devient la norme
L'évolution vers un travail à distance et hybride s'est produite bien avant la pandémie, mais, comme pour beaucoup de choses, la COVID-19 a accéléré la transition. Les entreprises ont dû rapidement surmonter une multitude de défis, de la fourniture des bons outils à la gestion de la productivité et du moral dans un environnement d'équipe dispersé. Au bout de quelques mois, cependant, il était clair qu'il n'y aurait pas de retour en arrière possible, car les collaborateurs préféraient cette nouvelle méthode de travail plus flexible.
Maintenant que certains collaborateurs réintègrent des bureaux traditionnels, du moins une partie du temps, les entreprises peuvent bénéficier des leçons tirées de leur expérience de télétravail. L'objectif est de concevoir un modèle de travail hybride qui réponde le mieux à leurs besoins spécifiques.
Les technologies RH modernes facilitent le passage au travail hybride en permettant de collecter, de gérer et d'analyser les données de toutes les équipes, quel que soit le lieu. La technologie peut soutenir l'intégration, la mise à niveau et la requalification des collaborateurs, et, lorsqu'elle est utilisée efficacement, elle permet également aux collaborateurs d'accéder à tout ce dont ils ont besoin au cours de leur parcours, des outils de collaboration aux technologies cloud.
La « nouvelle normalité » idéale est un lieu de travail hybride inclusif où tous les collaborateurs, quel que soit l'endroit où ils travaillent, sont productifs, impliqués et se sentent connectés et inclus.
Avantages d'un environnement de travail hybride
Un lieu de travail hybride accompagné d'une approche centrée sur l'expérience collaborateur tire parti de l'évolution des technologies RH pour devenir flexible, agile et productif. Selon Gartner, « dans les entreprises typiques où les collaborateurs travaillent 40 heures par semaine, seuls 36 % des collaborateurs sont très performants. Lorsque les entreprises passent de cet environnement à une flexibilité radicale où les collaborateurs ont le choix entre le lieu, le moment et la quantité de travail, 55 % des collaborateurs sont très performants. »
- Augmentation de la productivité des employés : un certain nombre de facteurs contribuent à augmenter la productivité : autonomie accrue pour choisir les heures de travail et le lieu de travail, moins d'interruptions à la maison qu'au bureau, réaffectation du temps de trajet et possibilité d'entrer au bureau à des moments où la collaboration en personne est la meilleure.
- Réduction des frais généraux : les entreprises examinent leurs stratégies immobilières et les possibilités de réduire l'espace de bureau ou de déplacer leurs bureaux dans des villes plus petites, ce qui peut réduire les frais généraux. Les employés hybrides ont tendance à être plus engagés, ce qui entraîne moins de rotation du personnel et réduit également les coûts.
- Amélioration de l'expérience des collaborateurs et de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : une flexibilité et une autonomie accrues augmentent la satisfaction et le bonheur au travail, ce qui améliore la performance au travail ainsi que le bien-être général des collaborateurs. Une approche intégrée de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée contribue à la réussite d'un lieu de travail hybride.
- Amélioration de la sécurité et de la distanciation sociale : avec les variantes de COVID-19 prédites comme une menace permanente, le modèle de lieu de travail hybride permet de concevoir des espaces de bureau pour mettre l'accent sur la sécurité et l'assainissement. Le fait de mélanger et de mettre en correspondance les personnes qui sont au bureau – et à quel moment – permet une distanciation sociale et un nettoyage accru, ce qui facilite également le traçage des contacts.
La technologie peut également contribuer à réduire les risques sanitaires liés à la pandémie. Par exemple, « les capteurs de l'Internet des Objets (IdO) peuvent compter le nombre de personnes dans un bâtiment pour limiter l'occupation. Ils peuvent également identifier les bureaux qui ont besoin d'une désinfection, en fonction de la fréquence d'utilisation. L'intelligence artificielle (IA) peut analyser ces données pour identifier les espaces qui maximisent la sécurité des travailleurs. Il peut également analyser les plans de construction pour mettre en œuvre la distanciation sociale automatique et réduire les points de contact », selon Forbes.
Défis liés à la gestion des équipes hybrides
Chaque entreprise devra relever des défis quelque peu différents pour mettre en œuvre un modèle de travail hybride. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des défis les plus courants auxquels les chefs d'équipe hybrides sont confrontés aujourd'hui :
Développer le bon modèle hybride : comme il y a si peu de modèles de lieu de travail hybrides établis à suivre, chaque entreprise doit concevoir et développer un modèle spécifique à ses besoins. Cette approche peut également avoir besoin d'être itérative car différentes combinaisons et technologies sont testées pour trouver la meilleure solution à la situation et à la culture uniques de chaque entreprise.
Risques accrus en matière de sécurité : au fur et à mesure que les entreprises se tourneront vers des modèles hybrides, la sécurité continuera d'être un risque et une préoccupation. Les collaborateurs travaillant à domicile utilisant leurs propres réseaux et potentiellement leurs propres terminaux, les services RH et informatiques devront se concentrer sur la formation et la sécurité des utilisateurs finaux.
Gestion efficace du personnel : dans une main-d'œuvre hybride, les responsables doivent veiller à ce que les travailleurs sur site et à distance aient les mêmes opportunités et la même exposition, y compris des évaluations basées sur un produit de travail plutôt que sur un processus de travail. Il est important de s'assurer que les membres de l'équipe à distance ne se sentent pas isolés ou invisibles et qu'ils sont soumis aux mêmes attentes et responsabilités que leurs collègues au bureau.
Isolement et déconnexion des collaborateurs : les équipes RH devront se concentrer sur le fait que les collaborateurs se sentent connectés lorsque leur personnel travaille de n'importe où et à tout moment. Pour concevoir un lieu de travail hybride sain, il sera essentiel pour les employés de développer des possibilités de « rafraîchissement virtuel de l’eau » et d’autres possibilités pour les employés d’interagir et de se connecter dans des environnements non physiques. Tout comme il sera possible d'utiliser la technologie pour prendre le pouls de la main-d'œuvre et corriger le cours si nécessaire.
Création d'une connectivité fluide : pour éviter les disparités, les silos et la perte de connaissances, les entreprises doivent développer une connectivité sans entraves qui permet aux équipes hybrides de communiquer rapidement et efficacement. Maintenir une culture d'entreprise florissante doit être un objectif intentionnel dans un modèle de lieu de travail hybride.
Bonnes pratiques sur un lieu de travail hybride
Le passage au télétravail en 2020 a été brutal et motivé par la nécessité, mais les entreprises ont maintenant la chance d'être plus intentionnelles dans leur approche de la manière dont elles travaillent. Selon Forbes, « l’espace de travail hybride consiste à permettre une productivité maximale sans coûter trop de temps à nos employés, de sacrifier ou de contrôler leur journée de travail ». Les meilleures pratiques lors de l'élaboration d'un modèle de lieu de travail hybride efficace incluent :
- Obtenir l'adhésion des collaborateurs au plus tôt.
Une communication transparente, précoce et fréquente.
Une communication claire sur la valeur du modèle choisi.
Les responsables répondent aux questions de leurs équipes.
2. Investir dans les bons outils, technologies et équipements.
Des outils de productivité et de communication compatibles avec la mobilité et indépendants des appareils.
Des équipements fournis pour un bureau à domicile sûr et sain, tel que de grands moniteurs, des chaises de bureau ergonomiques et des bureaux debout.
3. Mettre l'accent sur l'expérience collaborateur et maintenir une culture positive et engagée.
Rassemblement des commentaires des collaborateurs à l'aide d'outils d'écoute et mise en place d'actions.
4. Organiser des suivis d'équipe et des réunions d'avancement de carrière cohérents.
Utilisation de technologies permettant la vidéoconférence.
5. Offrir des opportunités de formation continue aux collaborateurs comme aux responsables.
Communication des opportunités de formation et de développement disponibles dans toute l'organisation.
Proposition d'un contenu de formation de grande qualité selon diverses modalités pour répondre à différents besoins.
6. Effectuer le suivi des objectifs et des métriques de performance.
Améliorer les performances des collaborateurs grâce à la gestion des objectifs de performance, au dialogue continu et au développement continu.
Passer à un modèle de travail hybride
Sur le lieu de travail de demain, les collaborateurs s'intègrent en toute transparence aux équipes hybrides, quel que soit leur emplacement physique. Cela commence par l'élaboration de stratégies de communication et de planification robustes, la suppression des silos et la création d'un lieu de travail connecté.
Les responsables RH ont besoin d'un ensemble complexe d'outils intelligents pour assurer le recrutement, l'intégration et l'engagement, ainsi que les systèmes et outils nécessaires pour la productivité, l'efficacité et la résilience des équipes à distance. Les lieux de travail hybrides qui intègrent des services en mode cloud, des infrastructures de sécurité renforcées et des outils de collaboration améliorés seront mieux équipés pour répondre aux attentes des collaborateurs et atteindre les résultats.