Qu'est-ce qu'un effectif distribué ?
Un effectif distribué est composé de travailleurs à distance qui sont « répartis » entre plusieurs sites ‑ et non pas rassemblés sur un lieu de travail traditionnel centralisé. La composition d'une équipe distribuée peut varier considérablement. Ses membres peuvent travailler à distance, de façon permanente ou seulement occasionnellement. Ils peuvent vivre près de leur bureau central et s'y rendre pour des réunions, ou il peut y avoir de nombreux kilomètres et fuseaux horaires entre eux. Ce que toutes les équipes distribuées ont en commun, c'est le besoin d'être connectées en temps réel, les unes aux autres et à l'ensemble des ressources et outils d'entreprise mis à la disposition des collaborateurs sur site.
Si les équipes distribuées sont composées de travailleurs à distance, qu'est-ce qui différencie une entreprise distribuée d'une entreprise qui a simplement des équipes ou des travailleurs à distance ? La réponse réside dans son degré d'engagement dans la transformation du lieu de travail, tant sur le plan numérique que sur le plan de la gestion. 2020 a apporté de nombreux changements au monde traditionnel du travail. Les entreprises véritablement distribuées répondent à ce défi en exploitant les technologies modernes sur le lieu de travail et en développant des processus métier et RH plus résilients et agiles.
Ce que les travailleurs répartis partagent tous, c'est la nécessité d'être connectés en temps réel, les uns aux autres et à toutes les ressources et outils de l'entreprise disponibles pour les travailleurs sur site.
Des équipes à distance et un monde du travail en mutation
De nombreuses entreprises qui prévoyaient de moderniser progressivement leurs structures de main-d'œuvre utilisaient toujours des systèmes et processus obsolètes lorsque la COVID-19 a frappé. À cette époque, elles ont été jetées dans les années 2020 alors qu'elles se précipitaient pour transformer leurs lieux de travail et leurs opérations RH.
Gartner a mené une enquête auprès de plus de 200 responsables RH avant et après la pandémie afin de déterminer son impact sur leur personnel. Ils ont indiqué qu'avant la pandémie, 30 % en moyenne de leurs collaborateurs travaillaient à distance au moins une partie du temps. En avril 2020, ce nombre avait grimpé à 81%.
Traditionnellement, ce sont les employés qui poussaient les tendances vers les équipes distribuées, avec de nombreuses entreprises hésitant à adopter le télétravail. Après plusieurs mois d'adaptation des équipes à distance et d'apprentissage pour travailler de cette nouvelle manière, il est devenu évident que même lorsque les choses reprennent leur cours, nous pouvons nous attendre à ce que cette évolution récente vers une main-d'œuvre distribuée persiste. Début juin 2020, Pricewaterhouse Coopers a réalisé une vaste enquête sur le télétravail. Le rapport suivant montre « qu’une semaine de travail flexible permanente… bénéficie d’un large soutien ». Il précise que 85% des employés de bureau veulent travailler à distance au moins un jour par semaine, et que 55% des cadres supérieurs prévoient que ce sera le cas, même si le COVID-19 n'est plus une préoccupation.
Avantages d'une main-d'œuvre à distance
Bien avant la pandémie de COVID-19, la mondialisation et l'amélioration des technologies sur le lieu de travail avaient commencé à entraîner une augmentation constante du nombre de télétravailleurs. Selon Tech Republic, le nombre de télétravailleurs a augmenté de 159 % entre 2005 et 2017 et a connu une croissance exponentielle depuis.
Néanmoins, certaines entreprises sont restées sceptiques et étaient réticentes à étendre leur main-d'œuvre distribuée au-delà du bureau physique. Ils ont estimé que sans les structures traditionnelles du lieu de travail et la supervision individuelle d'un lieu de travail central, les employés glisseraient dans l'inefficacité. On craignait également que les équipes RH n'aient pas les systèmes nécessaires pour fournir un soutien complet, comme la formation, le bien-être et l'évaluation du rendement aux travailleurs hors site. Dans une enquête Gartner de 2020, les responsables RH ont déclaré que « leur plus grand défi provient du manque d'infrastructure technologique et du manque de confort avec de nouvelles méthodes de travail ».
Avec l'arrivée de la pandémie, il n'y avait plus de temps pour débattre des avantages ou du moment de la distribution de la main-d'œuvre - c'était sur nous si nous étions en faveur ou non. Pendant des années, il existait des études et des rapports qui démontraient les avantages de la flexibilité « travailler n’importe où », tant pour les employeurs que pour les employés. Mais après quelques mois de travail à domicile, un tout nouvel ensemble de statistiques robustes sur le télétravail a commencé à s’installer. Et ce que ces données nous ont dit, c'était une réitération de ce qu'elles disaient depuis le début : lorsque les employés bénéficient d'une flexibilité et d'une indépendance, ils relèvent le défi. Dans une enquête réalisée mi-2020, McKinsey indique une augmentation de 55 % des facteurs liés à l'expérience collaborateur, notamment la réalisation des objectifs, la reconnaissance du travail, l'engagement et la relation avec son entreprise, ainsi que la satisfaction au travail.
Lorsque les employés bénéficient de la flexibilité et de l'indépendance, ils relèvent le défi.
Voici quelques-uns des avantages des équipes à distance :
Productivité accrue : de nombreux rapports et statistiques récents démontrent de solides résultats en matière de performance et d'efficacité des équipes à distance. S'appuyant sur de solides sources de données, un article paru en 2020 dans le magazine Forbes rapporte une hausse de 35 % de la productivité des travailleurs à distance.
Amélioration du bien-être : Dans leur enquête annuelle, FlexJobs a constaté que plus de 85 % des répondants estimaient que leur bien-être était amélioré par le travail à domicile et qu’ils étaient en mesure de prendre mieux soin d’eux-mêmes. Parmi les personnes interrogées, plus de 50 % ont également signalé moins de jours de maladie et moins de temps d'arrêt lorsqu'ils travaillaient à distance.
Réduction de la rotation du personnel : les déplacements internes ingérables ainsi que les environnements de travail encombrés et stressants entraînent souvent des taux élevés d'attrition des salariés, même parmi ceux qui sont autrement satisfaits de leur emploi. Comme l'a souligné le magazine Forbes en juin 2020, les entreprises à la flexibilité du télétravail bénéficient d'une réduction de 25% de leur chiffre d'affaires.
Accès élargi aux talents: le télétravail ouvre des opportunités pour les personnes handicapées ou ayant des problèmes de mobilité. Il soutient les personnes qui ont besoin de modalités de travail plus souples, comme les parents avec des enfants en bas âge. Il élargit également le pool de talents pour inclure ceux qui pourraient ne pas être en mesure de vivre ou de déménager dans un lieu de déplacement raisonnable au bureau.
Diminution des frais généraux : Un récent rapport compilé et analysé des statistiques du télétravail provenant des États-Unis. Bureau de la gestion et du budget. La conclusion était que pour chaque employé qui travaille à distance, même 50 % du temps, les entreprises économisent en moyenne 11 000 $ US par an sur les frais généraux et l'espace de bureau associés. En outre, le même rapport montre que les travailleurs à distance économisent également jusqu'à 7 000 $ par an en télétravail.
Équipes distribuées : comment travaillent-elles ?
Bien entendu, il y aura toujours des métiers de terrain où le télétravail ne sera tout simplement pas possible. Cependant, les technologies modernes élargissent rapidement l'éventail des rôles qui peuvent être assumés par une main-d'œuvre distribuée. Pour prospérer, ces équipes à distance doivent être capables de collaborer, de communiquer et d'interagir entre elles, ainsi qu'avec tous les systèmes opérationnels de leur entreprise, et ce au moins aussi efficacement qu'elles le feraient dans un environnement de travail physique centralisé. Pour y parvenir, il faut un équilibre entre les technologies modernes sur le lieu de travail et une gestion résiliente et efficace.
Les équipes distribuées s'appuient sur des systèmes de gestion et des solutions logicielles puissantes et agiles. L'intelligence artificielle (IA) permet aux équipes distribuées d'accéder non seulement aux données et aux systèmes connectés, mais aussi d'utiliser ces informations en temps réel et de manière décisive. D'autres technologies optimisées par l'IA, telles que les capteurs et les chatbots, peuvent aider les chefs d'équipe et les spécialistes RH à rester connectés aux collaborateurs à distance via le cloud. Les tâches telles que la formation, l'évaluation des performances et les contrôles de bien-être peuvent être personnalisées et gérées en toute transparence dans l'ensemble de la main-d'œuvre distribuée.
Sans aucun doute, les travailleurs à distance ont besoin de technologies puissantes et de systèmes de gestion solides pour faire leur travail. Mais plus que tout, leur réussite dépend de stratégies de gestion réactives et résilientes.
Stratégies de gestion d'une main-d'œuvre distribuée
Gérer les attentes. De nombreux travailleurs distribués sont à l'aise avec les technologies collaboratives, mais d'autres peuvent avoir besoin d'une assistance supplémentaire. Il est important pour les responsables et les responsables RH de s'assurer qu'ils communiquent clairement leurs attentes et qu'ils offrent un accès facile à l'assistance et à la formation technique, chaque fois que cela est nécessaire.
Soyez réactif. La gestion des équipes distribuées nécessite une approche dédiée pour fournir des commentaires et du mentorat. Par exemple, au lieu d'effectuer des évaluations formelles des performances en présentiel, de nombreux responsables d'équipe à distance qui réussissent programment des contrôles en ligne hebdomadaires. Ce processus plus informel peut permettre aux responsables de rester au fait des charges de travail des membres de l'équipe sans microgestion.
Favoriser la confiance et le travail d'équipe. Les responsables doivent trouver des moyens innovants de motiver les employés à distance et de veiller à ce que tout le monde joue un rôle égal. Les technologies de lieu de travail modernes favorisent la collaboration, la transparence et la responsabilisation, et non en donnant aux équipes l'impression d'être contrôlées.
Prioriser le bien-être des collaborateurs. Le télétravail présente un ensemble unique de défis de bien-être. Pour faciliter la transition vers une nouvelle façon de travailler, les responsables d'équipe distribués et les responsables RH peuvent utiliser les technologies de travail connectées pour aider à développer des programmes de bien-être dédiés aux besoins des travailleurs à distance.
L'avenir du télétravail et de la main-d'œuvre distribuée
Dans une période d'incertitude mondiale, les entreprises se tournent vers l'avenir et adoptent des solutions qui rendront leurs équipes et leurs entreprises plus résilientes et compétitives. La pandémie a poussé les entreprises bien plus loin sur la voie de la transformation du lieu de travail qu'elles ne l'auraient pu autrement. Grâce à l'utilisation de technologies numériques modernes et à la planification stratégique du personnel, les entreprises distribuées se préparent au lieu de travail de demain.
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