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Qu'est-ce qu'un système de gestion de la formation (LMS) ?

La hausse de la demande en matière de systèmes de gestion de la formation et de technologies autres de RH et de formation est le reflet d'un monde du travail – et d'une société – en pleine mutation. Aujourd'hui, alors que les entreprises mettent tout en œuvre pour trouver et fidéliser les bons talents, les collaborateurs se retrouvent dans une position de force sans précédent à la table des négociations. Les équipes autrefois regroupées dans des bureaux sont désormais réparties un peu partout. Les compétences qui étaient auparavant très demandées perdent progressivement tout intérêt en raison de la transformation digitale en mouvement, laquelle révolutionne déjà à tout jamais les rôles traditionnels en intégrant l'automatisation basée sur les données et les processus cyberphysiques dans les opérations métier quotidiennes. Comme toujours, les entreprises résilientes et agiles seront celles qui tireront parti du changement au lieu de le fuir. 

 

Pour relever les défis du lieu de travail moderne, les équipes Formation et Développement (L&D) de talent réinventent leurs approches traditionnelles de la formation et du développement professionnel. Loin de considérer la formation comme un exercice limité à faire pour être dans les clous, les solutions logicielles LMS aident les entreprises à offrir des expériences de formation continue personnalisées bénéfiques pour les collaborateurs comme pour les résultats. 

Signification et définition du LMS

Souvent abrégé en LMS, un système de gestion de la formation est une application logicielle apportant aux entreprises un cadre pour tous les aspects du processus d'apprentissage. Les meilleurs systèmes LMS sont optimisés par l'IA et les technologies intelligentes et prévoient la possibilité d'une intégration cloud à d'autres systèmes clés de RH et de gestion de l'entreprise. Le LMS regroupe, fournit et suit tout le contenu de formation et d'apprentissage. 

Exemples pratiques de systèmes de gestion de la formation

Intégration

Les équipes RH doivent pouvoir proposer des formations d'intégration cohérentes et adaptées aux régions. Des éléments obligatoires à l'orientation générale, les solutions LMS personnalisent, humanisent et automatisent les tâches.

 

Formation des collaborateurs

Qu'il s'agisse d'une formation pratique ou de la mémorisation de protocoles administratifs complexes, toutes les entreprises ont besoin de transmettre un certain nombre de compétences à chaque collaborateur, de longue date ou nouvellement arrivé. La formation de base intervient dès le début tandis que les autres compétences sont développées ultérieurement. Un LMS fait bénéficier les chefs d'équipe et les professionnels L&D d'une vue centralisée sur la situation de chacun au sein de l'entreprise en indiquant leurs niveaux de compétences évalués et leurs activités de formation passées et en cours.  

 

Formation continue et développement professionnel

Un LMS vous permet de faire le lien entre les priorités et besoins en compétences de votre entreprise et votre personnel en place, ses activités de développement professionnel et de formation. Il offre les mêmes fonctionnalités à vos collaborateurs, puisqu'il les aide à identifier de potentiels plans de carrière et objectifs de développement personnalisés. Un LMS assure le suivi, la surveillance, fournit et analyse chaque aspect de l'expérience de formation, de la direction à l'atelier. 

 

 

Formation étendue sur l'entreprise et les canaux

Des franchisés aux travailleurs des plateformes, chaque personne qui représente votre marque doit parfaitement connaître les règles opérationnelles et les directives. Les technologies LMS intelligentes facilitent l'élaboration de programmes personnalisés de formation et de lancement de marque en phase avec les rôles et les tâches de chaque fournisseur, consultant et partenaire externe. 

 

 

Formation à la conformité

Afin de garantir la sécurité et le bien-être, mais aussi de limiter les risques et les pertes, les entreprises doivent appliquer une approche organisée et cohérente de la conformité réglementaire et sécuritaire. Un LMS moderne vous garantit d'atteindre tous vos objectifs de conformité en matière de formation tout en contribuant, à l'aide de technologies d'IA, à l'élaboration de packs de formations obligatoires qui n'effraieront pas vos collaborateurs...voire qui les raviront !

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Tableau de bord LMS avec missions, statut et historique.

Avantages d'un LMS

Chaque investissement dans un logiciel implique d'évaluer les potentiels avantages à long et court terme pour l'entreprise, notamment une augmentation mesurable du chiffre d'affaires et de la productivité. 

  • Réduction des coûts et gain d'efficacité: les entreprises estiment en règle générale que les dépenses initiales encourues pour le logiciel LMS sont vite compensées par des économies en matière de réservation de salles, de déplacement, de frais hors site (pour les collaborateurs comme les formateurs) et de coûts de conseil en administration et en formation.
  • Une culture de la formation continue : fort de ses capacités de personnalisation, un LMS peut suivre, recommander et fournir chaque étape ou unité de formation dans un parcours de formation continue.
  • Mise en œuvre dans le cloud et transparence du retour sur investissement : un LMS basé sur le cloud peut être mis à jour en permanence en fonction des dernières innovations L&D. L'intégration cloud à l'ERP contribue à aligner la formation sur les objectifs et les résultats de l'entreprise afin de faciliter l'analyse du retour sur investissement.
  • Conformité garantie : avec des fonctionnalités comme le suivi des workflows, les notifications et les processus de signature électronique, un LMS offre une vue d'ensemble transparente sur le respect de la conformité en matière de formation et de certification.
  • Compétences développées et résultats améliorés au sein du personnel : les LMS modernes utilisent les données et les insights individuels pour créer des formations pertinentes et compréhensibles. D'autres fonctionnalités favorisent l'augmentation de la participation, de l'accomplissement et de la mémorisation. Il en résulte un réajustement et un perfectionnement des compétences plus rapides et plus stratégiques de votre pool de talents. 
  • Engagement accru de l'apprenant: un LMS anime des formations et des apprentissages par l'intermédiaire de divers supports et canaux. L'expérience est alors plus adaptée à chaque utilisateur, ce qui réduit l'ennui et augmente l'engagement.
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Guide d'achat LMS

Découvrez comment les technologies de formation et les LMS permettent de perfectionner les compétences.

Fonctionnalités clés d'un LMS

Convivialité mobile

Alors qu'auparavant de nombreuses entreprises décourageaient, voire interdisaient à leurs collaborateurs d'utiliser leurs propres terminaux, la tendance actuelle du travail en ligne et à distance met à mal cette approche. Aujourd'hui, les entreprises autorisent leurs effectifs à utiliser leurs terminaux personnels – plus encore, ils comptent sur cette utilisation. Dans un objectif de maximisation de l'impact et de l'adhésion, un système LMS doit permettre aux apprenants d'accéder et de suivre toutes les formations possibles sur leurs terminaux mobiles.

 

 

Suivi des données

Les professionnels de la formation sont en quête d'un portail centralisé pour suivre le parcours et les progrès des apprenants, quels que soient le service et la région. Le suivi et la comparaison des modèles d'apprentissage en temps réel aident les équipes Formation et Développement à ajuster et personnaliser leurs programmes de formation. En outre, les possibilités de catégorisation des formations par contenu ou résultat – et de désignation des supports de formation par compétence – contribuent au développement d'environnements d'apprentissage plus ciblés et personnalisés. 

 

 

Expérience utilisateur personnalisée

Les solutions LMS intelligentes optimisées par l'IA et le Machine Learning sont capables d'analyser de multiples ensembles de données – dont l'historique, les préférences et les résultats de l'apprenant – avec pour résultat un alignement sur les dernières priorités en date de l'entreprise. Ces solutions donnent aussi aux entreprises internationales l'assurance que leurs équipes régionales ont accès à des options d'apprentissage localisées, en phase avec leurs attentes linguistiques et culturelles. Un tableau de bord accessible n'importe où, reprenant avec précision les objectifs et les styles d'apprentissage propres à l'apprenant, favorise considérablement l'utilisation et l'adhésion.

 

 

Supports de formation centralisés

La cohérence et l'uniformité de l'accès aux supports sont primordiales. Ces supports peuvent prendre la forme de contenu vidéo ou audio, de webinars, d'instructions écrites, etc. Les utilisateurs comme les responsables doivent pouvoir facilement trouver et accéder à tous les supports de formation adaptés à leurs besoins et à leur progression. La centralisation des supports donne aux responsables Formation et Développement les moyens de fournir un portefeuille standardisé et organisé d'outils, un véritable atout dans la gestion des équipes hybrides et distribuées. 

 

 

Reporting et analytique flexibles

Il est essentiel que les professionnels Formation et Développement puissent évaluer à la fois les performances des apprenants et l'efficacité globale des supports de formation. Avec un système LMS, vous pouvez plus facilement bâtir un reporting et une analytique flexibles s'alignant au mieux sur des critères et des objectifs d'apprentissage spécifiques. La personnalisation des rapports en temps réel et les représentations visuelles claires et succinctes permettent aux équipes Formation et Développement d'identifier des tendances et d'obtenir une image plus fiable de certains défis spécifiques et des possibilités d'amélioration des supports de formation. 

 

 

Conformité

Les frais de litige et de règlement sur le lieu de travail ont atteint un niveau record en 2021, ce qui traduit une évolution mondiale des niveaux de surveillance et des attentes du personnel. Bien sûr, les entreprises dotées des meilleures intentions sont prêtes à faire du bien-être et de la satisfaction des collaborateurs une priorité. Toutefois, la protection contre les risques et les pertes reste un facteur de motivation clé. Les solutions logicielles LMS aident les entreprises à centraliser, organiser et garder une trace de la situation de leurs collaborateurs en matière de formation et de certifications obligatoires.

 

 

Une gamme flexible d'outils d'évaluation

Outre le suivi de l'engagement de l'apprenant et des statistiques d'accomplissement, la mesure de la compréhension et de la mémorisation de ces supports revêt une grande importance. À chaque métrique correspond un outil d'évaluation différent, par exemple des moteurs d'examen, des scénarios de ramification et d'autres types de simulations. Grâce à un éventail plus fiable d'outils d'évaluation, les apprenants ont la possibilité de recevoir des commentaires constructifs, spécifiques à leurs besoins et leurs défis. 

 

 

Création de cours

Dans le cadre de la gestion d'un portefeuille complexe de supports de formation et d'objectifs d'apprentissage, les professionnels L&D apprécient les options flexibles de création de cours dans un LMS. Ils auront peut-être envie de créer un cours à partir de zéro en développant une formation directement dans le LMS ou en important des supports de formation existants très variés, des documents aux webinars en passant par les vidéos ou les modules de formation interactifs. 

 

 

Interopérabilité

Alors que les systèmes de gestion de la formation deviennent de plus en plus élaborés, les normes techniques et les modèles de données applicables à l'interopérabilité entre les activités de formation dans différents systèmes techniques se complexifient aussi. Un LMS moderne doit être capable de s'intégrer à d'autres systèmes tiers et d'échanger des données dans le respect des normes d'e-learning telles que SCORM, xAPI, et Tin-Can. 

 

 

Outils sociaux de formation

Selon un rapport de 2022 sur les tendances des réseaux sociaux du géant de la recherche GWI, la consommation quotidienne de réseaux sociaux s'élève en moyenne dans le monde à deux heures et 27 minutes par jour et par personne. Il ne serait pas raisonnable pour les entreprises d'ignorer cette réalité, et nous observons d'ailleurs un intérêt croissant pour le développement de programmes de formation capables d'impliquer les apprenants en toute fluidité via les réseaux sociaux. Pour nombre d'utilisateurs, ces canaux sont des outils plus satisfaisants et plus confortables pour assimiler les contenus de formation. Compte tenu de la place fondamentale du « partage » sur les réseaux sociaux, les apprenants sont naturellement plus disposés à partager leurs expériences et leurs succès, qui à leur tour peuvent susciter l'enthousiasme et la sympathie concernant les initiatives de formation – avec pour résultat la création d'une plateforme plus chaleureuse et accessible invitant les apprenants et les formateurs à interagir. 

 

 

Facilité d'intégration 

Les meilleurs systèmes LMS cloud s'intègrent facilement à d'autres outils clés de gestion dans l'entreprise comme l'ERP cloud ou le système de gestion des RH. L'intégration des données opérationnelles et d'équipe pertinentes issues de l'entreprise (et de ses parties prenantes) construit une image plus précise et exploitable des besoins et des opportunités de formation et de développement. 

 

 

La formation basée sur la ludification

Par nature, l'être humain est motivé par les récompenses et les réussites. Dans un LMS, la ludification passe en général par le recours à des points, des notes, des badges et d'autres éléments similaires. Lorsqu'un apprenant à la possibilité de travailler en vue d'un niveau ou d'un statut spécifique à atteindre, l'expérience montre qu'il sera plus enclin à s'impliquer dans le contenu et à mieux retenir les connaissances acquises. 

Types de systèmes de gestion de la formation

LMS cloud (solutions basées sur le SaaS): généralement hébergé par votre fournisseur logiciel. Les solutions basées sur le SaaS offrent un large éventail de fonctionnalités et d'intégrations et simplifient l'évolutivité et la mise à jour grâce au cloud.

 

LMS autohébergé : pour les entreprises qui souhaitent installer et héberger leurs propres systèmes et contenus LMS. Ce système apporte certes un contrôle total, mais s'accompagne aussi de compromis sur l'évolutivité, la rapidité et la facilité d'intégration. 

 

LMS ouvert : l'open source convient parfaitement aux petites entreprises prêtes à utiliser le code public gratuit prédéfini et à le mettre en œuvre dans leurs propres systèmes. 

 

LMS mobile : pas réellement un type « distinct » de LMS. Il s'agit plutôt d'un LMS associé à des composants et des tableaux de bord adaptés aux terminaux (ce qui n'est pas forcément le cas avec les systèmes ouverts et autohébergés).

 

LMS d'entreprise : bien qu'il soit possible d'adapter un LMS pédagogique aux besoins de l'entreprise, on préfère de plus en plus développer le LMS d'entreprise à partir de zéro, en se mettant à la place des utilisateurs de l'entreprise. Un LMS d'entreprise peut aussi bien être basé sur le cloud qu'autohébergé. 

 

LMS pédagogique : ce type est représentatif de certains des systèmes LMS les plus anciens. Comme indiqué précédemment, le LMS pédagogique a servi de base pour le développement de nombreux LMS d'entreprise modernes, mais n'est pas nativement conçu pour les besoins et les priorités de l'entreprise. Ce type de LMS peut aussi être basé sur le cloud ou autohébergé.     

Technologies et stratégies LMS : transformer l'expérience de l'apprenant

L'équipe Formation et Développement s'affranchit d'une structure rigide (et souvent mal accueillie) bâtie sur des sessions en présentiel dans des classes et des formations obligatoires. Les entreprises d'aujourd'hui optent pour une approche plus holistique et collaborative de la formation. Les solutions LMS modernes sont synonymes d'outils pratiques et efficaces poussant les apprenants, les formateurs et les collaborateurs à personnaliser et explorer leurs environnements d'apprentissage. La clé du soutien à la mobilité interne et à la fidélisation – et ainsi à la création de plans de carrière et de parcours pédagogiques personnalisés – réside dans l'association de stratégies et de technologies. En voici quelques exemples :

 

Micro-formations

Une stratégie pédagogique prenant pour base des sujets vastes et complexes, qui sont ensuite subdivisés en unités d'enseignement plus réduites. Ces micro-unités sont consultables par l'apprenant à tout moment et en tout lieu afin de se rafraîchir la mémoire et peuvent être intégrées à des objectifs pédagogiques plus formels ou à plus long terme. 

 

 

L'apprentissage en pratique

Dans ce modèle, les apprenants accèdent facilement et rapidement à des réponses ou à des blocs de micro-formation de taille réduite en travaillant et en s'impliquant concrètement dans une tâche pertinente pour l'unité de formation en question. Il est avéré que ce modèle améliore la mémorisation et les capacités cognitives, mais aussi les performances et l'efficacité en temps réel. En savoir plus sur l'apprentissage en pratique.

 

 

Formation continue

Parfois associée à la « mise à niveau des compétences », la formation continue ne se résume pas à la satisfaction des exigences des formations obligatoires. Il s'agit plutôt d'une approche continue visant à acquérir progressivement des compétences (informelles et officielles) par l'intermédiaire de supports de formation variés, notamment l'e-learning, la formation formelle, le mentorat et la formation pratique. 

 

 

Plateforme d'expériences de formation (LXP)

Une LXP, c'est un LMS avec un petit truc en plus. Les LMS modernes et les LXP font tous deux appel à l'IA et l'analytique avancée pour offrir des solutions optimales. La vocation première d'un système LMS est de soutenir les équipes Formation et Développement pour définir et gérer les exigences de formation et de conformité au sein de l'entreprise. Les systèmes LMS les plus performants –naturellement – accompagnent aussi les apprenants et les collaborateurs dans la personnalisation de leurs propres parcours de formation. La lettre X dans l'abréviation  LXP renvoie au terme « expérience ». Par conséquent, un système LMS optimisé par l'IA devient un système LXP s'il s'avère capable, en plus de répondre aux exigences de l'équipe Formation et Développement et de l'entreprise, d'inverser le modèle pour appliquer une approche centrée sur l'expérience collaborateur du développement personnel et de la formation continue.

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Proposer des expériences de formation stimulantes pour répondre aux besoins des différents collaborateurs

Aspects à privilégier dans une solution LMS

Avant toute chose, votre LMS doit satisfaire à vos besoins actuels. Vous souhaitez cependant investir dans des solutions aussi capables de se développer et d'évoluer en fonction des changements survenant dans votre entreprise ou apportés à vos modèles économiques. 

 

  • Facilité d'utilisation : comme n'importe quel outil ou logiciel, le LMS doit avoir du sens pour les utilisateurs de tous les niveaux et ne pas nécessiter de compétences spécifiques ou une patience déraisonnable pour atteindre des résultats.
  • Intégration cloud :  l'évolutivité s'est aujourd'hui imposée en mot d'ordre dans les entreprises. Afin d'optimiser les performances du système LMS, nous vous conseillons de chercher des solutions favorisant une intégration cloud fluide à vos autres systèmes essentiels de RH et d'entreprise.
  • Une plateforme ouverte : attendez-vous à des demandes en faveur d'une augmentation du volume et de la complexité des contenus et actifs d'apprentissage et de formation. Une solution LMS à l'écosystème ouvert soutient par exemple les entreprises dans la mise à profit de divers contenus issus de fournisseurs de Massive Online Open Course (MOOC) ainsi que d'innovations de sources variées.
  • Mise en œuvre flexible : trouvez une solution offrant une mise en œuvre et une configuration flexibles afin de répondre aux besoins actuels et futurs de l'entreprise. Grâce à un logiciel basé sur le cloud par exemple, vous pourrez vous concentrer sur le domaine qui en a le plus besoin, puis étendre la mise en œuvre si nécessaire. Ainsi, votre entreprise bénéficiera d'une innovation continue et d'une réduction des coûts de maintenance.

Plateformes LMS : les premières étapes de mise en œuvre

Comme pour toute transformation digitale, tout commence avec les individus – et une stratégie de communication claire et transparente. L'annonce de la mise en œuvre d'un LMS pourra de prime abord susciter des roulements d'yeux et des réactions pessimistes en raison de l'ennui et de la pénibilité traditionnellement associés aux formations. Pour vous en sortir, adoptez certaines bonnes pratiques L&D dès le début de votre parcours LMS. Personnalisez vos plans de déploiement LMS pour toucher différentes équipes. Intégrez des composants multimédias et accessibles n'importe où dans votre formation utilisateur LMS. Ne fatiguez pas les gens avec des sessions de formation à la journée – intégrez plutôt des unités de micro-formation, de l'amusement, des éléments ludiques et des échanges sociaux et personnels. 

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Êtes-vous prêt à choisir un LMS ?

Découvrez comment un logiciel LMS peut vous aider à transformer votre environnement L&D.

Autres ressources de cette série

FAQ sur le LMS

Un système de gestion de la formation (LMS) est une application logicielle qui permet de gérer, documenter, suivre, rendre compte, automatiser et fournir des contenus pédagogiques, des programmes de formation ou des programmes de développement et d'apprentissage. 

La formation en ligne est un type de formation qui s'effectue en dehors d'une salle de classe, généralement sur le Web, et qui est souvent dispensée via un système LMS basé sur le cloud. 

Le microapprentissage est une séance pédagogique très ciblée fournie sous forme de petits lots, comme un tutoriel sur un problème spécifique.

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