Qu'est-ce qu'un SIRH ?
Les SIRH (c'est-à-dire les systèmes d'information sur les ressources humaines) ont compté parmi les premiers logiciels commerciaux développés dans les années 1980. Pourquoi ? Parce que les RH étaient, et sont toujours, l'un des départements qui assurent le plus de tâches administratives dans les entreprises. Non seulement le personnel des RH doit remplir des quantités de papiers et de registres, mais il est également dépositaire de certaines des informations les plus précieuses et sensibles du monde professionnel : les données sur les collaborateurs et les candidats.
Bien sûr, la technologie a beaucoup évolué depuis. Les solutions SIRH modernes sont capables d'automatiser des workflows, d'intégrer des retours et d'adapter des structures de reporting, le tout en temps réel, en fonction des évolutions des règles de gestion ou de conformité à la réglementation. En proposant des expériences utilisateurs grand public et des fonctionnalités flexibles, ces systèmes sont aussi efficaces et conviviaux que puissants et agiles.
Les meilleurs logiciels SIRH sont fournis dans le cloud, offrant ainsi encore plus d'avantages : des capacités de stockage des données plus importantes, une sécurité renforcée et une intégration plus fluide aux applications complémentaires telles que la gestion de la paie, le suivi des candidats et bien d'autres systèmes RH.
Définition d'un système d'information sur les ressources humaines (SIRH)
Un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) permet aux entreprises de gérer et d'automatiser leurs processus RH clés. Ces systèmes logiciels RH prennent en charge la gestion des avantages, du temps et des horaires de présence, la gestion de la paie et bien d'autres workflows, ainsi que le stockage des données des collaborateurs, notamment les informations personnelles, démographiques et relatives à la rémunération.
HCM, SIRH et HRMS
La gestion du capital humain (HCM) est un terme générique qui décrit les pratiques, les règles, les processus et les logiciels utilisés par une entreprise pour gérer son personnel, du recrutement à la retraite. Une suite HCM est souvent appelée « système de gestion des ressources humaines » (HRMS) et inclut un logiciel SIRH.
Un SIRH utilise une base de données d'informations sur les collaborateurs pour prendre en charge des processus RH clés plus linéaires et quantitatifs dans leur structure, tels que le traitement de la paie ou la gestion des heures travaillées et des présences. Par comparaison, un HRMS est une solution plus globale qui contient non seulement un SIRH, mais aussi des fonctionnalités plus qualitatives et complètes de gestion des talents.
Par exemple, un SIRH peut participer à automatiser et rationaliser des processus de gestion du temps de travail des collaborateurs. Lorsque ces données sont intégrées à un HRMS, elles peuvent être analysées et utilisées pour améliorer la productivité et la planification, voire même automatiser plus efficacement les tâches au sein du SIRH.
Dans le diagramme ci-dessous, le terme général de « pilotage de l'expérience humaine » (HXM) a également été ajouté, car il montre l'évolution culturelle entre la simple gestion des collaborateurs comme ressource, à la création d'un modèle qui place les collaborateurs et leur expérience (de l'embauche à la retraite) au cœur des opérations RH.
Identifier laquelle de ces solutions est la plus adaptée à vos besoins n'est pas si difficile qu'il y paraît. Il s'agit simplement d'examiner avec minutie la situation actuelle de votre entreprise, et de déterminer l'objectif à long terme auquel vous voulez parvenir. Vous pourrez ensuite choisir la solution de RH qui vous servira aujourd'hui, et évoluera au rythme de vos besoins de demain.
Diagramme présentant la relation entre HXM, HCM, HRMS et SIRH
À quoi les systèmes d'informations RH servent-ils ?
Les meilleures solutions SIRH cloud prennent en charge une grande variété de processus et d'interactions liés aux RH. Cette technologie automatise intelligemment les workflows de toute l'entreprise :
Gestion des avantages
- Gestion automatisée des avantages.
- Fonctionnalités en libre-service d'accès, de modification et de consultation des avantages pour les collaborateurs
Suivi des temps et de la présence
- Gestion précise des absences des collaborateurs
- Efficacité administrative renforcée grâce à des profils de temps permettant d'identifier les congés, les horaires de travail et les primes des collaborateurs
- Calcul automatique du temps de présence et de la paie en fonction du profil de chaque collaborateur
En digitalisant les processus de saisie et de suivi des temps de travail, les entreprises peuvent automatiser et simplifier le suivi global des temps des collaborateurs et se conformer aux réglementations.
Localisation intégrée
- Adaptation aux pratiques de gestion et à la législation de chaque pays grâce aux modifications légales et réglementaires automatiques
- Inventaire complet des exigences liées à la mondialisation et à la localisation pour chaque pays
Libre-service pour les collaborateurs
- Fonctionnalités en libre-service pour augmenter la productivité du personnel
- Données de RH intégrées sur une plateforme unique
- Informations RH clés traçables, spécifiques aux exigences de chaque pays
- Page de profil personnalisée pour chaque collaborateur, où il peut gérer et consulter ses avantages, faire une demande de congés, etc.
Structures organisationnelles
- Analytique pour des insights en temps réel sur l'ensemble du personnel
- Identification des postes critiques et ajustements rapides du personnel pour combler les lacunes
- Visualisation des structures organisationnelles
Grâce à des outils de modélisation et d'analytique intégrée, les cadres sont en mesure de visualiser les structures organisationnelles afin d'améliorer le recrutement, la gestion de la relève, la formation et la planification du personnel.
Avantages d'un système SIRH cloud
En plus de proposer les fonctionnalités de base d'un SIRH moderne, les systèmes en mode cloud s'intègrent plus facilement à votre environnement existant. Évolutifs, ils se complètent aisément en ajoutant des innovations et de nouveaux outils de sécurité.
Voici quelques-uns des avantages les plus courants d'un SIRH en mode cloud intégré :
Accélérer et améliorer la précision des tâches administratives des RH. Lorsque les moyens de subsistance des gens sont en jeu, il n'y a pas de marge d'erreur. Un logiciel SIRH peut automatiser et rationaliser les tâches administratives, libérant ainsi les équipes RH des retards et des inexactitudes induites par les systèmes manuels et papier.
Améliorer l'expérience collaborateur. Parfois, les employeurs oublient à quel point il est important pour leurs équipes de pouvoir consulter le statut de leurs prestations, de leurs paiements et de leurs congés. Les outils SIRH permettent à chacun d'accéder directement à ses informations personnelles, de générer des rapports et d'émettre des demandes, sans devoir prendre le temps de se déplacer jusqu'au service RH.
Accroître l'efficacité. Les solutions SIRH offrent une large palette d'outils en libre-service qui réduisent considérablement le recours aux formulaires et processus d'approbation par courrier électronique ou sur papier. Calendriers, workflows, demandes de congés et autres peuvent être automatisés et gérés en temps réel, à la volée.
Soutenir les efforts de conformité. Face à l'essor du télétravail, mais aussi à une évolution culturelle vers davantage de sensibilité et une recrudescence des litiges, les entreprises doivent s'assurer qu'elles respectent bien les règles internationales régissant le travail et l'emploi. Un SIRH en mode cloud permet de s'assurer que toutes les activités de RH sont conformes, et participe à soutenir le personnel qui travaille dans ces services.
Sécuriser. Les dossiers des RH contiennent certaines des informations les plus sensibles et précieuses de votre entreprise, parmi lesquelles les données médicales et financières de vos collaborateurs. Par le passé, lorsque ces données étaient stockées sur des ordinateurs portables ou des bases de données non sécurisées, le risque de les voir compromises était permanent. Mais les SIRH intégrés d'aujourd'hui disposent de protocoles de cybersécurité avancés, conçus pour minimiser les risques informatiques.
Comment l'intégration des SIRH cloud facilite les processus RH clés
Si les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) permettent de centraliser et de rationaliser les processus et l'administration des RH, de nombreuses autres fonctions de base sont exécutées simultanément, notamment le recrutement, la formation et la planification. Pas besoin d'être un spécialiste RH pour comprendre à quel point il peut être utile d'unifier toutes ces fonctions essentielles. Pourtant, les entreprises qui travaillent sur des systèmes hérités et des applications logicielles RH non connectées entre elles sont contraintes de recourir à des processus manuels pour rechercher les outils et informations dont elles ont besoin dans des silos organisationnels.
Les meilleurs SIRH dans le cloud ne se contentent pas de faciliter l'intégration avec votre ERP clé ; ils sont conçus pour cela. Imaginons un système ERP dans le cloud qui gère un large éventail d'activités de gestion quotidiennes et qui est fait pour intégrer une multitude de processus disparates. En unifiant les données interentreprises, ce type de système fournit une source d'informations unique et garantit l'intégrité des données. Par conséquent, si vos processus RH clés et votre SIRH bénéficient de la vitesse et de la capacité analytique d'un ERP moderne basé sur une IA, vous profitez du meilleur des deux mondes.
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Exemples concrets de SIRH en action
Il y a quelques années, les SIRH étaient principalement utilisés par les grandes entreprises. Mais à mesure que les systèmes cloud gagnent en popularité, des structures plus petites et en plein essor sont davantage en mesure de tirer parti des avantages et de l'efficacité de telles solutions.
Voici quelques exemples d'entreprises qui sont parvenues à rationaliser leurs processus RH grâce aux solutions SAP SuccessFactors.
- Growmark est une coopérative au service d'exploitations agricoles aux États-Unis et au Canada depuis plus de 20 ans. Elle s'appuie sur un personnel d'une grande diversité, réparti sur une vaste zone géographique. Elle a recours aux solutions SAP SuccessFactors pour intégrer et automatiser ses processus tout au long du cycle de vie des collaborateurs. Ainsi, GROWMARK exécute des processus RH efficaces et attire les talents dont elle a besoin pour aider ses clients à réussir.
- Le groupe Kmart a révolutionné les achats en Australie, en Nouvelle-Zélande et en Asie en proposant une large gamme de produits à des prix réduits. La société, qui devait réinventer son système RH, s'est tournée vers les solutions SAP SuccessFactors pour transformer son expérience collaborateur et révolutionner le travail de demain dans plus de 500 magasins Kmart, Target et Catch.
- Röhm GmbH est un leader de la chimie du méthacrylate et un moteur essentiel des industries. Voyant ses activités se développer, l'entreprise a réalisé qu'elle avait besoin de mieux soutenir et autonomiser un personnel en pleine évolution. Röhm a choisi les solutions SAP SuccessFactors pour transformer ses RH et faciliter la transition pour tous.
Découvrir les logiciels SIRH modernes
Les entreprises modernes sont à la recherche d'une solution RH clés globale et unifiée, qui assure une expérience utilisateur grand public et prend en charge l'analyse et l'automatisation des données en temps réel. Face à un personnel toujours plus mondialisé, les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) doivent suivre le rythme et fournir des fonctions de localisation et de conformité adaptées à différents pays. Et tandis que les modèles économiques évoluent et se transforment, les entreprises exigent de bénéficier de l'agilité et de la simplicité offertes par un large éventail de solutions pré-développées, qui les aideront à mettre en œuvre de nouveaux processus et applications de manière fiable et rapide.
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FAQ sur le SIRH
SIRH (système d'information sur les ressources humaines), HRMS (système de gestion des ressources humaines) et HCM (gestion du capital humain) : ces termes sont souvent employés indifféremment. Ils comportent cependant quelques nuances. Un SIRH gère les processus RH clés. Un HRMS inclut les mêmes fonctionnalités, auxquelles s'ajoute la gestion des talents, avec notamment la formation, le développement et la planification de la relève. D'une manière plus générale, le HCM décrit l'ensemble des pratiques et des logiciels utilisés pour gérer le personnel d'une entreprise. Les termes « logiciel HCM » et HRMS sont souvent utilisés sans distinction.
Les grandes et moyennes entreprises, ainsi que celles en pleine croissance, en particulier dans différentes régions, différents pays ou différents continents, peuvent tirer grandement parti du modèle de données centralisé en temps réel et des workflows automatisés d'un SIRH.
Grâce à un SIRH, une entreprise peut facilement respecter les réglementations locales en matière d'emploi et de protection des données. Une expérience utilisateur régionale localisée facilite l'accès pour les professionnels des RH, les managers et les collaborateurs dans le monde entier.
Un SIRH profite à tout le monde dans une entreprise, notamment au personnel des RH, aux managers et à chaque collaborateur. Les workflows automatisés et les données centralisées en temps réel améliorent l'efficacité, ce qui augmente la productivité dans toute l'entreprise.
Ce système peut résoudre de nombreux problèmes persistants au sein d'une entreprise, notamment :
- Workflows manuels chronophages pour le personnel des RH et les collaborateurs.
- Manque de continuité entre les systèmes, avec des magasins de données cloisonnés.
- Informations sur les RH et les collaborateurs obsolètes.
- Correspondance limitée entre la stratégie RH et la stratégie de l'entreprise.
- Surveillance réglementaire contradictoire entre l'entreprise et le droit du travail.
Un SIRH doit être résilient et capable de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise. Il doit notamment tenir compte des éléments suivants :
- Gestion appropriée du transfert de données entre les systèmes existants et le SIRH.
- Évolutivité du SIRH en fonction de la croissance de l'entreprise.
- Conformité avec les exigences réglementaires régionales et mondiales.
- Adoption rapide avec des collaborateurs parfaitement formés pour tirer pleinement parti du SIRH une fois qu'il a été déployé.
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